克服計劃謬誤及其負面影響

您是否低估了完成一項任務或項目所需的時間？ 還是最終超出了您的原始預算？

即使您的時間管理、組織和計劃技能恰到好處，您也很有可能擁有。

此外，我們似乎都在系統地、反复地這樣做。

當然，我們總是可以將其歸咎於墨菲定律，而對錯誤的預測不承擔任何責任。

然而，真相就在於我們大腦的佈線——具體來說，就是一種稱為計劃謬誤的認知偏差。

在本文中，我們將通過涵蓋以下主題來深入了解它：

• 什麼是計劃謬誤，
• 如何識別認知偏差，
• 變得更加客觀的步驟，以及
• 時間跟踪對於養成健康習慣和監控進度的重要性。

我們還將提供現實生活中的示例，並分享一些有價值的提示和技巧，以幫助您克服計劃謬誤問題，請繼續閱讀。

計劃謬誤現象

讓我們首先定義導致我們一廂情願的想法和設定不切實際的期望和期限的現象。

1977 年，丹尼爾·卡尼曼 (Daniel Kahneman) 和阿莫斯·特沃斯基 (Amos Tversky) 提出了計劃謬誤一詞，他們試圖解釋人們的這種傾向。

他們制定了現象的定義，稱計劃謬誤是：

“傾向於低估完成一個項目所需的時間，同時知道類似的項目在過去通常需要更長的時間。 因此，它是在面對更普遍的知識時對特定案例的樂觀預測的組合，否則會提出其他建議。 ”

簡單地說，計劃謬誤是指在估計我們完成未來任務所需時間時的一種預測現象和不切實際的樂觀主義。

聽起來太熟悉了？ 你不應該為此自責，因為它發生在我們最好的人身上。

幸運的是，有一些策略可以使提前計劃變得更加現實。

但在我們著手解決計劃謬誤之前，讓我們先看看為什麼會發生這種現象。

為什麼人們傾向於屈服於計劃謬誤問題？

人們繼續對自己的預測過於自信（即使他們每次都錯了）的原因有很多，例如：

• 樂觀偏見，
• 目前的偏見，
• 動機，和
• 社會壓力。

從行為的角度來看，計劃謬誤會影響人類行為的兩個重要方面：

• 批判性思維，和
• 決策過程。

當這兩個方面都受到損害時，我們就不太可能預測後果並做出正確的假設，這使我們變得不那麼理性，也不太可能從不同的角度看待任務。

此外，我們的組織和時間管理技能高度依賴於批判性思維和決策制定，這進一步增加了有害影響的可能性。

此外，我們每個人都可以將無數更個性化的原因添加到上面的列表中，例如我們無法將任務分解為更小的組件。 這主要取決於具體任務以及我們對完成這些任務的感受。

現在讓我們解釋計劃謬誤與上面列表中的關鍵原因之間的聯繫。

原因#1：樂觀偏見

樂觀偏見在我們的大腦中根深蒂固，本質上是指總是看到半杯水的傾向。

全世界的人都傾向於有這種錯覺，所以過度樂觀不是一種文化，正如認知神經科學家 Tali Sharot 在她的書《樂觀偏見：非理性積極大腦之旅》中解釋的那樣。

同一本書的另一個相關要點是，我們對世界的看法通常依賴於對結果的積極預期——這不是壞事。

我們只需要記住，結果並不總是像我們預期的那樣令人滿意，因此要考慮假設。

有趣的是，一項關於樂觀偏見的研究報告稱，樂觀偏見也發生在其他物種身上，例如鳥類和老鼠——這表明這是一種根深蒂固的進化現象。

另一方面，抑鬱症患者缺乏樂觀傾向。 根據《精神疾病診斷與統計手冊》，悲觀情緒是一系列抑鬱症的主要症狀。

那麼，關於計劃謬誤與樂觀主義之間的聯繫，我們可以得出什麼結論呢？

樂觀是一種健康的大腦機制，可以幫助我們更快樂、更自信地應對生活給我們帶來的挑戰。

然而，如果我們想從中獲益並避免計劃謬誤，我們必須充分意識到我們是有偏見的。 這是不低估風險並在充滿不確定性的世界中取得成功的唯一方法。

原因#2：現在的偏見

另一個影響我們決策過程的偏見，從而導致計劃謬誤的存在，是現在的偏見。

我們過去、現在和未來的自我之間的關係往往歸結為尋求即時獎勵——對現在的自我有益——即使我們知道未來的自我會後悔這個決定。

在計劃謬誤的背景下，當前的偏見使得很難客觀地看待未來的事件。 為了證明滿足我們現在的自我是合理的，我們將創建一個完成任務的理想場景，而不考慮任何障礙或中斷。

或者，用我們最喜歡的卡通人物之一的話來說：

“這是未來荷馬的問題！ 伙計，我不羨慕那個傢伙！”

原因 #3：動機

有兩種類型的動機——內在的和外在的——它們都在計劃謬誤的存在中發揮作用。

內在動機是我們內心的驅動力，在我們自己的滿足感就是獎勵本身的情況下。 另一方面，外在動機圍繞外部獎勵因素，如金錢、表揚等。

與計劃謬誤的聯繫在這裡非常明顯——低動力會削弱我們採取行動的能力，但我們無法真正預料到未來我們會感受到多大的動力。

此外，我們的初始動機水平通常在任務或項目仍然抽象的階段最高。 那是我們意識到好處的時刻，但仍然沒有意識到挑戰，例如：

• 我們可能遇到的障礙，
• 拖延症及其負面影響，以及
• 實現我們覺得不愉快的任務。

因此，我們正在製定一個計劃或時間表，確信上述水平會保持那麼高，不幸的是，情況往往並非如此。

理由四：社會壓力

人天生就是社會生物——我們的生活受到社會規範以及我們與他人的關係和互動的影響。

我們在家庭中成長，在團隊中工作，發展友誼和戀愛關係，所以我們周圍的人對我們的行為產生影響是很自然的。

然而，這種影響會變成適應和遵守特定標準的壓力。

這種壓力叫做社會壓力。

考慮以下情況：

今天是星期一，您正在與您的業務合作夥伴通電話。 你們兩個正在討論下週的時間表和職責，所以你們都完全清楚需要做什麼。

在某些時候，您會做出自信的聲明，例如“考慮在本週末完成！”

然後出現意想不到的障礙，你最終不得不請病假。 一周過去了，您只完成了計劃活動的 70%。 現在你不得不要求延長截止日期，而且很可能對此感到難過。

我們都想給別人留下好印象，這是很自然的，對吧？ 這就是社會壓力的來源，以及對未來的自己過於樂觀甚至過於自信的傾向。

然而，實際上，當我們想給別人留下深刻印象並向他們展示我們的能力時，又一次出現了計劃謬誤，正如 Dyedra KC Morrissey 在她在牛津大學的博士論文中所解釋的那樣。

原因有很多，從計劃外請病假到計劃謬誤問題的核心——低估了我們完成任務所需的時間。

計劃謬誤的負面影響

做出不切實際的預測在我們生活的私人和職業方面都是危險的。

在個人層面上，對於初學者來說，它會導致我們錯過最後期限並損害我們的聲譽或人際關係——讓我們看起來不可靠。 此外，它可能會產生經濟後果並導致一個人的心理健康惡化。

但也有大局，例如世界經濟和氣候變化。

這是一個（並非如此）有趣的事實：一些經濟學家和神經科學家，包括前面提到的 Tali Sharot，聲稱樂觀主義偏見，以及隱含的計劃謬誤，是“ 2008 年金融崩潰的核心原因之一”。

現在讓我們看看計劃謬誤問題的負面影響的其他一些例子。

負面影響 #1：次優項目結果

我們已經提到計劃謬誤會對我們的批判性思維和決策過程產生負面影響。 因此，讓我們看看在業務環境中設置不切實際的目標和截止日期的影響，特別是對於項目規劃和實現。

在項目管理方面，計劃謬誤的一些常見影響是：

• 關於質量的次優結果，
• 錯過最後期限，以及
• 經濟損失。

原因是當我們低估完成一項任務所需的時間時，還有 2個我們沒有考慮的額外因素。 所述因素是：

• 決策不當的負面後果，以及
• 由於計劃進度延誤或估計不准確而發生的財務成本。

因此，項目越複雜，這些後果的破壞性就越大。 這裡舉幾個例子：

• 員工不滿和離職，
• 訴訟的可能性，以及
• 破產。

這不僅適用於單個項目，也適用於公司或組織的整體商業聲譽。

負面影響 2：生產力和效率下降

意識到我們落後於計劃的時間表簡直令人沮喪。

我們對自己的能力和判斷力設定了一定的期望，當這些期望得不到滿足時，我們自然會感到沮喪甚至對自己感到失望。

那是我們壓力水平上升的時候，我們傾向於擔心未來的結果，而不是活在當下。

這些負面情緒會影響我們的積極性，因此會降低我們的生產力和效率水平。

因此，除了已經沒有走上正軌之外，錯誤的幅度也會增加，我們更有可能拖延和想得太多。

與其再次自責，不如提醒自己，原來的計劃是錯誤的，過於樂觀了。 接受這一事實是在未來戰勝計劃謬誤的第一步。

畢竟，只有當我們意識到這個問題時，我們才能記錄並在以後分析數據，以防止類似的問題再次發生，並更好地做出準確的估計。

負面影響#3：自尊心和心理健康不佳

正如我們上面提到的，未能達到我們的期望會直接導致失望、過度工作和壓力。

如果沒有正確理解計劃謬誤的作用，我們就會把責任推到自己身上，開始感到沮喪和不足，甚至會出現冒名頂替綜合症。

正如伯克利幸福研究所的 Tchiki Davis 解釋的那樣，這種感覺與低自尊和自信心直接相關。

緊接著，一項關於自尊的研究指出，自尊與我們的心理健康密切相關，並且是它的重要預測指標。

有趣的是，這與我們創建同樣不切實際的時間線時發生的情況恰恰相反。 因此，與過度熱情相反，我們最終會經歷動力下降，隨之而來的是對我們的專業知識和能力的懷疑。

負面影響#4：人際關係受損

除了讓自己失望之外，計劃謬誤還會導致讓其他人失望。 當錯過最後期限和違背承諾成為一種模式時，所有參與或受影響的人都會認為你不可靠和不值得信任。

您的誠信和聲譽都會受到損害，因為您會被視為言行不符的人。

例如，在個人生活方面，你可能最終成為那個人——每個人都希望他在家庭聚會中遲到。

另一方面，正如我們上面提到的，商業計劃謬誤的影響有可能破壞你的信譽，甚至導致你的公司倒閉。

原因之一是涉及更多的依賴關係，因此一個延遲會影響每個後續步驟。

因此，您的客戶和業務合作夥伴會認為您不專業，不希望與之合作。

應對計劃謬誤的 7 個有用策略

現在我們已經介紹了基礎知識，讓我們看看我們可以做些什麼來克服計劃謬誤問題。 不幸的是，沒有永遠有效的神奇公式，但確實存在有用的策略和技巧。

這裡有 7 個好的實踐示例和想法，您可以用來注意和打擊計劃謬誤。

策略#1：持續研究、數據分析和反思

讓我們從可以說是最重要的一步開始——利用數據和以前的經驗來發揮你的優勢。 正如我們所解釋的，計劃謬誤的發生是由於做出假設並遵循我們的直覺，對嗎？

因此，相反，我們應該嘗試更加客觀，並根據證據創建未來的估計。 這就是為什麼跟踪花在不同任務和活動上的時間對於克服計劃謬誤至關重要的原因。

軟件解決方案可以簡化此過程，因為許多軟件解決方案都提供報告和預測功能。

這非常有益，因為所有團隊成員和所有項目的數據都將被考慮用於未來的估算。

正如您從上面的屏幕截圖中看到的那樣，您將能夠可視化進度並比較預期完成時間與實際完成時間。 此外，報告和項目預測將幫助您找到模式（如果有的話）。

因此，例如，您將能夠查明延遲或故障發生的時間，從而採取措施防止它們再次發生。

最後但同樣重要的是，您甚至可以確定一些可以輕鬆解決或處理的具體問題。

例如，您的總結報告可能表明：

• 其中一名團隊成員不斷錯過他們的最後期限，這總是導致進一步的延誤和整個項目的延期，
• 來自特定公司的外部交付通常會延遲，並且類似。

策略#2：項目的團隊和預算跟踪

我們已經指出了項目實現過程中出現的計劃謬誤的一些負面影響。 現在讓我們看看我們可以做些什麼來迅速識別是否有事情偏離軌道並避免破壞性後果。

首先，必須跟踪和記錄時間，以及使用頻率超過您認為需要的所有其他資源。

您在項目路線圖中確定的里程碑越多，注意到失敗或可能的延遲並做出反應的機會就越大。

此外，對於項目來說，打擊計劃謬誤必須是團隊的努力，這就是為什麼最好為此目的使用團隊跟踪應用程序。 這樣，每個人都可以檢查項目的進度，看看誰在做什麼。

幸運的是，有比以往任何時候都多的有用工具——這裡有一個在 Clockify 中跟踪團隊和預算的例子。

策略#3：將復雜的任務分解為更小、更易於管理的任務

一個項目的特定任務的可靠分解過程可以走很長一段路，並顯著減少計劃謬誤的危險。

您正確識別任務的能力將為更詳細的時間表和具有更多里程碑的時間表創建框架。 這種能力被稱為微生產力，其目的是讓我們使用一次一步的策略。

它為什麼如此重要？

首先，較小的任務變得更易於管理，我們認為它們更可行，這進一步使我們更有動力去完成任務。

其次，跟踪您分配給較小任務的時間將為您提供有關整個過程的更多相關和精確信息。

第三個重要原因是更容易查明並及時響應較小的延遲。

例如，與其估計完成“寫月度報告”任務需要 4 天，不如嘗試將其分解成多個部分。

分解之後，您將有幾個時間分配更小的小任務（數據收集、創建視覺效果、撰寫電子郵件等），從而更好地了解哪個步驟實際花費的時間比預期的要長。

這樣，下次您的計劃包括相同的步驟時，您將做出更好、更準確的估計。

策略#4：持續改進時間管理技能

除了準確估計完成任務所需的時間之外，您還應該專注於找到一種最終能在更短時間內完成任務的方法。

而且，畢竟，我們的主要時間管理技能包括：

• 調度，
• 規劃，
• 組織，和
• 優先考慮。

這就是時間管理相對於計劃謬誤的重要性變得顯而易見的地方。

您不僅會顯著降低計劃謬誤發生的可能性，而且改進技能集的步驟也會促進健康習慣的有機發展。

策略#5：三點估算以設定更現實的截止日期

在創建時間表並估算特定任務的時間時，使用三點估算技術將幫助您變得更加客觀。

這個過程讓你至少考慮最壞的可能結果，以及其他結果，因為使用了以下 3 個指標：

• 最樂觀的估計，
• 最有可能發生的情況，以及
• 最悲觀的估計。

很有可能，在創建最悲觀的估計時，您已經想到了一些可能對項目執行產生負面影響的因素。

關鍵是要設定更切合實際的截止日期，因此您將這些因素考慮在內就意味著您走在了克服計劃謬誤問題的正確軌道上。

策略#6：諮詢外部各方

正如我們在開頭提到的，計劃謬誤是由於我們大腦的線路而發生的——這意味著它是一個內部問題。

幸運的是，可以避免讓自己相信我們會按時完成任務，然後不斷地失敗。

為避免提交過於樂觀的計劃，重要的是在執行之前徵求外部反饋並聽取其他人的意見。

向同事或朋友介紹您的計劃將幫助您遠離以直覺為導向的方法。

此外，公正的第三方的意見可以以您意想不到的方式為您提供幫助，並且您可能會聽到一些很棒的建議。

策略#7：從錯誤中學習

最後但並非最不重要的一點是，請記住，我們有能力阻止我們上面提到的一系列負面情緒，並最終阻止我們心理健康的惡化。

如何？

首先，我們必須接受這樣一個事實，即我們有時貪多嚼不爛。

此外，承認它發生在每個人身上。

因此，與其自責，我們實際上可以從錯誤中吸取教訓，並在下一次考慮到這些知識。

犯錯誤是人的本性，有時甚至完全失敗。 最重要的是我們對此類事件的看法——因此我們應該將它們視為成長和發展的機會。

由於我們的大腦並沒有真正“積極”地處理錯誤，我們必須積極主動地採取行動並將事情掌握在自己手中。

總結：為計劃外的事情做計劃並克服計劃謬誤

您可以從這篇文章中得出結論，不存在一種簡單且放之四海而皆準的方法來處理計劃謬誤。

此外，毫無疑問 - 克服源於我們自己大腦的問題具有挑戰性，需要積極和持續的努力。 這並非不可能，但如果不加以治療，它仍然會成為阻礙成功的一個問題。

因此，底線是——可以克服計劃謬誤問題。 它只需要一種戰略方法和正確工具的一點幫助。

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