如何為您的項目制定有效的風險管理計劃
已發表: 2022-05-07深思熟慮的風險管理計劃可幫助您的項目取得成功。
項目經理阿黛爾總是想方設法通過展示她處理困難項目的能力來證明自己的價值。 有一天，她接手了一個大多數經理都迴避的項目。 該項目很複雜，包括幾個風險因素； 有很多可能出錯的地方，但潛在的回報很高。 阿黛爾有足夠的信心製定戰略風險管理計劃，因此她成功了。
每天，商界人士都在冒險。 有時這些風險會得到回報，有時則不會。 但是，像阿黛爾這樣成功的冒險者與失敗者的區別在於他們對風險管理計劃的準備程度。
像 Adele 一樣，如果您是處理複雜項目並希望降低所有潛在風險的項目經理，那麼制定項目風險管理計劃是您的最佳選擇。
沒有風險管理策略肯定會導致災難，但與此同時，創建一個風險管理策略似乎令人生畏。 這就是為什麼我們編制了五個簡單的步驟來幫助您制定風險管理計劃。 我們首先解釋了這些步驟如何防止潛在問題的出現。 但首先，讓我們學習風險管理計劃的基礎知識。
什麼是風險管理計劃？
風險管理計劃概述了識別、分析、評估和應對風險的步驟。 它還包括監控風險並儘量減少其對項目的影響的策略，旨在最大限度地提高積極的項目成果。
| 項目風險管理計劃的關鍵組成部分 | |
|---|---|
| 項目風險背景 | 這包括對項目的描述、其目標以及所有相關利益相關者的列表。 |
| 方法 | 這包括對要使用的風險管理過程的描述，以及在該過程中要使用的工具和技術。 |
| 風險分解結構 | 這包括按類型劃分的所有項目風險，例如技術、財務或組織。 |
| 風險類別 | 這包括對所有風險類別的全面描述，例如高、中或低。 |
| 風險評估矩陣 | 這包括列出所有潛在風險因素、其影響和發生可能性的表格。 |
| 風險應對計劃 | 這包括對風險事件發生時要採取的措施的描述，例如避免、緩解或轉移。 |
| 角色和職責 | 這包括負責執行與風險管理相關的各種任務的人員列表。 |
為什麼要製定風險管理計劃？
沒有一個項目是沒有風險的。 通過事先考慮和規劃風險，您承認它們存在並且需要解決。 通過深思熟慮的風險管理計劃，您可以避免或減輕潛在問題，以免它們成為壓倒性的障礙。
實施適當的風險管理計劃並採取降低風險所需的步驟可確保您的項目保持正軌並實現其預期目標。 這就是為什麼許多招聘人員在招聘項目經理時強調管理項目風險的能力，並將其視為最重要的候選人技能之一。
完善的項目風險管理計劃有助於：
- 保持項目按計劃進行
- 避免代價高昂的意外
- 在風險成為大問題之前降低風險
- 促進團隊成員之間的溝通
- 保護貴公司的聲譽
到目前為止，風險管理計劃顯然是任何項目的關鍵部分。 您無法控制市場、天氣或競爭對手，但您始終可以採取必要的預防措施來管理風險。 下面，我們有五個簡單的步驟來為您的項目創建有效的風險應對計劃。
1. 識別風險並創建風險登記冊
第一步是識別所有可能影響項目目標的風險。 在項目生命週期的早期執行時，風險識別有助於採取正確的步驟來緩解潛在問題。
通過與您的團隊進行頭腦風暴來掌握這一步； 分析以前的項目； 對您的優勢、劣勢、機會和威脅進行全面分析——稱為 SWOT 分析。
在您的項目中識別的常見風險：
- 延誤或錯過最後期限：這可能由於各種原因而發生，例如低估所需的工作量、供應商的問題或其他外部因素。
- 範圍蔓延：這是當項目的範圍擴大時，您會發現自己添加了越來越多的功能或任務。 繼續前進可能很誘人，但范圍擴大會很快導致成本和時間超支。
- 成本超支：這可能是由不可預見的成本（例如，高於預期的材料價格）或範圍蔓延（當項目範圍擴大到超出最初商定的範圍時）引起的。
- 技術或設備的意外問題：這可能是從硬件故障到軟件兼容性問題的任何問題。
一旦您掌握了“已識別的風險”，請將它們添加到風險登記冊中。 風險登記冊是列出所有風險、潛在影響和發生可能性的文件。 它是一個重要工具，有助於跟踪所有風險及其狀態。
2. 分析風險並評估其影響
風險評估是風險管理過程中的關鍵步驟。 在您確定所有風險並將其添加到風險登記冊後，就該開始風險分析了。 對於每個風險，您需要分析影響和可能性。
影響是風險成為現實時可能發生的潛在財務或運營損失，可能性是風險實際發生的概率。 以低、中或高等等級對影響和可能性進行評分。 這將幫助您識別需要優先考慮的風險。
評估風險影響和可能性的幾種方法：
- 使用風險矩陣：此工具有助於可視化風險及其對項目的潛在影響。
- 使用概率和影響評估：這涉及評估每個風險發生的可能性及其發生時的潛在影響。
- 使用 Delphi 方法：該技術涉及從一組專家那裡獲得有關風險及其潛在影響的信息。
- 使用風險排名工具：該工具根據風險的影響和可能性使用低、中、高等等級對風險進行排名。
3. 確定如何應對風險
既然您知道每個風險的潛在影響和可能性，請確定如何處理它們。 根據風險及其嚴重程度，您可以製定風險緩解策略、將風險轉移給另一方或接受風險。 最重要的是了解風險是什麼以及您可以採取哪些措施來減輕風險。
處理風險的一些常用方法：
- 轉移風險：這是指您將風險轉移給另一方，例如保險公司。 這可以針對財務風險（例如，成本超支）、運營風險或技術問題進行。
- 接受風險：這是當您確定風險的潛在影響是可以接受的並且您不採取任何措施來減輕它時。 這只能在仔細考慮後進行，不應輕易使用。
- 避免風險：這是您採取措施完全避免風險的時候。 例如，如果存在數據被盜的風險，您可以安裝安全軟件來保護您的網絡。
確保您選擇的方法可以補充您的項目風險並有助於推動您的預期結果。 通過這樣做，您可以控制項目風險，並將任何意外意外的可能性降到最低。
4. 制定可行的計劃來應對風險
一旦確定了應對風險的正確方法，您就需要製定解決這些風險的計劃。 該計劃應該是現實的、可實現的，並且適合您的特定項目。
它應該包括一個時間表，以便您可以跟踪緩解步驟的進度。 重要的是要記住，有些風險永遠無法完全消除； 只能設法將影響降至一定程度。
Website Rating 的創始人/首席執行官 Mathias Ahlgren 與 Capterra 談到了製定可行的風險管理計劃的重要性並分享了他的觀點。
創建風險管理計劃時需要考慮的事項：
- 建立一個明確的目的：計劃應該有一個明確的目的，這樣每個參與的人都明白它的目的。
- 確定誰負責每項任務：確保確定誰負責計劃中的每項任務。 這將有助於確保按時完成任務。
- 分配截止日期：為計劃中的每項任務分配截止日期，以使每個人都步入正軌並專注。
- 制定溝通計劃：確保制定計劃，讓團隊成員和利益相關者了解風險以及如何解決這些風險。
5. 定期監測和審查風險
由於風險管理是一個持續的過程，因此持續監控和審查風險至關重要。 這將有助於確保風險得到充分解決，並且該計劃仍然有效。
隨著新風險的出現或緩解措施的完成，更新風險管理計劃也很重要。 通過密切關注風險，您可以確保您的項目保持在正軌上。
定期風險監控和審查的一些行之有效的方法：
- 安排定期會議：安排與項目團隊的定期會議，討論風險以及如何解決這些風險。
- 定期與利益相關者溝通：這將有助於確保每個人都了解風險以及如何解決這些風險。
- 審查每個項目里程碑的風險：這將有助於確保有效解決風險並且計劃仍在進行中。
- 使用風險管理軟件：使用它在項目週期的早期識別和評估風險，制定詳細的緩解計劃，並持續監控和審查風險。
通過以結果為導向的項目風險規劃確保成功
制定風險管理計劃是任何項目的重要步驟。 從網絡攻擊到意外財務，風險可能是難以克服的障礙。
但是，通過以結果為導向的方法，您可以全面了解項目中涉及的風險，並製定有效的計劃來解決這些風險。
如果您正在努力管理項目的風險或面臨似乎無法克服的新風險，上述“易於實施”的步驟可以幫助您獲得成功。
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調查方法
Capterra 於 2021 年 12 月對 528 名在中小型企業管理項目的美國專業人士進行了工作場所情商調查。 對受訪者的就業狀況（全職）、企業規模（2-500 名員工）和參與項目管理（極度參與）進行了篩選。