項目會計終極指南：定義、重要性和提示

項目會計是項目管理的一個非常有價值的方面。 它可以幫助企業主和項目經理：

• 計劃，
• 控制，和
• 評估每個項目的財務方面。

跟踪財務對於任何項目的成功都至關重要，這就是為什麼必須更多地了解項目會計的原因！

在這篇博文中，我們將介紹每個項目經理都應該知道的項目會計信息，包括：

• 什麼是項目會計，
• 它有什麼好處，
• 項目會計階段，
• 成功項目會計的技巧，以及
• 如何找到好的項目會計軟件。

什麼是項目會計？

項目會計是一個過程，涉及跟踪項目的財務並使用該信息有效地管理該項目。 簡而言之，它是一種特殊的會計形式，用於跟踪某個項目的財務進度。

即使是較短的項目也有多個階段，並且可能非常複雜。 因此，可能很難跟踪所有變化和與之相關的費用。 幸運的是，項目會計可以讓事情更有條理。

項目會計記錄與特定項目相關的每項成本。 這些費用包括：

• 材料，
• 勞動，和
• 所有其他可能產生的費用。

然後使用從會計中收集的信息來確保項目保持在預算之內。

更重要的是，在估算未來項目的費用時，項目會計非常有價值。 它允許企業所有者和項目經理輕鬆生成報告和做出預測，並讓相關利益相關者了解情況。

項目會計一般包括：

• 為項目創建會計系統，
• 指定關鍵績效指標 (KPI)，
• 跟踪每筆交易，
• 管理資源信息，從可用的材料和設備到花費的時間，
• 定期更新成本信息，以及
• 根據收到的信息進行預測。

誰使用項目會計？

任何了解項目財務的人都可以從項目會計中受益。 最常使用項目會計的用戶是：

• 項目經理，
• 會計師，以及
• 企業主。

該系統可用於必須跟踪成本和收入、預算和里程碑的任何類型的項目。 這就是為什麼項目會計必不可少的行業是：

• 建造，
• 工程，
• 製造業，
• 它，和
• 諮詢。

IT 行業的項目會計示例是什麼？

項目會計可用於您在 IT 行業中可以想到的任何項目。

假設某 IT 公司正在為新應用程序的軟件開發項目使用項目會計。

該項目的經理將使用項目會計來：

• 跟踪項目預算，
• 監控成本和收入，
• 記錄僱用開發人員的費用，
• 購買軟件許可證，
• 租用辦公空間，以及
• 監控成品應用的銷售收入。

為了簡化此過程，項目經理或會計師可以使用項目時間跟踪器來創建完成項目所需的任務列表。 然後，他們可以將成本與每項任務相關聯，因為這將使他們對整個項目的財務狀況有一個清晰的了解。

清楚地了解財務狀況有助於項目經理確保項目不超出預算。

此外，會計將使他們能夠確定項目經理是否應對計劃進行任何財務調整，以保持項目正常進行。 這可能涉及尋找增加收入的方法來抵消預算中的任何超支或談判降低開發成本。

區分常見的會計類型

如果您剛剛熟悉術語“項目會計”，您可能會開始將它與其他類似術語混淆。 讓我們分解一下最流行的會計類型以及它們與項目會計有何不同。

項目會計與常規會計

項目會計是定期會計的一種特殊形式。

定期會計涉及企業的整體財務事項。 它通常涉及跟踪整個企業的收入和支出。 相比之下，項目會計側重於特定項目的財務方面，並涉及跟踪與該項目相關的成本和收入。

項目會計和常規會計之間的另一個主要區別是詳細程度。 項目核算通常涉及在非常精細的級別跟踪成本，例如跟踪單個材料或工時的成本。

另一方面，常規會計通常涉及跟踪更高級別的支出和收入，其中包括部門或業務單位的總體成本。

項目會計與管理會計

項目會計和管理會計之間的主要區別在於這兩個學科的重點。

項目會計側重於特定項目的財務方面，並涉及跟踪與該項目相關的成本和收入。

相反，管理會計專注於提供信息，管理人員可以使用這些信息就企業運營做出明智的決策。 它通常涉及分析更高級別的財務數據，例如跟踪業務單位或部門的整體績效。

項目會計與成本會計

成本會計是一種會計類型，它通過檢查供應鏈中的每筆費用來確定與服務或產品製造過程相關的成本。 所以，它沒有連接到特定項目，但它可以。

根據這個定義，我們可以推斷項目會計是成本會計的一種形式。 因此，您可以將成本會計視為一個更廣泛的術語，它涉及項目會計範圍之外的費用。

項目會計的主要好處

項目會計是一種有價值的工具，可以幫助項目經理和企業主更有效地管理他們的項目並做出更好的決策。 以下是您應該為下一個項目使用項目會計的主要原因。

好處 #1：項目會計使您可以控制項目成本

會計和項目管理齊頭並進！ 在處理項目時，您可以使用項目會計來獲取有關正在進行的項目的財務狀況的準確和最新信息。

此外，您可以使用項目會計來檢查每個階段的項目進度。 項目經理可以使用生成的信息來確定潛在的成本節約，並隨時調整項目預算。

此外，通過全面的項目會計，更容易理解和管理延誤的可能性及其對項目最終支出的影響。

好處 #2：項目會計會告知您潛在的費用並幫助您為未來的項目做準備

項目會計為項目經理提供他們需要的財務信息，以便就他們的項目做出明智的決策。 然後，項目經理可以評估不同項目選項的可行性並確定最佳行動方案。

更重要的是，項目會計的好處不會在項目完成時結束。 預測是每個企業的重要方面，它對於預測未來費用以及未來類似項目的長度非常重要。 通過項目核算，一個項目的財務數據可以為以後類似的項目提供參考。

好處 #3：項目會計可幫助您創建詳細的項目報告

有了清晰的項目財務圖，項目經理可以輕鬆創建報告並向利益相關者更新項目進度。

此外，項目核算數據包含必須包含在最終項目報告中的關鍵信息：

• 投資者，
• 管理，和
• 利益相關者。

項目會計使創建最終項目報告變得非常容易，因為所有數據都已記錄和跟踪！

項目會計的 4 個基本階段

項目會計過程將經歷的階段數取決於項目經理或會計部門。 儘管如此，項目會計仍有四個階段對於特定項目的全面財務概覽至關重要：

• 規劃和預算，
• 跟踪和監控，
• 報告，以及
• 關閉。

我們將在以下幾行中詳細解釋每個階段。

階段1： 規劃和預算

計劃和預算階段在項目開始之前就開始了。 此階段是成功項目會計的關鍵步驟，因為它預測潛在成本並設置必須實現的里程碑。

規劃和預算階段包括估算項目將承受的每項成本，包括：

• 勞工，
• 小時，
• 設備，
• 運輸，
• 材料，和
• 高架。

此外，項目經理會制定項目時間表，並概述為使項目成功而必須完成的每項任務。

階段 #2：跟踪和監控

一旦項目開始，就必須密切監控項目的進度和預算。

在此階段，擁有項目會計軟件或聘請項目會計師對於項目的成功至關重要。 這是因為項目會計涉及定期將實際收入和成本與估計預算進行比較。 通過定期監控成本情況，項目經理可以毫不拖延地做出調整或要求增加預算。

好的項目管理軟件，例如 Clockify，可以讓您輕鬆監控項目的進度。 您可以登錄所有任務、它們的持續時間以及所有與之相關的成本。

然後，您還可以比較項目和任務的跟踪時間和估計時間。

例如，在上面的屏幕截圖中，我們可以看到開發任務的估計時間比跟踪時間長。

第三階段：報告

項目會計使創建項目報告變得更加容易，因為它們會跟踪項目必須經歷的每一項次要和主要費用。 項目經理可以使用從項目會計中收集的數據來創建報告並將其呈現給利益相關者和投資者。

項目會計的一個重要方面是它是在項目進行時進行的。 因此，項目經理可以定期更新所有涉及的利益相關者並在每個項目階段提供報告。

階段#4：結束

在這個最後階段，項目經理完成項目的財務記錄並關閉所有未清賬目。

這可能涉及核對項目的財務記錄與組織的主要會計系統或完成任何必要的稅務或合規表格。 一旦項目結束，項目會計記錄可以存檔以備將來參考。

成功項目會計的 4 個關鍵提示

擁有項目會計師或投資會計軟件對您沒有多大幫助，除非您確保已涵蓋成功項目跟踪的所有基礎知識。 這裡有一些提示，可幫助您充分利用可用的項目會計技能或工具！

提示#1：為項目設定預算

根據研究，近 30% 的組織表示資源管理不善是項目成功的巨大挑戰。 資源管理是指以最有效的方式使用可用資源，例如時間、設備、人員和資金。 項目經理應始終制定預算，概述可以使用所擁有的資源完成的工作。

通過從一開始就概述您的預期成本和收入，您將擁有一個清晰的基準，您可以根據該基準衡量項目進展過程中的實際支出和收入。 這樣，您就可以輕鬆地跟踪成本的任何變化，並使用項目會計監控項目的進度。

此外，您將能夠更好地處理意外開支和項目計劃變更。

您可以先列出所有預期費用，例如：

• 材料，
• 勞動，和
• 管理費用。

不要忘記包括一些迴旋餘地以應對意外情況。 全面了解預計成本和收入後，您將能夠最大程度地利用項目會計。

提示 #2：仔細跟踪成本

不要忘記密切關注您的實際成本和收入。 通過準確跟踪這些指標，您將能夠識別潛在問題或需要改進的領域，並根據需要對您的項目進行調整。

通過跟踪項目成本，您也更有可能控制在預算範圍內。 更重要的是，您可以在任何超支成為主要問題之前發現它。

您應該始終保留所有支出和收入以及員工工作時間的詳細記錄。 這些費用可能包括收據、發票和其他顯示您的支出和收入的文件。 請務必定期更新您的記錄，並將它們與您的原始預算進行比較，以了解您的表現。

提示#3：定期創建財務報告

擁有定期的財務報告對所有項目經理來說都是必不可少的。 報告包含有關項目財務狀況的詳細信息。 他們將幫助您與利益相關者（例如投資者或執行管理層）進行溝通。

創建一份好的財務報告的第一步是收集所有相關的財務數據，例如收據、發票和其他顯示您的支出和收入的文件。 然後，您應該將這些數據組織成一份清晰簡潔的報告，以一種易於理解的格式呈現最重要的信息。

一份成功的項目會計報告應包括：

• 總結，
• 關鍵績效指標，
• 圖形和圖表更容易理解，
• 數據解讀，
• 實現的目標，以及
• 預測。

此外，通過將有關項目財務的所有相關信息集中在一個地方，您將能夠輕鬆查看自己是否在實現財務目標的軌道上。 您還將看到您的支出和收入實際如何轉移。 因此，您將能夠更好地確定可以節省時間、金錢或資源的領域。 這可以幫助您簡化項目並提高整體效率。

提示#4：識別潛在問題並糾正它們

項目會計使您可以清楚地了解項目財務事項的全部範圍。 但是，如果您不准備定期審查財務狀況並改變任何可以做得更好的事情，它對您沒有多大幫助。

此外，如果您發現項目存在任何潛在問題，請務必立即採取行動。 這可能意味著調整項目進度、改變項目範圍或實施其他策略以確保事情順利進行。

通過儘早解決潛在問題，您可以防止重大挫折並確保您的項目保持在正軌上。 此外，您可以將此項目的經驗教訓用於將來的任何類似項目。 因此，仔細監控財務狀況並找出可以糾正的問題，對項目的成功至關重要！

如何找到好的項目會計軟件

希望您現在了解項目會計的重要性。 投資好的項目會計軟件可以使項目會計變得更加容易，從長遠來看肯定會為您節省很多時間。

但是，有這麼多不同的軟件可供選擇，可能很難知道從哪裡開始。 這就是為什麼花時間研究您的選擇並比較每個程序的特性和功能很重要的原因。 通過做功課，您將能夠為您的企業找到完美的項目會計軟件！

以下是我們的提示，可幫助您做出完美的選擇。

提示 #1：確定您的項目會計需求

在開始尋找軟件之前，請花點時間考慮一下您需要從項目會計系統中獲得什麼。 通過專注於根據您的需求量身定制的軟件，您將能夠避免在不滿足您需求的系統上花費時間和金錢。 那麼，您如何從項目會計系統中找出您需要什麼？

您可以先列出您的具體要求，例如：

• 您需要跟踪的任務類型，例如設計、開發和營銷，
• 需要訪問系統的用戶數量，以及
• 您需要的任何其他功能，例如時間跟踪、計費時間、管理多個項目的能力、發票等。

然後，您可以縮小選擇範圍並專注於根據您的特定需求量身定制的軟件。

提示 #2：對特徵的質量做一些研究

一旦確定了會計師、項目經理和企業主需要項目管理軟件的哪些功能，就該研究這些功能的質量了。 幸運的是，互聯網提供了很多方法來確保您做出正確的選擇。

您可以瀏覽流行的選項並創建一個列表，其中包含您需要的功能。 然後，您應該探索這些功能的實際工作原理。 您可以閱讀評論、徵求其他企業的建議，甚至可以免費試用以了解該軟件在實踐中的工作原理。

Tip #3：看一下界面

項目會計軟件是專為複雜任務設計的高級工具。 但是，這並不意味著您必須是世界知名的會計專家才能使用它！

因此，您應該尋找具有用戶友好界面的軟件。 評論、推薦和試用版可幫助您找到功能強大且易於使用的程序。

提示#4：考慮定價

項目會計管理軟件可能很昂貴。 因此，您要確保物有所值。 這就是為什麼您應該尋找一個能夠提供良好的功能平衡並且不會讓您超出預算的程序。

結論：項目會計是項目成功的重要工具

您對項目會計的重視程度可以決定一個項目的成敗！ 這就是為什麼了解什麼是項目會計以及如何充分利用它很重要。

在本文中，您了解了有關項目會計及其多種用途的更多信息。

此外，您現在已經熟悉它提供的所有好處，例如控製成本和為未來的項目做準備，以及項目成功所必需的項目會計階段。

更重要的是，您始終可以依靠項目會計軟件來簡化成本跟踪過程！ 您應該使用本文中的提示來找到市場上的最佳選擇。 例如，花一些時間研究和分析適合您需求的功能和定價將在此過程中大有幫助。

我們希望這篇博文能幫助您關注您的項目並充分利用項目會計。

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