什麼是銷售訂單？ 為什麼你要在乎？

在商業中，尤其是在 B2B（企業對企業）中，也許你們都聽說過Sales order 。 然而，你真的了解它嗎？ 好吧，沒有多少人可以肯定地說“是”。

許多人可能在某些方面理解銷售訂單，但有時會將其誤認為其他類似的文件，如採購訂單 (PO) 和發票。 根源在於他們對銷售訂單沒有深入的了解。

那麼，究竟什麼是銷售訂單？ 如何與其他文件區分開來？ 在業務流程中是否有必要？ 一切都會在這篇文章中解釋清楚！

什麼是銷售訂單？

銷售訂單或 SO 是商業世界中的一個流行術語。 它被許多各方廣泛使用，例如批發商、零售商、製造商和供應商。

銷售訂單是賣方創建的用於重新確認買方訂購的交易的文件。 該銷售訂單隨後將發送給買家，通常包含有關商品或服務數量、質量和價格的信息。

另一方面，銷售訂單也可以理解為銷售人員（有時稱為供應商）自己製作並保存在公司中的內部文件。 在銷售訂單中，您將獲得產品的交貨日期和地點、支付賬單的方式以及許多其他與每筆交易的監管和物流相關的信息。 因此，它是商店了解他們完成訂單的最新數據的有效工具。

銷售訂單、採購訂單和發票：有什麼區別？

在業務中，不僅存在銷售訂單，還存在採購訂單和發票。 其中三個在某些方面非常相似，使一些人，尤其是新人，將他們誤認為是彼此。

現在，讓我們看一下這一部分，找出它們之間的差異並輕鬆識別它們。

銷售訂單

如上所述，銷售訂單是為幫助賣家和買家確認交易中的所有內容而創建的文件，從產品質量到運輸方式，並允許賣家跟踪他們的訂單。

當您購買產品或服務時，將向您發送銷售訂單，以確認銷售雙方正確理解您的需求。 因此，一切都朝著正確的方向發生。

採購訂單

採購訂單或 PO 是買方商品或服務的清單，然後發送給賣方。 它包含有關他們希望從賣家那裡購買的物品或服務的詳細信息。

這種訂單在購買過程開始時使用，當買家想要與賣家就他們想要得到的東西展開對話時。

發票

發票是由賣方生成的文件。 它被發送給已經購買了他們的產品或服務並收到完整的買家。 在發票中，將向買家提供他們必須為收到的物品支付的金額，並要求他們支付賬單。

由於其目的，賣家僅在所有產品或服務已經到達客戶手中時才發送發票。

銷售訂單與採購訂單

相似之處

• 包括交易的產品或服務列表
• 當收貨方接受時，強制賣方和買方遵守那裡的信息。
• 常用於 B2B（企業對企業）交易的交易中

差異

銷售訂單與發票

相似之處

• 賣家寄來的
• 包含訂單的詳細信息
• 當買家收到產品時交付

差異

採購訂單與發票

相似之處

• 包括交易的詳細信息，例如物品或服務的名稱、數量和價格
• 由會計師或會計部門用於準確計算採購和銷售記錄
• 包含賣家和買家的地址

差異

銷售訂單的重要性

跟踪庫存

對於賣家、供應商或供應商等銷售方而言，銷售訂單在支持他們輕鬆跟踪庫存方面起著重要作用。 由於在每個銷售訂單中，產品的數量、類型、名稱和質量都透明顯示，因此銷售方將了解庫存產品的詳細信息、上一次交易的產品以及需要購買的產品再過幾分鐘。

確保各方遵守協議

如果賣家接受采購訂單，則意味著他們與買家之間的交易具有法律約束力。 因此，當您對採購訂單中的某些條款感到困惑或含糊不清時，是時候諮詢您的法律顧問了。 他們將幫助您在決定簽署與否之前了解清楚。 簽署時，您應該記錄您的銷售訂單，因為這將是確保您可以按照協議完成交易的有效工具。

降低重大錯報風險

重大錯報是由於執行財務報表的不准確而導致的錯誤，該錯誤對財務決策有更大的影響，因為它通常被視為主要來源。 因此，財務報告中的任何重大錯報都可能對公司造成不利影響。

例如，當期末存貨的報表出現錯誤時，就會因為這個錯誤而計算出錯誤的利潤。 當您的業務被審計時，這種情況甚至會變得更加嚴重。 您可能會被指控欺詐。

因此，銷售訂單是任何交易中不可或缺的一部分。 它將在每次銷售期間記錄所有必要的信息，以便您確信重大錯報的可能性將大大降低。

銷售訂單流程是什麼樣的

事實上，業務流程通常從買方開始，客戶在創建報價請求 (RFQ) 並將其發送給賣方或供應商時。 供應商在收到客戶的 RFQ 後，會將報價單發送給他們。

通過報價，買家將考慮產品或服務的價格，如果價格合理，將向供應商發送採購訂單。 之後，供應商將仔細閱讀採購訂單。 如果他們接受采購訂單，將根據採購訂單中的信息創建銷售訂單。 此銷售訂單有助於買賣雙方確認交易中涉及的內容。

接下來，賣家將製造或收集銷售訂單中的所有必要產品和服務，包裝訂單並將其發送到客戶的地址。 當客戶收到產品時，通常是在裝滿產品時，會向買家發送發票要求付款。

如果沒有問題，客戶將根據發票上的內容支付賬單，交易成功完成。

從上面的業務流程可以看出，銷售訂單是核心組件，負責確保所有參與交易的利益相關者都能清楚地理解。 因此，由於缺乏詳細信息，這降低了銷售中可能出現的錯誤率。

銷售訂單示例

詹姆斯是一家大公司的經理。 他負責分發產品，這是一項至關重要的任務，因為它確保運送給客戶的產品與倉庫中的產品一樣完美。 這也有助於他提高自己的優勢：標點符號和注意力，這是每天使用的。

在工作中，他經常要處理大量的大訂單，要時刻牢記，每件事都要小心翼翼地完成，因為他的小錯誤會給公司帶來很大的麻煩。

最近，他的公司剛剛拿到了一筆高價的大單，所以他需要比以往更加小心。 當收到來自銷售團隊的銷售訂單，包括滿是客戶的需求時，James 會與他的團隊夥伴分享。

之後，銷售訂單將交付給倉庫團隊。 在那裡，人們將根據詹姆斯發給他們的文件組裝產品。 當收集到足夠的物品時，人們會將這些產品全部放在托盤中，然後將它們轉移到包裝團隊。

包裝部門的主要和唯一任務是保證產品在運輸過程中得到仔細保護。 為此，產品通常被放置在密封的盒子中以抵抗衝擊。 此外，它還被用作運輸物品的一種方式。 它也可以用於營銷目的，因為完全可以將一些營銷材料添加到包中。

當然，當所有這些步驟完成後，這些產品將被送回裝卸碼頭附近的托盤。 他們將在第二天送到客戶的地址。

但是，事情並沒有按計劃發生：買家想要更改某些內容並將修改發送給購買。 幸運的是，他的公司使用電子文檔，所以他立即將這個修改發送給了他的同事。 他們在收到文件後也會立即對案件做出反應，訂單可以及時發貨。

結論

簡而言之，可以否認銷售訂單是業務流程中的關鍵要素。 簡單的理解，就是一份文件，任務是確認他們已經同意的信息。

在銷售訂單的幫助下，您可以有效地管理您的庫存，確保其他人不能違反合同，並防止出現重大錯報。