如何以正確的方式啟動您的項目
已發表: 2022-03-21如果我們將一個項目的啟動比作一場足球比賽的開始，不召開啟動會議就像沒有戰術策略一樣。 如果沒有計劃，您可能會做的就是即興發揮，雖然有時這可能很有趣，但通常會導致浪費時間、金錢損失和信任破裂。 聽起來像是災難的秘訣，對吧？
#hackyourkickoff – 完美的起飛程序
儘管每個項目都不同，但啟動過程通常非常相似，並且基於相同的原則。 為了優化您的工作，值得創建一個模板化清單，其中包括所有“必須”，並根據項目的需要通過其他可選點來縮短或豐富它。 這樣一來，您就無需在每次投入新項目時都發明輪子，並且不同項目之間流程的一致性將得到改善。
將您想要涵蓋的主題劃分為幾個領域肯定會幫助您保持秩序。 分解可以基於項目連續經歷的階段（預生產、設計、生產等），或者，例如，基於項目管理的鐵三角：範圍、時間、成本（以及介於兩者之間的所有內容） ）。 無論哪個更適合您——請務必準確涵蓋所有領域，尤其是最有爭議的領域。
通過我們的產品策略服務充分利用您的想法
學到更多那麼你如何進行這個過程呢？ 讓我們仔細看看。
快速介紹
- 設定場景：了解項目背景和目的——你需要一個清晰、可衡量和鼓舞人心的目標，而不是過於雄心勃勃的目標。
- 設定期望，討論工作說明，總結框架和技術。
- 準備安全規則，決定訪問和憑證存儲，選擇正確的工具將項目文檔保存在一個集中的協作位置。
- 宣布團隊內部的角色和分配。 讓客戶了解可能的團隊變更以及團隊成員的參與程度。
- 同意RACI 矩陣與所有職責和依賴關係，並決定批准過程。
- 設置一個方便的工作時間，特別是如果你在不同的時區工作。
- 討論溝通渠道（例如，臨時聯繫的群聊和正式通信的電子郵件）和頻率。
- 制定一個週期性會議矩陣，並確保每個相關人員都收到參加會議的必要邀請（整個團隊不必參加每次會議）。
- 建立行為準則，即任何人都可以提出規則的通用團隊規範，整個團隊都將遵循該規範，以保持相互尊重的合作。
專業提示：如果您保留一份項目海報，則應該很容易在項目海報上找到所有信息。
項目範圍
- 以待辦事項草稿的形式準備可交付成果和需求清單。
- 突出重要的項目優先事項——執行莫斯科分析可能會有所幫助。
- 關注限制因素，例如嚴格的預算或達成範圍共識的時間表（公開建議可能的削減）。
- 寫下ready 的定義和 done的定義。
- 不要忘記分類法——一個與項目相關的詞彙表，以防止任何誤解或混淆。
項目時間表
- 向客戶介紹公司流程並根據項目需要進行調整，指定團隊中的工作流程。
- 準備具有明確截止日期的路線圖，並就一些可能的誤差幅度達成一致。
- 設置由項目生命週期確定的里程碑和時間表：發布、回歸、衝刺持續時間等。
- 記住要關注與合作相關的所有項目階段（啟動、計劃、執行、監控和/或結束）。
項目預算
- 確認預算並就可能的偏差達成一致。
- 確保您和您的客戶對批准的計費方式有完全相同的理解。 仔細檢查 T&M 和固定價格模型之間的差異是否清晰。
- 弄清楚如何處理錯誤、變更請求和代碼審查。
- 識別障礙和風險，制定緩解策略，讓每個人都參與創建定期更新的變更日誌。
- 負責跟踪進度，確保及時提交項目狀態報告。
是時候點燃保險絲了
你曝光的日子到了！ 現在，既然你已經把所有東西放在一起，會議本身應該只是愉快的形式。 通過這幾個步驟，您一定會充分利用它：
與專家團隊一起集思廣益
查看我們的研討會- 提前提供會議議程，讓每一位與會者 審查所有必要的項目細節並為會議做準備。 在您需要某人採取任何特殊行動的主要主題下劃線。
- 做筆記並在之後與您的團隊分享會議摘要。 這是最好的非正式方式，可以將會議期間商定的所有內容都賦予官方地位。 此外，如果每個人都在船上，您可以記錄會話並獲得將來返回的可能性。
- 通過在整個團隊中建立同樣強烈的參與度和興趣，確保以後能夠正確執行。 這就是為什麼會議應該採取對話而不是廣播的形式。 有一些使用公式的想法，例如：每個人都自己介紹自己（姓名，角色，他們喜歡如何在項目中工作）。 為簡短的破冰活動和問答分配一些時間的獎勵積分。
- 討論接下來的步驟。 這可能是您每天結束會議的方式，在這種情況下也應該如此。 如果後續步驟也包含在啟動會議摘要中，那就太好了。
以讓您感到舒適的方式召開這次會議，但要保持井井有條，您不會錯過任何事情。
記住：玩顯而易見的船長
即使有些事情對您來說很明顯，因為您在過去的項目中一直以某種方式執行它們，但您的客戶和團隊的其他成員不必對它們那麼清楚。 解釋草是綠色的對你來說似乎是多餘的？ 在您與色盲者一起工作之前，它可能是。
大聲說出顯而易見的事情並將其寫下來可以降低解釋中出現任何差異的風險，並確保你們都朝著同一個方向前進。
可能影響項目的事情也是如此。 你不應該在這裡隱藏任何東西——透明度是成功和真誠合作的最重要因素之一。 相互信任對於團隊的順利運行至關重要。 它很難建立，也很容易丟失。
如果你不確定某件事是否值得一提，那就意味著它值得一提。 猜測在這裡沒有立足之地，因為未說出口的問題可能會在最意想不到的時刻升級。 作為項目經理，您可能已經熟悉墨菲定律……
概括
啟動會議是一個共同討論如何引導項目成功的機會。 通過適當的準備，您可以限制意外並防止以後出現挫折。 祝你好運！
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