項目成本管理：基礎知識、步驟和主要目標

當您的企業承擔新項目時，工作的成敗取決於項目管理工作的效率 — 而項目管理工作中最重要的因素是處理項目管理成本。

此外，不准確的項目成本估算可能是項目超出預算或完全失敗的主要原因之一。

為了能夠成功完成您的項目，您需要能夠更準確地控制、分析和預測成本並防止不良結果。

為了幫助您控制在項目預算之內，我們將解釋以下內容：

• 項目成本管理的定義，
• 項目成本管理的主要目標，
• 計算項目管理成本的方法，以及
• 項目成本管理的 4 個步驟。

我們還將介紹一些有關項目成本管理的常見問題，請關注我們。

什麼是項目成本管理？

項目成本管理是一個涉及項目預算和後續成本的估算和分配，以及項目成本控制的過程。

項目成本管理使您可以清楚地了解項目的財務狀況。 它可以幫助項目經理預測未來的費用並採取相應的行動。

項目成本管理的一些好處是：

• 減少開支，
• 提高效率，以及
• 進度跟踪。

重要的項目成本管理術語

為了讓您更容易理解與項目成本管理相關的一些重要術語，我們將對它們進行更詳細的解釋。

在本節中，我們將解釋以下術語：

• 項目成本，以及
• 項目預算。

什麼是項目成本？

總體而言，項目成本是用貨幣支付和完成業務交易或工作項目所需的總資金。

項目成本涉及：

1. 直接成本——直接成本是指與項目直接相關且為完成上述項目所必需的成本。
2. 間接成本——項目的間接成本是指不會直接導致項目完成但對從事該項目的公司或個人仍然至關重要的成本。 因此，它們是單個項目成本的一部分。

直接成本包括以下成本：

• 從事該項目的專業人員——即公司員工或外包承包商和自由職業者。
• 設備——即員工、承包商或自由職業者用來完成項目的工具和機器。
• 材料——即完成項目所需的物理材料（不是工具或機器）。
• 項目管理任務——即旨在促進項目在給定時間之前並根據特定要求完成的所有任務。
• 工程任務（如果需要）——即為完成項目而進行的所有研究、設計工作和設備安裝。
• 運輸（如果有）——即關稅，將成品運送到零售商等。

間接成本包括以下成本：

• 運營管理費用——即辦公室租金、水電費、保險、一般辦公設備和材料。
• 目標年薪——即公司或個人想要賺取的淨利潤，以及支付管理費用和其他費用所需的資金。

處理直接和間接成本並將其控制在預算範圍內對於順利進行項目成本管理至關重要。

項目預算是多少？

項目預算是在特定時間段（截止日期）內為執行項目而計劃和分配的資金總額。

項目預算基於項目的初始成本估算，通常取決於項目成本控制的有效性。 有4種主要的項目預算管理技術：

1. 增量- 您跟踪項目中任務的時間，並了解將來完成上述任務所需的實際時間。
2. 基於活動——你計算你的理想收入，考慮你在一年中需要從事多少項目以及它們的價格才能達到所述收入，並通過計算該項目的成本來確定每個項目的預算。
3. 價值主張——根據項目給項目帶來的價值將項目添加到預算中。 如果某個項目/任務/專業人員對項目很重要，它們就會添加到您的計劃預算中。
4. 零基礎——這種預算管理技術類似於價值主張。 不同之處（以及該項目包含在預算中的條件）是該項目必須經過論證並證明對每個新的業務週期都是有用的，而不僅僅是一個項目。 對新業務時間段重要的所有項目都已批准用於預算。

要詳細了解管理與項目預算相關的所有成本的最佳方法，請查看這些預算成本管理技巧。

預算成本管理技術

為了確保您遵守預算（並儘可能削減成本），您應該：

• 培訓員工高效利用時間——遵循正確的時間管理技巧並提高正確的時間管理技能將幫助您的團隊提高時間效率，進而幫助您節省成本。
• 利用最新技術——除了項目管理工具外，嘗試引入其他業務工具以幫助員工以經濟高效的方式實現工作自動化。
• 外包任務——從公司外部聘請信譽良好的專業人員來處理您的部分工作（與業務相關或特定於項目的工作）將幫助您削減成本。
• 減少您的管理費用——保險是一項不可協商的管理費用，但有些管理費用您可以在沒有的情況下工作（和生活）。 示例包括位於市中心的時尚辦公室，供您從事自由職業或時尚但不實用的公用設施。 盡可能削減預算以充分利用預算。

成本管理在項目中的重要性和列出的成本管理技術幾乎是不言自明的——當您旨在管理成本以遵守設定的項目預算時，您實際上是在讓設定的預算指導您的決策。

如果您不打算管理您的項目成本，它們很可能會失控，並且您的整個項目可能會因管理不善而分崩離析。

項目成本管理的主要目標是什麼？

適當的項目成本管理的好處源於項目成本管理的主要目標，其中包括：

• 基於項目開始時建立的價值標準，專注於項目交付，
• 監控和記錄所有交易、付款和與項目相關的變更，以及
• 努力降低企業綜合成本。

一般來說，適當的項目成本管理的主要目的是幫助項目經理順利完成項目，同時也減少不必要的項目開支。 只有跟踪成本並保持在項目預算之內，項目才能真正成功。

如何計算項目管理成本

在確定其重大設施項目的項目管理費時，西北大學堅持以下原則——項目越大，項目管理成本相對於項目本身的總成本越低。

要了解他們如何根據項目規模計算項目管理費用，請查看下表。

隨著項目變得越來越昂貴和規模越來越大，項目管理成本正在逐漸降低——根據他們使用的分級項目管理收費系統。

他們的費用基於項目本身開始時確定的項目預算，並且在該項目的整個持續期間也應保持不變。

從本質上講，您的項目管理成本將取決於您的項目規模，但它們也將取決於您選擇使用的項目管理軟件的價格，這也必須包含在預算中。

項目成本管理的四個步驟是什麼？

要以最佳方式管理您的項目成本，請遵循以下 4 個簡單步驟：

• 規劃資源，
• 估算成本，
• 確定成本預算，以及
• 控製成本。

步驟 #1：規劃資源

資源規劃包括審查項目範圍，然後確定未來的資源——這些資源是完成項目所必需的。 項目範圍是一個項目大綱，它確定了為完成項目需要完成的工作的所有方面。

該項目的資源可以包括：

• 執行項目所需的人員，
• 設備和工具，以及
• 每項任務所需的時間。

使您能夠成功完成項目的一切都被視為資源。

要創建全面的資源計劃，您必須定義：

• 一個項目需要多少人，
• 他們需要具備什麼樣的經驗，
• 需要什麼類型的設備，以及
• 每項活動的確切時間表是什麼。

然而，無論您在資源規劃方面付出了多少努力，總有可能出現一些不可避免的障礙。 如果發生這種情況，您需要考慮某些資源變得不可用的可能性。

跟踪資源分配也很重要。 跟踪資源分配可以讓項目經理清楚地了解需要完成的工作，並幫助他們促進任務的委派。

一旦我們擁有所需所有資源的完整清單，我們就可以估算成本，正如我們在下一步中看到的那樣。

步驟 #2：估算資源成本

完成資源計劃的製定後，您需要估算之前分配的資源的所有成本。

確定每種資源的成本並考慮可變因素對於涉及用品、工具和總體項目預算的每個決策過程都至關重要。

在收集了所有必要的定價信息後，您將得到費用的估計計算。

為確保獲得最準確的數字，您可以：

• 跟踪您的項目時間和費用，
• 監控參與項目的每個人的活動，以及
• 實時查看資金流向。

要了解有關成本預算的更多信息，讓我們直接進入第三步。

步驟#3：確定成本預算

成本預算的確定是項目成本管理的核心。

簡而言之，成本預算是項目旨在實現的所有任務和里程碑所需的所有成本的總和。 了解您的成本預算有助於您管理與估計成本相比的實際成本。

成本預算的確定在很大程度上取決於項目進度。 此外，了解任務持續時間和里程碑可以更輕鬆地跟踪項目截止日期。

制定成本預算策略還可以讓項目經理為未來階段做出更準確的預算估算，甚至可以防止超支。

步驟#4：控製成本

控製成本意味著隨著項目的進展密切關注所有成本，並記錄下來。

此過程允許您在發生某些調整時採取適當的行動，例如材料或服務價格的變化。 成本控制很重要，因為它可以幫助您降低成本並確保您的項目保持盈利。

要以最佳方式控製成本，您應該執行以下操作：

• 確保項目在範圍內，
• 與利益相關者合作，
• 遵循時間表並管理您的時間，以及
• 使用項目管理軟件。

項目成本管理常見問題

如果您仍然對項目成本管理有疑問，讓我們回顧一些常見問題並研究您需要了解的所有內容：

• 項目管理軟件，以及
• 項目成本估算。

您需要項目管理軟件嗎？

項目管理中更重要的項目成本之一是項目管理軟件——而更重要的項目管理問題之一是項目管理軟件成本。

當然，使用項目管理軟件的全部目的是為了加快項目管理過程，並使其更加：

• 精確的，
• 準確，並且
• 性價比高。

因此，通過使用此類軟件，從長遠來看，您實際上是在省錢。

有許多項目管理工具可用於項目規劃，但找到合適且易於使用的項目管理軟件可以簡化項目跟踪過程。

例如，在 Plaky 等項目管理工具中，您可以：

• 與隊友合作，
• 將所有任務放在一個地方，並且
• 跟踪項目的進度。

雖然您應該在項目規劃中包括項目成本管理軟件的成本，但還有一些其他選項，例如 Plaky，您可以在其中免費使用大量功能。

什麼是項目成本估算？

項目成本估算是預測以下內容的過程：

• 成本，
• 數量，和
• 完成項目所需的所有資源的價格。

然而，考慮到估算是在項目完成之前進行的（這意味著它不能解釋意外費用和變化），它通常是不確定的，只能作為設定項目預算和處理成本管理的起點。

在估算項目成本時，請確保涵蓋以下內容：

• 精確——盡量不要高估或低估你的成本。 根據您希望完成的任務、您的資源和時間段進行估算。
• 準確——雖然你的顧問、工人和自由職業者對你的項目成功至關重要，但項目估算中最重要的因素是你將花費在項目上的時間。 因此，跟踪所有項目的時間非常重要。 通過這種方式，您將獲得每種項目類型的準確小時數，因此可以更輕鬆地估算未來完成項目所需的時間。
• 了解項目要求（和限制） ——注意不要低估完成項目所需的時間、團隊成員數量和資金。

不同的專業人士以不同的方式進行項目估算，所以讓我們看看您可以使用哪些類型的成本估算來管理您的項目。

項目管理中成本估算的類型

項目管理中有幾種有效的成本估算類型：

1. 專家判斷——這種估計最適合經驗豐富的專業人士，因為它是基於估計者以前的知識和經驗。
2. 質量成本——該估算基於用於管理潛在故障和防止項目質量不佳所花費的資金。 它可以幫助您最大程度地減少損失並分析可以省錢的地方。
3. 供應商出價分析——這種估算主要用於公共項目招標，因為它要求您在進行自己的競標之前分析您的競爭對手並猜測他們的出價。
4. 使用項目估算軟件——這種估算依賴於專業項目估算軟件提供的數字。
5. 儲量分析——該估計用於考慮潛在的項目風險和需要確保以適應所述風險的儲備資源。
6. 三點估計——這種估計包括最可能估計 (A)、樂觀估計 (B) 和悲觀估計 (C) 的平均估計。 例如：A = 60,000 美元，B = 55,000 美元，C = 80,000 美元。 根據公式 (B + 4A + C)/6，示例估算的三點估算為 62,000 美元。
7. 類比估算——這種估算是基於從以前的類似項目中收集的數據。 它通常用於新項目的早期階段。
8. 參數估算——這種技術類似於類比估算技術，不同之處在於所使用的歷史數據是基於各種項目變量之間的關係。
9. 自下而上的估算——這種估算是通過將當前項目與您已經建立的工作包進行比較來計算的。 之後，您對當前項目進行估算。

如何最好地估算一個項目——例子

我們將通過項目成本估算示例向您展示如何估算項目。 這個例子考慮了：

• 從事該項目的專業人員，
• 他們的小時費率，
• 他們使用的材料，以及
• 他們完成特定任務所需的時間。

如果您想估算您的項目，請執行以下操作：

1. 列出所有專業人士，
2. 列出他們各自的小時費率，
3. 列出您需要的所有物理資源，包括所有設備和材料，
4. 估計完成項目所需的時間，以及
5. 計算最終價格。

現在您估計您的團隊成員將總共花費 300 小時來執行分配給他們的與項目相關的任務——更具體地說：

• Lisa Johnson（時薪：45 美元）將在任務 1 上花費 30 小時
• John Bautista（時薪：45 美元）將在任務 2 上花費 70 小時
• 凱蒂·史塔克（時薪：50 美元）將在任務 3 上花費 50 小時
• Austin White（時薪：40 美元）將在任務 4 上花費 120 小時
• Thomas Clark（時薪：50 美元）將在任務 5 上花費 30 小時

這是估計的總 300 小時的公式：

時薪 x 工作時間（每位員工）

這是方程式的樣子：

45 美元 x 30 + 45 美元 x 70 + 50 美元 x 50 + 40 美元 x 120 + 50 美元 x 30 = 13,300 美元

正如我們提到的，除了包括您的員工外，您還需要考慮材料和設備的清潔成本。 在材料方面，您必須包括單位數量以及單位價格。

此外，當您將計劃預算與實際支出進行比較時，您會發現兩者之間的差異。

最後，如果您跟踪您的進度，您將能夠更改您的日程安排，以便為某些任務留出更多時間，並跟踪計劃預算何時即將達到限額。

結論：對於一個成功的項目，適當的項目成本管理是必須的！

最後，您的預估時間、資源和費用決定了您的預算。

另一方面，您的預算和項目規模決定了您的項目管理成本和項目管理軟件的成本。

考慮到所有因素，您與項目相關的決策應受您估計的項目預算的約束。

如果您的總體項目成本沒有超過預算，您可以斷定您的項目成本管理是成功的。

️ 您以前是否嘗試過管理項目成本？ 也許您已經找到了正確的項目成本管理方法，可以幫助您成功地制定項目預算。 請通過 [email protected] 告訴我們，以便我們接下來可以試用您的技術。 如果您喜歡這篇博文，請與您認為有興趣閱讀它的人分享。