專業回饋範例和技巧

「回饋」一詞在商業中廣泛使用，經常向客戶和員工徵求和提供。 它是提高績效、工作品質和提高公司整體滿意度的最有價值的資源之一。 回饋不僅限於與組織業務活動有關的事項； 它也包含個人對公司的看法。

在組織環境中，回饋可以來自團隊領導者以及其他專業人員，也可以由團隊領導者和其他專業人員尋求。 它可以在一小群人的個人層面上發生，也可以在更大範圍內發生，作為涉及眾多利害關係人的業務策略的一部分。 事實上，許多組織定期向不同的專業人員尋求並向其提供回饋，以衡量組織的發展軌跡並改善各個方面。

無論您是希望向同事或團隊領導提供或接收回饋的專業人士，還是希望將回饋應用於整個團隊或客戶的公司，以下9 個提示將幫助您提供和接收建設性回饋，改善您的業務。

提供與接收回饋：9 條黃金法則

以下 9 條法則摘自 Jane 和 Rosa Rodriguez del Tronco 以及 Noemi Vico Garcia 所著的富有洞察力的書《智慧回饋》。

1. 描述事實

在提供回饋時，如果您避免個人評價並僅專注於提供客觀訊息，那麼回饋會更具建設性，也更容易被接受。 因此，強調事實是有益的。

例如，與其說“你做事不夠細緻”，不如說“我發現你的工作中有幾個錯誤”會更有效。

事實和觀點之間的差異在於，後者是對事實的解釋，可以是主觀的，而前者可以被驗證和證實。

提出意見往往會導致更多的衝突和阻力。 相反，當提供可驗證的事實時，就更難對現實提出質疑，從而使客觀數據更容易被接受。

2. 簡潔

您給某人的回饋應該是具體的，這意味著它不應該留下解釋的空間，也不應該留下其他人理解與您實際意思不同的可能性。

確實，我們對自己的言論負責，而不是人們如何解釋它們。 然而，我們可以努力確保我們的訊息盡可能清楚地被理解。

簡潔不僅可以確保清晰理解，還可以防止對所提供的回饋產生誤解或誇大。

避免使用籠統的術語或使用過於寬泛的形容詞至關重要。 例如，與其說“你需要提高你的公開演講技巧”，不如指定可採取行動的增強領域，例如“在公開演講時，專注於在舞台上走動，清晰地表達，並與聽眾保持目光接觸”。觀眾而不是閱讀筆記或幻燈片。

此外，在提供負面回饋時，以積極的態度開始鼓勵個人並培養對不太積極的觀點的接受能力是有益的。

此外，負面回饋最好在私人環境中傳遞，以避免對接收者造成尷尬或不適。

3. 直接

為了確保清晰的理解，直接傳達訊息而不進行不必要的闡述至關重要。 保持簡潔，避免拐彎抹角，因為這會削弱中央回饋的重要性和影響力。

努力將建設性批評集中在不超過兩個或三個關鍵方面，表現出選擇性。 一次提供太多資訊可能會讓接收者不知所措，並阻礙他們有效處理回饋的能力。

專門花時間提供回饋而不是將其納入其他討論也是有益的。 這種方法可以集中註意力於回饋並提高其有效性。

4.及時做事

當對方無法再做任何事情來改進或已經忘記了所做事情的細節和觀點時，太晚提出建設性批評是沒有意義的。

回饋越接近您想要討論的問題越好。 理想的情況是，在 24 小時內完成，這可以產生最大的效果，因為人們會對這次經歷記憶猶新，並且更有動力去解決它。

另外，最好不要為第三方說話； 最好以第一人稱談論您自己觀察到的行為。 否則，對方可能會因為你在背後議論他們而感到不舒服。

5. 提供建議和問題

回饋應保持開放性以供討論和挑戰。 提供回饋後，鼓勵接收者分享他們的觀點並提出他們可能有的任何問題至關重要。 與他們對話後，你自己的觀點可能會改變。

此外，在反饋過程中，提出有助於反思的問題很有價值，例如“您同意我的評估嗎？” 或“您對這個問題有何看法？”

此外，建議避免在回饋聲明和建議的解決方案中過於自信或絕對。

6.保持開放的態度

繼續接收回饋，最重要的是放下你的自我，真誠地願意傾聽可能與你自己不同的觀點，並對改變的可能性持開放態度。

這方面對於建設性批評產生結果至關重要。 無論回饋的傳達或理解如何有效，如果接收者不接受改變或不願意承認現實，進步就會變得充滿挑戰。

這強調了這樣一個事實：回饋是一種相互交換，需要給予者和接受者雙方的積極參與。

7. 培養自信

當收到建設性的批評時，對自己充滿同情心並認識到我們並不完美並且我們可能會犯錯誤，這是非常有幫助的。 我們應該接受建設性的批評，這種批評的目的是建設性的，而不是人身攻擊。

錯誤可以等於學習，批評不能定義你是誰； 這只是對您如何執行特定任務的評論。

例如，如果你被告知“你忘了告訴我來自客戶的這條消息”，你不應該將其解釋為“你是一個非常健忘的人”。

這個原則不僅適用於負回饋，也適用於正回饋。 當收到正面的回饋時，自然會感到自豪，但保持謙遜也很重要。

從本質上講，無論收到負面還是正面回饋，重要的是不要把它當成是針對你個人的。 負面回饋不應該被內化為你價值的反映，正面回饋也不應該讓你的自我膨脹到感覺自己比別人優越的地步。 相反，重要的是要對自己有一個清晰的了解，而不是僅僅依靠外部評估來驗證。

8. 管理你的情緒

與前一點密切相關的是，學會管理自己的情緒也能幫助您更好地接受建設性批評。

當收到負面回饋時，人們自然會感到不適、悲傷或沮喪。 與其試圖壓抑這些情緒，重要的是承認它們，了解它們的根源，並給自己時間來處理它們。 這段時間的反思可以提供對自己有價值的見解，並有助於緩解緊張情緒。

當面對建設性的批評時，一個有用的策略是練習緩慢、深呼吸並數到 5 或 10，然後再做出回應。 這個短暫的停頓讓我們可以做出沉著而深思熟慮的答案。 獨處後，請藉此機會進一步分析您的情緒反應及其根本原因。

同樣，正向的回饋也能喚起強烈的情緒。 以同樣的正念對待這些感受是有益的，既不要壓抑它們，也不要讓它們壓倒你。

這是為了取得平衡──不是壓抑你的情緒，但也不讓它們主宰你的思想和行動。

9. 培養韌性

適應力，即適應和克服挑戰的能力，因人而異，但可以培養，並且在接受建設性批評時非常寶貴。

那些具有韌性的人往往會將注意力從問題轉移到潛在的解決方案上，從回饋中獲得的正面因素多於負面因素。 最終，復原力涉及視角的轉變，將自己視為能夠塑造自己現實的正面因素。

接受逆境作為生活的自然組成部分，認識到個人的局限性，在需要時尋求幫助，避免針對個人的回饋，並磨練積極的傾聽技巧，這些都有助於增強復原力。 這些做法鼓勵積極主動地而不是被動地應對逆境。