遠程辦公電話系統：功能、成本和優勢

COVID-19 大流行迫使許多企業遠程工作。 正如我們發現的那樣，許多員工根本不需要在辦公樓內工作即可提高工作效率——但他們確實需要合適的設備來高效完成工作。

現在，在求職者的環境中，許多潛在員工想知道您是否有在家工作的福利。 迅速適應市場變化的公司往往表現優於那些不適應的公司。 那麼，您可以做些什麼來讓您的團隊準備好在家工作呢？ 一種解決方案是採用遠程辦公電話系統，以便您的團隊可以在任何地方進行通信。

我們最近的商業溝通調查顯示，超過38% 的公司擁有遠程工作的團隊成員，對於那些不親自到辦公室的人來說，他們更傾向於通過電子郵件或電話與老闆溝通。

因此，是時候為他們提供他們想要的東西了——一部可以從任何地方訪問的商務電話。 是時候為您的團隊配備遠程辦公電話系統了。

讓我們深入了解遠程辦公電話系統的顯著功能、成本和引人注目的好處：

• 遠程電話系統的必備功能
• 遠程電話系統的成本
• 遠程電話系統的好處
  • 使用您的辦公室電話號碼在家工作
  • 與客戶和同事保持聯繫
  • 每個人共享一個辦公電話系統
  • 隨時可用
  • 語音和視頻會議
  • 保持井井有條和專注
  • 創建自定義、細粒度的用戶權限
  • 電話系統安全的免維護方法
  • 保護個人隱私
• 遠程辦公電話系統的未來

我應該在遠程辦公室電話系統中尋找什麼？ 12 個必備功能

遠程工作工具和策略在提高工作場所的靈活性方面發揮著重要作用。 創建遠程辦公電話系統的最佳方法是從高質量的 VoIP 電話系統開始。

VoIP 電話系統為用戶提供了曾經為高級呼叫中心保留的功能。 這些功能現在是大多數現代辦公電話系統的標準配置。

以下是您在選擇遠程辦公電話系統時應該尋找的 12 項必備 VoIP 功能：

1. 自動呼叫分配-如果您運行任何類型的呼叫中心，例如客戶服務或客戶支持呼叫中心，自動呼叫分配 (ACD) 是您最好的朋友。 使用 ACD，您可以設置規則和標準，以便來電自動分配並定向到可用的分機或組。
2. 自動話務員- 第三方 VoIP 電話系統通過自動話務員使通話更加高效和專業。 虛擬助理通過菜單向來電者打招呼，並將他們路由到分機或本地號碼。
3. 來電顯示- 異地工作不應該涉及猜謎遊戲。 來電顯示讓遠程座席即使在他們遠離商務電話的情況下也能看到誰在打電話。
4. 呼叫轉移- 如果座席接到來電並且他們不在商務電話旁，他們可以在手機上接聽電話。 此功能和呼叫轉移使轉換快速無縫。
5. 呼叫排隊- 當您的團隊忙碌時，自動呼叫排隊使呼叫者處於等待狀態。 在通話量很大的情況下，此功能可降低來電者掛斷電話的機會。 如果您的電話系統收到大量呼叫，這是必須的。
6. 可視語音郵件- 標準語音郵件系統非常有用且簡單明了。 但是，管理語音郵件效率低下。 遠程辦公室電話系統可讓您的團隊在他們的計算機上收聽語音郵件消息，使用移動應用程序播放它們，并快速處理它們。
7. 語音信箱到電子郵件- 有什麼比語音信箱更有效？ 一個自動轉錄您的語音郵件並將其發送到您的收件箱的系統。 此功能可以節省您的團隊收聽語音郵件的時間並縮短您的響應時間。 就像電子郵件一樣，它們也可以被轉發。
8. 語音郵件轉發- 有時是小事極大地提高了注意力。 考慮一個典型的場景——團隊成員接到電話但不能立即接聽。 使用此功能將消息轉發給隊友，以便您可以專注於您的項目。
9. 高級呼叫管理- 您的員工可能並不都在同一個屋簷下，但您仍然可以更有效地進行管理。 借助 VoIP，您可以獲得更強大的呼叫功能，例如 N-Way 呼叫、會議橋接和同時響鈴。 所有這些都可以定制以滿足您辦公室的需求。
10. 呼叫分析——基於雲的辦公系統非常適合聚合大量數據。 您的通話高峰時間是什麼時候？ 呼叫來自哪裡？ 跟踪個人和團隊的表現有助於您更好地為客戶服務。 呼叫分析在易於閱讀的儀表板中提供客觀報告。 您甚至可以與您的團隊一起顯示指標和 KPI 。
11. 通話錄音- 實施自動和按需通話錄音來指導您的銷售和支持團隊。 企業領導者讚賞增加的責任感。 由於電話記錄在雲端，因此您永遠不需要任何額外的設備或電線。
12. 移動應用程序- 通過為您的員工提供功能齊全的移動應用程序，超越典型的辦公環境。 對於遠程團隊，他們絕不會錯過連接到同一個商務電話系統的 iPhone 或 Android 應用程序。

遠程電話系統的成本是多少？

這是一個公平的問題——您將在遠程辦公電話系統上花費多少？

價格各不相同（取決於您需要的功能，每條線路的成本可能低於 20 美元），但它幾乎總是比固定電話設置便宜。 有幾個原因。

首先，您不受昂貴硬件的束縛。 稱為軟件電話的無硬件計算機應用程序是遠程電話的最佳選擇。 更換桌面電話可幫助企業節省大量成本。 您的遠程員工可以在 Android 和 Apple 手機上下載軟件電話應用程序，以及用於 Mac 和 Windows 計算機的桌面程序。

其次，它的功能豐富。 遠程電話系統提供比傳統電話線更多的電話功能。 由於大多數這些功能通常都包含在一個統一費率中，因此您不會受到意外費用的打擊。

第三，將新的電話線路添加到您的遠程辦公室電話系統會更快、更經濟。 您無需為傳統的 PBX 系統安裝額外的電話線和接線。 只需單擊幾下即可添加更多 VoIP 線路。

最後，與按月付款相比，您可以通過年度協議節省更多。

在成本方面，支持 VoIP 的遠程辦公電話系統是您最好的投資。 但是好處呢？ 它與傳統電話系統相比如何？

遠程電話系統有什麼好處？

遠程訪問意味著靈活性，而靈活性是一流客戶服務的關鍵。 畢竟，有多少客戶，就有多少客戶的需求。 您擁有的資源越多，您的員工就越能更好地滿足這些需求。

以下是您的企業可以從獲得遠程辦公室電話系統中獲得的最大好處：

1. 使用您的辦公室電話號碼在家工作。

想知道如何在家中使用辦公電話嗎？ VoIP 和遠程辦公電話系統是您需要的解決方案。 現在，您不再需要在辦公桌前接聽電話，VoIP 電話線可以在您有互聯網的任何地方接聽和接聽電話。 無需從您的桌面電話轉接呼叫，您可以從應用程序接聽電話並在任何有互聯網的地方工作，也就是說。

2. 與客戶和同事保持聯繫

當您離開辦公室時，幾乎就像您請了病假一樣。 當您不被發現時，您的團隊和客戶很難聯繫到您。 遠程電話系統可讓您的團隊在任何工作地點保持在線和訪問。

為了實現更大的連接性，雲電話系統包含一個託管目錄和地址簿，因此保持聯繫並不容易。

3. 人人共享一個辦公電話系統

在家工作時，與團隊其他成員溝通可能會很麻煩。 使用旨在支持遠程員工的遠程辦公電話系統，您將不會遇到這個問題。

當時間和金錢岌岌可危時，您不想追踪個人手機。 使用一個 VoIP 電話系統，呼叫轉移可讓您的團隊在辦公室內外保持聯繫。

虛擬 PBX 系統還提供本地和免費電話號碼。 PBX 系統讓員工可以通過使用他們的辦公室分機來保持訪問。

4. 移動可用性

在家工作與在辦公室工作有很大不同。 遠程工作人員通常可以更好地控制他們的日程安排，尤其是在他們出差時。

這裡的普遍好處是，如果員工不在辦公室，辦公室電話系統永遠不會犧牲功能。 借助可靠的商務電話應用程序，員工可以從任何計算機或智能手機訪問他們的電話線。 所需要的只是互聯網連接——它甚至可以通過 Wi-Fi 正常工作。

遠程員工不應該在旅途中冒著錯過重要電話的風險。 移動性通過確保代理在每台設備上的可靠性來增強您的業務。

5. 語音和視頻會議

溝通是每個成功團隊的核心。 從財富 500 強到海豹突擊隊。 建立定期的節奏和對團隊溝通的信任是他們成功的原因。

你不能把談話留給解釋。 通過視頻的力量與您的團隊進行現場交流並進行現場演示是非常寶貴的。 它允許快速澄清和表達語氣和細微差別。 它甚至可以增強您的遠程團隊的整體實力。

如果您發現辦公室的成員在不同的應用程序之間跳來跳去進行交談，那麼通信危機的時機已經成熟。 為了保持專注，限製完成簡單任務所需的移動次數，例如與團隊聊天時。

遠程辦公室電話系統提供統一通信，可以輕鬆在語音、視頻、聊天和電子郵件之間切換。 無論情況如何，您的團隊都會被覆蓋。

尋找提供一對一視頻聊天和屏幕共享的視頻功能。 這些功能補充了經理及其報告共享的日常例程。 Skype 或 Google Hangouts 等個人應用程序不適合商務。

歸根結底，您不想要不確定性。 視頻會議是演示、推銷或產品演示的理想選擇。

6. 保持井井有條和專注

您知道云電話系統有助於維持高效的工作環境嗎？ 這是辦公室的無名英雄。 對於遠程團隊，您的電話系統需要在那裡幫助他們保持井井有條並保持高效。

通過始終更新的公司目錄，員工可以找到彼此並進行對話。 這節省了解決客戶問題的時間，並邀請了更直接的溝通。

同樣，當需要集中精力時，您的電話系統會管理您的在線狀態，以告訴其他人您正在開會、離開或只是離線。

無論哪種方式，您都需要一個易於使用且從一開始就被廣泛採用的電話系統。

7. 創建自定義、細粒度的用戶權限

您如何保護公司的電話系統免受內部錯誤或濫用？ 使用零信任模型，您可以根據需要分配權限以選擇 VoIP 功能。

用戶和特定位置的權限使組織可以控制誰管理系統設置。 這些安全設置使您可以保持對通信功能的訪問，而不會使您的業務連續性面臨風險。

知道他們的電話系統託管在雲中，IT 領導者可以輕鬆一點，使其能夠抵禦自然災害甚至破壞。

8. 電話系統安全的免維護方法

了解 VoIP 提供商如何控制和維護電話系統的所有安全協議至關重要。 這個概念意味著您的公司不需要維護安全基礎設施。

由於您的電話系統使用 VoIP，這意味著它也使用 SIP 來建立每個電話呼叫和消息。 就像網站如何保護用戶和服務器之間的所有流量一樣，您的電話系統可以提供相同的功能。

功能強大的遠程辦公電話系統可讓您在用戶之間激活增強的通話安全性。 它不會導致額外的延遲，您可以放心，其他人無法竊聽對話。 由於傳輸層安全性 ( TLS ) 和安全實時傳輸協議 (SRTP)，呼叫加密成為可能。

聯繫您的VoIP 提供商以確認他們對您公司的安全設置。

9. 保護個人隱私

甚至現場工作人員也會與辦公室外的客戶和同事進行交流。 發生這種情況時，他們經常使用個人聯繫信息進行商務通話。

不幸的是，這也會通過貴公司無法管理的通信渠道邀請不必要的聯繫。 當涉及到他們的個人手機號碼時，人們非常保護。

從商業角度來看，這些情況會嚴重損害信譽。 通過個人手機或家庭電話號碼聯繫客戶是不專業的。

基於雲的 VoIP 系統將企業電話號碼和個人號碼分開。

從家庭或個人計算機訪問您的電子郵件非常簡單。 為什麼您的商務電話系統不應該同樣靈活？ 最好記錄並記錄您的所有業務通信以供日後參考。

相關：在家工作與在辦公室工作的優缺點

如何設置遠程辦公電話系統

1. 測試您的互聯網連接以確保它可以支持所有 VoIP 功能。

首先，您應該有一個可以支持您感興趣的所有 VoIP 功能的 Internet 連接。一般的經驗法則是，您需要每行大約 100 kbps 的上傳和下載速度。

進行此VoIP 速度測試，看看您的互聯網連接是否已準備好處理 VoIP。

2. 選擇 VoIP 提供商和計劃。

當然，我們希望您選擇我們 — Nextiva — 作為您的 VoIP 服務提供商，但您應該選擇具有您業務所需功能的提供商。

首先，考慮對您的業務最重要的VoIP 功能。 了解您的首選功能列表將幫助您縮小業務的最佳供應商範圍。

3. 獲取業務電話號碼。

如果您已經有一個商務電話號碼，許多 VoIP 提供商可以在設置您的遠程辦公電話系統時使用您現有的電話號碼。

如果您還沒有商務電話號碼，許多 VoIP 提供商會在您的套餐中包含一個電話號碼。 要獲得商務電話號碼，您只需要知道您想要什麼類型的號碼 - 本地號碼、免費電話號碼、虛榮號碼或虛擬號碼。

4. 設置您的遠程辦公電話。

有了提供商和硬件後，就可以在辦公室完成設置了。 具體步驟取決於硬件和員工人數。 查看 Nextiva 的這段視頻，了解所有詳細信息。

遠程辦公電話系統的未來

隨著員工變得與位置無關，公司的電話系統也將如此。 企業領導者將看到基於雲的電話系統的成熟優勢。

公司已經意識到雲的好處。 數以百萬計的企業使用 Google 和 Office 365 發送和接收電子郵件，從而使他們免於維護昂貴的服務器。

遷移到遠程辦公室電話系統是下一個重大舉措。

企業將繼續發展他們的技術和平台來支持他們的員工。 Upwork項目表明，到 2028 年，近四分之三的雇主將擁有一個遠程團隊。

這種戲劇性變化的一個例子是傳真機。 曾經被認為是典型辦公室的必備品，現在已經很少見了。 今天，您可以像使用電子郵件一樣使用在線傳真服務發送和接收傳真。 在線傳真為企業節省了笨重的硬件、碳粉，並改善了內部工作流程。

保持電信的多功能性有助於企業為不可預見的情況做好準備。 將您的電話系統遷移到雲端將幫助您的組織進行創新並抵禦市場的任何變化。