適用於繁忙代理優化人員的史詩項目管理工具
已發表: 2022-11-25如果您在代理機構工作,您很可能不會整天無所事事。
您正忙於進行實驗、管理客戶,並在像運轉良好的機器一樣運行項目時努力保持頭腦清醒。
考慮到你正在玩雜耍的所有球,很容易陷入“眼不見心不煩”的陷阱。 難怪為什麼 70% 的項目都失敗了,而如今,由於項目管理效率低下,組織通常會浪費 12% 的資源。
值得慶幸的是,有一個簡單的解決方案可以一勞永逸地解決這個問題。 項目管理工具提供了一個地方,您可以在其中直觀地組織任務和截止日期,同時與團隊保持聯繫,從而幫助您保持進度。
在這篇文章中,我們將分享五個史詩般的項目管理工具,供希望簡化工作流程以提高生產力和提高輸出質量的機構使用。 此外,如果您決定出售您的代理機構,擁有一個成功的項目管理工具可以增加品牌價值。
讓我們開始吧。
項目管理工具的主要特點
每個行業都有適合自己目的的獨特工具。
例如,金融投資者有交易日誌平台,自由撰稿人有 AI 文案生成器。 對於機構而言,項目管理工具很快成為跟上不斷變化的客戶需求和截止日期的必備工具。
項目管理工具是一種軟件程序,可幫助您管理項目的任務和細節。 這些工具還可以幫助您組織團隊、改善溝通、跟踪截止日期,甚至幫助估算項目成本。
monday.com 聯合創始人兼聯合首席執行官 Eran Zinman 表示,項目管理軟件應該讓您控制自己的工作流程以及您希望如何可視化信息。
市面上有許多不同的項目管理工具,但遊戲中最好的玩家都應該具備以下主要功能:
- 任務管理:將您的項目分解為任務並將它們分配給您的團隊,包括截止日期和其他信息,如開始時間和描述。
- 溝通:無需離開工具即可向您的團隊發送消息,包括有關他們任務的警報和更新。
- 計劃:為每個任務創建里程碑,並根據完成日期安排它們。
- 文件共享:與您的團隊成員共享文檔,以便他們可以協作並輕鬆訪問關鍵信息。
- 報告:根據任務數據生成報告,提供項目進展情況的概覽(即,到目前為止已經完成了多少任務?剩餘任務的百分比是多少?)。
牢記這些功能,我們準備了五個最重要的項目管理工具列表,每個忙碌的機構優化人員都應該考慮將其用於他們的技術堆棧。
5 個史詩般的項目管理工具
1.週一網
monday.com 是一個高度可定制的項目管理工具,可幫助您制定戰略、計劃和交付最佳工作。 他們還提供最適合每個公司場景的各種產品:工作流、銷售 CRM、開發、營銷和項目。
monday.com 產品包括與 G Suite(Google 的辦公產品套件)等工具的數十種集成,可輕鬆訪問云中的 Google 文檔,以及其他可幫助機構優化其在線性能的免費 Google 工具。
monday.com 受到全球 152,000 多家公司的信任。 憑藉一長串功能,很容易看出為什麼 Monday.com 是最好的代理項目管理解決方案之一。
為什麼? 因為它不僅簡化了團隊成員之間的溝通和協作,而且您還可以使用該工具與您的客戶溝通項目更新。
為了讓客戶了解情況,請與他們分享您的項目管理板,這樣他們就可以看到您在做什麼以及他們預計何時可以交付。 用戶界面直觀,因此客戶也很容易理解如何使用它。
主要特點:
- 甘特圖:跟踪項目範圍、進度、里程碑、依賴關係和指標。
- 項目儀表板:通過來自預算、目標、進度、資源等的實時、高級數據,掌握對您的組織最重要的事情。
- 工作負載視圖:與您的團隊一起管理資源並避免倦怠、輕鬆分配工作並適應新的優先級。
- 里程碑:要保持積極性,請通過設定目標並與他人分享來衡量項目的進度。
- 高級集成:將您的項目連接到您已經使用的 Gmail、Slack 和 Zoom 工具。
- 項目模板:從許多預建模板中進行選擇,其中許多可以進行個性化以滿足您的特定需求。
- 企業級安全性:通過用戶權限、審計日誌、HIPAA 和 GDPR 認證以及正常運行時間保證來保護您的數據。
定價計劃:
- 個人: 0 美元/月
- 基本: 10 美元用戶/月
- 標準: 12 美元用戶/月(最受歡迎)
- 專業版: $20 用戶/月
- 企業:可定制
受信任者:
- 葫蘆
- 畫布
- 非霍奇金淋巴瘤
- 可口可樂
- 樞紐點
2.點擊向上
ClickUp 是一個一體化的生產力平台,可將團隊、任務和工具集中在一個地方。 作為基於雲的應用程序,一切都可以從任何地方在任何設備上訪問。
這個項目管理工具提供任務管理、文件共享、時間跟踪、報告和許多其他功能。 ClickUp 通過標準網站瀏覽器或通過 iOS 和 Android 移動應用程序提供這些功能。
它與其他應用程序集成了 1,000 多個,可幫助您在一個儀表板中管理您的工作流程,因此您無需再在它們之間切換。
ClickUp 是具有遠程團隊或合作夥伴關係的機構的完美工具。
借助來賓帳戶,您可以輕鬆管理與數百人的遠程合作夥伴關係。 邀請客戶、委託人和其他利益相關者在應用程序中直接與您的團隊溝通。 一切都係在一個漂亮、整潔的蝴蝶結中,節省您的時間和收件箱的混亂。
主要特點:
- 可自定義的任務:使用任務管理工具和 35 多個可根據各種需求自定義的 ClickApps 來計劃、組織和協作處理任何項目。
- 嵌套的子任務和清單:將復雜的項目分解為更小的子任務。 創建簡單的清單來跟踪多步驟工作流或待辦事項列表。
- 自動化:使用 50 多個操作、觸發器和條件簡化日常流程。
- 數以百計的模板:不想浪費時間讓所有東西都上線? 通過從適用於許多場景的數百個易於使用的模板中進行選擇來節省時間。
- 團隊協作:鏈接任務和集成以在一個地方訪問所有內容。 通過電子郵件和聊天與您的團隊聊天。 或者使用白板(視覺畫布)發揮創意。
- 實時報告:一鍵跟踪進度、設定目標和管理資源。
定價計劃:
- 永久免費: $0/月
- 無限制: 9 美元用戶/月
- 商業: 19 美元用戶/月(最受歡迎)
- Business plus:用戶 29 美元/月
- 企業:可定制
受信任者:
- 三星
- 預訂網
- IBM
- 教士
- 貝爾蒙德
3.智能表
Smartsheet 是一種基於 Web 的項目管理和協作工具,可讓您分配任務、跟踪項目進度、管理日曆、共享文檔等。
它有一個直觀的界面,允許您創建和共享模板,因此您不必在需要接受新客戶或項目時重新發明輪子。
您還可以將 Smartsheet 與其他工具(如 Slack、Tableau 和 Lucidspark)集成——如果您的團隊經常使用這些應用程序,這非常好。
超過 90% 的財富 100 強公司使用 Smartsheet 跟踪項目、資源和時間表。 他們的工具非常靈活,可以處理從小型項目到全公司範圍的計劃。
如果您的機構每天都使用 Google 表格,是時候切換到 Smarsheet 了。 Smartsheet 將 Google 表格和項目管理功能整合到一個包中。
您可以直接從工作表創建調查表,然後將其發送給客戶或員工。 這與實時儀表板功能相關聯,使您能夠以有意義且易於理解的方式可視化現實世界的數據。
主要特點:
- 項目規劃:創建項目計劃並分解任務,以更好地了解需要注意的事項。 通過甘特圖、看板和其他具有視覺吸引力的視圖關注關鍵依賴關係。
- 資源管理:通過特定於項目和跨項目的視圖更好地利用您的資源,以幫助您了解誰在做什麼,而熱圖顯示最需要資源的地方。
- 預算管理:通過按時間、貨幣或費用類型創建和跟踪預算來控制您的項目預算。 通過持續跟踪成本閾值和超支來優化項目預算。
- 項目管理:將您的項目分解為任務、子任務、任務關係、里程碑和關鍵路徑,以清楚地了解需要做什麼以及何時完成。
- 分析和報告:借助實時儀表板,您可以收集關鍵指標和項目信息,以便每個人都可以訪問正確的信息。
- 工作流自動化:使用自動或定期運行的重複性或基於條件的功能,在幾分鐘內自動完成重複性任務。
定價計劃:
- 專業版:用戶 9 美元/月
- 商業: 32 美元用戶/月(最受歡迎)
- 企業:可定制
受信任者:
- 樂高積木
- 寶潔公司
- 輝瑞公司
- 美國運通
- 凱撒醫療集團
4. 打
Wrike 是一種多功能項目管理工具,可讓您的團隊完全了解和控制您的所有任務和項目。 它易於使用且具有強大的功能,使其成為小型企業的絕佳選擇。
Wrike 允許您輕鬆地創建項目、分配團隊成員和添加新任務。 通過創建相互同步的不同列表,您可以在一個地方跟踪所有工作——這樣重要信息就不會漏掉。
借助 Wrike 的內置通知系統,可以在需要注意事項或臨近截止日期時為您的團隊成員設置提醒。
您是否每天花太多時間回復電子郵件? 好吧,Wrike 是適合您的工具。
使用 Wrike,您幾乎可以做任何您需要做的事情。 它是一站式商店,通過幫助您生成自動化報告、計劃和跟踪項目、實時協作等,每周可節省無數小時。
主要特點:
- 可定制的工具:通過使用定制的儀表板、工作流、表單等,使您的團隊能夠完成工作。
- 增強的協作方法:即時共享文件、任務和報告,讓人們了解他們項目的狀態。 使用自動審批系統讓事情順利進行。
- 360° 可見性:借助整個組織的實時可見性,您可以更快地做出決策並消除孤島。
- 發票軟件:跟踪您的財務狀況、創建時間表報告並與會計平台同步以即時創建準確的發票。
- 400 多個應用程序集成: Wrike Integrate 讓您可以根據需要將 Wrike 連接到任意數量的應用程序,這樣您就可以在一個應用程序中同步數據並完全自動化您的工作流程。
- 企業級安全性:使用智能自動化來保護您的數據,以實施基於角色的訪問、單點登錄和加密密鑰所有權。
定價計劃:
- 免費: $0 用戶/月
- 專業版: $9.80 用戶/月
- 商業: 24.80 美元用戶/月(最受歡迎)
- 企業:可定制
受信任者:
- 谷歌
- 來福車
- 尼克兒童頻道
- 雪花
- 奧美
5.團隊合作
團隊合作是一種與眾不同的項目管理工具。 為什麼? 它專為客戶工作而設計。
在 Teamwork 的幫助下,您可以通過一個簡單的應用程序輕鬆管理您的團隊、項目、客戶和自由職業者。
Teamwork 與其他應用程序和服務(如 Basecamp、Dropbox、Trello 等)集成,以確保您始終可以訪問您的企業或組織的重要信息。
該移動應用程序允許用戶從任何地方(台式機、筆記本電腦或智能手機)查看他們的 Teamwork 帳戶,使他們無論身在何處都可以非常輕鬆地完成工作。
按小時計費的機構會希望能夠在一個地方跟踪計費和非計費時間,並根據某人的首選方法使用不同的方式來跟踪時間。
主要特點:
- 任務管理:將工作和項目分解為更小的任務,以便您跟踪團隊工作的進度。
- 團隊協作:通過集成的聊天功能或簡單的@提及與團隊成員進行交流。 或者使用 Notebooks 通過實時編輯來組織文檔。
- 可視化視圖:從表格視圖、看板、任務列表和甘特圖中選擇最適合您的視圖。
- 報告:通過實時報告從總體項目健康狀況到團隊能力的所有方面,從鳥瞰角度查看您的項目,幫助您交付帶來更多業務的項目。
- 節省項目設置時間:任務列表和項目模板將為您節省時間並消除項目設置中的重複性工作。 它們還可以幫助您減少錯誤並提高項目間的一致性。
- 不錯過任何計費分鐘:通過跟踪您的時間,不錯過任何一個計費小時。 將發票導出到 Quickbooks、Xero 和 Harvest,以便您更快地獲得付款。
定價計劃:
- 永久免費: $0 用戶/月
- 交付: 13.99 美元用戶/月
- 增長: $24.99 用戶/月(最受歡迎)
- 規模:可定制
受信任者:
- 西北互助
- 普華永道
- 理查茲集團
- 馬倫洛威
- 等壓線
包起來
你有它。 市場上可用的五種最重要的項目管理工具,可幫助您的項目從零開始到跨越終點線。
但這還不是全部。 項目管理工具有助於為您的測試程序提供更多結構,以便您可以推動更多數據驅動的活動。 並節省您的時間,以便您可以繼續改進您的實驗過程。
因此,告別凌亂的項目、分配不當的資源和浪費的金錢。 是時候簡化您的工作流程以產生更好的結果了。
如果您還在猶豫,請不要擔心。 大多數這些項目管理工具都提供免費計劃。 這是試水並找到滿足您機構需求的完美工具的絕好機會。
快樂優化!