如何記錄銷售電話：團隊領導需要了解什麼

每一次銷售拜訪都是一個機會－一個學習或增加收入的機會。

銷售電話充滿了回饋、令人興奮的關鍵時刻以及對您的銷售團隊的見解。 這些見解進入銷售人員的腦海中，但很快就會被遺忘或消失在便利貼上。

如果您的銷售工具無法幫助您記錄銷售電話，您就有可能失去這些可操作的見解並錯過本季的配額。

身為銷售主管，您需要儲存通話錄音以更新和增強您的上市動作。

繼續閱讀，了解記錄銷售互動的簡單方法、最佳實踐以及有助於增加收入的呼叫中心功能。

記錄銷售電話的 5 種方法

雲端電話系統提供通話錄音功能，讓您可以根據不同的使用情況選擇合適的方式。 深入了解何時使用它們。

1.自動通話錄音

自動通話錄音功能可讓銷售團隊成員錄製所有通話，無需手動介入。 這些可以是推銷電話、跟進、演示或關鍵業務對話。

當您自動記錄每個通話時，銷售代表可以：

• 重播並聽取通話中分享的重要詳細資訊。
• 從潛在客戶口音不清楚的對話中捕捉上下文。
• 避免要求潛在客戶在後續通話中重複相同的訊息。

這些錄音隨後將有助於培訓、新客戶主管入職和品質保證。 他們協助金融服務、醫療保健和電信業務的法律合規性。

是什麼讓這些錄音自動進行？ 您可以在雲端電話系統中開啟該選項。 沒有蜂鳴聲、電線或卡式磁帶。 只需登錄，即可隨時接聽電話。

2. 按需通話錄音

銷售人員可以開始和停止記錄對話的特定部分。

您可以尊重客戶的隱私並遵守與關鍵討論相關的法律要求。 打開後，雙方都會聽到一條訊息，例如「錄音正在進行中」。

電話系統可讓您根據您的選擇自訂這些訊息。 一個簡單的選擇是在您的通話流程中提及，出於品質和訓練目的，可能會對通話進行錄音。

銷售人員更有能力記錄有價值的對話，而不是記錄一切。 當你回來重播時，事情就不那麼混亂了。 您可以立即跳入核心，而不是透過對話來找到您需要的內容。

3. 主管發起的錄音

銷售領導者使用主管發起的錄音來遠端監控銷售電話並提供回饋。

通常，這些錄音不會顯示通話是否正在錄音，從而避免了客戶的猜測。 因此，專業人士有時將其稱為選擇性無聲錄音。

以下是主管發起的錄音可以提供幫助的一些情況：

• 監控團隊的績效並幫助他們改進。
• 認可並讚賞在電話中遵循最佳實踐的銷售人員。
• 重新審視棘手的討論，透過跨職能支援來解決這些問題。

4. 電話會議錄音

錄製電話會議中多人的聲音。

大型組織使用電話會議錄音來維護不同行業優先事項和更新的記錄。 這就像一場大型站立會議，由部門主管報告。

公司出於各種其他原因使用它，包括：

• 捕捉小組討論或腦力激盪會議的細節。
• 保存跨部門會議的記錄。
• 通話後向所有參與者提供錄音訪問權限，以便他們處於同一頁面上。

5. 視訊會議錄製

在視覺演示或演示是成功銷售的關鍵的行業中，銷售人員使用視訊會議錄製。 軟體即服務企業依靠它來評估潛在客戶在通話後的情緒。

企業在幾個方面看到了它的好處：

• 針對特定用例優化他們的銷售動作。
• 回顧潛在客戶的實際痛苦，並讓他們參與相關的行銷資料。
• 收集潛在客戶對您的產品或服務的期望的回饋。

記錄銷售電話的最佳實踐

現在您已經知道如何選擇通話錄音方法，您需要一些最佳實踐來成功設定它。 以下是錄製銷售電話時可以遵循的一些做法。

保持合規

仔細閱讀與錄音對話相關的地方、州和聯邦法律。 許多法律要求您在開始錄製之前必須獲得雙方的同意。

這些法律因州而異。 有的需要一方同意，有的則需要各方同意。 檢查哪些內容適用於您的業務。

️ 自動錄製通知

您的銷售人員可以口頭詢問潛在客戶和現有客戶是否可以錄製通話。 然而，這不是核心對話的一部分。 潛在買家相信您會花時間。 而且您應該很快就能分享您如何提供幫助，而無需旁敲側擊。

VoIP 系統可以在通話開始時自動通知客戶，以便您可以立即讓他們進入核心討論。

️ 說出目的

陳述並尊重錄音的目的很重要。 告訴各方您錄製對話的原因，並遵守承諾。

無論是用於培訓、法律文件還是品質保證，請將其添加到您的錄音通知中，或者如果您無法附加它，則口頭說明。

確保錄音安全

保護客戶資料就像保護您自己的資料一樣。 保護通話錄音和轉錄免受影響機密性的安全威脅。 您可以採用基於角色的存取控制，以確保只有授權人員或系統才能存取銷售對話。

身分和存取管理軟體將允許您配置這些安全措施，確保錄音免受內部或外部威脅。

查看通話錄音

通話錄音為您的團隊提供對話情報，可以將他們的銷售績效指標提升到一個新的水平。 您可以了解特定帳戶為何達成交易或退出。 透過這些回饋，您可以指導員工並提供銷售技巧，以便他們取得進步。

定期查看這些記錄可以為您的銷售、行銷、產品團隊和其他業務職能部門保持一致的機會流。 行銷人員會了解他們可以創造哪些資產，產品團隊會獲得實際的客戶回饋來構思他們未來的衝刺。

尊重顧客的喜好

如果客戶不想被記錄，就不要記錄。 但要有一個處理異議的流程，這樣您的正常工作流程就不會造成阻礙客戶獲得最佳體驗的障礙。

銷售輔導可幫助您的團隊應對這些情況，從而提高他們的整體績效。

通話錄音的替代方案

電話錄音有多種選擇。 根據您的用例，您可以決定什麼適合給定的情況。

1）即時通話監控

主管可以透過呼叫監控監聽呼入或呼出呼叫。 銷售人員和客戶可能意識到也可能不意識到這一點。 銷售領導者使用此功能來保證即時品質。 它激勵銷售代表遵循最佳銷售實務。

如果通話出現問題，您可以提供即時指導，以按照公司的標準保持通話品質。

以下是即時通話監控的一些顯著優勢：

• 改善客戶溝通：經理聽取電話並提供即時回饋，鼓勵其團隊達到既定的品質標準，並激勵客服人員發揮最佳水準。
• 降低定期培訓成本：隨著員工在工作中學習，培訓成本也會降低。
• 即時揭示問題：呼叫監控可以發現阻礙銷售人員有效吸引潛在客戶的問題。 如有必要，銷售經理可以使用打斷功能提供及時的指導或介入。

2) 打斷

插入功能允許銷售經理加入通話。 他們可以與參與討論的所有各方交談，以協助完成複雜的銷售。 當通話未按計劃進行時，您可以透過幹預來糾正。

以下是它的一些顯著優點：

• 提供直接回饋：獲取有關服務品質和對銷售人員協助的整體滿意度的回饋。
• 透過協作增強信心：銷售人員確信他們在需要時會得到幫助。 打斷可以讓你作為領導者與他們合作，表明你關心數字，但願意參與並與他們一起解決棘手的情況。
• 加快銷售流程：如果銷售人員需要工程師就特定定制提供支持，他們可以將工程師添加到同一通話中以提供建議。 這減少了來回並加快了過程。

3) 通話後調查

在通話後調查中，客戶在與銷售代表交談後立即接到公司的電話。

他們接聽並聽到：「感謝您與 XYZ 交談。 您對這通通話的滿意度如何（從一到五）？ 五人非常滿意。” 他們按下手機上的號碼並提供回饋。

有些公司隨時待命地進行這些調查，而有些公司則發送帶有提交回饋連結的簡訊。

通話後調查為實施調查的公司提供了許多好處，包括：

• 增加客戶的信任：它向客戶表明他們的意見受到重視和考慮。
• 有助於員工培訓：回饋有助於改善培訓計畫。
• 快速、輕鬆地設定：通話後調查通常很容易實施和執行。

4）銷售經理回電

這些是銷售經理在銷售互動後對客戶的後續追蹤。 您可以執行這些操作來了解客戶的體驗並解決未解決的問題或疑慮。

銷售經理回電有幾個好處，包括：

• 提高客戶滿意度：當您設定額外的品質保證和監督層時，買家會看到您重視他們的痛點和回饋。
• 展現責任感：如果銷售人員無法有效處理問題，您的公司將承擔解決問題的責任。
• 增加銷售機會：經理可以在這些電話會議中識別額外的銷售機會並採取行動。

聯絡中心簡化銷售團隊的通話錄音

基於雲端的聯絡中心為銷售組織帶來了雲端的可擴展性和靈活性，使您能夠大規模撥打、記錄、記錄和分析電話。 以下是幫助您快速了解雲端聯絡中心的快速概述。

提高效率

VoIP 電話系統可讓您對通話進行錄音並儲存，以便在需要時輕鬆存取。 您可以避免追蹤筆記或尋找發送給經理的對話片段的麻煩。

它會在您選擇的時間為您提供所需的上下文。 但是，當然，前提是您有權存取錄音。

以下是它如何提高效率：

• 快速適應：不斷擴大的團隊應對不斷變化的呼叫量。 VoIP 系統可以根據需要輕鬆擴展和縮減，無需任何繁重的工作來建立實體基礎設施。
• 改進培訓：它可以幫助您透過真實範例培訓銷售代表，讓他們快速提升並熟悉自己的角色。
• 讓決策由數據驅動：當您設定最適合客戶的銷售流程時，重複銷售流程的機會就會減少。
• 輕鬆與現有業務系統連接： Nextiva 等 VoIP 電話系統提供與現有 CRM 和其他系統連接的整合。

提供更好的客戶體驗

VoIP 系統可讓您將通話錄音與其他替代方案和補充方案（例如即時通話監控或通話後調查）結合。 這可以改善客戶的體驗，因為您可以提供即時幫助並落實收到的客戶回饋。

這些因素在增強客戶體驗方面發揮關鍵作用：

• 優化銷售策略：您可以根據客戶回饋客製化銷售策略，以更好地滿足他們的需求。
• 更快地解決問題： VoIP 通話錄音為您提供問題的背景信息，使支援團隊能夠介入並解決問題。
• 保持溝通品質一致：通話錄音可以幫助經理指導整個團隊。 它允許每個人以相同的方式處理情況。

減少開支並提高安全性

使用 VoIP 電話系統記錄通話，您無需投入大量資金來建立實體基礎設施。 它減少了您採用傳統系統的前期費用。

此外， VoIP 安全嚴格執行呼叫加密和其他措施，以確保業務通訊安全並免受威脅。

以下是 VoIP 電話系統的其他一些優點：

• 自動更新： VoIP 解決方案供應商負責更新並修補系統以防止漏洞。
• 減少維護支出：由於擴展時無需添加新線路，因此維護成本會降低。
• 保持可靠性和資料安全： Nextiva 等 VoIP 電話系統可提供 99.999% 的正常運作時間，讓您的電話保持 24/7/365 的運作狀態。 這些解決方案提供者執行嚴格的滲透測試來定位漏洞並採取詐欺緩解策略。

提供全球影響力

基於雲端的 VoIP 服務使公司能夠覆蓋全球。 您可以透過網路向任何地方的任何人撥打電話，而無需支付高額費用。 同樣，國外客戶可以按當地費率給您打電話，從而使您的業務在全球範圍內更容易獲得。

如果您在國際上開展業務，請考慮使用 VoIP，原因如下：

• 減少通話費用：透過 VoIP，國際電話可以透過網路進行，並且您可以輕鬆保存錄音。 它不需要您支付國際長途電話費。
• 開啟全球市場：通話或錄音不應將您限制在本地市場。 利用 VoIP 功能撥打國際電話並吸引全球客戶。

Nextiva 讓錄音變得簡單

銷售電話錄音工具可提供您完成更多交易所需的知識區塊。 在用手機撥打潛在客戶或主持視訊簡報時，可以使用通話錄音透過有價值的見解來完善銷售工作流程。

Nextiva 的雲端呼叫中心會記錄這類銷售電話。 它使分析變得輕而易舉，並簡化了銷售績效管理。 通過雲端的路線更便宜、更安全，而且最重要的是，更能適應團隊的需求。

它具有企業級可靠性和安全性，並具有足夠的靈活性來處理來自NextivaONE 的通話。