解決遠距工作挑戰：10 種數據支援的方法

在過去的十年中，遠距工作越來越受歡迎，許多員工——尤其是年輕人——現在正在尋找至少提供混合時間表的職位。

到 2023 年，68% 的美國人更願意遠距工作，23% 的人願意為此減薪。 研究表明，至少一半的美國員工遠距工作，至少是兼職工作。

提供遠端工作選項的公司也面臨一系列不同的挑戰。 幸運的是，遠端就緒工具和策略可以幫助減輕這些障礙，因此本文將討論遠距工作的主要挑戰以及企業如何克服這些挑戰。

遠距工作的十大挑戰是什麼？

遠距工作人員每天都會體驗到許多不可否認的好處。 他們可以改善工作與生活的平衡，減少通勤成本和時間，甚至防止倦怠。

但歸根究底，還有一些重大挑戰需要考慮。

以下是企業和員工在進行遠距工作時需要應對的 10 大挑戰。

1. 感覺自己被團隊孤立了

遠距工作消除了傳統辦公環境中每天都會發生的隨意、自發性的互動。 你們不會在會議前閒聊，不會在飲水機旁閒聊，甚至不會在彼此的辦公桌前停下來解決問題。

如果沒有面對面的接觸，許多遠距團隊發現很難建立牢固的個人聯繫和團隊友誼。 反過來，這可能會讓您的員工團隊合作變得更具挑戰性。

對許多成年人來說，工作是一項核心的社交活動。 在家工作可能會導致長時間的孤立，從而導致孤獨。

隨著時間的推移，這也會直接影響他們的心理健康，因為從統計數據來看，完全遠距辦公的員工比混合工作或在辦公室工作的員工更有可能經歷焦慮或憂鬱。

解決方案

雖然遠距工作消除了辦公室內面對面的互動，但您仍然可以努力促進團隊成員之間的同事關係。 使用這些策略：

• 舉辦線上團隊建立活動、虛擬茶歇或歡樂時光：這些活動應該是可選的，但應該受到鼓勵。 它們可以幫助您的團隊成員建立更牢固的關係，從而促進改善團隊合作，但它們也為需要的人提供社交管道。
• 鼓勵使用 Slack 或 Teams 等平台進行休閒聊天：許多企業都會有專門針對特定主題的聊天，帶有 #smalltalk、#gamingfans 和 #sportschat 等標籤。
• 在公司範圍內的溝通管道上認可遠端工作的貢獻：您應該認可團隊成員的辛勤工作，即使是遠端完成的。 透過電子郵件或 Slack 等通訊平台獲得獎勵時，請予以表揚。
• 必要時舉辦面對面的活動並邀請您的遠距團隊：面對面的活動可能很棘手，特別是如果您在不考慮地理位置的情況下進行招募。 也就是說，偶爾的面對面活動（即使每年一次）也會對團隊的孤立感產生巨大影響。

2. 保持工作與生活的平衡

理論上，遠距工作有助於促進健康的工作與生活平衡。 員工可以減少通勤時間，有更多時間待在家裡。

然而，一些遠距工作者在家工作時很難保持工作與生活的平衡，因為沒有像辦公室那樣明確的「離開一天」的規定。 一旦您開始在家工作，將工作與個人生活分開可能會很困難。

在許多情況下，遠距工作可能會導致工作時間延長。 它還可能導致人們期望員工始終有空，即使在非常規時間或（在某些情況下）員工生病或休假時也是如此。

如果沒有明確的界限，員工很容易發現自己因過度工作和壓力而精疲力竭。

解決方案

這些解決方案可以幫助改善員工的工作與生活平衡：

• 教育員工如何設定具體的工作時間並擁有實體工作空間：設定工作時間有助於防止倦怠和過度工作。 鼓勵您的團隊在與家庭主要部分分開的實體工作空間中工作（即使是在角落的桌子上而不是沙發上）也會有所幫助。
• 實施阻止下班後溝通的政策：強調沒有人應該在規定的工作時間之後回覆訊息或接聽電話。 提醒您的團隊不要在非緊急情況下的下班時間發起對話。
• 提倡定期短暫休息以避免倦怠：休息有助於防止倦怠，也有助於提高工作效率。 鼓勵您的團隊成員在整個工作日休息 10 至 15 分鐘。
• 讓員工在最有效率的時間工作：雖然固定工作時間很好，但彈性的工作時間更好。 盡可能讓您的團隊在最適合他們的時間工作。 他們會完成更多工作，並且需要花更少的時間在電腦前紮營。

3.克服家裡的干擾

在家工作時，分心是一個真正且始終存在的問題。

父母可能在家中有年幼的孩子，寵物主人可能有狗或貓在不方便的時候尋求關注。 即使是快速洗衣服或小睡一會兒的誘惑也會很快破壞原本富有成效的下午。

並非每個人都有在家中專注工作的理想設置，當您平衡家庭或其他個人責任時，分心可能會很困難。

因此，自律是必要的，儘管正確的設定也有幫助。

解決方案

希望幫助您的員工最大限度地減少工作時間的干擾？ 這些提示可以幫助：

• 提供有關創建有效的家庭辦公環境的提示：針對您希望員工在家工作的環境提供建議。 您可以要求他們關起門來工作，並鼓勵他們在安靜、無幹擾的區域工作。
• 調整工作時間表以適應個人責任：當您的員工不試圖餵寵物吃早餐或送孩子上學時，他們的工作效果會最好。 如果你能讓團隊成員選擇安靜、有效率的工作時間，那就更好了。
• 舉辦有效管理時間的研討會：舉辦有關時間管理和在家工作技巧的內部培訓，包括休息的建議以及如何安排工作時間以平衡個人和職業責任。
• 如果需要，提供兒童照顧資源或協助：兒童照顧通常是團隊成員最重要的干擾之一。 為兒童照護提供資源或經濟援助可以減少這些幹擾。

4. 克服溝通障礙

當您面對面工作時，很容易理解細微差別，提出澄清問題，並在與同事討論時閱讀非語言線索。

遠端通訊通常缺乏這些非語言線索。 員工可能會收到一條簡短、匆忙輸入的訊息，並感覺寄件者很嚴厲； 然而，寄件者可能剛剛快速輸入了文本，同時被後台響起的門鈴分散了注意力。

如果沒有定期和清晰的溝通，誤解的可能性就更大，並可能導致工作場所的緊張氣氛。 它也可能導致專案或工作流程中出現錯誤。

及時性是另一個需要考慮的溝通障礙。

遠端工作可能會導致回應延遲，從而影響決策和進度。 當員工交錯輪班或在不同時區工作時尤其如此。

解決方案

使用這些策略克服溝通障礙：

• 使用 Nextiva、Slack 或 Teams 等平台進行通訊： Nextiva 是一個一體式通訊平台，包括視訊會議、簡訊和VoIP 電話線。 利用這些功能為每次對話選擇最佳的通訊方法。
• 建立關於何時使用電子郵件、即時訊息或電話的團隊溝通指南：制定記錄的流程，解釋何時需要視訊通話或何時僅需要文字就足夠了。 這使每個人都保持在同一頁上。 不要過度依賴異步通信。
• 安排每日或每週團隊會議以獲取更新：這些會議應透過 Zoom 或音訊會議進行，以最適合您團隊的方式進行。 定期檢查可以及早發現誤解並促進團隊建立。
• 確保有提供和接收回饋的途徑：告訴您的團隊您隨時願意接受回饋。 您還應該設定匿名回饋選項。

5. 維持協作環境

遠端協作專案需要更多的努力和協調。 你們並不是簡單地坐在彼此相距幾英尺的地方，因此遠端團隊嚴重依賴技術——這並非絕對正確。

面對面自然發生的自發性腦力激盪和問題解決很難遠端複製，因此團隊需要找到新的方法來適應以保持高生產力和協作。

解決方案

為了促進團隊協作，請使用以下策略：

• 利用 Nextiva、Asana、Trello 等平台或其他專案管理工具：使用任何及所有可以幫助您的團隊步入正軌的專案管理和溝通應用程式。 尋找允許小組對話和專案追蹤的協作友善平台。
• 召開一致的會議來討論專案和進度：召開一致的會議（無論是每週在辦公室還是透過視訊會議定期召開）都可以為團隊成員提供協作的空間。
• 設定明確的團隊目標，以培養團結感：當整個團隊意見一致時，他們將更容易朝著單一的最終目標努力。 解釋您的業務目標以及您希望透過您的團隊從事的每個專案實現什麼目標。
• 鼓勵部門之間的互動：促進跨部門對話和協作至關重要，因為當企業轉向遠距工作時，這些對話和協作往往會減少。 讓每個團隊的經理促進這一點，包括召開半定期會議來討論共同目標。

6. 管理分散的勞動力

跨多個時區協調會議和協作可能很困難。 儘管如此，隨著許多品牌根據公司文化而不是地理位置來招募員工，這種情況正日益成為現實。

試圖透過即時通話促進與紐約人和澳洲人的社交互動幾乎是不可能的； 一名團隊成員正在結束他們的一天，而另一名團隊成員正在開始新的一天。

時區差異可能會導致溝通和專案進度的延遲，甚至在通話安排困難之外也是如此。 在某些情況下，處於奇怪時區的員工可能必須工作不尋常或不合需要的時間，這可能會影響他們的工作與生活平衡或整體工作滿意度。

解決方案

• 使用電子郵件或專案管理軟體等協作工具進行非同步通訊：無論團隊成員何時看到訊息，能夠促進每個專案對話的軟體都是無價的。
• 為無法參加會議的人員提供會議錄音：不要要求某人在下班時間參加會議，而是提供會議錄音。 理想情況下，請有人做筆記，以防公司未能記錄重要會議。
• 避免在每個時區的正常工作時間之外安排會議：列出您的團隊成員工作所在的時區及其標準工作時間。 確保安排的會議僅在每個人都有空的時間範圍內進行，至少盡可能頻繁。

7. 監控生產力與績效

早上醒來並完成待辦事項清單是遠距工作的一大優勢，但事實並非總是如此。 有些員工在遠距工作時難以提高工作效率。

當團隊遠距工作時，管理者很難觀察和評估工作習慣並了解它們如何影響生產力。 如果管理者習慣於直接監督工作，這可能會導致信任問題，特別是當他們對變革不那麼興奮時。

調整績效指標以適應遠距工作也可能具有挑戰性。

話雖如此，多項研究表明，當員工能夠按照靈活的時間表遠端工作時，生產力通常會顯著提高。 擴展信任通常是一個不錯的選擇，如果效能下降，您可以找到解決方案。

解決方案

這些策略可以幫助確定生產力的優先順序並幫助管理者評估結果：

• 強調成果而不是工作時間：專注於專案里程碑和完成的任務而不是單純的工作時間可以提高員工的生產力。
• 使用軟體追蹤進度和管理任務：待辦事項清單軟體可以成為這裡的救星，幫助團隊成員及其經理了解正在做什麼以及完成的速度。
• 進行一致的評估和回饋：經理和員工之間的開放溝通至關重要。 提供有關績效的持續回饋、評估生產力並在需要時提供支援和培訓。
• 明確定義工作角色、職責和目標：員工了解自己的工作職責和優先事項至關重要。

8. 確保資料安全和隱私

遠距工作最常見的挑戰之一在於資料安全。

當員工遠端工作（可能使用家庭 Wi-Fi 和個人電腦）時，安全性可能會成為一個問題。

遠距工作環境的安全性不如受控辦公室。 當您的團隊成員在咖啡店、機場甚至共享或不安全的網路連線的共同工作空間工作時，風險就會增加。

您必須確保遵守資料保護法規，這可能很複雜且（在某些情況下）難以監督。

解決方案

• 實施強大的加密、VPN 和防火牆：使用網路安全軟體和最佳實務來保護公司的資訊。
• 進行網路安全意識和最佳實踐培訓：對您的團隊進行有關他們應遵守的安全最佳實踐的教育，包括使用複雜的密碼和雙重認證。
• 強制執行強密碼和定期更新密碼的策略：建立特定的、記錄在案的密碼要求，包括員工必須多久更新一次密碼。 全年在需要更改密碼時發送通知和提醒。
• 根據需要限制對敏感資訊的存取：並非每個團隊成員都需要了解每個公司機密。 對需要了解的資訊的存取應保持在最低限度。
• 使用具有一流通訊安全功能的平台：Nextiva 提供端對端加密、單一登入和工具來維護行業標準和法規。

9. 提供專業發展和職涯發展機會

不幸的是，遠距工作者常常覺得他們的成就對管理階層來說不太明顯。 而且，在某些情況下，他們可能是對的； 如果管理階層沒有親眼目睹員工的辛勤工作，他們可能會忽視具有潛力的員工。

非正式交流和指導的機會也較少。

所有這些障礙可能會使遠距工作者更難獲得晉升和其他職業發展機會。

解決方案

為了促進遠距工作者的職涯成長和專業發展，請嘗試以下解決方案：

• 提供線上課程和研討會以提高技能：提供技能發展的易於訪問且免費的資源可以幫助您追蹤哪些員工希望在職業生涯中成長，並為他們提供這樣做的機會。
• 將遠距員工與導師配對以獲得指導：導師計畫通常受到希望在公司成長的員工的歡迎，導師的指導可以提高他們的工作品質。
• 提供建設性的回饋和職涯發展建議：管理者應該在每位員工的職涯發展中發揮積極作用。 不僅為他們當前的角色提供鼓勵和回饋，而且為他們在公司中的整體地位提供鼓勵和回饋，這都是非常寶貴的。
• 確保遠距工作者被考慮晉升：即使某個職位需要遠距工作者更頻繁地在辦公室，也要確保他們有興趣面試的機會。

10.學習新技術

遠距工作通常意味著嚴重依賴新技術來促進協作和專案管理，這意味著學習如何使用該技術。

在採用新技術方面，團隊成員的舒適度和技能水平各不相同。 另外值得考慮的是，並非所有員工都能存取穩定的高速網路。

雖然實施新技術是遠距工作不可避免的一部分，但選擇滿足您的需求並且足夠直觀以便每個人都可以學習如何駕馭它的技術非常重要。

解決方案

為了促進新技術的採用，請使用以下解決方案：

• 為必要的設備提供經濟援助：支付員工的高速網路或升級電腦的費用可能會影響員工是否可以遠端工作。
• 擁有一個可存取且反應迅速的 IT 幫助台：讓團隊成員在出現 IT 問題時致力於幫助您的員工可以保持團隊的工作效率。 IT 幫助台團隊成員應該能夠解決電腦硬體和團隊使用的技術等問題。
• 確保員工的技術設定（硬體和軟體）是最新的且功能齊全：您可以根據需要分發硬體和軟體，或在員工需要升級設備時提供津貼或報銷。
• 提供所有工具的全面培訓和入職培訓：每當採用新工具時，請確保整個團隊了解如何導航和使用該軟體。 理想情況下，提供可以隨時存取的培訓影片。

與 Nextiva 一起應對您的挑戰

Nextiva 的一體化平台非常適合遠端工作，提供統一的通訊功能，包括視訊會議、電話會議、簡訊等。

溝通平台的多樣性可以幫助您的團隊有效溝通並在正確的時間使用正確的媒介。 例如，視訊通話可以幫助消除誤解，並且是歡樂時光或旨在保持團隊聯繫並減少孤立的團隊建立會議的絕佳解決方案。

即時訊息、聊天和文件共享功能可以使協作變得輕鬆，並減少團隊溝通中的誤解或延遲。

可自訂的狀態和語音郵件到電子郵件功能尊重個人時間，減少持續在線的需要，並讓您的團隊在選擇工作時隨時了解最新情況。

Nextiva 的所有通訊功能均達到並超過業界標準，以確保安全和私密的資料處理。 您可以相信您的團隊可以安全有效地進行溝通。

準備好應對遠距工作挑戰了嗎？ 了解 Nextiva 如何簡化成長型企業的遠距工作。