提案軟件如何幫助節省時間和提高效率

已發表: 2022-05-06

什麼是提案軟件？

提案（管理）軟件是允許用戶創建、管理、發送和跟踪業務提案的應用程序。它將所有提案編寫、設計、發送和跟踪工具組合到一個平台中，以簡化最終的提案創建過程。

提案軟件如何提供幫助

提案軟件（也稱為提案自動化軟件）可幫助銷售團隊加快提案流程並提高完成率。事實上，與行業平均水平相比，使用 Proposify 創建和發送的提案的關閉率高出 111%。古老的銷售格言“時間會殺死所有交易”在提案軟件中已經失效，因為超過 64% 的提案提案是在一個小時內創建和發送的，25% 在 5 分鐘內完成。

我們調查了數千名銷售專業人士，以了解提案軟件如何影響他們的關閉流程，結果很有啟發性：

可預測性。 與不使用提案軟件的團隊相比，使用提案軟件的銷售團隊同意或強烈同意他們的結束流程是可預測的的可能性要高出 36.4% 。
一致性。 與不使用提案軟件的團隊相比，使用提案軟件的銷售團隊同意或強烈同意他們的結束流程一致的可能性要高出50% 。
可擴展性。 與不使用提案軟件的團隊相比，使用提案軟件的銷售團隊同意或強烈同意他們的結束流程具有可擴展性的可能性要高46.9% 。

這些回應非常清楚地表明，提案軟件改進了成交流程，並使銷售專業人員更容易達成交易。

這就是這一切的可能：

提案模板

創建一個成功的提案可能會很耗時，尤其是如果您經常從頭開始。使用提案模板（大多數提案軟件中的一項功能），您可以從既定的起點開始，從而擺脫流程中的繁瑣工作。您可以通過兩種方式使用提案模板來發揮自己的優勢：

創建您自己的模板

每個團隊都有不同的提案創建方法，因此定制是關鍵。使用提案軟件，您可以為各種產品或服務創建自己的主模板或單獨的模板。每個新提案都可以從您創建的相關模板開始，然後可以為每個潛在客戶定制信息。這有助於銷售團隊通過確保每個提案中包含所有必要的部分和組件來保持對其流程的控制。

選擇預製模板

如果您在提案過程中不需要那麼大的靈活性，那麼預製提案模板是您的最佳選擇。有各種專為不同行業設計的提案模板，因此無論您從事什麼業務，都可以更快地發送提案。您只需從選項庫中選擇一個模板，然後填寫信息當你去時。您仍然可以通過添加或刪除部分、元素、信息等來自定義您的提案，但您將從一個更通用的模板開始，而不是您自己的自定義設計。

在任何一種情況下，模板都是完全可定制的，因此銷售團隊可以針對每個機會定制提案。提案模板可以在未來的提案中重複使用和重新調整用途，因此您永遠不需要從空白的提案文檔開始浪費時間。此外，一旦您決定了提案模板，您可以添加您的公司信息、徽標和其他詳細信息以對其進行個性化，從而展示您的品牌並確保文檔之間的一致性。

內容庫

任何好的提案軟件都有一個內容庫，允許您保存和存儲已批准的最新信息以供以後使用。無需費力地從電子表格、電子郵件、舊提案和便箋中提取和驗證信息，您可以從庫中獲取內容並在幾秒鐘內將其直接放入您的業務提案中。但除了節省時間之外，經過批准的內容庫還可以讓銷售代表輕鬆找到他們需要的信息，並讓他們高枕無憂，因為他們始終使用正確的信息。

這也適用於大事。內容庫可幫助您停止浪費時間尋找團隊簡介、定價表、社會證明和其他您經常使用的主要信息塊。一旦你建立了一個部分的集合併將它們保存到你的庫中，你可以將它們拖放到你的提案中，並根據你認為合適的方式對其進行調整。

改善協作

如果沒有提案軟件，您的銷售團隊很有可能會有六個版本的相同提案文檔四處飄蕩，沒有明確的方向來說明使用哪個版本，或者誰需要做什麼。缺乏透明度和低效的文檔管理會導致銷售團隊成員在等待輸入或反饋時無法推進提案的瓶頸。

借助提案軟件，您的提案可以在線發布並實時更新，因此在通過銷售渠道時不會再有任何延遲或障礙。它通過允許您設置角色和權限來確定誰可以查看、編輯、評論和批准提案，從而促進提案協作。這樣可以確保只有預先批准的人員才能進行調整，同時讓您放心，未完成的提案在準備好之前不會被發送出去，或者帶有不正確的信息（如定價）。

集成

數據輸入和對最新資源的無休止搜索是關閉流程效率低下的兩個最大原因。這些繁瑣的任務不僅會佔用銷售代表的銷售時間，而且由於復製過時的定價信息或交易條款和條件而產生的錯誤可能會對您的收入產生嚴重影響（而不是好的影響）。

提案軟件集成可確保您的整個銷售技術堆棧作為一個高效系統運行。這意味著一旦您連接上，更新一個系統可以使所有內容保持最新，因此您的代表總是可以在他們面前獲得他們需要的正確版本。您可以將 CRM 中的客戶信息和定價詳細信息直接提取到您的提案中，從一個地方監控交易進度，並在客戶簽署您的提案後立即請求（和接收）客戶付款。

從 HubSpot、Salesforce、Stripe、Zapier 等，Proposify 擁有超過 30 種集成，可以通過利用您已經使用的工具來幫助您提高關閉過程的效率。

結論

在線提案軟件是您可以做出的最大改變，以大幅提高提案流程的效率。它簡化了整個工作流程並使協作變得無縫，以便您的團隊可以專注於達成交易。試試我們的免費提案軟件，親眼看看。