為什麼每個銷售團隊都需要提案管理軟件

在你問之前——是的，仍然有許多銷售團隊使用文字處理器和其他過時的方法來發送提案。 如果您是該小組的一員，我們很抱歉將您叫出來，但現在是改變的時候了。

有這麼多在線發送提案的方式和無窮無盡的提案軟件選項可供您使用，沒有理由繼續手動完成所有事情。 從創建到結束，提案管理軟件簡化了整個提案流程，使您的銷售團隊可以專注於獲勝。

現在，如果您還不熟悉它，您可能會問自己，

“什麼是提案管理軟件？”

提案管理軟件是一個應用程序（通常基於雲），允許用戶創建、管理、發送和跟踪業務提案。 它將所有提案編寫、設計、發送、跟踪和電子簽名工具組合到一個平台中，以簡化關閉流程。

這只是簡單的版本。 實際上，提案管理軟件遠不止這些。 它通常包括提案模板、各種應用程序集成、自定義字段和變量、角色和權限、支付處理功能，甚至提案中的聊天——所有這些功能都旨在幫助您的團隊使每筆交易都成為一個已完成的交易。

現在我們已經確定了它是什麼以及它可以做什麼，這就是為什麼每個銷售團隊（想要獲勝）都需要使用提案管理軟件的原因。

提案管理軟件的好處

1.控制

2. 能見度

3.效率

4. 組織

5. 工作流程

6. 設計

7. 結束

8. 成長

1.控制

手動發送提案可以工作，但它使您幾乎無法控制您的提案過程。 如果銷售代表從頭開始創建每個新提案，則存在很大的錯誤空間。 在定價、交易條款、折扣、設計、格式、批准以及提案中涉及的任何其他內容之間，有很多變量可以從代表到代表、從提案到提案發生變化。 當然，代表可以復制以前的文檔以用作模板，但不能保證他們使用的是正確的信息。 如果無法控制您的流程或有效的協作方式，肯定會出現一些不一致的情況。

使用提案管理軟件，一致性不再是問題。 通過分配的角色和權限、提案模板以及批准的內容和定價信息庫，您可以放心，因為您的代表將始終使用正確、最新的信息。 無需擔心您的銷售材料是否一致和準確，您的團隊可以專注於建立關係而不是提出建議。 由於您的信息和品牌的不一致得到控制，您不必擔心代表會發送可能會損害您的品牌的不專業的銷售文件。

2. 能見度

手動創建和發送提案的最大問題之一是缺乏可見性。 銷售主管無法判斷誰在做什麼，這可能導致銷售代表優先處理錯誤的交易。 如果沒有關閉儀表板，就沒有簡單的方法來獲取所有未結交易或其在整個銷售管道中的進度的快照。

在沒有可見性的情況下，代表們很難弄清楚他們應該處理哪個提案文檔版本、已經完成了什麼或者下一步是什麼。 當提案最終完成時，它們基本上被送入了虛無； 一旦交易在潛在客戶手中，銷售代表就無法知道交易發生了什麼，這意味著他們不知道交易在哪里卡住或何時跟進。

借助提案管理軟件，您的團隊可以準確了解銷售流程每個階段的進展情況，並提供相關指標。 您將能夠確定流程的哪些部分運行順利，哪些部分需要一些幫助，從而使您能夠在代表最需要的地方為他們提供支持。

此外，您還將獲得有關潛在客戶行為的可行見解。 您將能夠跟踪他們是否/何時打開了您的提案、他們查看了多少次、他們打開它後做了什麼、他們查看的時間最長的部分等等。 有了這些數據，您可以發送戰略性跟進電子郵件以推動您的潛在客戶或聯繫以解決他們的任何問題。

3.效率

提案管理軟件旨在減少手動任務，利用自動化來幫助您在整個提案創建過程中節省時間並提高效率。

提案模板為您的提案提供了一個很好的起點，它們通常包含在大多數提案軟件中。 因此，您無需在每次要發送新提案時都從頭開始，而是可以從現有的​​提案模板開始，或創建自己的模板以增加靈活性。 然後，您可以簡單地分入信息並為每個潛在客戶量身定制您的業務提案，您很快就會收到提案。

從電子表格中手動提取客戶信息、費用和定價、品牌內容和其他詳細信息以及誰知道其他地方的日子已經一去不復返了。 使用內容庫功能，您將能夠創建、保存和存儲已批准的內容的點點滴滴，這些內容可以輕鬆訪問並在您認為合適的時候插入到提案中。 由於內容庫中的所有內容都已獲得批准，因此您可以放心，您從中提取的任何部分、片段或信息都是正確且最新的。

4. 組織

如果沒有一種有效的方法在您依賴的應用程序和您的提案之間移動數據和信息，您很有可能會浪費時間（並為錯誤創造更多空間）。 這適用於您的 CRM、項目管理軟件、發票系統等。

通過提案軟件集成，您的所有業務工具都可以在需要關閉時相互通信。 一旦您將它們連接起來，它們就會無縫通信，以確保您需要的信息始終在您面前。 可能性是無止境; 您將能夠從您的真實來源中提取定價細節到您的提案中，監控您的 CRM 中的提案活動，在項目管理軟件中創建票證，甚至可以在您的提案中要求客戶付款。 從 Asana 到 Zapier 等等，Proposify 擁有超過 30 種集成，可以通過利用您已經使用的工具來幫助您簡化業務提案流程。

你知道嗎？ 在 SaaS 等行業，提案中的支付處理集成使其關閉的可能性提高了 90%。 如需更多數據驅動的見解以幫助您關閉，請下載我們的2021 年提案狀態。

5. 工作流程

在將提案發送給潛在客戶之前，由於交易通過內部渠道進行，因此管理職責和任務可能很困難。 對於審批來說尤其如此，這是提案過程中的主要瓶頸，因為通常有多個部分取決於經理或其他部門的審批。 如果沒有正式的流程，如果批准者在簽署之前沒有時間或沒有權限審查整個提案，即使他們的簽名只需要一個部分，整個交易也可能會被擱置。

提案軟件可以通過在適當的時間向審批者提供相關文件來幫助簡化您的交易審批工作流程。 因此，他們不會陷入與他們無關的積壓提案，而是能夠繼續進行交易並保持甜蜜、甜蜜的銷售勢頭。

6. 設計

不幸的是，許多潛在客戶確實通過封面來判斷一本書。 您提案的封面是潛在客戶看到的第一件事，如果它看起來不專業，它可能會改變他們對您的報價的看法——而且不是很好。

提案軟件可以幫助您設計和創建每次看起來都很棒的令人驚嘆的提案。 它還允許您添加圖像、視頻和其他媒體，讓您的提案流行起來。 畢竟，突出成交的提案。 事實上，在您的商業提案中至少包含一張圖片可以將您的成交率提高 26%。

7. 結束

歸根結底，每個銷售團隊的目標都是結束。 提案管理軟件正是這樣做的。 事實上，根據一項涉及數千名銷售專業人士的研究，我們發現使用 Proposify 創建和發送的提案的完成率比行業平均水平高出 111% 。 通過縮短銷售週期、改善協作和簡化提案流程，提案軟件可幫助您的銷售團隊完成更多交易。 如果那不能以它的價值賣給你，我們不知道會怎樣。

8. 成長

無論您如何進行，手動創建和發送提案都非常耗時——這是假設您團隊中的每個人都已經熟悉您的流程。 現在這可能不是問題，但是一旦您開始引入新業務並培訓新員工，這將是一個問題。 時間是有限的，所以難怪銷售領導者為什麼要努力創建一個可擴展的流程，同時支持團隊成長和縮短銷售週期。

提案管理軟件允許銷售主管設計可在整個團隊中重複的可擴展關閉流程。 它還可以幫助他們優化現有流程，以使團隊專注於結束，而不是浪費時間從頭開始構建提案。 此外，一旦這些流程到位，新員工的入職速度會變得更快，並縮短了升級時間。

最後的想法

歸根結底，最好的建議是將潛在客戶轉化為客戶的建議。 無論是手工創建、在 Microsoft Word 中還是在線創建，重要的部分是它可以關閉。 我們並不是說您不能手動發送提案，但這絕對不是贏得更多業務的最有效或最有效的方式。

另一方面，提案管理軟件是。 它結合了銷售團隊在一個屋簷下取得成功所需的所有工具、資源和數據，使提案流程更具可預測性、一致性和可擴展性。 免費版本觸手可及，沒有理由不試一試。