如何（重新）確定任務的優先級

在繁忙的世界中很容易感到壓力，待辦事項清單似乎只會變得更長，同時處理所有任務感覺就像一項極限運動。

好消息是，並非所有任務都是平等的——有些任務比其他任務更平等。 你有沒有想過你的優先事項是什麼？ 你的哪些任務比別人更平等？ 減少不知所措的一個好方法是簡單地確定優先級。 對你的優先事項進行分類也是一個好主意——工作、健康、個人生活等。

在本文中，我們將重點關注工作優先級以及如何確定任務的優先級； 我們還將討論您可能需要重新確定優先級的跡像以及如何做到這一點。

優先事項和目標之間的區別

在我們詳細介紹（重新）優先級之前，我們需要澄清目標和優先級之間的區別，因為它們經常可以互換使用。 它們確實齊頭並進，但它們是兩種不同的東西。

目標是您想要完成的具體事情，而優先事項是對您而言重要的事情以及您將大部分時間用於的事情。

例如，如果您的目標是通過硬性考試，那麼您的首要任務可能是學習。 如果您的目標是在工作中獲得晉升，那麼您的首要任務就是努力滿足所有要求。 如果目標是增加銷售額，則優先事項可能是推出新產品或與銷售團隊一起制定新策略。

如何確定 101 的優先級

將一項任務優先於另一項任務並不總是那麼容易，尤其是在兩項任務都很重要的情況下。 當涉及多項任務時，它可能會變得相當不堪重負。
這裡有一些技巧可以幫助您以較小的壓力直接確定優先事項。

做一個主要的待辦事項清單

拿一張紙/打開一個空白文檔，列出你所有的任務，無論大小。 收集您在隨機紙片上潦草地寫的所有小待辦事項，寫在手機上的筆記應用程序中，截圖，或在您的計劃中註明。 當您將所有任務都放在您面前，在一個主要的待辦事項列表上時，這會更容易。

在你寫下所有內容後，看看你的大待辦事項清單，然後慢慢地、深思熟慮地開始工作。 將其分解為每月、每周和每日目標。 選擇一些當月最重要的任務，並將它們分解成更小的部分，用於您的每周和每日待辦事項。 此外，如果您想讓流程更快、更容易，還有多種待辦事項列表模板。

將您的列表放在可見的地方

列出清單後，將它們放在可見的地方——最好放在你面前的某個地方，這樣你就會經常看到它們。 您可以將它們粘貼到您的筆記本電腦或辦公桌前的牆上，就像視覺板更無聊的表親一樣。

把你的待辦事項清單放在你的視野範圍內，會讓你專注並有動力盡快完成任務。

一次只做一件事

我知道這可能很誘人，但不要一心多用。 你不會在更短的時間內完成更多工作——你最終只會完成一些半完成的任務。 一次完成一項任務，完成它，然後繼續下一個任務會更有效率。

想想什麼對你來說真正重要

您應該優先考慮哪些任務並不總是很明顯。 要掌握優先排序的藝術，您必須進行一些自我反省。 為了正確看待事情，問問自己通常會有所幫助：我今天能做的最重要的事情是什麼，這會讓明天變得更好？

什麼能讓我最快地達到我的目標？

（不）將此作為優先事項的可能結果是什麼？

哪些任務對時間敏感？

我能做些什麼，而且只有我能做得好，才能有所作為？

我的最高價值活動是什麼？

了解你的自然節奏

注意你的自然節奏以及你的注意力何時達到頂峰。 你什麼時候感覺最好？ 你有沒有註意到你在一天中的某個時間特別有效率？ 你在早上、下午還是晚上工作效率最高？

不管你的答案是什麼，那是你應該做一天中最重要的任務的時候。

戰略性地交叉任務

你知道那些日子，儘管你很努力，但你似乎一無所獲？ 如果您的清單變得太多，請完成一些快速簡單的任務，讓您有成就感，並在後面有一些風繼續。

樂於改變

如果出現新信息，請靈活並開放地重新確定優先級。 隨著時間的推移，您的優先事項也可以改變。 有某些跡象讓您知道您可能需要停下來重新考慮您的計劃——繼續閱讀以了解它們是什麼。

您需要重新確定優先級的跡象

“當事情出錯時，不要和他們一起去。” - 埃爾維斯·普雷斯利

有時，智慧就是知道何時放棄和調整。 放棄你已經花費了時間、精力和金錢的東西並不容易； 然而，在錯誤的事情上花費更多的時間、精力和金錢會更糟。 這些是您需要重新確定優先級的一些跡象：

• 你工作了很多，但感覺自己什麼都沒做；
• 你感到雜亂無章，注意力不集中；
• 您的日常任務使您感到壓力和/或只會引起負面情緒；
• 你做了很長時間的事情，但沒有任何成果的跡象；
• 你發現很難停止工作，有趣的事情感覺像是一件苦差事。

（重新）優先排序技術

無論您是第一次處理優先級還是決定重新確定任務的優先級，某些技術可以幫助您。 這裡有一些最簡單和最受歡迎的。

ABCDE法

從這篇博客文章的開頭獲取您的主要待辦事項列表。 在每個任務旁邊寫下以下字母之一：

A – 最高優先級的任務。 它們是最重要的，如果你不完成它們，它們將產生最大的後果，或者如果你完成它們，它們將獲得最大的獎勵。
您最多可以擁有三個 A 任務，並且您還需要確定它們的優先級——將它們標記為 A1、A2 和 A3。

B – 重要的任務，但不如 A 的重要； 獎勵和負面後果更小。 完成所有 A 任務後，應完成 B 任務。

C - 好做的任務。 如果你沒有完成它們，就不會有任何後果。 你不會通過完成 C 任務來改變世界，但如果你在完成 A 和 B 任務之後還有時間和精力，你就可以做到。

D - D 代表代表。 這些是其他人可以完成的任務，因此您可以專注於 A 任務。

E - E 喜歡消除。 E 任務是不重要的，不應該在你的待辦事項列表中佔據空間。

常春藤李方法

1918 年，伯利恆鋼鐵公司總裁查爾斯·施瓦布 (Charles M. Schwab) 是一位非常成功的商人——他是世界上最富有的人之一。

當他決定提高團隊的效率並把事情做得更好更快時，他聘請了著名的生產力顧問 Ivy Lee。 Lee要求與公司的每位高管共15分鐘，然後他向他們解釋了以下方法。

1. 在每個工作日結束時，寫下明天需要完成的 6 項任務。 任務可以少於 6 個，但不能更多。
2. 按照它們的真正重要性對它們進行組織。 您可以使用財務價值等其他指標來確定它們的順序。
3. 上班時，專注於第一項任務。 工作直到完成任務，然後移動到第二個。
4. 以相同的方式完成列表的其餘部分。 如果您無法完成所有任務，請將未完成的任務移到明天的列表中。
5. 重複。

結果非常令人滿意，李得到了六位數的報酬（以今天的錢計算）。

這種方法的主要優點是它便於啟動（這通常是最難的部分）。 它可以減少決策疲勞——它可以防止你的盤子裡有太多的事情和過度勞累。 它還迫使您刻意使用您的時間和精力，這可能就是它如此簡單但有效的原因。

麻省理工學院（最重要的任務）

不是每個人都同意 Ivy Lee 的觀點——有些人認為每天 6 個任務太多了，你不應該選擇超過 3 個每日優先事項。

MIT 戰略的前提是我們所有人每天的時間和精力都是有限的，因此我們必須選擇最多三個 MIT（最重要的任務），我們將致力於這一天。 MIT 是至關重要的任務，它們將產生最大的影響，並使您在實現目標的過程中走得更遠。 如果你有疑問，想想什麼任務讓你最不舒服和最焦慮——你最害怕的可能是你應該首先做的。

您應該在工作日開始時進行 2-3 次 MIT，此時您的思想還很新鮮和專注。 如果您懷疑自己會提前完成它們，您可以添加一些不錯的待辦事項 - 一些可以完成但並不重要的事情。

單任務優先級

如果事情變得艱難，你可能需要更加無情地縮短你的待辦事項清單。 對於某些人來說，這可能是一個短期的解決方案，而對於其他人來說，這可能是一個很好的日常選擇，具體取決於您正在做的工作類型。

本質上，您選擇一項更大的任務或與多項任務相關的主題，並全天專注於它。 例如，我工作日的首要任務是寫博客文章。 這是我唯一關注的事情，但它包含一些相關的任務，例如研究、實際寫作（具有諷刺意味的是，這需要最少的時間）和編輯。

艾森豪威爾矩陣

艾森豪威爾矩陣以 Dwight D. Eisenhower 命名。 他是二戰中的五星級將軍，美國第 34 任總統，以及 DARPA 和 NASA 的創始人（除此之外），所以我認為可以肯定地說他是一個頗有成效的人。

艾森豪威爾矩陣讓您根據任務的重要性和緊迫性來劃分任務。

• 重要而緊急——應該首先完成的任務。
• 重要但不緊急——應該安排在以後完成的任務。 諸如行使或製定長期業務戰略之類的事情都屬於這一類。
• 緊急但不重要的任務——你應該委派的任務，這樣你就可以專注於你最重要的任務。 在這種情況下，“不重要”意味著它不一定必須由您完成，也可以由其他人完成。 這些任務的示例可能是回复某些電子郵件、上傳博客文章或安排會議。
• 不重要也不緊急——應該從待辦事項列表中刪除的任務。

有時很難在緊迫性和重要性之間做出判斷。 緊急任務具有時間敏感性，而重要任務有助於我們的長期目標和使命。

帕累托原則

一天，意大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）在他的花園裡散步時注意到，他 20% 的豌豆植物生產了 80% 的豌豆。 這導致了更多的結論——在許多行業和公司中，20% 的生產力最高的部分負責 80% 的生產。 20%的人口擁有80%的財富。 20% 的客戶賺取 80% 的收入。

這後來被稱為帕累托原則。 正如它所說，我們 20% 的行動帶來了 80% 的結果。 這意味著找出 20% 的任務帶來 80% 的結果並專注於它們是一種很好的優先級排序技術。 如果您不確定哪些是您的 20%，請嘗試弄清楚您的哪些任務會產生最大的影響並最有助於實現您的目標。

莫斯科法

在你問之前——不，它與俄羅斯的首都無關。 它是首字母縮寫詞 MSCW（必須、應該、可以、會）加上兩個“o”以便於發音。

這是管理需求的一種流行技術。 它將它們分為 4 類：

• M（必須有） ——一個項目將失敗的不可協商的要求。
• S（應該有） ——重要的東西不是強制性的，但會增加很多價值。
• C (could have) – 可取但非必要的要求； 如果被排除在外，它們的影響將很小甚至沒有。
• W（不會有） ——不是優先級； 將來可能會很好地包含它們。

結論

掌握（重新）優先排序的藝術在當今世界非常重要，在當今世界，商業和個人生活之間的界限經常變得模糊，壓力導致的疾病每天都在惡化。 如果您絕對必須強調，重要的是要意識到並非所有任務都值得強調 - 這就是優先級的目的。 拿起你的主要待辦事項清單，開始思考什麼對你來說真正重要。