8 個遠程協作技巧，可最大限度地提高工作效率

對於員工來說，遠程協作是新常態。 但是許多組織都在努力達到遠程之前的生產力水平。

這是預期的。 當員工習慣於面對面的會議，或者只是順便拜訪另一個辦公桌討論問題時，即使是小任務也會膨脹成長長的電子郵件鏈、錯過最後期限以及在需要遠程協作時忘記即時消息。

但它不需要是這樣的。 這裡有 8 個技巧可幫助您改進遠程協作。

8 遠程協作技巧

1.減少親和距離

對於任何人來說，距離都會讓人感到孤立，但對於遠程團隊成員來說尤其如此。 除了物理距離之外，團隊還必須克服其他兩種類型才能高效工作：

• 操作距離（團隊規模、帶寬和技能水平）
• 親和距離（價值觀、信任和相互依賴）

根據 Erica Dhawan 和 Tomas Chamorro-Premuzic 的一篇 HBR 文章，遠程團隊受親和力距離的影響最大。 如果沒有一致的面對面互動和團隊合作來建立信任，遠程員工可能會感覺不像是團隊的一員，而更像是與電子郵件頭像互動的人。 缺乏肢體語言、模棱兩可的文本以及工作和家庭之間不斷縮小的界限都對遠程協作構成了威脅。

但即使你不能消除親和距離，Dhawan 和 Chamorro-Premuzic 建議有一些簡單的方法可以減少它：

嘗試將大多數遠程通信切換為常規視頻通話，與電子郵件或語音通話相比，視頻通話是建立融洽關係和培養同理心的更好方式。 並設計虛擬團隊建設儀式，讓人們定期互動並在行動中體驗他們的協作技能。

視頻聊天很容易融入您的溝通渠道。 至於團隊建設，有很多以主題日或有趣的練習為中心的虛擬聚會的想法。

你越努力克服遠程工作固有的孤立性，親和距離對你的團隊的負面影響就越小。

2. 設定界限並遵守

對於遠程團隊，工作幾乎從不在上午 9 點開始或在下午 5 點結束，即使以前在辦公室也是如此。 當您的生活空間與您的工作空間相同時，界限並不明顯，但設置它們至關重要。 Dhawan 和 Chamorro-Premuzic 提出了兩個場景來說明原因：

晚上 10 點，一位公司律師收到一位同事的短信，他想知道（這不是第一次）在特定時間後是否有關於與工作相關的短信的協議。

在一頓漫長而流暢的客戶晚餐後，一位廣告主管打開了他老闆發來的一封電子郵件，提醒他按時提交費用。 對這種微觀管理感到惱火，他立即以未經審查的想法做出回應。

很容易看出為什麼這兩種交互都會讓遠程員工感到不安。 同樣容易理解的是，廣告主管的老闆無法知道他正在吃晚飯，公司律師的老闆可能會忘記時間，或者認為她所有的同事都是工作狂。

這就是為什麼邊界對於遠程團隊如此重要的原因。 它們減少了可能破壞團隊關係的假設和溝通不暢的可能性。 不出所料，FYI 的一項調查顯示，遠程工作者面臨的兩個最大問題與溝通和設定界限有關：

如何設置邊界

設置這些界限的兩種重要方法是溝通時間和類型：

• 時間：如果你在辦公室的工作時間是早上 9 點到下午 5 點，確保你的遠程團隊知道 5 點後的任何通信可能要到第二天早上 9 點才能得到答复。 即使這不是您在辦公室時的政策，但當遠程員工已經覺得他們一直在工作時，設置類似的東西也很重要。 它還將確保不會發生上述情況。
• 類型：如果同事發送電子郵件，您不會覺得必須立即回复。 另一方面，如果他們發送 Slack 消息，您可能會更快地做出響應。 無論我們是否認識到，通信類型都具有一定程度的緊迫性。

在我們日常使用的應用程序中，電子郵件的優先級最低，即時消息稍高，短信稍高，電話最高。 每個都應該相應地使用。 不要因為不緊急的事情而打電話，同樣，不要因為重要的事情而發電子郵件。

如果您是那種在多個平台上接觸的人，那麼這種溝通層次結構適合您。 短信和電話應留待緊急問題使用，不得濫用。 努力將所有業務通信保持在工作時間內，除非是非常重要的事情需要發短信或打電話。

當工作和家經常在同一個地方時，遠程員工需要時間和空間來關閉和充電，無論是獨自坐在沙發上還是與朋友一起在餐廳。 如果沒有明確的界限，遠程團隊將不知道工作何時結束，而管理人員也不知道他們何時越界了。

3. 及時應對故障

Microsoft Teams 崩潰，Hangouts 不支持屏幕共享，流氓轟炸你的 Zoom 會議……

我們都經歷過遠程協作工具的技術難題，所以現在，我們應該為它們做好準備。 儘管如此，一些遠程團隊還沒有。 解決這些問題通常需要在平台上摸索、切換到另一個平台、推遲其他預定的事件，甚至將它們暫停到以後的日期。

那麼你如何為他們計劃呢？ 根據組織行為專家鮑勃·薩頓 (Bob Sutton) 的說法，如果內容相似，您應該期望虛擬演示比面對面演示的持續時間長 25%。 換句話說，對於您希望會議持續的每一小時，運行時間增加 15 分鐘。 如果計劃為半小時，則預計需要 40 分鐘左右。 您不太可能發現自己雜亂無章或驚慌失措地即時糾正問題。

4. 使組織可以訪問數據

遠程協作的最大問題之一是距離本身會產生孤島。 當人們不在一個地方時，從他們那裡獲取信息就沒那麼容易了。

例如，如果你的設計師對電子郵件和 Slack 沒有反應，而你需要他們硬盤上的圖像文件，你就不能沿著大廳走到他們的辦公室。 你被迫等待。

當作者需要圖片來寫標題，開發人員需要線框來製作頁面，客戶正在等待經理批准成品時，很容易看出一個障礙如何拖慢整個項目顯著地。

為確保這種情況不會發生，信息應該在組織中自由流動。

• 將數據在線存儲在所有人都可以訪問的中央位置。
• 授予部門訪問相關文件和文件夾的權限。
• 在員工之間共享時間表，以便他們了解可用性。

儘管許多組織已經做出這些改變，但一些傳統組織已經能夠擺脫舊方式的影響。 但現在大多數人都在遠程工作，如果不優先考慮信息訪問，遠程協作肯定會受到影響。

5.不要吝嗇項目管理

管理遠程工作與管理面對面工作不同。 當您的團隊在辦公室時，您可能可以在沒有項目管理工具的情況下進行操作，但很快就會發現您不能進行遠程操作。

出於同樣的原因，遠程業務需要以可訪問的方式組織數據； 你不應該吝嗇項目管理軟件。 Trello 和 Asana 等工具通過讓成員負責並使管理人員能夠將項目組織成更小的​​單個任務來幫助團隊按時完成任務。 這些任務被詳細記錄並分配給特定的團隊成員：

如果上述示例中的團隊使用的是 Trello，則經理可以指定設計師在特定日期之前將其文件上傳到該軟件或 Dropbox 等文件共享平台。 這樣，一旦設計完成，設計師就會知道他的任務尚未完成，直到他將文件上傳到共享文件夾。 設計師可以將任務標記為完成，軟件會通知撰稿人開始為頁面撰寫標題。 該流程通過即時消息和更長的視頻通話最大限度地減少簽到，從而騰出時間專注於項目。

這聽起來可能很簡單，但以錯過最後期限而告終的障礙並不需要復雜的解決方案。 他們需要一個有組織的解決方案。 當每個遠程工作者都有自己的工具和工作流程、不同的時區時，任務管理解決方案是保持遠程團隊正常運轉的必要條件。

6. 投資遠程協作工具

自從開始在家工作以來，近三分之二的知識工作者增加了對協作工具的使用。 但為工作找到合適的協作軟件並不總是那麼容易。

例子

在需要深入、面對面會議的部門，投資 Zoom 等高性能視頻會議解決方案是有意義的。 對於那些更依賴內容的人，類似於谷歌文檔的允許評論和群組編輯的工具更有用。

但是，專注於設計的廣告部門又如何呢？在這些部門中，作家、設計師、開發人員、戰略家甚至經理都需要投入才能完成一個項目？

通常，頁面設計上的團隊協作可能意味著混亂的電子郵件鍊和標記的屏幕截圖。 不適用於 Instapage。

當您需要與團隊一起創建點擊後登錄頁面時，Instapage 協作解決方案允許每個成員實時在同一頁面上工作。 設計頁面元素、撰寫文案、編輯代碼、發表評論並提交給經理審批。 在此處詳細了解 Instapage 協作解決方案如何立即提高您的工作效率。

7.重新評估你的生產力標準

當前的遠程工作環境是一種沒有人為之做好準備的特殊現象的結果。 團隊沒有接受過遠程工作培訓，系統也沒有到位。 出於這個原因，認為遠程團隊的生產力將達到過渡前的水平是不現實的。 至少在短期內。

通過過度工作的團隊來彌補這種生產力差距將產生相反的預期效果。 更有可能發生的是你會耗盡他們的精力或創造一個充滿敵意的工作環境。 當前的生產力水平並不總是那麼容易提高。 經理最好重新評估他們當前的生產力衡量標準，並努力為遠程員工提供他們完成工作所需的支持。

8. 詢問你的員工他們需要你做什麼

遠程員工經理的期望與普通辦公室經理有很大不同。 作為一個以人為本的職位，經理可能難以過渡到一個孤立的環境，在這個環境中溝通不容易，而且很少面對面。

如果您發現自己領導著一個新的遠程團隊，但您不確定如何支持他們，那麼您能做的最糟糕的事情就是假裝您知道自己在做什麼，或者假設您知道您的員工想要什麼。 每個企業都是不同的。

一個人可能會從新軟件中獲益，而另一個人可能需要更嚴格的界限才能在工作日結束後重新充電。 不確切知道您的團隊需要什麼並沒有錯。 詢問他們總比將資源浪費在不會推動更好的遠程協作的解決方案上要好。

從 Instapage 獲取企業演示

支持遠程團隊的最有效方法之一是確保您擁有正確的遠程協作工具。 Instapage 內置了一個協作解決方案，可以打破由所有三種距離造成的孤島。 索取免費的企業演示，了解如何讓您的整個團隊在同一頁面上，以比以往更快的速度創建點擊後登錄頁面。