如何在遠程工作場所建立信任

Gartner Inc. 最近的一項調查顯示，在 2020 年，令人震驚的 88% 的全球公司敦促其員工從辦公室轉移到在家工作。 有了這樣一個重大舉措，我們將需要重新學習如何溝通和建立信任關係，因為我們不再共享物理空間。 問責制和生產力預計會受到影響。

如果 CEO 希望他們的業務蓬勃發展，而我們作為員工希望繼續盡最大努力工作，那麼我們將必須共同努力建立對這些新的數字辦公室的信任。 在Clockify ，我們已著手探索這種轉變的環境，並找到正確的技巧來幫助您創建一個值得信賴的、互聯的遠程工作場所。

信任的重要性

無需贅述，對於任何想要成功的公司所有者來說，信任自然是拼圖中的重要組成部分。 有些人會爭辯說，這對遠程工作者來說更為重要，因為它更難實現。 只需在員工、經理和 CEO 之間建立牢固、信任的紐帶，您就可以獲得：

• 更多內容員工；
• 更高的生產力；
• 對工作量的可靠性和問責制；
• 營業額少；
• 更好的工作質量；
• 推動公司向前發展的辦公室動態。

雖然在世界不同地區或時區建立信任更加困難，但這並不意味著它是不可實現的。 它只是需要更多的努力。

信任遠程勞動力的現實

出於研究的目的，我們已經聯繫了盡可能多的遠程工作者、經理和 CEO，就建立信任的話題挑選他們的大腦。

以下是他們中的一些人不得不說的：

“這聽起來可能很傻，但我是一個媽媽，我認為它賦予了我超能力。 我經常憑直覺行事，我喜歡在僱用我的潛在員工之前與他們打幾個電話並進行其他通信。 我的團隊很強大，而且還在不斷壯大，但即使是我們最近加入的團隊也是一筆不可思議的資產； 當我們聊天時，就像和朋友聊天一樣，我們談了生意，但談話也轉移到了私人事務上，我覺得我認識她很多年了，她很樂意向我敞開心扉，通常當談話以這種方式進行時，我知道這將是一個很好的選擇。 他們足夠信任我，對我變得透明，我也同樣尊重他們。 ”

– lauralike.com首席執行官 Laura Like

“跟踪進度和微觀管理之間只有一線之隔。 我見過很多經理把一個人混為一談。 我很幸運在我職業生涯的早期得到了優秀經理的指導。 多虧了他們的投入，我才得以避開意外的微觀管理。 一旦跟踪進度成為微觀管理，它只會適得其反。 最終會讓你的同事覺得你不信任他們。 ”

– Will Ward，翻譯設備總部首席執行官

“通常，建立信任的方法，尤其是遠程工作，都是由領導方來進行的。 不幸的是，這可能會以相反的方式起作用。 例如，如果一個團隊感覺有一個“老大哥”總是在看著，總是在提問，這會讓員工覺得他們每時每刻都在受到評判。 相反，保持溝通渠道暢通——提出問題、傾聽疑慮並努力確保團隊在同一頁面上感到支持和統一。 團隊合作的能力建立在信任和溝通的基礎上。 ”

– The Loop Marketing運營總監 Ashley Sterling

“遷移到遠程意味著不會發生走廊對話和咖啡室互動，您無法輕易看到我們傳統上從辦公環境中獲得的所有非語言隊列。 諸如“你似乎有壓力”、“你整天被鎖在會議室開會”之類的話。
今天，我們需要看看我們的同事是如何積極地做的，而這在一個集中的會議上是做不到的； 它不在議程上。 我發現提前或晚聯繫個人（取決於我如何知道這個人的工作方式）並且只是檢查他們會有所幫助。 請不要把它作為一個項目的電話。 保持個人化，人們就會敞開心扉。 “

– Tim Lynch， Lynch Insights

“有時我曾承諾過一些事情，例如在某個日期之前就如何處理項目中的特定問題提出建議，但由於某種原因未能兌現。 在這些情況下，我一定會回到期待信息的人那裡，並解釋為什麼我不能達到我們約定的日期。 這並不總是一場輕鬆的談話，但至少我對工作保持開放、誠實和透明。 我認為最糟糕的事情是截止日期來來去去，甚至沒有人費心告訴你他們會錯過它，所以這就是我試圖避免的。 ”

——伊麗莎白哈林，項目管理女孩指南主任

這些只是我們收到的大量電子郵件中的一些回复。 但在所有這些中，我們已經看到一些常見的線程彈出：

1. 問責制和可靠性
2. 溝通
3. 指導，而不是微觀管理

作為遠程工作者，我們需要能夠相互依賴，因為這更困難。 正如我們即將看到的，這需要很大的決心和努力，但結果卻是不可估量的。

建立信任的困難

當然，通往可信賴的道路並非沒有自己的障礙。 這三個似乎是遠程辦公者最常見的：

1. 公司不確定使用什麼方法來建立信任
2. 員工性格差異
3. 來自遠程工作的工作壓力

公司不確定使用什麼方法來建立信任

Energists的首席執行官 John Hill 分享了一個他注意到的反復出現的問題：

“我見過的主要錯誤是領導者依靠社交方面的友情來建立同事之間的信任，或者試圖通過“有趣的”團隊建設練習來加強這種關係。 當團隊成員相處時，這當然會有所幫助，但這是一種不同的信任。 ”

希爾接著說：

“我認為我們都有過像朋友一樣信任的同事，但無論出於何種原因，在工作場所都不一定信任。 建立對團隊信任的最佳方式是讓每個成員都能成功，並概述明確的截止日期、目標和流程。 隨著團隊的成功合作，他們之間會自然而然地建立信任。 ”

並非每個人都會對您使用的方法做出相同的反應。 有些人發現與同事進行非正式社交是建立信任的一種方式。 對於其他人來說，它會準時出現並遵守最後期限。 在尋找正確的信任建立方法時，遠程工作空間尤其困難。

你能做的就是盡可能多地了解自己——閱讀其他企業主的文章和建議，但最重要的是，向員工詢問他們的意見。 正是因為我們都是不同的，所以他們最好分享他們認為是一個人值得信賴的火車。 然後，找到一種方法，讓它們顯示出這些特徵。

一些例子：

• 獲得一個好的時間跟踪器來記錄來往，並練習透明度；
• 非正式視頻通話，如數字“休閒星期五”和在線團隊建設；
• 與員工討論更大的項目方向和決策等。

員工性格差異

就像在實體辦公室一樣，不是每個人都能相處融洽。 有些人會建立良好的友誼，有些人會簡單地看待他們的同事。 這一切都很好。 要讓人們真正信任你，最好尊重他們的意願和個人界限。

員工不想在Zoom上做瑜伽？ 不要製造它們。

另一個說虛擬辦公室太嚴重了？ 討論組織某種在線團隊建設。

在嘗試任何建立信任的策略之前，先了解您的員工。 您將能夠更好地衡量哪些特定的信任建立策略會起作用。

此外，讓 HR 隨時為他們服務。 即使他們不必共享相同的物理空間並且更容易相互忽略，但相互衝突的同事也會阻礙整體氣氛。 更不用說減慢工作流程了。

來自遠程工作的工作壓力

眾所周知，遠程工作者在工作和空閒時間之間的界限更加模糊。 很多時候，他們會工作更長的時間，或者有更隨意的日程安排，特別是如果他們在家工作的話。 他們常常感到不得不更加努力地證明自己的壓力，忽視了他們的私生活。 僅這一點就是導致倦怠的主要因素。 許多經理和 CEO 都有這樣的誤解，即在家工作更容易，讓員工更容易接近。 這是絕對錯誤的。

如果你想得到員工的信任，你應該：

• 讓他們知道他們有固定的工作時間，幾乎不加班；
• 了解個人休假；
• 設定切合實際的最後期限。

現在，讓我們仔細看看實際的解決方案。 以下是我們根據記者的回答和研究得出的建議。

在不同層面建立信任

作為隊友/同事建立信任

採取主動，但不引人注目

通過採取主動，我們的意思是開始對話，提出問題，並在其他人可能會退縮時發表評論。 如果您對項目或截止日期有疑慮，並且您知道其他人可能會有同樣的感受，請說出您的意見。 但是，請記住，對於某些人來說，如果您過於頻繁地執行此類操作，可能會顯得有些過於前衛。 沒有人喜歡炫耀，你也不想被視為逆勢者，或者當老闆不在時想當老闆的人。

多聽——注意觀察

盡你最大的努力學習如何更加觀察和了解你的工作環境。 雖然您沒有與同事或隊友共享相同的物理空間，但您正在共享數字空間。 當我們遠程/在家工作時，支持很重要。

記下人們在不同的聊天中最活躍的時間、發送電子郵件的時間，以及對於那些真正想了解細節的人，哪些同事之間聊天最多。 因為點擊會自然形成，當您想非正式地接近其中一些時，這是很好的信息。 它將幫助您更輕鬆地打破僵局。

盡量隨意一點

說到非正式，盡量和你的同事保持一點隨意。 我們確實承認，內向可能是工作場所的一大障礙，人際交往能力不一定是工作職位的要求。 但是，一定程度的禮貌和非正式可以幫助您更快地建立信任。

畢竟，你不應該只是某人屏幕上的名字和頭像。 讓自己在辦公室的其他人中脫穎而出：無論是通過您的愛好、音樂或電影品味，還是個人生活。 因為分享你的個性會給工作關係帶來更多的分量，並幫助其他人更好地與你聯繫。

尊重他人的界限，創造自己的界限

我們都同意，沒有什麼比我們的隊友尊重我們的界限更值得讚賞的了。 無論是下班後不給我們發送電子郵件或短信，還是讓我們對最近的會議感到沮喪。

如果您的同事已經為工作溝通制定了明確的規則，那麼無論如何都要尊重他們的選擇和日程安排。 如果沒有，請直接詢問。 一個簡單的：“嘿，你能告訴我你是否對工作溝通有任何設定的界限嗎？ ”可以走很長一段路。 或者說：“嘿，如果我不小心越界了，請隨時告訴我。 ”會讓別人知道你尊重他們的空間並且值得信賴。

邊界還意味著尊重某人在聊天中的可用性狀態！

圖片來源：微軟團隊

以同樣的方式，對自己的界限保持開放。 按原樣呈現它們：一種保持工作與生活平衡的方法，而不是每個人都必須遵守的嚴厲法律。 你也不想因為對你的時間要求太嚴格而疏遠別人。

支持

我們經常在群聊中看到公告：有人結婚、生孩子、買新車、搬到新地方等等。人們通常會用表情符號回复或寫祝賀信息。

你應該願意做同樣的事情，因為這些天好消息很少。 如果可能的話，向他們發送直接消息並一對一地祝賀他們，或者詢問更多細節（當然，一切都很好）。 最好的情況——它引發了一場對話，從而建立了更好的關係。 最壞的情況——您向同事發送了一條更加個性化的祝賀信息。 這是雙贏的！

樂於學習和提問

沒有什麼比承認錯誤和向同事學習更好的方法來加強信任了。 當你不害怕展示自己的錯誤並願意從錯誤中學習時，它會向其他人表明你對自己的工作是透明的。 如何？

如果您在完成一項任務時遇到問題，而您的團隊中有人可以提供幫助，您有兩種選擇：承認自己陷入困境，儘管最初感到尷尬，並尋求幫助 - 或者 - 保持安靜，認為你會看起來無能，並試圖獨自度過難關。 最有可能發生的情況是，在第一種情況下，任務會在一些幫助下按時完成，你的同事會對自己更有信心，對你的誠實和坦率感到放心。

在第二種情況下，你冒著推遲截止日期的風險，做的工作低於標準，當他們發現時，你的同事可能會認為你是一個太自豪而不能以犧牲團隊為代價尋求幫助的人。

溝通，溝通，溝通

我們的一位通訊員，來自Mobile Text Alerts 的 Jake Meador，舉了一個很好的例子：

“我在以前的工作中遇到過這樣的情況，我和一位同事一直在想念對方。 所以我問她這周是否有半小時的空閒時間，這樣我們就可以交談了。 在會議上，我只是問她是否可以在我的工作中做些什麼來讓她的工作更輕鬆，或者更好地支持她正在做的事情。 （我是一名撰稿人，她是一名營銷流程經理，所以我們密切合作。）通過簡單地承認我可能在某些方面辜負了她，坦誠交談讓她感到很自在。 到會議結束時，我們意識到我們倆都擔心自己的表現，而對方沒有任何問題。 從那天起，我們的工作關係非常好，甚至是辦公室友誼。”

正如 Meador 所言，開放式溝通對建立信任大有幫助。 如果您對同事有任何疑問或問題，最好直接解決，而不是接受猜測和假設。

作為團隊負責人/經理建立信任

上述建議的相當一部分也可以應用於團隊領導/經理。 建立信任的核心在於口頭交流和肢體語言。 而當這些渠道受阻時（如遠程工作），您需要投入更多的時間和精力來通過數字渠道達到同樣的效果。

支持共同解決問題

一旦出現問題，就讓人們一起解決問題。
通常，他們傾向於做的第一件事是找出誰對此負責，即使通常知道這些信息無助於解決問題。 它只會引起組員之間的不信任。 所以，你可以做什麼？

通過視頻通話或聊天組織頭腦風暴會議。 領導會議以確保每個人都專注於尋找解決方案，而不是犯錯的人。 這有助於根除非常常見的指指點點。 相反，你讓他們習慣於信任這個過程，並且他們可以通過合作來克服問題。

及時處理一切

作為團隊負責人或經理，要讓團隊成員信任你，最好的辦法就是準時。 無論是會議、電子郵件、反饋等。 如果他們可以指望您的守時，這也為他們打開了信任其他途徑的大門：您的整體判斷、決策制定……

您可以學習不同的時間管理技術並將其轉發給您的團隊。

經常提供反饋並使其具有建設性

員工需要反饋。 這就是讓他們繼續前進的動力，即使他們覺得自己無法勝任這項任務。 特別是遠程工作人員，因為他們無法親自見到您，也無法衡量您對他們的反應。 他們比任何人都更需要動力來保持生產力和快樂。

定期提供反饋可以建立對您在場的信任和對他們職業道德的公平判斷。 更重要的是，他們可以相信，當他們提出加薪或工作本身有問題時，您會為他們擔保。

例如，團隊成員知道有記錄表明他們是富有成效的，並且是團隊中有貢獻的成員並取得了良好的成果。 當他們遇到困難時（比如生病、因緊急情況缺勤，或者只是經歷了一系列影響他們心理健康的糟糕日子），他們可以放心，你會知道這不是他們懶惰。 因為他們相信你，並且反饋過程知道他們的職業道德不會被誤判。

只在必要時介入

信任還意味著知道員工可以自主決定什麼最適合他們的工作流程，並相信他們的判斷。 反過來，這也是經理和團隊領導需要與他人建立信任的部分。

練習這一點的第一步是緩慢但肯定地開始放棄控制。 將某些低級決策留給他們，指導他們如何溝通，讓他們自己解決未來的問題（除非他們需要 HR 調解）。 團隊成員需要獨立工作。 他們會注意到您信任他們，並會加緊努力以維持這種信任。

接受永遠不會有完全的信任

我們的另一位通訊員， Cardinal Education的 Vanessa Phan 有一個非常有見地的觀點：

“我們可以接受‘信任但驗證’的心態。 相信你的員工有潛力，有能力，而且很努力。 通過抽查、編輯和提供反饋來驗證他們的工作，以幫助他們改進。 員工在公司中建立可信度和信譽需要時間。 否則，經驗是沒有意義的，我們消除了指導的本質。 在每一層，我們都應該有一個定期檢查系統，比如績效評估，以便具體討論進展情況。”

我們可以從 Phan 的陳述中了解到，衡量生產力也是建立信任的一種形式。 這就是為什麼跟踪員工在任務上花費的時間或識別浪費的時間並不可恥的原因。 完全透明意味著相信每個人都會負責任地儘自己的一份力量。 例如，時間表應用程序是讓團隊成員負責的好方法。

鼓勵公開交流

最後，通過支持人們發表意見，讓信任有機地建立起來。 如果他們對他們使用的工具、工作流程、反饋或完全不同的東西有任何疑問，讓他們說出自己的想法。 這如何幫助建​​立信任？

例如，您可以每月進行一次匿名調查，檢查員工滿意度。 您還可以要求籤署調查問卷，同時確保您收到的所有信息都保密。

當然，您應該要求他們的意見和反饋在合理和建設性的範圍內，而不僅僅是直接抨擊公司。

此外，我們的一位電子郵件通訊員，inPerson 的首席執行官RIshav Kanal 分享了他的公司採用的一種有趣的方法：

“虛擬工作會議和虛擬遊戲之夜有助於與遠程員工建立信任和聯繫。 我們的團隊每周有 2 次虛擬工作會議，團隊成員可以在其中進行縮放通話，體驗在辦公室的環境，並能夠回到椅子上向團隊提出想法。 沒有設定議程，並且為創意提供了來回流動的空間。”

作為雇主/首席執行官建立信任

有更嚴格的招聘流程

請諮詢您的人力資源代表，了解您可以使用哪種方法來檢查候選人的可信度。 面試可以包含虛構的情況（或使用貴公司已經經歷過的情況）並詢問他們會做什麼。

盡可能多地徵求意見和想法

就像我們已經提到的經理和團隊負責人一樣，向他們和其他員工徵求反饋意見至關重要。 當 CEO 不斷推動自己的節奏時，會讓其他人覺得他們的幸福並不重要。 如果您希望他們不僅信任您，而且信任整個公司，就需要傾聽人們的聲音，並實施他們的反饋。

沒有這種信任，更容易出現人員流失和普遍不滿。 更不用說遠程員工更容易參與更多的私人對話，他們可以表達他們的不信任並相互支持可能離開公司。

提供可靠和直觀的工作場所工具

當我們詢問建立信任時， Palma Violets Loans的首席執行官 Anton Konopilov 這麼說：

“我知道我的團隊很可靠，因為我管理得很好。 確保您的團隊配備遠程工作所需的數字系統將確保團隊的效率。

良好的管理是營造值得信賴的氛圍的關鍵方法之一。 為了證明良好的領導能力，為他們配備一流的工具，讓他們的工作更輕鬆。 其中一些包括：

• 功能豐富的員工工時跟踪器，可幫助他們保持責任感和生產力；
• 適用於您的銷售和營銷團隊的客戶關係管理工具；
• 人力資源平台，讓您的人力資源部門可以訪問更多信息，並為您的員工提供相互了解的場所等。

當然，不言而喻，最好找到負擔得起但不是完全免費的工具。 當 CEO 使用免費平台時，員工會注意到，而且免費計劃通常不適用於大公司，這只會讓他們的工作變得困難。 吝嗇也會滋生不信任。 它形成了一種觀點，即您並不真正關心幫助您的員工做得更好。

使用績效計劃

員工績效計劃可以表明您對員工進步感興趣，而不是認為它們是可消耗的。 我們生活在一個對消耗性的恐懼與日俱增的時代。 技術不斷提醒我們，我們都可以很容易地被取代，我們的工作已經過時了。

與建設性反饋類似，定期執行的績效計劃對您和員工都有好處。 他們知道您在場並牢記他們的改進，同時您可以獲得有關他們的表現如何以及您可以在哪裡做出貢獻的更多信息（通過提供在線研討會、課程、指導等）。

對於製定績效計劃以及如何使它們發揮作用，我們有一些實用的建議：

• 關於績效改進計劃的一切
• 分四個步驟制定團隊績效計劃（加上模板）

綜上所述

相互信任在個人生活中絕非易事，更不用說在工作中，因為我們的生計和職業聲譽都岌岌可危。 然而，練習開放式溝通、表現出脆弱性、關心和願意承認錯誤並公開從中吸取教訓已經大有幫助。 正如我們所見，信任不僅僅是按時交付任務，尤其是遠程交付任務，當您通過他們的個人資料圖片和屏幕上的文字看到您的同事時。 相互了解，幫助並知道我們是比我們更大的事物的一部分，必然會克服任何物理距離。