什麼是項目管理中的預測？

如果您曾經負責過一個項目，您可能已經知道從頭到尾管理一個項目的壓力有多大。 除了確保每個項目階段都有足夠的資金和資源外，您還需要避免預算超支和延誤——這會使您在項目完成之前處於不確定的邊緣。

然而，它不必是這樣的。

如果您想避免特意看到項目完成，您需要做的就是進行項目管理預測。

但是，什麼是項目管理預測，它究竟是如何運作的？ 請繼續閱讀，因為我們即將揭示您需要了解的有關項目管理預測的所有信息——從基本元素到精心挑選的技巧，以幫助您成功實施項目預測，無論您的項目有多長。

在這篇博文中，您將：

• 詳細了解項目預測的基礎知識，
• 了解項目管理中預測的要素，以及
• 發現 7 個技巧，幫助您成功進行項目預測。

什麼是項目預測？

項目管理中的預測是對正在進行的項目的未來可能結果進行預測的過程。 然而，這些估計並非基於拋硬幣，而是基於對正在進行的項目的當前數據的仔細觀察和分析。

事實上，項目預測應該在項目完成 20% 時開始，這樣您就有足夠的信息根據收集的數據進行預測。 此外，隨著項目的進展，您有時需要更新您的預測，尤其是當您經常需要對意外事件做出響應時。

簡單地說，如果你想預測你的項目結果，你需要使用你在完成大約三分之一的項目後所擁有的所有信息和知識，並對項目的終點做出預測。

項目預測最重要的要素是什麼？

在開始進行項目預測之前，如果要確保項目盡可能順利進行，則需要考慮三個關鍵因素。 想想你的項目：

• 期間，
• 成本，和
• 質量。

要素#1：項目持續時間

在你考慮執行一個項目之前，先問自己一個問題：

該項目需要多長時間？

要想對項目做出準確的預測，首先要確定整個項目需要多少時間。 然後，嘗試將您的項目分成更小的任務、階段或步驟，這樣您就可以估計每個任務需要多長時間。

項目經理經常使用項目調度軟件來幫助他們自動化項目規劃過程並提高預測準確性。 這種類型的工具可以進一步幫助你跟踪每項任務的時間並幫助你收集重要數據——所有這些都存儲在一個地方，可以幫助你做出未來的預測。

要素#2：項目成本

確定項目的大致持續時間後，繼續估算項目成本。

儘管創建最準確的費用預測並不總是最簡單的任務，但跟踪您的費用可以顯著簡化此過程並幫助您獲得最準確的數字以包含在您的計算中。

由於您可能希望估算的預算盡可能接近項目的最終成本，因此請確保包括員工的工資以及他們在整個項目期間使用的工具。

要素#3：項目質量

在您決定啟動一個項目的那一刻，您可能希望最終獲得最高質量的結果。 然而，高質量的性能與更大的預算密切相關。

因此，如果您的預算有限，您可能需要評估您的優先級並決定您是否準備好犧牲質量以便能夠在不增加成本的情況下結束您的項目。

由於您可能無法支付最合格的員工或在預算緊張的情況下購買最優質的材料，請考慮有限的資源將如何影響您的最終結果，並將您的發現包括在您的項目預測中。

此外，請記住，如果您決定進行更高質量的項目，這種選擇也可能會影響您的項目的持續時間，因為您將需要更多時間來尋找和選擇最合格的工作人員或獲得一流的材料.

項目管理中的預測示例

假設您經營一家營銷公司，客戶要求您為他們制定社交媒體策略。 收集完所有信息並完成 20% 的項目後，您就可以開始進行項目預測了。

要進行準確的項目預測，您需要考慮：

• 每個步驟、任務和整個項目將花費的時間（包括需要的額外時間或客戶是否要求緊急交付），
• 將在項目期間完成的工作（包括制定策略、決定設計、編寫內容、在個人資料上安排帖子等），以及
• 從頭到尾將參與該項目的員工及其薪水（這包括檢查您是否需要雇用額外的員工，或者您現有的員工是否足夠熟練，您是否有緊急情況下的後備計劃， 等等）。

為什麼項目管理中的預測很重要？

項目管理中的預測可幫助您：

• 估計可能的結果，
• 降低執行項目的風險，以及
• 增加項目成功的機會。

然而，預測項目的最終結果並不總是那麼容易，尤其是在您沒有掌握所有信息的初期。 因此，確定所有可能的結果並確定您想要實現的結果至關重要。 項目管理中的預測可以幫助您預測所有可能的結果並確定哪一個對您的公司最有利。

此外，項目預測可以幫助您為項目執行過程中可能發生的所有變化做好準備，併計算和降低風險。 通過降低風險，您可以更好地控制項目並增加成功的機會。

由於管理項目圍繞著使用您的技能和知識做出明智的決策以確保項目成功，因此項目預測是一種方便的工具，可幫助您根據盡可能準確的預測做出明智的決策。 因此，通過做出準確的預測，您可以增加項目成功的機會。

此外，項目批准通常依賴於預測結果——如果結果不利，項目甚至可能被拒絕。

在項目管理中成功預測的 7 個技巧

項目管理中的預測是一個複雜的過程，因為它需要您考慮多種因素，例如：

• 時間，
• 成本，
• 質量，
• 資源，
• 人員等等。

但是，為了幫助您避免被太多任務壓得喘不過氣來，我們匯總了一些建議，以幫助您確保項目管理預測如發條一樣運轉。

提示 #1：創建多個預測

無論預測多麼準確，始終存在不可預測事件改變項目最終結果的風險。 因此，與其依賴一個項目預測並抱有最好的希望，不如嘗試做出一些詳細的預測。 如果您包含各種意見和可能性並創建多個預測，您將更接近於預測實際結果。 俗話說， “不要把所有的雞蛋放在一個籃子裡”。

提示#2：有條理

出色的組織能力是項目經理應具備的最重要的素質之一。 跟踪所有步驟並熟悉每個團隊成員的角色對於有效的項目管理至關重要，這就是跟踪項目進度的每一步的地方可以派上用場。 通過依靠可以幫助您查看團隊在每項任務上花費了多少時間的工具，您將能夠獲得可用於在項目執行期間進行預測的時間表。

提示 #3：使用預測工具

通過觀察項目數據並從中得出結論，您可以學到很多東西。 然而，為了產生盡可能好的預測，嘗試在您的業務中實施項目管理軟件，例如 Plaky，這將為您的項目帶來很多好處。

使用 Plaky，您可以：

• 擁有關於每項任務所花費時間的最準確的統計數據，
• 輕鬆獲取精確項目預測所需的所有重要信息，
• 清楚地了解所有項目活動，例如項目進度和截止日期，
• 給員工分配任務，讓每個人都知道該做什麼，
• 將項目組織成階段或任務，
• 發表評論和反饋，
• 當有人給你任務、有更新或有人提到你時得到通知，
• 有一個項目時間表的可視化表示，並且
• 能夠快速自動地對您的項目進行更改，這樣您就不必浪費時間進行手動操作等。

一旦開始使用 Plaky，您就會注意到組織團隊成員和任務變得多麼容易和快捷。 您將清楚地了解整個項目及其所有任務，以便更好地預測項目結果。

提示#4：為任務安排額外的時間（以防萬一）

儘管您盡了最大努力並使用了最新的預測和管理工具，但仍可能發生不可預測的事件和項目延遲。 您永遠不知道員工什麼時候會請病假，或者他們完成任務所需的時間是否比預期的要長。 這就是為什麼為每項任務安排額外的時間始終是一個安全的選擇。

此外，嘗試監控項目的每一步進度。 如果您注意到在執行項目期間某些活動或任務花費的時間比預期的要長，您可以對其進行編輯並添加必要的時間。

為了在當前項目的執行過程中做出更好的項目預測，您可以使用任務跟踪應用程序來幫助您記錄超時時間，以便您準確了解哪個任務需要更多時間。 因此，您可以將其用作未來的參考，以更好地構建您即將進行的項目，並確保您的超支和延誤更少。

提示 #5：清楚地展示您的項目預測

有時，即使您的所有數據、合格的員工或完美的預測也不足以使項目取得成功。 一旦制定並記錄了您的預測，您應該將其清楚地呈現給您的團隊成員，以便每個人都知道他們的責任。

為了確保所有項目階段和任務都以清晰的方式呈現，您可以使用員工日程安排軟件，讓您的團隊清楚地了解他們的所有任務和活動，並確切地知道他們應該做什麼來實現預期的目標項目成果。

提示 #6：跟踪項目的性能

請記住，項目預測只是一種可能因外部或內部因素而發生變化的預測，因此您需要在項目執行的所有階段跟踪項目。

例如，在跟踪您的績效時，您可能會注意到預算緊張。 了解預算赤字可以幫助您進行必要的更改並及時解決問題。 例如，您可以重定向其他分支機構的資金，或將價格變化通知您的客戶。 因此，您的預測將會改變，並且您將獲得更準確的預測。

此外，跟踪項目績效可確保您注意到意外的變化，可能找出解決方法，並及時將它們正確地傳達給您的客戶。

提示 #7：審查每個項目並檢查預測是否正確

完成項目後，您應該查看結果以了解它們與您的預測的匹配程度，因為可以通過與原始估計的匹配程度來衡量項目的成功與否。

例如，如果在時間或成本方面發生了任何變化，您可以將它們納入類似項目的未來預測中。 了解以前的預測中缺少的內容可以幫助您改進未來的項目預測。

結論：通過項目預測增加項目成功的機會

正如您可能已經發現的那樣，有效的項目預測是將執行良好的項目與出錯的項目區分開來的關鍵。

在本文中，我們解釋了項目管理中的預測要求。 我們還提供了一些預測技巧，如果您決定開始進行項目預測，您會發現這些技巧很有用。

不過，請記住，項目預測是一個複雜的過程，需要大量的準備和思考。

您應該嘗試為任務安排額外的時間，跟踪項目的績效，並使用預測工具來獲得更準確的數據。

項目預測並不能保證一個好的項目結果，因為它取決於許多因素，但它會讓你離成功更近一步。

️ 項目管理中的預測是一個有用的過程，可讓您控制項目。 關於如何改進項目預測，您有什麼寶貴的建議嗎？ 寫信給我們 [email protected] 有機會出現在我們未來的一篇文章中。 另外，如果您喜歡這篇文章，請與您認識的其他人分享，他們會覺得這篇文章很有趣。