什麼是採購訂單？ 如何創建自己的？

關於供應商管理，您需要特定的產品或服務來經營您的小型企業，因此您可以聯繫您的供應商並告訴他們您的需求。 他們提供它。 你付錢給他們。

似乎太容易了？ 是的，購買產品的過程可能比描述更複雜。 可能會出現付款問題、供應不足、溝通不暢導致不正確的裝運以及調度中斷。

儘管如此，以無縫、及時的方式從可靠的賣家那裡獲得服務並不一定是真的——這是可能的，選擇採購訂單會有所幫助。 這就是為什麼您應該仔細遵循以下文章什麼是採購訂單以及如何創建自己的？

什麼是採購訂單？

定義

採購訂單，也稱為採購訂單，是由採購商發送的官方文件，採購商承諾向供應商支付未來要運送的某些商品或服務的銷售費用。

購買者獲得的好處是無需即時付款即可關閉訂單。 從供應商的角度來看，採購訂單是一種向購買者提供無風險信用的方法，因為購買者有義務在貨物或服務發貨時付款。

每個採購訂單都附有一個唯一編號，可幫助採購商和供應商跟踪交貨和付款。 一攬子採購訂單承諾不斷購買商品或服務，直到達到特定的最大值。

例子

不同類型的採購訂單

1.標准採購訂單

標准採購訂單是最受歡迎和認可的。 在這種情況下，購買者清楚購買信息，並且可以確定他們購買的產品或服務、數量、交貨時間表和付款政策。

例如，一家打印機墨盒不足的企業可能會關閉標准採購訂單，因為他們準確地知道他們需要多少以及何時需要獲得它。

2. 計劃採購訂單

在製定計劃採購訂單時，採購員通過提前下採購訂單來預測其公司對相關產品的未來需求。 在這種情況下，產品、價格和付款政策等信息是已知的，但數字是基於有根據的猜測，發貨日期是暫定的。

例如，如果同一家企業的打印機墨盒數量不足，則制定了計劃採購訂單，購買者將通過更靈活的交付時間表來估計他們需要的打印機墨盒數量。

3. 一攬子採購訂單

使用一攬子採購訂單時，採購員同時下許多訂單以協商價格折扣。

例如，如果同一家企業可以通過承諾從一個供應商處訂購許多打印機墨盒和紙張來談判一項有利的交易，他們可能會考慮使用一攬子採購訂單來獲得這些產品。

4. 合同採購訂單

合同採購訂單被認為是最正式的變體。 在這種情況下，採購方和供應商在下達參考合同的採購訂單之前就採購方的條款簽訂合同。 這種採購訂單為相關人員提供了最大的法律保護。

例如，如果同一企業與其供應商簽訂合同，概述承諾商品的產品、數量、定價和交貨時間表，並跟進標准採購訂單，則這些企業將繼續遵守合同採購訂單協議。

採購訂單與發票：有什麼區別？

採購員創建採購訂單，供應商創建發票。 供應商可以發送發票作為收取付款的一種方式 - 如果有特定的付款條款，或者可以發送餘額為零的發票作為記錄訂單付款已確認的方法。

採購訂單和發票都包含相同的詳細信息，例如帳單地址和發貨目的地，發票通常會參考採購訂單編號，並帶有發票編號以闡明兩個文檔相互關聯並相互對應。 主要區別在於採購訂單中包含的訂單信息和附加技術信息未添加到發票中。

看看下面的例子：

買方約翰從他組織內的一個部門得到信息：辦公室的計算機需要新的顯示器。 他制定了顯示監視器數量和詳細要求的採購訂單。

銷售顯示器的公司獲得訂單。 當他們確認他們可以提供訂單時，他們會通過 PO 並接收付款，或者發送商品，期望付款是基於最後商定的付款條件。 收到付款後，訂單完成，監控器會收到交貨日期和跟踪詳細信息，John 會收到發票。

發票要么標識在商品交付之前發送的付款，要么包含付款到期日期（如果沒有先付款）。 John 檢查發票以確保其與採購訂單匹配，並檢查裝箱單以確保收到訂購的所有產品，並且僅對訂購和收到的貨物發出付款，這一過程稱為三向匹配。

採購訂單經常與其他類型的文件混淆。 了解訂單與合同之間的差異，採購訂單與工作訂單之間的差異，以及採購訂單與銷售訂單之間的差異，這一點至關重要。

採購訂單的功能

採購商選擇從供應商處訂購產品

在關閉訂單之前，購買者必須明確供應商的項目或服務可以滿足的需求。 在此階段，購買者應確定需要什麼商品或服務、需要多少物品（如果可能）以及何時需要。

例如，如果您必須訂購新盒子才能將產品訂單交付給消費者，請計算您需要的盒子數量以及需要它們的時間。

假設您有一個預期的假期即將到來； 您可能會查看上一年的盒子訂單，並將其乘以您在這個假期的估計增長，以訂購確切的數量。

採購員草擬採購訂單並發送給供應商審批

使用上述詳細信息，購買者應概述採購訂單並將其發送給供應商以供批准。 將採購訂單發送給供應商時，表明需要批准以確保流程按計劃進行。

理想情況下，響應應該及時到達，以便按時獲得商品或服務，或者讓購買者有足夠的時間從其他供應商處採購。

從上面的示例中，當您明確了可以提供您的盒子的賣家，知道您需要多少盒子以及何時需要它們時，您可以使用此信息來起草您的採購訂單。

供應商審查採購訂單並確認是否可以滿足要求

當供應商收到採購訂單時，取決於他們審查請求並檢查庫存或可用性，以確認是否可以在採購的到期日之前完成。

在盒子裝運的情況下，賣家已經審查了您的訂單，在審查了他們的庫存和交付能力後，他們確定他們可以滿足您的要求。

採購訂單審批

如果供應商可以按照採購員的指導完成請求，他們將批准採購訂單並使其具有法律約束力。

因為盒子公司可以滿足您的要求，所以他們會向您發送一份經批准的採購訂單副本以進行確認。

產品或服務履行

採購訂單獲得批准後，供應商負責按照約定提供貨物或服務。 在此步驟中，他們可以為採購訂單中的數量創建發票並將其發送給採購員。 發票應概述所提供的產品、相關數量和欠款金額。

例如，在批准箱子裝運後，您應該獲得已履行的訂單和所欠數量的發票。 該賣方有淨 30 個付款期限，預計在開具發票後 30 天內付款。

已付發票

在這最後一步中，買方的責任是按照賣方的付款條件支付發票。

這取決於購買者提交具有批准付款條件的發票付款。

如何創建採購訂單？

您要創建採購訂單嗎？ 以下是您需要包括的內容：

• 標題 - 顯示您的公司信息，包括公司名稱、營業地點、採購訂單日期和訂單號。
• 賣家信息 - 包括採購訂單的正確接收方。 您可以在此處輸入供應商公司的名稱、詳細的聯繫人姓名和供應商公司的地址。
• 運送至 - 確定應將訂單運送到哪裡、運送方式是什麼、運送條款和暫定運送日期。
• 訂單信息 - 對於訂單中包含的每件商品，請提供包含產品代碼或 SKU 編號、商品名稱或描述、所需單位數量、每件價格以及每件產品的發貨日期的行項目。
• 總結 - 通過提供小計、任何適用的折扣、稅金、運費和總計來完成採購訂單。

概括

通過本文，我們希望您能夠了解採購訂單的定義以及如何創建它。 我們還為您提供有關採購訂單和發票之間差異的知識。

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