遠程工作成功的關鍵：戰略性和正念溝通

已發表: 2022-06-12

由于冠狀病毒大流行迫使公司和員工採用遠程工作，經理和他們的團隊都開始意識到全職遠程辦公的變化是多麼劇烈。

許多公司多年來一直允許員工遠程工作，許多員工習慣於每週在家工作一到兩次。不幸的是，這些做法並沒有接近於模擬全職的、全公司範圍內的在家工作。

大多數不熟悉全職遠程工作的人傾向於將組織和溝通視為核心挑戰。您可以在網上找到大量內容，提供有關在家工作時保持井井有條和積極性的建議，並且討論有效使用 Zoom、Slack 和其他工作場所通信工具的文章數量猛增。

這些問題迫在眉睫，必須加以考慮，但人們往往忽略了為了在家有效工作而需要做出的不太明顯但往往更根本的改變。

除了常規問題和會議向視頻會議的遷移之外，許多人認為遠程工作在功能上不會發生太大變化。如果團隊在計算機上完成絕大多數工作，並且在他們的日曆上安排相同的每週會議，為什麼他們會期望他們現有的策略不再有效？

儘管它確實因角色而異，但這種假設通常是不正確的——成功和高效的遠程工作需要的不僅僅是一個積極進取的團隊以及將一切照舊的會議遷移到視頻會議。

在營銷和設計等領域，遠程工作通常需要從根本上重新思考團隊成員如何溝通和構建他們的日常工作，因為可交付成果更加抽象和主觀。

遠程工作帶來的更深層次的問題

隨著人們轉向遠程工作，需要進行大量調整。但如果不加以處理，這些是會導致長期工作流程問題的一些持續性問題：

在您遠程工作之前，通常認為開放式和臨時通信的好處是理所當然的。

離開辦公室的第一周，許多人會開始注意到他們工作中出現的小瓶頸——通常可以通過快速對話解決的問題，但現在需要 Slack 消息交換，甚至需要安排一個短電話。

隨著時間的推移，這些瓶頸會導致工作日的碎片化和生產力降低。但更大的擔憂是，它們不可避免地會導致所做假設的增加。

由於工人獲得澄清和建立集體共識的機會較少，因此當涉及到不夠重要以保證溝通的模棱兩可的任務時，需要做出更多假設。因此，涉及多人的可交付成果的凝聚力可能會開始受到輕微影響，這給我們帶來了下一個問題：

當涉及跨越較長時間框架的計劃或項目時，當團隊成員沒有能力在預定會議之外進行交流和調整時，協調他們的期望變得更加困難。

在管理跨職能項目時，協調不同團隊的期望一直是最難做的事情之一。 當您遠程工作時，跨職能項目固有的困難可能會延伸到您自己的團隊！

例如，UX 編寫者和 UX 設計師通常可以完美協調地工作，但遠程工作可能會導致 UX 編寫者起草的微文案與產品設計通常不一致。

一個未解決的問題或一個單一的假設可能會破壞可交付成果並導致團隊內部的混亂或挫敗感，當所有的拼圖不能像以前那樣完美地組合在一起時。

即使動力和努力水平保持不變或增加，這些問題也不會消失——它們需要個人和團隊的溝通方式和日常工作結構發生更大的轉變。

顯然，這些問題存在於基於角色和行業性質的範圍內。但是，有許多團隊和一些組織作為一個整體（例如 Zapier）可以在公司範圍內的遠程工作任務期間蓬勃發展，即使他們在其他公司正在苦苦掙扎的空間中運營。

我們可以從這些組織及其文化中學到什麼？這些公司如何克服遠程工作的挑戰？

當我們看到像 Zapier 這樣多年來成功採用公司範圍內的遠程工作的公司時，我們可以看到溝通已成為其公司文化的核心。他們甚至出版了一本完整的電子書，介紹了他們如何作為近 100% 的遠程員工來管理通信，值得一讀。

有效過渡到遠程工作的公司和團隊通常將溝通作為其文化的核心組成部分。通過擴展，他們在溝通時具有戰略性和注意力，他們的流程和工作流程圍繞著溝通。你怎麼能這樣做呢？

遠程工作意味著您必須更加註意如何安排您的工作日。在與相應的團隊成員會面之前，應先處理具有更多模糊性和移動部分的任務，以便您可以提出重要問題並進行富有成效的對話。

這也意味著在您如何組織工作和確定工作優先級時必須考慮更多對他人的考慮，因為每個人都必須圍繞關鍵的溝通來安排他們的日常工作，這樣才能避免瓶頸。

在會議期間保持謹慎和戰略性至關重要，提前預測問題和歧義點，這樣您就可以獲得所需的澄清，以盡量減少做出的假設。每個人都熟悉離開會議時提出的問題比參加會議時更多的感覺——這些會議可能會使項目脫軌，尤其是當每個人都在遠程工作時。

對於重複性任務和每周同步，最初預計會出現溝通不暢和打嗝。一些涉及多人的流程可能會完美地過渡到遠程工作，但其他流程可能不會。

當事情沒有按預期進行時，找出導致問題或歧義的領域並進行更改，以便您和您的團隊最終找到讓每個人都能執行的完美節奏、長度和溝通結構。

最後，在家工作的個人幾乎不可避免地需要以非結構化的方式進行澄清。在 Slack 和其他工作場所生產力工具上發送的消息量將猛增，但隨著人們越來越習慣遠程工作，將逐漸下降。

雖然看起來效率低下且令人煩惱，但如果您需要澄清某些事情，向某人發送即時消息永遠不會錯。如果你在權衡它是否值得問，它可能是！

判斷哪些地方可以做假設，哪些地方不能做是團隊在遠程工作時發展得更快的東西。如果說在大流行之後我們返回辦公室之前在全公司範圍內強制進行遠程工作實驗有一線希望，那就是我們都將被迫學習如何成為更好、更專注的溝通者。