招聘電子郵件營銷：重要性、模板和策略

已發表: 2021-12-24

讓我們從一個事實開始：“郵寄和祈禱”的日子已經一去不復返了。

當今的人才市場競爭激烈，候選人甚至在考慮申請之前就對您的公司進行了廣泛的研究。

為了尋找、吸引和說服候選人，現代招聘人員必須履行通常的招聘職責，同時利用高級營銷專家的工具——從交互式登錄頁面到社交媒體再到搜索引擎優化。

與其他工具相比，電子郵件營銷在此過程中證明了自己是強大的“秘密武器”。 儘管其（相對）悠久的歷史，電子郵件營銷與以往一樣重要，每天發送超過 2900 億封電子郵件。

問題是：你怎樣才能脫穎而出並抓住你的夢想候選人的注意力？

通過向您展示招聘電子郵件營銷活動的重要性、模板和策略，這篇博文可以幫助您找到答案。 讓我們一起探索吧！

為什麼電子郵件營銷對招聘人員很重要？

讓我們閱讀以下統計數據：

  • 電子郵件營銷在獲得新客戶方面的成功率實際上是 Facebook 和 Twitter 加起來的 40 倍。
  • 您從電子郵件活動中獲得點擊的可能性是從推文中獲得點擊率的 6 倍。
  • 細分和有針對性的電子郵件為企業帶來了 58% 的收入。
  • 42% 的 B2B 組織認為電子郵件是針對新客戶最有效的潛在客戶之一。

僅這些統計數據就是將電子郵件營銷納入您的招聘流程的重要原因。 此外，我們都知道，使用電子郵件營銷進行招聘和招聘可以讓您瞄準有資格獲得職位空缺的潛在候選人。 無論他們是主動求職者還是被動求職者，您都可以通過合適的電子郵件吸引、培養並將他們轉化為求職者。

然而，許多 HR（人力資源）團隊尚未考慮或有效執行電子郵件營銷活動，通常繼續採用過時的手動方法。 這些未能消除噪音並達到他們的目標受眾。 這種失敗可能對組織的招聘工作造成極大的破壞，並且確實是對潛力的浪費。

5個基本的招聘電子郵件模板

請遵循下面的 5 個招聘電子郵件模板，讓候選人在整個招聘過程中了解情況並參與其中。

1. 採購電子郵件模板

當您第一次接觸潛在客戶時，請明確您的方法。 發送外展電子郵件時，您的主要目標是脫穎而出並切入正題。

#1。 第一次接觸採購電子郵件

只有在您徹底研究過潛在候選人後，才能向他們發送外展電子郵件。 查看他們的個人資料並審查他們的初步資格。 此外，請記下您可以包含在電子郵件中的個人詳細信息。 請記住，個性化是吸引候選人申請的關鍵。

因為您與該候選人沒有任何關係，所以您不能指望他們會閱讀您的冗長電子郵件。 相反，請僅使用最重要的信息來保持您的信息簡短而甜美。

以下是您可以如何編寫首次接觸採購電子郵件的方法：

 Subject Line: Job Opportunity - [JOB TITLE] Role at [YOUR COMPANY NAME] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], I came across your profile on [WHERE YOU FOUND THEM], and wanted to reach out regarding a unique opportunity. I'm working for [YOUR COMPANY NAME] and we are looking to hire a [JOB TITLE]. I think your experience in [SKILL/ FIELD] is a great fit for this role. If you are interested, I'd love to connect. So, would you be available for a phone call on [DATE & TIME]? I'm looking forward to hearing from you soon. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#2。 二次接觸採購電子郵件

這封電子郵件的目的是聯繫過去沒有收到或接受您的報價的傑出候選人。 在您要求他們重新申請您的組織之前，將他們的資格與候選人角色進行比較，以確保他們非常適合。

由於您已經與候選人建立了關係，因此請嘗試盡可能個性化電子郵件。 這將表明你真的很重視他們作為個人貢獻者，而不僅僅是一堆簡歷。

以下是編寫第二次接觸採購電子郵件的方法：

 Subject Line: A New Job Opportunity at [YOUR COMPANY NAME] - [JOB TITLE] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], I hope this email finds you well. I know you applied to our [PREVIOUS POSITION] back in [MONTH or YEAR]. While we then went in a different direction, we kept you top of our mind. A [JOB TITLE] role just opened up at our company and given your profile, I think you'd be a great fit. I would love to reconnect, discuss the role, and hear about what you have been up to since we last spoke. So, would you be available for a phone call on [DATE & TIME]? I'm looking forward to hearing from you soon. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

2. 面試郵件模板

面試過程有幾個階段，候選人應了解每個階段的狀態。

#1。 面試邀請郵件

面試邀請電子郵件是讓候選人對機會感到興奮的重要一步。

理想情況下，您應該至少提前幾天通知候選人，具體取決於您是親自進行面試、虛擬面試還是通過電話進行面試。 對於搶手職位的頂尖人才，請盡快與他們交談。

以下是編寫面試邀請電子郵件的方法：

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME] Interview Availability Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for applying to the [JOB TITLE] role at [YOUR COMPANY NAME]. After reviewing your application, we're excited to move forward with the interview process. We'd like to schedule a [INTERVIEW FORMAT] with [INTERVIEWER] - [INTERVIEWER'S JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]. The interview will last about [LENGTH OF INTERVIEW]. Are you available on [DATE & TIME]? Please directly reply to this email and let me know if you're available at that time. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#2。 面試確認郵件

安排面試後，向候選人發送一封確認電子郵件，以重申設定的時間、地點和詳細信息。

以下是編寫面試確認電子郵件的方法：

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: [INTERVIEW FORMAT] Interview Confirmation Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], We've confirmed your [INTERVIEW FORMAT] interview with [INTERVIEWER] on [DATE & TIME]. To give you a sense of what to expect, below is a brief agenda for the next interview: [INTERVIEW AGENDA] During the interview, you should plan to discuss your expertise in [TALKING POINTS]. We are looking forward to meeting you soon! You can find the interview details within the calendar event invitation. Should you have any questions in the meantime, don't hesitate to reach out. FOR IN-PERSON INTERVIEWS Our office address is [ADDRESS]. Please check in at the front desk when you arrive. Our office dress code is [DRESS CODE], but please wear whatever you are most comfortable in. FOR PHONE/ VIDEO INTERVIEWS Here's the [PHONE NUMBER/ MEETING LINK]. To enter the meeting room, please use this code: [ACCESS CODE]. Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

#3。 面試跟進郵件

如果是你非常感興趣和興奮的人，不要在面試後等太久才跟進。 向他們展示你的興趣，然後鼓勵他們在一次精彩的面試後跟進，與你的公司保持聯繫。

以下是撰寫面試後續電子郵件的方法：

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME] Interview Follow-Up Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for taking the time to speak with us about the [JOB TITLE] role. [INTERVIEWER] was very impressed by your experience. We believe you'll become a good fit for the position and a strong addition to our growing [DEPARTMENT TEAM] at [YOUR COMPANY NAME]. We'll be completing interviews this week, and you can expect to hear from us within [TIME FRAME]. Thank you once again for your time. It was such a great pleasure to get to know you better! Best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

3. 拒絕郵件模板

談到採訪，沒有消息不是好消息。 讓候選人知道他們不再被考慮擔任您的公開職位，這是尊重他們的時間，並改善他們的經驗。

以下是您編寫拒絕電子郵件的方法：

 Subject Line: Your Application for [JOB TITLE] position at [YOUR COMPANY NAME] Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], Thank you a lot for applying to our [JOB TITLE] role and for speaking to us about your experience. We highly appreciate your interest in [YOUR COMPANY NAME]. We were so fortunate to have a strong group of candidates, and we regret to inform you that we've decided to pursue a more experienced candidate for this position. [CONSTRUCTIVE FEEDBACK] We'll keep your resume on file and reach out if we think you would be a good fit for other roles if they become available. We hope you'll stay engaged with us on [LINK TO YOUR SOCIAL PAGES] and keep an eye on our career page [LINK TO YOUR CAREER PAGE] for future opportunities that may be a better fit. We highly appreciate your time and consideration of [YOUR COMPANY NAME]. All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

4.工作機會電子郵件模板

如果您準備向頂級候選人提供報價，那麼它必須是完美的。 如果您已通過電話提出口頭報價，請稍後通過電子郵件發送正式的報價信。

以下是您如何撰寫工作邀請電子郵件的方法：

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: Enclosed Is Your [JOB TITLE] Offer Letter Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], It's my pleasure to offer you the position of [JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]! We were extremely impressed by you during the interview process, and we're excited to have you join our company. We believe your skills as well as experience will make an excellent addition to our [DEPARTMENT] team. Please thoroughly review the following offer details. Position This position is a [FULL-TIME/ PART-TIME/ TEMPORARY] role as [JOB TITLE] at [YOUR COMPANY NAME]. In this position, you'll report to the direct manager in [DEPARTMENT]. As a [FULL-TIME/ PART-TIME/ TEMPORARY] staff, the position requires [HOURS/ WEEK]. Your working hours will be [START - END TIME] with a [30-MINUTE/ HOUR] break for lunch. Your first working day will be [MONTH DAY, YEAR]. Compensation [YOUR COMPANY NAME] will compensate you [DOLLARS] per [HOUR/ WEEK/ MONTH/ YEAR] for the stated position. Benefits As an employee of [YOUR COMPANY NAME], you'll receive the following benefits: [LIST OF BENEFITS] In addition to these benefits, [YOUR COMPANY NAME] is also proud to offer [LIST OF PERKS]. Attached is your full offer letter. Please sign it to indicate your acceptance and agreement of the offer, and email it back to me by [DATE]. We are looking forward to welcoming you to the [COMPANY NAME] team. Should you have any questions regarding the attached offer, please contact me directly at [PHONE NUMBER]. All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

5. 入職電子郵件模板

通過幫助員工為工作的第一天做好準備，繼續您出色的候選人體驗。

以下是編寫入職電子郵件的方法：

 Subject Line: [YOUR COMPANY NAME]: Your Onboarding and First Day Details Hi [CANDIDATE's FIRST NAME], We are looking forward to your first working day at [COMPANY NAME]. To help you prepare, below is some essential information about what you can expect: Your Arrival Please arrive no later than [TIME] at [COMPANY ADDRESS]. When you arrive, please check in with the receptionist to receive your temporary ID badge. You'll be given an official badge after your start date. Your Agenda Attached is an agenda for your first working day. It's subject to change slightly but that's a good indicator of whom you will be meeting with. Documents/ ID to bring Please bring along the following forms of identification with you: [LIST OF DOCUMENTATION]. What to Wear As you know clearly from the interview, our office dress code is [DRESS CODE]. Lunch Most employees eat lunch in the company, and there are some food options close by, including: [LUNCH OPTIONS]. Your onboarding plan Attached is an overview of what your onboarding will include over the next [TIME FRAME]. Your direct manager will review it in more detail with you during your first working week. Should you have any questions, don't hesitate to ask. We are excited to have you on the team. Welcome aboard! All the best, [YOUR NAME] [YOUR EMAIL SIGNATURE]

您應該注意的5種招聘電子郵件策略

我們匯總了 5 種久經考驗的策略，可幫助您順利招聘流程。

1. 確定您的受眾並相應地進行細分

發送電子郵件首先要確定您的特定受眾和電子郵件的目標。

你的候選人目前的工作概況是什麼？ 他們與哪個行業有關？ 您是否需要向他們介紹您的產品或通知他們任何職位空缺？

一旦您確定了目標受眾並為您的電子郵件設定了明確的目標，就該細分您的受眾了。 細分您的列表意味著將您現有的電子郵件列表分成更小的塊。 您將根據共同特徵將訂閱者分組在一起。

招聘電子郵件最常見的部分可以是以下任何一種：

  • 行業
  • 職稱
  • 經驗水平
  • 地點

在更精細的細分市場中細分受眾時，您將更有可能為他們提供量身定制的內容。 如果您覺得缺乏所需的技能，您可以隨時申請各種校對服務，例如提供量身定制的內容的論文寫作服務。 這將大大提高您的電子郵件打開率並降低退訂率。

2. 個性化您的電子郵件

群發電子郵件經常令人討厭。 人們想要閱讀專門為他們製作的電子郵件。 這就是為什麼您應該在發送電子郵件時使用個性化。

但是，將電子郵件個性化給未曾合作過的人可能會很棘手。 如果候選人被推薦，您可以提及推薦人告訴您的信息（就像我們在上面所做的那樣！）。 如果您對給某人發電子郵件完全冷淡，請研究他們。 您可以利用社交媒體網絡（例如使用 LinkedIn 作為招聘工具）來研究您的候選人以了解他們。

要個性化您的電子郵件，請先使用候選人的姓名。 然後，您可以參考其他信息，例如他們的職位、技能和興趣。

3. 保持簡單明了

如果您希望您的招聘電子郵件能夠獲得結果，您應該保持它們清晰易懂。

人們經常無意中寫出難以理解的電子郵件。 這可能是因為它們包含行話或遺漏了重要細節。

第一個原因是知識的詛咒。 當您身處某個行業或與某個特定組織工作多年時，很容易將您熟悉的某些術語和短語視為理所當然。 大多數工作都有自己的特定詞彙，但它們與其他任何人都是不同的語言。

第二個原因來自於寫作給人留下深刻印象，而不是告知。

許多招聘人員試圖通過擴大詞彙量來炫耀他們有多聰明。 不幸的是，當您試圖與潛在的新兵建立聯繫時，這通常效果不佳。

所以，這裡的重點是讓事情簡單明了。 研究表明，寫到三年級閱讀水平的電子郵件更有可能得到回复。

4. 優化移動端

今天的大多數電子郵件都是在手機和其他手持設備上打開的。 因此，確保您的電子郵件模板在移動設備上打開時看起來正確至關重要。

這意味著：

  • 您的主題行應該足夠緊湊以適應移動設備的標準視圖
  • 您的電子郵件副本的字體大小應該足夠大，可以從一臂的距離上辨認出來
  • 您的 CTA 按鈕應該足夠清晰，可以用拇指點擊

讓我們看一下Freelancer的示例。 他們將電子郵件副本分成不同的段落，電子郵件地址是不同的顏色，一眼就能區分。

5. 充分利用您的簽名

當你寫一封電子郵件時，重要的是要讓每一個字都有意義。 這就是為什麼對您和您的組織進行冗長的介紹會弄巧成拙。 不過，您可以通過充分利用您的簽名說很多話。

首先，始終通過包括您的姓名和職位來表明自己的身份。 從明確識別的人那裡接收電子郵件會使其更加個性化並促進參與度。 通過給他們一個可以在 Google 上搜索的名稱，您更有可能給人留下深刻印象。

此外，您可以使用您的電子郵件簽名鏈接到相關信息（即“關於”頁面或 LinkedIn 個人資料），如果他們願意，他們可以在其中了解更多信息。

最後，您可以簡要介紹您的公司，或許可以突出價值主張。

例如：

Lily Nguyen 招聘負責人 @ AVADA Commerce 頂級營銷自動化平台

底線

從電子郵件營銷開始並不難。 而且只需要一點時間就可以習慣所有可用的花里胡哨。 一旦您掌握了發送相關電子郵件並進行定期跟進的能力，您就可以從電子郵件本身管理您的招聘和招聘流程。

我們希望我們的帖子對您有很大幫助！ 如果您對電子郵件營銷有任何疑慮，請隨時與我們聯繫。 謝謝閱讀！