如何寫一封溫柔的提醒郵件？ （步驟和示例）

無論您身處哪個專業領域，在當今快節奏的全球化世界中，一切都在朝著數字化方向發展。

如果涉及一種或另一種形式的電子郵件營銷，您可以從事任何業務，只要知道提醒是您需要考慮和處理的事情。

提醒郵件可以有效地將話題引回到您想要的地方，將幫助您將對話引導至特定方向，增加與消費者的互動和互動，並有助於建立持久的業務關係。

雖然溫和提醒郵件的概念看起來很簡單，但必須精心策劃。 通過這個，我們的意思是必須在它的寫作方式、語氣、用詞的選擇等方面進行深思熟慮。小細節大有幫助，因為在一天結束時，一封提醒郵件旨在說服讀者。

繼續閱讀此博客，了解您需要了解的有關製作溫和的提醒電子郵件的所有信息，我們精選了最佳技巧來幫助您完善提醒電子郵件。

什麼是提醒電子郵件以及何時應該寫一封？

提醒電子郵件是您發送給某人以請求他們採取行動的友好電子郵件。 它們是攜帶信息的電子郵件，這些信息可以傳達某一點，但不會產生難過的感覺。 他們天生專業高效，但同時又友善溫和。

這是一個簡單的例子，這樣你就更清楚了——如果你的客戶錯過了付款的最後期限，你發送的電子郵件溫和地提醒他們，甚至可能詢問你什麼時候可以期待付款，這就是所謂的提醒電子郵件。

發送提醒郵件有兩個主要目的——第一個是提示客戶以禮貌的方式更快地回复，第二個是它有助於重新建立溝通渠道，使您和人們能夠誰收到電子郵件以留在同一頁面上。

在許多情況下，需要一封溫和的提醒電子郵件，例如某些重要事件應該發生或某些事情應該發生但沒有發生的情況。 我們列出了一些需要發送提醒郵件的關鍵場景。

1.即將發生的重要事件

只是有些事件您不能冒被人遺忘的風險。 因此，發送提醒電子郵件是必要的。

2.延遲付款

這是顯而易見的。 當付款期限未到時，發送一個溫和的提醒是必須的。

3. 錯過工作截止日期

每個企業都有時間限制。 需要以禮貌的方式提醒員工錯過了工作截止日期。

4. 未決約定

無論是待定的工作面試還是申請，在這些情況下你都必鬚髮送一封溫和的提醒郵件。

5. 溝通失誤

每個人都在忙碌的日程中，很容易答應做某事而忘記去做。 我認為我們都為此感到內疚。 因此，發送一封溫和的提醒電子郵件以重新建立聯繫對您來說是一個很好的舉措。

現在您對提醒郵件有了一些了解，讓我們看看發送提醒郵件的合適時間吧！

發送溫和提醒電子郵件的合適時間是什麼時候？

確定發送提醒電子郵件的正確時間可能很棘手。 您不想過早發送它，因為您不想冒被視為專橫的風險。 這在很大程度上也取決於您通過電子郵件發送的內容。 是私人朋友嗎？ 是關於一個重要的事件嗎？ 或者可能錯過了工作截止日期？ 會不會是求職面試回調？ 主題的性質將決定時間範圍。

例如，如果錯過了工作截止日期，您可以在一個工作日內發送一封提醒郵件。 類似的情況是，如果錯過付款截止日期，則在截止日期後一個工作日發送一封提醒電子郵件是合適的。 如果你一直拖延，那麼這個人最終可能會忘記它。 然後在長時間後重新建立通信將更加困難。

但是，如果您打算跟進沒有指定具體截止日期的事情，最好多等一會——甚至一周。 尤其是在有幫助的情況下，過早發送提醒郵件會給人留下不好的印象。

對於求職面試的後續電子郵件，您必須記住，任何公司的招聘流程都無法迅速完成。 如果您可以等待至少一兩週（最好是 10-14 天），而不是急於發送一封溫和的提醒電子郵件，這將展示您的耐心以及對潛在雇主的時間和權威的尊重.

如果是為了某項活動（工作或個人），提前 2 個工作日的溫和提醒會讓接收者有足夠的時間為活動做好身心準備。

我們解釋的所有這些示例的要點是讓您了解適當的時間範圍，具體取決於電子郵件的性質。

由於您現在知道發送電子郵件提醒的適當時間，讓我們看看如何寫一個！ 沒有“完美”的溫和提醒電子郵件，但在起草提醒電子郵件時請牢記以下提示。

如何寫一封溫柔的提醒郵件？

1.適當的主題行

這將是收件人在打開您的提醒電子郵件之前看到的第一件事。 因此，選擇合適的主題行很重要。 添加主題行可確保收到您電子郵件的任何人都知道您不是垃圾郵件發送者。 尤其是在求職面試官甚至供應商不了解您並且不一定有您的聯繫信息的情況下。

如果您的提醒電子郵件是關於緊急事情，例如錯過工作截止日期或錯過付款，那麼主題行如“需要採取行動”或“需要回應”可以吸引註意力並說服人們打開您的提醒電子郵件。 如果是在提醒某人他們承諾要做的事情時，像“Following Up”這樣的短語是禮貌的。

2. 問候你的收件人

一封溫和的提醒郵件應該始終以問候您的收件人開始。 直接進入提醒是粗魯的，並且可能會讓讀者反感。 立即問候你的收件人會給提醒郵件一種友好的氛圍，並為郵件的其餘部分定下基調。

雖然決定如何問候您的收件人可能很困難，但您無需為此感到壓力。 如果主題與工作有關，那麼標準的“Mr.” 或“夫人” 是專業的； 如果是比較私人的話題，可以用“親愛的”之類的稱呼。 要設置隨意的語氣，您還可以使用“嗨”或“你好”等問候語。

3. 從友好的信息開始

在最初的問候之後，您應該始終以友好的信息開始您的溫和提醒電子郵件。 不要跑題； 最好是具體並參考與收件人相關的內容。 例如 – “我希望工作一切順利”或“祝賀您最近取得成功……”。

如果收件人為您做了一些好事或承諾會幫您一個忙，您可以通過感謝他們來開始您的提醒郵件。 這方面的一個例子是——“非常感謝你的貢獻……”或“感謝你對……的建議”。 如果您不知道您要向誰發送提醒電子郵件，那麼謹慎行事並用“我希望你今天/這週過得愉快”來問候也很好。

4.避免使用指責的語言

注意你的寫作方式，盡量不要使用指責性的詞語或任何暗示對方有過錯的詞語。 最好避免使用諸如“您的付款遲到……”或“您已經錯過了最後期限……”之類的字面陳述，而是選擇“我們想提醒您……”這樣的陳述。 這樣做可以讓您傳達您的信息，而不是將責任完全推給收件人。

5.具體化

在提供適當的主題行並完成問候後，最好不要拐彎抹角太多。 無論內容的性質如何，沒有人有時間或耐心閱讀冗長、詳盡的電子郵件。 所以，你應該直截了當地切入正題。

提醒郵件的最終目的是促使採取後續行動。 因此，您必須明確表示他們需要採取後續行動。

您可以這樣做並保持友好的語氣，方法是使用諸如“如果可以……，我將不勝感激”或“請讓我知道什麼時候可以……”之類的陳述。

6.鼓勵後續溝通

您的提醒電子郵件應鼓勵後續溝通。 傳達必要的信息後，您應該包括一兩行來打開溝通渠道。

一個例子是使用諸如“如果您有任何問題，請隨時與我們聯繫……”或“我期待您的來信……”之類的陳述。 此類聲明為建立親切關係奠定了基礎，並為後續溝通開闢了渠道。

7. 總結

最後一個提示是永遠不要忘記通過正確簽名來結束您的提醒電子郵件。 一些合適的結束語是——最好的問候、親切的問候、真誠的等等。

在此之後，您可以以全名結尾，或者如果收件人是私人朋友，您可以僅以您的名字結尾。 您還應該注意，在您結束之前，應該在結束之前添加一個很好的結束語，例如“感謝您優先處理這封電子郵件……”或“我期待收到您的來信……”。

現在您知道如何起草一封溫和的提醒電子郵件了，但我們仍然想向您展示一些示例，以幫助您了解它是如何工作的！ 看一看！

提醒電子郵件示例

以下是我們為您精選的三個提醒電子郵件示例：

1.溫柔的付款提醒郵件

主題行：發件人：發票 (76543) 逾期付款

莉娜夫人，

我希望你有一個愉快的一周。

謹此提醒，我們尚未收到您就 2022 年 11 月 15 日到期的發票 (76543) 支付的 200 美元款項。

這張發票現在已經過期了，對我們來說是個大問題。 如果您能告訴我們您何時可以付款，我們將不勝感激，因為這是一件非常緊急的事情。

此致，

阿什利·邁爾斯

2. 活動提醒郵件

親愛的蘇珊，

這是一封溫馨的提醒電子郵件，提醒我們即將於 2022 年 12 月 3 日上午 10 點舉行的公司產品發布會。 我期待在那裡見到你。 請隨時聯繫並詢問有關該活動的任何問題。

溫暖的問候，

安妮·塔克

三、面試提示

你好，

這是對您預定於 2022 年 12 月 5 日在 Avery 大樓（3 樓 3B 室）與公司面談的善意提醒。

我們期待著討論和測試您的專業知識，並評估您是否適合我們公司。

如果你有問題，請告訴我們。 預先感謝您的寶貴時間。 我們期待盡快與您交談！

真摯地，

賈登洛克

艾利唱片

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包起來

一封很棒的提醒郵件既高效又有影響力。 它以一種友好的方式實現了預期的目的。

提醒電子郵件有助於記住有用的信息，並鼓勵收件人意識到即將到來的截止日期和事件，同時保持友好關係。

現在您已經了解了製作溫馨提醒電子郵件的來龍去脈，剩下的就是開始起草了。 有了elink，在您身邊，您的工作也變得輕鬆多了！ 快樂的電子郵件，伙計們！

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