如何創建遠程工作計劃（使用模板）
已發表: 2022-05-07在我寫這句話的那一刻，大約中午，我已經在工作中。 我在家工作，而且我傾向於每天遵循幾乎相同的工作程序。 所以，我的工作日從早上 8 點或 9 點左右開始，因此我在下午 4 點或 5 點左右結束。 而當涉及到這些深度工作任務時，比如寫這篇博文，我更喜歡在早上和午休前處理這些任務。
現在，如果您也是一名遠程工作者，請確保為您的工作日添加結構會有很大幫助。 使用適合您需求的適當遠程工作時間表，您將更有可能按時完成所有任務。 在本文中，我們將介紹：
- 制定時間表時應考慮的因素，
- 關於如何創建有效的遠程計劃的寶貴提示，以及
- 靈活的員工和固定時間表的員工的模板。
在製定時間表之前要考慮什麼
一旦你為你的遠程辦公工作制定了計劃，你就會更清楚地知道你需要多少時間來完成日常任務，以及如何確定最重要的任務的優先級。 因此，你會對你一整天能夠完成的事情更加現實。 此外，您將能夠為家人和朋友留出時間，這將改善您的工作與生活平衡。
在開始製定遠程工作計劃之前，您應該問自己以下問題：
你什麼時候工作最好？
有些人在早上茁壯成長，而另一些人則在晚上茁壯成長。 這很好，因為我們並不完全相同。 我們的生物鐘工作方式不同，這就是為什麼我們中的一些人在午餐後經歷生產力下降，而我們中的一些人在早上經歷了生產力下降。
如果您能夠隨心所欲地重新安排任務，請始終考慮這一因素。 例如，如果您早上很容易起床，並且感覺精神煥發並準備好工作，請利用這段時間完成您最重要的任務。 一旦您的能量水平在下午 2 點或 3 點左右開始下降，請處理不太重要的任務。 同樣的規則也適用於那些喜歡睡懶覺和晚一點開始工作的人。 如果你不是一個早起的百靈鳥，不要僅僅因為一些成功的商業人士建議這樣做，就覺得有必要起得很早。 按照自己的節奏，你會得到更好的結果。
你在哪里工作最好？
如果您發現在家工作時更容易專注於您的任務，那麼您在那裡的工作效率也會更高。 在這種情況下，請決定您的家庭辦公室將在哪裡進行。 為此目的擁有一個完整的房間將是理想的。 但是，如果這是不可能的，那麼選擇房間的一個安靜的角落。 如果您需要有關家庭辦公室設備的更多詳細信息，我們有一個關於您在家工作時需要的東西的博客。
另一方面，如果你是一個社交蝴蝶並且不喜歡獨自工作，你可以隨時去聯合辦公空間。 這是在完成工作的同時與其他遠程員工會面的理想場所。 或者，您可以在家庭辦公室和附近的咖啡店之間切換。 請記住，這樣嘈雜的環境可能不適合您有電話或必須在截止日期前完成的時間。
您有需要照顧的家人或寵物嗎？
要考慮的另一點是您是否需要照顧您的孩子、年長的家庭成員或您的寵物。 例如，如果您必須在早上 8 點開車送孩子上學，那麼從早上 9 點開始安排您的工作時間。 或者，如果你有嚴格的工作時間，早點起床，在工作前做這件事。
一旦你有了所有這些答案，制定遠程工作計劃就會容易得多。 因此，如果您選擇在共享辦公空間工作，請記住您也需要一些時間來通勤。 或者，如果您決定在家工作，請記得告知您的家人或伴侶您的工作時間。 此外，諸如遛狗或送孩子上學等工作將在工作之前或之後進行。
讓我們來看看一些關於如何使這個日程安排對您更方便的實用技巧。
如何創建有效的遠程工作計劃
一些遠程工作者有靈活的工作時間，而另一些則必須遵循嚴格的時間表。 因此，您如何安排工作日將取決於您的工作時間是否固定。
無論哪種方式，無論您的工作時間長短，我們都有寶貴的技巧來製定遠程工作程序。
為您的個人活動和非工作時間設置時間段
如果您可以靈活地選擇工作時間，您可以將工作分配分解為幾個工作時間段，中間有幾個小時的休息時間。 現在，在這些休息時間，您可以照顧好您的個人活動，例如遛狗、送孩子上學或鍛煉身體。 如果您有固定的時間表，您將能夠在工作之前或之後運行這些差事。
為確保您的同事和客戶在您離開計算機時不會打擾您，請將這些時間添加到您的日程表中，並將它們記為個人活動/非工作時間。 這樣，您就可以享受空閒時間並處理差事。 此外，您可以讓您的同事和客戶知道您何時無法進行電話和會議。 此外，這些活動將幫助您放鬆身心並提高工作效率。
此外，這個方便的技巧將確保您保持適當的工作與生活平衡。 說到這裡，Hypernia 的遠程工作者和創始人 Matthew Paxton 是這樣描述平衡工作和生活的重要性的：
fitting work in our lives, not fitting our lives with work “我意識到我們應該讓工作適應我們的生活，而不是讓我們的生活適應工作這就是為什麼我養成了將所有與工作相關的事情都限制在家庭辦公室的習慣。 不再需要早上第一件事就是查看電子郵件或帶著我的筆記本電腦去餐桌。 我們的愛好、激情、人際關係以及我們花在照顧自己上的時間都是不可或缺的，以確保我們是最有生產力的自己。 ”
首先處理優先任務
在開始您的遠程工作日時，將第一個小時的工作留給優先任務是合乎邏輯的。 因此，在您完成個人活動並檢查電子郵件是否有任何緊急情況後，請務必至少處理兩個小時內的所有關鍵任務。
更好的是，在每天結束時，寫下明天的優先任務。 以下是 GetVoIP 的創始人 Reuben Yonatan 如何決定什麼是重要的：
“我按 A、B 和 C 列出優先級進行優先級排序。 A 列表任務是“需要完成”，我會為這些任務設定截止日期，以及完成它們的時間。 B列表是重要但可以根據需要推送的項目，所以我有更多的靈活性。 C項目必須在某個時候完成，但會在可以完成的時候被插入。 我以這種方式構建我的日曆，看看適合什麼。 你有時需要削減，但優先級是真正的關鍵。 ”
因此，早上，你必須先完成 A 任務，然後是 B 任務。
如果您碰巧在早上舉行每日站立會議，您可以在會議結束後立即開始您的優先任務。
學習如何更好地確定優先級的另一種實用方法是艾森豪威爾矩陣。 這種方法將教你如何識別什麼是重要的，並將改善你的時間管理。
以後處理不太重要的任務
你已經完成了你的優先任務，現在是時候開始處理你經常要做的其他任務了。 根據您的工作，這些可以是您每天或每週執行一次的重複任務。
留出一些時間進行深入的工作
Cal Newport 是許多有關技術和文化的書籍的作者，他說在知識工作方面有兩種類型的任務。 所以，我們有：
- 核心任務：多虧了這些作業，你將展示你在做什麼方面有多出色。 示例：您的客戶付錢讓您完成的任何任務。
- 外圍任務：那些你必須完成的任務，但它們並不能說明你在工作中的成功程度。 示例：回復電子郵件。
儘管外圍任務很重要，但核心任務是您工作的核心和靈魂。 完成這些核心任務的最佳方式是什麼？ 好吧，您需要進行一些深入的工作，也就是涉及使用您的認知技能的活動。 在進行深度工作時不要分心，這一點至關重要。 因此，在這段時間裡，降噪耳機是你最好的朋友。
您應該全天安排幾個小時來完成深入的工作任務。 理想情況下，你會想在一天中最有效率的時候做你的深度工作。 如果您發現下午更容易專注於工作，那麼從下午 4 點到下午 6 點留出時間進行深度工作。
在一兩天內預訂您的會議
根據 Flexjobs 的說法，將所有會議和電話安排在一周中的一兩天內，可以促進不間斷的工作時間並提高員工的工作效率。 如果您以這種方式預訂會議，您將在一周的剩餘時間裡完成其他任務。 此外，由於您將有非會議日，您將能夠不受干擾地工作並專注於深度工作。
為計劃外的活動留出時間間隔
你不能提前計劃一周的每一秒。 有時，你會有意想不到的任務或緊急的事情要處理。 或者，也許你必須去看牙醫或帶你的狗去看獸醫。
要為這些情況做好準備，請每天至少阻止一個開放時間。 當然，如果您的一天按計劃進行並且沒有緊急情況，您可以利用這段時間做一些深入的工作或為接下來的一周制定計劃。
考慮有一個工作日結束儀式
遠程員工有時會發現下班後很難拔掉電源。 由於他們不在辦公室工作，工作和個人生活之間的界限可能會很模糊。 對於在家工作的人來說尤其如此。
您應該意識到，在下班時放鬆身心並且不考慮工作是防止倦怠的關鍵步驟。 那麼，如何讓你的大腦關閉工作模式並開始放鬆呢？ 一種方法是結合一個工作日結束的儀式。
這個儀式包括哪些活動？ 好吧，你可以利用你最後的工作時間來檢查你的電子郵件並回答任何問題。 此外，您可以讓遠程同事知道您將很快下班，以防他們需要您提供其他任何東西。 另外，寫一個明天的待辦事項清單。
靈活工作時間的遠程工作計劃模板
既然您已經了解了將哪些內容納入您的遠程工作計劃，我們將向您展示當您有靈活的工作時間時您的工作計劃會是什麼樣子。
下載靈活的遠程工作時間表
在上面的屏幕截圖中，您會注意到日常工作任務被解析為幾個部分。 在這些工作會議之前和之後，有一段時間稱為個人活動/非工作時間。 因此，如果您可以選擇根據需要安排工作時間，您可以將這些空閒時間框架用於您的私人事務，例如遛狗、買菜、鍛煉、做晚餐等。 如果您想與其他同事或客戶共享您的日程安排，將這些字段添加到您的遠程計劃中至關重要。 因此，他們會知道在這些時間不要與您預約任何會議。
說到會議，您會注意到在此計劃中，會議和電話會議僅安排在周一和周二。 由於在一周的其他三天內沒有會議，因此有更多的空間進行深度工作。 此外，每天還包括諸如優先任務和電子郵件以及常規任務之類的會話。
正如我們前面提到的，您應該始終為意外任務或個人緊急情況留出一些時間。 因此，這也包含在模板中，作為開放時間字段。
最後，我們在這裡也加入了一個有結束儀式的區塊。 這樣，您會在該下班時收到提醒。
請記住，您可以按照自己的方式使用此模板。 例如，您可以輸入每天最重要任務的名稱，而不是名稱優先任務。 更好的是，通過個性化此模板來製定您的每週計劃。
固定工作時間的遠程工作計劃模板
如果您的遠程工作由固定時間組成，那麼您將有一個非常多樣化的時間表。 與其整天處理個人活動，不如在工作之前或之後進行。 但是，一旦你完成了你的工作日，你就可以放鬆一下，享受一整個下午的休閒時間。
下載固定遠程工作時間表
在本例中，我們為從上午 9 點到下午 5 點工作的員工製作了一個模板。 如您所見，工作時間在這里分組在一起，而個人活動則在早上、下午和晚上進行。
第一個模板與此模板的區別在於，固定遠程工作計劃包含一個名為 Open time 的字段以及一個午休時間。 這是您在計劃外的一個小時內休息並吃點午餐的提醒。
其他時間段相同，因此您有優先任務，處理電子郵件和常規任務，然後是周一和周二的會議和電話。 從周三到週五，你應該避免開會，專注於深度工作。 由於時間是固定的，因此每天都會在同一時間舉行結業儀式。 這可確保您按時正確完成工作日，然後進入關閉模式。
就像靈活的遠程工作時間表一樣，您可以隨意自定義此模板。
結論
遠程辦公為您提供了很大的靈活性。 您可以在家庭辦公室、公園或共享辦公空間執行任務。 對於一些員工來說，遠程工作也意味著可以選擇工作時間，而對於另一些員工來說，工作時間是固定的。 在這兩種情況下，擁有某種每週結構都會為您的工作效率帶來奇蹟。 通過遵循遠程工作時間表，您將按時完成工作分配並處理您的日常個人差事。 此外，您將能夠與家人和朋友共度時光，這對保持工作與生活的平衡起著重要作用。
️你呢？ 您是否制定每日或每周遠程工作計劃？ 如果是這樣，您覺得它們有幫助嗎？
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