遠程管理：領導遠程團隊的深入指南

無論您是領導一個遠程團隊一段時間，還是只是考慮將您的團隊轉變為遠程安排，您可能已經註意到遠程工作已經變得多麼普遍。

事實上，研究表明，未來五年內，超過 4000 萬美國人極有可能轉向完全偏遠的環境。

因此，掌握領導遠程團隊細微差別的經理似乎很有可能茁壯成長。

但是，您可能已經意識到，在家工作的安排帶來了相當多的挑戰，尤其是對於需要：

• 組織，
• 管理，
• 監督，
• 執行，
• 溝通，和
• 報告進度。

而這一切都來自遠方……

儘管如此，還是有辦法避免讓遠程工作的挑戰充分利用你的管理風格——這正是這篇博文在這裡的原因。

從查看遠程管理人員面臨的一些最常見挑戰到列出所有策略，以幫助您避免遠程工作對團隊工作流程造成嚴重破壞——本遠程管理指南將幫助您在團隊中發揮出最好的一面，無論他們如何地點。

什麼是遠程管理？

遠程管理與常規管理非常相似，但有一個主要區別——包括經理和員工在內的整個團隊都在辦公室外工作。

在負責遠程團隊時，經理們通常依靠不同的工具來：

• 分配任務，
• 跟上他們團隊的進步，
• 確保團隊溝通和工作流程順利進行。

管理遠程團隊的 5 個挑戰

我們都已經意識到遠程工作會帶來一些挑戰。

但是，在管理遠程團隊的同時完成任務會給您帶來一整套挑戰，您需要日復一日地應對——從試圖促進團隊的進展到在緊急任務突然出現時無法聯繫到他們.

統計數據聽起來也不樂觀。 也就是說，對 4,000 名調查員的研究樣本表明，儘管多達 86% 的遠程員工感覺與他們的直接同事有聯繫，但只有14% 的人感覺與他們的總部有聯繫。

然而，這並不全是厄運和悲觀。

查明來自世界各地的大多數經理、首席執行官、首席營銷官、創始人、聯合創始人和其他遠程專業人士所面臨的確切挑戰，有助於為他們每個人制定可行的解決方案。

挑戰一：缺乏監督

對於員工和管理人員而言，遠程工作的最大問題之一是遠程監督問題。

經理們通常擔心員工是否足夠高效——甚至可能難以跟踪團隊的進度。

有時，他們可能會因為無法親自到團隊成員的辦公桌幫助完成任務和討論問題而感到不安。

員工也因無法與經理面對面協商而感到沮喪。

有時，他們也可能會因為證明自己的生產力而感到壓力，因此他們往往會更加努力地工作，冒著過度勞累的風險，從而導致職業倦怠等嚴重情況。

挑戰#2：通信響應時間延遲

遠程工作自然意味著您的所有通信都將被遠程處理。

然而，物理距離有時會帶來較慢的響應時間——因為即使是簡單的問題也需要通過遠程聊天軟件來處理。

更重要的是，信任問題可能會再次浮出水面，經理們會因為無法得到快速響應而感到沮喪。

此外，正如 Swipecast.com 營銷副總裁 Lauren Mendoza 所強調的那樣，在等待每個回复時很有可能會浪費時間：

“雖然我們知道有很多平台可以用來提高溝通效率，但有時時間是一個對我們不利的因素。 而且因為我們希望快速得到答案，有時等待消息或電話會佔用我們大量時間。”

根據 PEO compare 的人力資源經理 Nelson Sherwin 的說法，除了不耐煩之外，遠程通信延遲的最大問題是經理們自己：

“雖然遠程管理人員可能會與他們的員工談論一個很好的溝通遊戲，但很多人並沒有實踐他們所宣揚的內容。 要成功“遠程”，需要了解您正在與完全不同的野獸打交道。 在集中式辦公環境中理所當然的所有小交互都消失了。 唯一的交流方式是你設置和使用的。”

除了花時間選擇他們可以依賴的通信軟件外，遠程通信的管理人員還需要找到解決通信差距的方法並保持健康的工作流程。

挑戰#3：缺乏面對面的日常會議

在辦公室，你可能有定期的每週例會或每日站立會議。 但是，現在您將無法在幾分鐘內發送快速消息並將所有隊友召集到會議室。

自然，您的第一個解決方案是定期舉辦在線視頻會議。

然而，根據擁有 80 名員工的全遠程公司 Team Building 的首席執行官邁克爾·亞歷克西斯 (Michael Alexis) 的說法，即使是在線會議也可能對大型團隊造成問題：

“如果電話會議的人太多，就有可能無法聽到所有聲音。 這可能是由於技術滯後或一些與會者認為缺乏空間來分享他們的想法。”

此外，安排快速通話通常會給在不同時區工作的團隊帶來重大挑戰，這可能會進一步擴大遠程團隊成員之間的溝通差距。

挑戰#4：組織工作的困難

在切換到遠程設置時保留您的工作流程似乎是一項容易處理的任務。 一旦你離開了複印機的聲音，向健談的同事揮手告別，你可能看起來就要變成最有效率的自己了。

然而，一旦你設置了家庭辦公室，你可能需要弄清楚如何處理不同的家庭干擾——從尋求關注的寵物到進入你工作空間交談的伴侶、父母、兄弟姐妹或室友。

正如預期的那樣，您團隊中的許多人也可能會受到其他家庭干擾的誘惑，因為他們沒有因同事和經理的實際存在而負責。 而且，這種拖延的可能性增加會阻礙經理正確管理員工的能力，這會導致大量的非結構化工作和浪費時間。

挑戰#5：影響心理健康的隔離

儘管在接受調查的 2,118 名員工中，有 61% 的人將他們的遠程工作體驗描述為積極的，但 21% 的人將孤立和缺乏社交聯繫視為他們工作條件改變的最大缺點。

早在整個團隊幾乎每天都在辦公室的時候，每個人都可以在閒聊的氣氛中採摘果實。

但現在許多人可能不得不遠離他們職業生活的社交中心，孤立和孤獨占據了上風。

這個問題必然首先會影響性格外向的人，因為他們的天性，最好在與其他人在一起時為他們充電。 但是，最終，孤立和孤獨也開始影響中間性格者和內向者，儘管他們有更多“內在”的充電方式。

當然，如果這個問題沒有得到妥善解決，甚至可能導致人員流失率增加，同時團隊績效明顯下降。

成功遠程管理的 19 個技巧

您可能已經意識到，從邊到邊工作切換到遠程設置需要一種全新的管理方法。 但是，有時，領導者往往會忽略針對團隊成員日常挑戰的最簡單但最有效的解決方案，尤其是當他們有自己的任務要解決時。

因此，為了幫助您確保您的團隊在沒有親自在一起的情況下保持他們的聯繫和生產力水平，我們已經聯繫了專家以發現最佳的遠程管理策略。

提示＃1：忘記微觀管理

儘管可能很容易陷入監控團隊正在執行的每項任務的陷阱，但您可能需要重新考慮這個想法。

也就是說，研究表明，69% 的測量員考慮過因為微觀管理而改變工作，而 36% 的測量員實際上因此而改變了工作。

除了員工更有可能向不信任的氣氛揮手告別之外，審視員工做出的每一個小選擇甚至可能導致他們安靜地辭職——這意味著他們每天都會做最起碼的工作。

LetMeBank 的首席營銷官 Morgan Taylor 對此表示贊同，並暗示微觀管理永遠不是一條可行的路：

“最大的挑戰是確保每個人都在做他們應該做的事情，並在他們做的時候讓他們開心。 我發現讓人們做他們應該做的事情的最好方法就是退後一步，讓他們以最適合他們的方式做事。 由於他們都在自己的房子裡，有自己獨特的情況，他們通常會發現他們知道如何最好地適應他們所處的情況，而過於死板的程序實際上會導致更多的問題而不是解決的問題。”

因此，與其將精力浪費在對所有事項做出最終決定上，不如執行以下操作：

• 花一些時間研究建立工作場所信任的不同策略，
• 專注於提高您的代表團技能，
• 在分配任務之前嘗試設定明確的期望。

提示＃2：專注於建立問責制

與微觀管理不同——我們一關上辦公室就應該拋棄這種習慣——問責制是一種永不過時的美德。

The Word Counter 的創始人兼首席執行官 Kevin Miller 對此表示贊同，並強調在我們無法面對面監督團隊的時候建立問責制的重要性：

“創建簽到時間並分配明確的可交付成果對問責制非常有幫助。 我們在項目管理工具中分配了每項任務，以跟踪和組織事情。 我們還在太平洋標準時間上午 10 點舉行每日站立會議。 在這些會議中，我們討論了我們昨天做了什麼，我們今天在做什麼，並討論了我們遇到的任何問題。 我們所有的會議都是通過 Zoom 進行的，這也有助於讓每個人都承擔責任。”

研究支持這樣一種說法，即建立問責制是提高工作績效的關鍵。 也就是說，美國培訓與發展協會 (ASTD) 的一項研究發現，向某人承諾你會實現一個目標實際上會增加你做到這一點的機會到 65%。

提示 #3：使用關鍵績效指標 (KPI) 來跟踪目標

如果您在分配任務之前沒有花足夠的時間來設定清晰和可識別的目標，那麼您最終可能會得到不符合您期望的結果。

然而，如果你意識到定義精確目標的重要性，但沒有建立一個清晰的目標評估系統——你甚至可能最終不得不處理糟糕的表現和缺乏動力。

Atlanta House Buyers 的所有者 Shawn Breyer 建議實施可量化的指標來確定人們的工作進展情況：

“通過跟踪他們的關鍵績效指標 (KPI)來讓他們負責，讓我們的團隊適應遠程工作變得更加容易。 每週，我們都會召開一次完整的團隊會議，審查每個成員的 KPI。 在查看列表時，我們會詢問每個成員是否達到了他們的目標。 答案應該是“是”或“否”，無需解釋。 如果所有團隊成員都沒有達到某個目標的趨勢，那麼我們將討論需要提供哪些資源，以便他們在家工作時能夠實現目標。”

自然，當您確保員工熟悉評估和跟踪其進度的系統時，保持他們的動力並引導他們走向成功會容易得多。

提示 #4：使用應用程序來跟踪團隊的進度

缺乏面對面的互動通常會導致管理者質疑他們的團隊成員是否在工作時間內完成分配的任務。

有時，他們甚至可能缺乏跟踪團隊進度的能力，這可能會引發更多問題並增加轉向微觀管理的機會。

儘管如此，儘管地理距離遙遠，但仍有一些方法可以跟踪團隊的工作流程。

如果您對某些團隊成員夜以繼日地工作的想法感到困擾，那麼尋找一個可以讓您分析團隊生產力的時間跟踪應用程序可能是一個很好的起點。

通過鼓勵您的團隊跟踪他們的工作時間，您將能夠根據跟踪的時間生成報告，並通過瀏覽應用程序的“儀表板”部分立即查看您的團隊成員當前正在做什麼。

要遠程管理您的團隊和項目，您可以使用項目管理工具來跟踪您的任務和項目的狀態，並始終與團隊的進度保持同步。

提示＃5：理解和耐心

如果您的遠程團隊成員沒有立即回复您的團隊聊天消息，通常情況下，這無需擔心。

在等待回复時，請耐心等待並專注於日程安排中的其他優先任務。

如果延遲時間較長，並且您期待進度報告或其他類型的重要答案，那麼您的遠程員工很可能會為延遲提供適當的解釋，即使您沒有詢問。

畢竟，研究表明，高信任度的組織在實施戰略方面比低信任度的組織更成功。 此外，那些覺得你信任他們的員工可能會努力證明這種信任是合理的，並努力盡快做出回應。

提示＃6：易於到達

為了使遠程通信蓬勃發展，Nelson Sherwin 認為，與傳統辦公室相比，經理們需要加強他們的工作：

“經理需要確保，真正確保團隊成員安裝並積極參與所有不同的溝通模式。 但這是容易的部分。 對於同一位經理來說，更難的是讓他或她自己能夠回答整個工作日中出現的任何問題。 這意味著通知會整天出現在您的屏幕上，並且願意並且能夠在合理的時間範圍內跳到網上並處理問題。 否則，員工會停止詢問，開始退出，然後你的士氣就會出現問題。”

Ama La Vida 的 CEO 兼聯合創始人 Nicole Wood 除了讓您輕鬆聯繫到自己之外，還強調讓您的團隊知道您很容易被聯繫到的重要性：

“清楚地與您的團隊成員溝通，他們不需要等待正式的一對一來向您提出問題。 比以往任何時候都更有意識地進行一對一的討論，包括士氣、個人承諾、工作進度以及如何在這種環境中更好地協作。”

為確保您的團隊成員收到您隨時為他們解決問題的信息，請從每月專門花一天時間進行非正式的一對一會議開始。

通過為您的團隊分配一部分時間，您將：

• 顯著提高團隊士氣，
• 確保員工保留，以及
• 加強與團隊成員的聯繫。

提示 #7：培訓您的經理進行遠程通信

一旦您將所有團隊溝通轉移到在線平台，您就會增加每個人成為犧牲品的機會

• 誤解，
• 溝通不暢，
• 通訊故障。

但是，為了避免距離您的團隊的最佳信息，請以身作則。

也就是說，WikiLawn 的運營總監 Jennifer Walden 強調了培訓經理進行遠程通信並讓他們與向他們報告的人建立良好關係的重要性：

“他們不時地拍攝他們的報告和電子郵件是不夠的。 他們必須通過文字聊天或最好通過語音或視頻會議保持聯繫。 盡快開始培訓管理人員，讓他們培訓下屬使用該設備。”

隨著管理層努力將虛擬通信工具整合到他們的工作流程中，從實體辦公室切換到虛擬辦公室變得不那麼困難了。 您的團隊可能更願意適應新的工作條件。

提示 #8：趕時間時，參加視頻會議

如果您仍然不習慣在團隊聊天應用程序中等待回复，您可以隨時選擇快速視頻通話來加快處理速度。

Lauren Mendoza 建議視頻會議可以很好地解決我們通常在等待文本回复時浪費的時間：

“每次會議，所有團隊都聚集在一起，提出盡可能多的問題並消除所有疑慮，讓你的頭腦清楚、直接地了解你工作中的以下步驟。 這樣，您將減少使用電子郵件所需的時間。”

但是，請注意不要過度使用視頻通話選項。 Zoom 疲勞仍然是一個問題，它會對團隊成員的能量水平和他們全天專注的能力產生很大影響。

提示 #9：充分利用您的在線會議工具

在談到如何最好地解決有太多人進行最佳視頻會議的問題時，邁克爾·亞歷克西斯建議利用流行的在線會議系統中提供的一項強大功能：

“要在大型會議中為所有與會者創造空間，請使用 Zoom 的“分組討論室”。 在虛擬分組會議室中，會議主持人可以將人們分成小組討論特定主題，然後將他們召集回來與更大的小組分享他們的想法。”

許多會議工具還帶有語音通話選項，可以減少大多數遠程員工每天因必須參加虛擬會議而不得不參加虛擬會議而導致的認知超負荷和眼睛疲勞。

提示 #10：為在線會議定義明確的規則

制定視頻會議的基本規則是保持員工士氣高漲的關鍵。

如果沒有在線會議禮儀，一些團隊成員可能會在在線對話的任何時候隨意打斷。 發生這種情況時，團隊的其他成員很可能沒有機會發表意見，甚至可能會在電話會議結束時感覺他們的意見可能沒有得到足夠的重視。

The Slumber Yard 的前首席運營官 Matthew Ross 相信為視頻會議制定明確的規則：

“我們要求我們的員工使用聊天功能首先說明他們有問題或陳述，而不是直接脫口而出。 當多名員工進行視頻通話時，如果每個人都只是互相交談，那將是一場噩夢。 通過遵循我們的指導方針，我們確保通話以結構化和有組織的方式進行。 我們還讓員工在某人發言後等待整整兩秒鐘，然後再加入。這使視頻會議軟件有時間趕上。 我注意到，如果每個人都立即開始講話，系統中的延遲會造成忙碌且毫無效率的通話。”

儘管您可能不需要編寫有關視頻會議禮儀的規則手冊，但設定明確的界限將為健康的遠程工作環境奠定基礎。

提示 #11：調整您的工作流程以在線工作

既然我們已經告別敲開同事辦公室的門問一個簡單的問題，那麼我們應該充分利用我們的工具來確保我們的工作仍然順利進行是很自然的。

Jennifer Walden 建議創建一個簡化的在線系統來幫助團隊協作以及接收和發送文件：

“如果你需要版本控制，一定要花時間獲得一個可操作的 SVN。 否則使用雲。 G-Suite 適用於很多公司，這就是我們使用的。 然後，您可以通過 Google Hangouts（通過 G-Suite 集成）、Zoom 或其他一些允許屏幕共享和註釋的軟件與打開的文件進行通信。”

大多數協作工具可讓您接收實時通知、與團隊聊天以及分配任務。 這有助於輕鬆管理您的工作流程，因為它們附帶的選項專為分散的團隊設計。

提示 #12：實施每日簽到系統

實施每日簽到系統不僅對於創建透明的工作環境至關重要 - 它也有利於獲得員工反饋並相應地重組您的工作流程。

Matthew Ross 建議電子郵件可以幫助您實施每日簽到系統：

“我強烈建議遠程管理人員與個人實施每日簽到系統。 讓該人向您發送一封電子郵件，詳細說明他或她當天的工作內容以及他們將如何分配時間。 這樣，您就可以輕鬆介入並提供建議或告訴他們繼續執行新任務，以確保他們不會浪費時間。 歸根結底，管理人員在與遠程員工打交道時需要主動而不是被動，以確保他們繼續以有效的方式前進。”

通過努力與您的團隊保持聯繫，您還可以在潛在問題出現時立即解決它們，並讓您的團隊知道您在場，儘管距離很遠，所以他們可以向您尋求幫助。

提示 #13：提前簡化遠程工作

Clairly Creative International 的首席商業顧問 Clair Kim 曾幫助 250 多家組織改善運營，他建議從一開始就考慮簡化各種遠程工作流程：

“從“團隊信使的溝通指南”、項目管理流程、知識管理文檔的頻繁審查期、自動簽到和周轉標準，我們確保我們的溝通方式和管理每項任務的方式完全簡化。 這可以解決大部分問題！”

此外，在歡迎新團隊成員時，簡化遠程團隊的工作流程特別有用。 當您制定明確概述的計劃和流程時，您可以加快入職流程並幫助新員工更快地融入團隊。

提示＃14：堅持你的辦公室日程

當切換到遠程設置時，習慣了經理動手方式的員工可能會缺乏正確組織工作的能力。

為了幫助他們解決這個問題，Jennifer Walden 建議至少保留一部分舊的、受辦公室啟發的工作程序：

“嘗試延續舊的慣例——相同的會議時間、相同的截止日期結構等——以減少這個問題的影響。”

由於遠程工作的性質，您的團隊成員的辦公室日常工作通常需要重新調整。 但是，嘗試在新環境中保持舊習慣將有助於您的團隊做同樣的事情。

由於科學表明我們的習慣高度依賴於環境，當你為你的團隊提供與他們在辦公室習慣的工作條件相似的工作條件時，他們更有可能保持他們的生產力水平，儘管發生了變化.

提示 #15：幫助您的團隊避免在家中分心

為了增加您的員工正確組織工作的機會，他們應該嘗試在結構良好的工作環境中這樣做。

為了幫助他們實現這一目標，您可以推荐一些建議：

• 設置專用工作站。 有些人根本沒有單獨的備用房間（儘管這是理想的）來執行所有在家工作的任務。 然而，每個人都可以用一張小而堅固的桌子和一把椅子即興創作一個“辦公室角落”。
• 我將自己與背景噪音隔離開來。 員工只需戴上耳機（降噪耳機是理想的，但普通耳機就可以了），打開在線噪音發生器，選擇一些適合生產力的音樂，然後專注於工作。
• 使用網站攔截器。 社交媒體平台可能是在家組織工作的強大敵人（它們只是冰山一角）。 因此，您可以向您的員工推薦網站攔截器，以幫助他們在工作時間遠離在線乾擾，並讓他們專注於工作。

提示 #16：作為一個團隊進行在線社交

員工可以建立聯繫並建立有意義的聯繫的積極工作文化對他們的信任和工作績效產生積極影響，這已經不是什麼秘密了。 儘管如此，在遠程環境中保持連接仍需要仔細規劃。

Talk Travel App 的 CEO Saurabh Jindal 建議每隔一段時間在網上聚會：

“試著定期和你的同事通電話，討論工作之外的事情，以增加團隊凝聚力。 我們定期舉辦團隊午餐會和共享屏幕的會議，並歡迎其他人進入我們的工作站和日常生活。 這些通常是愉快的時刻，它們有助於打破僵局並建立良好的團隊文化。”

Prezi 的全球營銷總監 Spencer Waldron 建議為此類在線聚會帶來創意：

“無論您是與朋友聯繫，還是與同事聯繫，都可以使用視頻工具來幫助使您的內容具有互動性，並找到與人聯繫的新的、創造性的方式。 例如，您可以通過舉辦主題問答之夜或酒吧測驗、虛擬讀書俱樂部或諸如“兩個真理和一個謊言”之類的遊戲來做到這一點。 與同事建立輕鬆的聯繫有助於加強團隊的聯繫，並可以提高他們的整體效率。”

培養工作關係的過程，特別是如果它意味著一起玩得開心，是員工目標感的關鍵。 因此，開發涉及虛擬團隊合作遊戲或聚在一起聊天的團隊儀式絕不是一個壞主意。

提示 #17：鼓勵一對一的社交

也許“飲水機談話”這句話聽起來像是陳詞濫調，但是，如果在切換到遠程工作後沒有選擇進行閒聊，您的團隊成員可能會覺得他們錯過了重要信息——尤其是因為這種情況並不少見一個小小的談話變成一個嚴肅的工作討論。

Spencer Waldron 還強調了在家工作時促進這種社交活動的重要性：

“在預定的團隊會議之外，努力與您的同事建立聯繫非常重要，就像您通常在辦公室環境中所做的那樣。 在 Prezi，不同的團隊都有一個開放的視頻會議室，用作虛擬大廳，任何人都可以在那裡與某人會面，或者只是在午餐或其他休息時間訪問與同事聯繫。 安排虛擬咖啡聊天或飲水機休息時間與您的同事聯繫或討論與工作無關的話題是幫助加強團隊聯繫的好方法。”

經理們通常會投入更多的精力來幫助新員工進行社交活動。 但是，開發一個可以為整個團隊工作的工作夥伴系統是開始鼓勵您的團隊建立更多聯繫的好方法。

提示 #18：向您的團隊表明您在乎

對人們在家工作時的表現表現出興趣，而不是只關注他們正在做的事情，這是緩解孤立感的關鍵。

SaveMyCent 的聯合創始人最近不得不將整個團隊轉變為遠程工作，Milos Djordjevic 分享了他對讓您的團隊知道您關心的重要性的看法：

“我介紹的其中一件事是定期早上入住。 我們都在 Zoom 上開會半個小時，這次會議與工作無關。 我盡量保持輕鬆的氛圍，真正與人交談，看看他們過得怎麼樣。 到目前為止，由於這些早晨的咖啡，我已經能夠識別出幾個問題。”

Spencer Waldron 補充說，您還應該在每次視頻會議期間觀察團隊成員之間的情況：

“這應該適用於虛擬會議和麵對面會議，但現在尤其重要。 通過與人簽到、測量房間並註意每個人的面部表情和肢體語言來開始通話。 誰沒有相機？ 也許有人度過了糟糕的一天，發生了爭執，或者在室內生活中掙扎——所有這些都會影響會議，所以要對看不見的東西保持敏感。”

由於創建健康的在家工作環境比建立遠程工作流程需要更多的努力，因此始終嘗試考慮人們的困難並採取相應行動至關重要。

提示 #19：自動化操作

改進遠程管理的最佳方法之一是盡可能簡化和自動化團隊的在家工作工作流程。

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

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總結：如有疑問，請諮詢遠程管理專家

要運行和管理您的遠程業務，您需要首先確定遠程業務管理概念帶來的挑戰 - 並考慮哪些挑戰可能對您的團隊和業務影響最大。

即使您在領導遠程團隊時遇到的挑戰似乎沒有可行的解決方案，但請確保許多專業人員正在處理類似的遠程工作問題。 仔細研究他們的經驗可以幫助您正確看待自己的遠程管理問題。

除了基於專家的提示之外，請嘗試使用專為幫助您簡化和自動化業務運營而設計的應用程序和工具。

這樣，您就可以為遠程工作給您帶來的任何挑戰做好準備。

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