Rachael McDiarmid 如何使用 Clockify 進行時間跟踪和開具發票

終於拿到一本你想讀很久的書是令人興奮的——但你有沒有想過這本書在你拿到手之前經歷了多少個階段？

從寫作到發行和運輸，讀者要享受這本書本身是一個漫長的過程。 至少，在數字出版開始接管傳統印刷媒體之前就是這樣。

儘管出版業在不斷變化（這對於參與其中的人來說可能是一個挑戰），但 RM 營銷服務總監 Rachael McDiarmid 卻發現這相當令人興奮。 事實上，她過去在工作中遇到的主要問題是跟踪她在任務和項目上花費的時間。

我們在 LinkedIn 上遇到了 Rachael，她提到 Clockify 如何幫助她跟踪她在客戶工作上花費的時間並為客戶創建發票等。

因此，我們聯繫了她討論：

• 她是如何開始在出版行業工作的，
• 為什麼她決定自己創業，以及
• 她如何使用 Clockify 來讓她的工作變得更輕鬆。

話不多說，讓我們深入挖掘吧！

Rachael McDiarmid 的職業生涯：收集知識並開創自己的事業

在創辦自己的企業之前，Rachael McDiarmid 曾擔任過多個不同的職位——從銷售和營銷到管理職位。 在此過程中，她決定專門為作家、圖書出版商和發行商提供外包、諮詢和輔導。

通過與 Rachael 的交談，我們了解到，她建立自己的企業——RM Marketing Services——的旅程相對較長，但多元化且有趣。 這一切都始於佩加蒙出版社，在那裡她學到了很多關於直接營銷和利基營銷的力量。

瑞秋的起步：在出版業開始職業生涯

Rachael 自 1990 年以來一直從事圖書行業，她的職業生涯始於 Pergamon Press，主要從事教育和科學資源方面的工作。 她熱愛她的日常工作，直到今天，正如她曾經所說，她以熱愛“一切學術事物”而聞名。

自 Pergamon Press 成立以來，Rachael 開始在出版業發展自己的職業生涯，並擔任過各種職務：

“我從事出版業已有三十多年了。 我一開始主要擔任產品和營銷職位，然後轉到管理層。”

儘管 RachaeI 主要從事學術和專業出版工作，但她在圖書館供應和圖書發行方面也獲得了豐富的經驗——與本地和國際的數百家供應商和數千家出版商合作。

十多年來，Rachael 一直管理著一家分銷業務，代表大約 100 家出版社參與 ANZ（澳大利亞和新西蘭）圖書貿易。 她還與 Blackwell、YBP 和 Baker & Taylor 密切合作。

在擔任高級管理層的同時，Rachael 開始思考如何在此基礎上推進自己的職業生涯，她突然想到——也許她應該自己創業。

創辦 RM 營銷服務的想法是如何實現的

儘管瑞秋花了一些時間思考她的下一步職業發展，但她並不確定該朝哪個方向發展。

鑑於她收集了所有這些知識，並在職業生涯中達到了她可以嘗試的行業中沒有類似工作的階段，她感到有點被困住了。

值得慶幸的是，她在正確的時刻得到了正確的建議：

“實際上，我要感謝一位出色的人，他是這裡一家大公司的總經理。 他對我說：‘你是這個行業中人脈最廣的人。 為什麼不讓你的網絡為你服務呢？”

就在那時，她意識到出版業缺少什麼——為作者、出版商、分銷商和圖書館供應商提供外包解決方案和諮詢服務的企業。 換句話說，她想到的業務基本上可以滿足出版業中任何需要銷售、營銷和分銷幫助的人的需求。

她是創辦這樣一家企業的理想人選。

她希望利用自己的人脈和經驗幫助其他人實現目標——無論是為不擅長數字營銷的作者提供輔導服務，還是為圖書出版商和發行商外包。

“如今，特別是在數字營銷方面，有些作者非常精明，有些作者則不然，他們需要網站和社交媒體，甚至時事通訊和廣告等方面的幫助。 所以我指導他們並訓練他們做他們需要做的事情。”

儘管 Rachael 居住在澳大利亞，但她現在在全球範圍內工作，並擁有來自世界各地的客戶：

“我在這個行業工作了很長時間，也積累了很多知識。 你知道，擁有很多不同的客戶並做很多不同的工作，這很好。”

在 Clockify 中跟踪時間：Rachael 工作生活的遊戲規則改變者

由於 Rachael 與很多人合作並提供許多不同的服務，因此她需要一種簡單的方法來跟踪她在任務和項目上花費的時間，以便她可以向客戶開具發票。

最初，Rachael 使用日曆和 Excel 跟踪她在客戶工作上花費的時間。 然而，過了一段時間，她意識到她記錄時間的方式既不實用，也不夠快。 從那時起，她開始尋找更有效的解決方案，例如時間跟踪應用程序。

Rachael 如何發現 Clockify

為了找到適合她需求的應用程序，Rachael 上網並開始閱讀有關最佳時間跟踪應用程序的摘要和博客文章。 這時 Clockify 出現了。

“我需要一些東西可以幫助我跟踪我在客戶工作上花費的時間。 因此，我首先開始使用免費版本，這樣我就可以導出該信息並向我的客戶報告，然後向他們開具發票。”

通過在 Clockify 中創建報告，Rachael 可以與她的客戶共享所有重要的項目相關信息，包括她在每個項目或任務上花費的時間以及成本。

是什麼讓 Rachael 堅持使用 Clockify

隨著 Clockify 的所有功能逐漸發布，Rachael 想嘗試一些有用的額外選項，例如時間舍入和跟踪項目預算，因此她升級到付費版本。

Clockify 中的時間四捨五入通過將時間條目向上或向下四捨五入到最接近的分鐘或小時，幫助 Rachael 保持報告的美觀和整潔。

除了時間四捨五入之外，Rachael 還喜歡在 Clockify 中跟踪每個項目的預算。

“如果客戶對我說——‘我有 2,000 美元用於這次活動’，你必須將其作為一個項目進行跟踪，以確保不會超出預算。”

借助 Clockify 的項目預算跟踪選項，Rachael 能夠：

• 設定她的項目預算，並且
• 通過設置貨幣估算來跟踪她花費了多少預算。

跟踪項目預算有助於 Rachael 控制預算。

Clockify 功能 Rachael 最喜歡

在本節中，我們將探討 Rachael 最常使用的 Clockify 功能 - 既可以跟踪她的工作，也可以輕鬆地為客戶開具發票。

功能#1：發票

開具發票可能是一個乏味且相當困難的過程，尤其是當您有許多不同的客戶時。

Rachael 最喜歡 Clockify 的一點是，她可以根據客戶的需求輕鬆定制每張發票：

“Clockify 拯救了我的理智，特別是因為我有很多客戶——外包客戶，然後是諮詢客戶。 而且不同的東西有不同的費率，所以必須管理所有這些並開具發票——這是，嗯，這是一個挑戰。”

功能#2：警報

當談到項目預算跟踪和項目估算時，Rachael 說她特別喜歡警報功能：

“它向我發送一條通知，表明我的項目已達到我之前設置的預計時間的 25%、50%、75% 或任何百分比。”

這樣，Rachael 就可以遵守客戶的預算，而不會超出約定的時間。

功能#3：標籤

由於 Rachael 需要處理很多項目和任務，因此能夠給它們貼上標籤會很方便。 因此，她使用標籤功能來組織她的工作。

她還可以使用標籤來過濾她的報告，並根據關鍵字準確找到她需要的內容。

使用 Clockify 進行工作的好處

Rachael 無法想像如果不使用 Clockify 的日常運作，Rachael 與我們分享了她在使用此應用程序工作時發現的好處。

優點一：Clockify 高效且易於使用

當您的工作量與我們的受訪者 Rachael 一樣多（通常很多）時，必須使用可靠的應用程序來幫助您更有效地完成工作。

Clockify 幫助 Rachael 更快地完成所有與客戶相關的任務：

“這絕對節省時間。 它可以完成像我這樣的人所需的一切，從向客戶報告到創建發票和記錄工作費用。 天啊，我就是喜歡它！”

當 Rachael 開始使用 Clockify 時，她也注意到它是多麼方便易用。

與以前使用 Excel 艱難地完成所有這些任務相比，Rachael 現在的工作日更加富有成效。

優點#2：Clockify 的價格非常實惠

Clockify 的最大優勢之一是它的價格極其實惠，因為它提供了大量出色的功能。

“您可以在一個應用程序中完成所有這些不同的事情。 這是物有所值的。”

正如 Rachael 所言，擁有一款價格低廉的時間跟踪應用程序，還可以幫助您快速創建報告和發票，這絕對是一個救星，尤其是對於自由職業者或預算緊張的人來說。

優勢#3：Clockify 提供優質的客戶服務

當您使用應用程序時，如果它提供良好的客戶支持，那麼它總是一個很大的優勢，因為您永遠不知道什麼時候會遇到某種並發症或小問題。

當發生類似的事情時，您通常沒有太多時間來嘗試修復出現的問題 - 您需要立即獲得幫助。

良好的客戶服務是 Clockify 帶來的另一個好處，Rachael 很早就注意到了這一點：

“我不得不問一個問題，因為報告中沒有出現某些內容，這只是因為我在建立新項目時沒有填寫特定部分。 客戶服務非常好。 他們只是確保我足夠清楚自己在做什麼，以免再犯同樣的錯誤。 諸如此類的事情也讓 Clockify 的合作變得愉快。”

Rachael 會向誰推薦 Clockify？為什麼？

隨著 Clockify 真正讓她的工作生活變得更好，Rachael 抓住一切機會與出版業內外的其他人分享她的經驗：

“前幾天我正在和一個正在創業的人交談。 由於他們正在與許多不同的人合作，並且一直在尋找一種簡單的方法來管理報告和發票，我對他們說：“你必須獲得這個應用程序。” 這將使您的生活變得更加輕鬆！”

由於 Clockify 提供瞭如此多的功能（從時間跟踪到創建報告），Rachael 認為它對於與大量客戶合作並需要跟踪多個項目和任務的任何人都非常有用。

她還向那些不想在時間跟踪應用程序上花很多錢的人推薦 Clockify，因為它真的很實惠。

最後但並非最不重要的一點是，Rachael 認為 Clockify 對於自由職業者或沒有員工且需要手工開具發票的一般人來說可能是有益的。

總結：使用正確的時間跟踪應用程序可以讓做你喜歡的事情變得更加愉快

儘管 Rachael 熱愛她的工作並發現它有趣且多樣化，但向多個客戶報告並跟踪如此多的不同項目並不容易。 更準確地說——這並不容易。 至少在她開始使用正確的時間跟踪工具之前是這樣。

現在，Rachael 使用 Clockify 來跟踪她的時間，同時還為她的客戶創建報告和發票，她意識到自己浪費了多少時間和精力去嘗試自己完成這一切。

如果您是那些難以跟踪自己的時間和項目的人之一，請不要擔心。 只需一點幫助，您就可以輕鬆解決該問題。

只需確保您找到滿足您所有需求的正確時間跟踪工具即可。

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