如何計劃您的一天並保持井井有條

在執行您的計劃時遇到困難？ 也許一遍又一遍地重複同樣的錯誤，你不知道如何解決？ 或者您想開始計劃，但不知道從哪裡開始？

好吧，本指南涵蓋了日常計劃，重點是讓您始終如一併有動力實現您的目標。 拋開緊迫和緊迫的最後期限，看看如何通過簡單地專注於自己，成為最有效率的自己。

我們將討論時間製作的藝術，為什麼你的長期夢想很重要，以及如何通過寫日記來發揮創造力，以及其他事情，可以讓你發揮出最好的一面。

為什麼日常計劃需要長期目標

假設您決定在周日晚上開始計劃整個星期。 通常，我們的思緒會立即轉向我們最喜歡的應用程序、日曆或筆記本，然後從星期一開始。

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當然，您可能知道您當前的工作項目是什麼，因此您可以分解您的任務。 或者你剛剛決定要減掉 10 磅。 但是從最小的單位開始——任務——只會讓你繞圈子。 事實上，您的每日計劃可能會在第一天就落空。

為什麼？ 因為它沒有方向。

這就是為什麼你需要一個你希望實現的邊界、總體目標。 考慮到這一點，您將立即提出更有目的性的任務和可行的計劃。

這裡是如何。

通過創建特定的長期目標開始規劃

我們完成任務的大部分生產力和動力來自於了解我們的前進方向以及我們想要實現的目標。

當您為自己設定長期目標時，計劃每一天變得輕而易舉。 這有兩個簡單的原因：

1. 當目標清晰可見、始終存在於您的腦海中時，保持動力會容易得多，並且
2. 計劃變得更加簡單，因為任務更加直接。

例如，說你想在六個月內變得更健康，然後就這樣，而不是說你想通過多吃蔬菜來變得更健康。

在前者中，您將不確定如何計劃您的一天：

• 每天從一些生蔬菜開始？
• 淘汰快餐？
• 消除快餐，吃一些生蔬菜，多做飯？

在後者中，當您指定想要更多蔬菜以變得更健康時，您的計劃會立即簡化：

• 也許你決定每週煮三頓飯。
• 製作一份需要包括至少四五種蔬菜的雜貨清單。
• 花一個小時尋找簡單的食譜開始。

這些已經是更切實、更容易實現的日常任務，也可以擴展到每周里程碑。

制定每月目標

為每個月設置里程碑，並指定目標或結果。

如果我們使用上面的例子，你可以通過這樣做來縮小吃更多蔬菜的目標：

您的目標越獨立且易於管理，您就越有可能實現目標。 就日常計劃而言，您離制定每天的嚴密計劃更近了一步。

根據每月目標制定每週計劃

現在，如果你 4 月的每月目標是做 12 頓素食，那麼你已經設定了整個期間的每週目標——每週做 3 頓素食。

立即，您可以獲得更多創意——每週吃一頓素食早餐、午餐和晚餐，或者只嘗試素食早餐或晚餐……隨您喜歡。 讓自己變得簡單或具有挑戰性。

制定每日計劃作為達到里程碑的墊腳石

當您制定與飲食相關的每日計劃時，是時候將每週目標分解為小步驟了。 例如，一周三餐，您可以：

週日——確定素食餐日，查找食譜並製作雜貨清單

星期一——去雜貨店購物

週二——早餐吃雞蛋和奶酪吐司（也許這次試試燕麥奶）

星期三– /

星期四——午餐吃素食披薩

星期五– /

星期六- 晚餐有韭菜和菠菜的胡桃飯

週日——寫下印象，尋找新食譜，製作購物清單

同樣的原則可以應用於其他任何事情——完成一個項目，養成一個新習慣，或者在你的職業生涯中前進。 更重要的是，從更大的目標到最小的步驟的計劃方法使日常任務更易於管理和滿足。

計劃一天的方法

每日計劃是一項如此主觀的活動，它絕不只是“用任務填寫你的日曆”。 沒有兩個人的工作方式完全相同，從他們處理重要信息的方式到他們全天消耗精力的方式都會有所不同。

在本節中，我們將探討您可以用來組織任務的不同方法。

依靠您的“內部規劃應用程序”

您不想被組織或生產力應用程序束縛。 因為當它消失或不再更新時會發生什麼？ 您將不得不重新考慮從頭開始建立您的計劃習慣。

相反，時間管理策略師 Mike Vardy 建議更好地使用你的“內在應用程序”。 也就是說，創建一種更有條理的思維方式，而不僅僅是依賴數字應用程序來尋求幫助（例如日曆、待辦事項列表等）。 這些工具在這裡就是——工具。 然而，隨著時間的推移，我們變得過度依賴它們。

Vardy 認為，一旦你處理了“內部應用程序”，你會發現在應用程序之間遊走是一件輕而易舉的事，而不會有你的日常計劃失敗的風險。

Mike Vardy 的時間製作方法

在 2019 年 Prod Con 的簡短演講中，Vardy 解釋了他如何相信時間是人為的概念。 也就是說，我們需要首先關注任務的重要性，而不是跟踪我們的每一個小時。 他認為，轉向這種觀點讓我們有機會根據任務的重要性而不是緊迫性來製定自己的時間表。

在這裡，我們將稍微仔細研究一下時間製作如何使每日、每週或每月計劃變得更加容易。

1.不要過度安排自己

剛出門，瓦爾迪就警告不要計劃好你一天中的每一個小時。 如果您的一天出軌，只會讓事情變得更加困難。 就像家庭緊急情況、緊急會議或截止日期突然改變一樣。

緊湊的時間表很像紙牌屋。 如果一個單一的事件有可能推翻它，那麼再次計劃同樣的事情，分配資源、時間和精力將變得更加緊張。 就像盡可能快地重建紙牌屋一樣。

這就是 Vardy 建議不要專注於嚴格的時間限制和嘗試白天主題的地方。

2.當天主題化方法

Vardy 在prolifeist.com 上的一篇文章中寫到了他自己對日間主題的發現。 日間主題依賴於限制您的選擇（從而簡化）您的計劃過程。 目標是通過在特定日期分配特定任務來減輕計劃帶來的一些壓力。

Vardy 會首先寫下他的任務，然後將它們標記為不同的類別。 然後，根據這些類別，他會推斷出他每天要分配什麼樣的主題。 他製作的主題是（從星期一開始）：

優化、視頻、音頻、培訓、深度工作、家庭/家務、規劃

以同樣的方式，對於其他人來說，主題可能如下所示：

教育、家庭/家務、寫作、溝通（社交媒體、電子郵件等）、客戶、規劃

這完全取決於每個人的工作、生活方式和能量水平。 有些人甚至可能會在沒有主題的情況下離開一天，以休息一下每週的工作量。 正如我們所提到的，規劃是一件非常主觀的事情，需要您構建一個適合您的框架。

3.垂直和水平主題

垂直主題化是較早的日期主題化過程，其中某些任務將落在特定的一天。 在 Vardy 的案例中，時間表如下所示：

橫向主題是需要每天重複的任務——比如檢查電子郵件、冥想、重要電話等。在日曆或日程安排上，它們通常看起來像這樣，因此得名：

結合起來，垂直和水平主題使您成為規劃大師。

為什麼？

因為垂直主題可以讓您為對您的目標很重要的特定任務留出時間。 它們不是嚴格的最後期限，只是一個幫助你的大腦更好地集中註意力的框架。 橫向主題是一種為您每天需要完成的任務而設計的調度方法。

當然，您不會將“鍛煉日”作為主題，而只會在星期二去健身房。 主題太窄，在橫向主題中作為拼圖效果更好。

4. 對任務進行分類的 5 種模式

為了搶先將您的任務分類為主題，Vardy 就基於模式的 5 類工作製作了一份簡短指南。 這些模式是：

1. 基於主題：基於相似分類將任務分批處理
   例如：家庭模式、深度工作、寫作等。
2. 基於資源：根據您需要的工具或完成任務的地方分批處理任務
   例如：Word Doc 模式
3. 基於能量的：任務根據所需的能量分批處理
   例如：高、中、低能耗模式
4. 基於活動：Vardy 也稱它們為基於動詞的。 它們與您的長期目標密切相關。
   例如：跑腿、教育、培訓等。
5. 基於時間：最熟悉的任務——根據完成任務所需的時間將任務組合在一起。
   例如：5 分鐘模式、25 分鐘模式等。

Vardy 自己的演示文稿中有一個很好的例子，說明了模式如何與日常計劃配合使用，以及它們如何與您的總體目標相結合。

資料來源：themorningeffect.com

在這裡，回復發票的任務屬於電子郵件模式（因為他根據他需要的工具對其進行分類），屬於他的每月輔導項目（作為一個更大的目標），並且安排在他一天中的時間做他的電子郵件。

雖然這種計劃似乎有點複雜，但 Vardy 在他的ProdCon演講中再次保證，只需要一些時間和小步驟即可快速了解時間製作和模式類別的工作原理。 學習它們提供了一個很好的自給自足的工具來創建你自己的框架，它幾乎不依賴於時間限制，而是專注於對你來說重要的事情。

任務批處理法

另一種常用的計劃一天的方法稱為任務批處理。 它沒有時間製作複雜，但抓住了相同的要點。 所以這可能是一個很好的起點。

批處理任務時，您只需將相似的任務組合在一起——例如，在早上，您處理所有的電子郵件通信。 這包括發票、反饋、安排會議等。下午，您專注於深入的工作任務，並將任何其他電子郵件問題留到第二天。

全天批處理任務可以防止上下文切換——當你的大腦發現更難專注於一項新任務時，因為它與你剛剛做的完全不同。

例如，在安排會議時，您正在：整理人員名單，通知他們有關會議和主題，校對邀請函，30 分鐘後，您突然轉向為新首頁的設計師寫反饋設計。

如果它與我們之前所做的事情沒有相似之處，我們的大腦需要 20 分鐘才能完全專注於一項新任務。

因此，任務批處理可幫助您保持正確的思路，並在不付出更多努力的情況下保持生產力。

遊戲化方法

Habitica、LifeRPG 和 EpicWin 之類的應用程序所做的就是將每日日程視為視頻遊戲。 對於那些看不到自己被嚴格的時間表和極簡的用戶界面或期刊束縛的人來說，遊戲化的計劃可能是解決方案。

來源：androidauthority.net

這些應用程序的設計方式是讓您可以自由地命名和標記每項任務，並為它們分配特定數量的經驗值（簡稱 EXP）。 當你完成每一個，你會得到一定數量的經驗，提升你自己（或你的角色）變得更強大。 對於那些無法實際看到任務進展的人來說，這是一個很好的視覺輔助工具。

同樣，紙筆愛好者也以 RPG 書籍的形式製作日記。 Bullet Journal的創建者 Ryder Carroll 撰寫了一篇出色的博客文章，打破了他的 RPG 日常計劃方法。

資料來源：bulletjournal.com

無論您決定使用數字應用程序，還是製作自己的任務書，每日計劃的遊戲化都是一種完全可行的方法。 它使實現目標的旅程更加有趣，並使日常生活變得更加有趣。

如何確保您的日常計劃保持不變

既然我們已經討論了每日計劃的方法，那麼有哪些方法可以確保您堅持下去？ 我們將討論使您的任務易於管理的三種方法，這樣您的日常計劃就不會浪費。

使任務盡可能小

在這一點上，即使是小鳥也知道你的任務越小，你完成它們的可能性就越大。

每當您開始計劃時，請確保任務不會花費您超過一個小時。

使用適合您的任務解決方法

當您想始終掌控任務時，有很多時間管理方法可供選擇，具體取決於您處理工作的方式。 一些比較有名的包括：

• 艾森豪威爾矩陣

根據任務的緊迫性和重要性將任務分為四個不同的類別；

• 時間阻塞

將您的一天安排成用於不同任務的時間塊（取決於時間）；

• 吃掉那隻青蛙

根據任務的重要性制定待辦事項清單——最重要的優先；

• 生物黃金時間或（晝夜節律）

根據您全天的能量水平制定時間表；

通過日記獲得創意

在過去的幾年裡，我們看到了子彈日記的繁榮。 Pinterest 充滿了用於跟踪習慣、記錄想法或規劃職業發展的創意。

這是美學方法，以及對吸引一些人的過程的一種近乎冥想的感覺。 對於某些人來說，這是他們用熒光筆填寫複選框時的成就感。 隨著時間的推移，能夠反思他們所走過的多彩旅程。 創造性的子彈日記使日常計劃變得值得期待。

資料來源：fruitfullyalive.com

如果您認為自己更像是一種視覺類型，同時正在尋找一個不錯的新的動手愛好，那麼子彈日記可能適合您。 作為您成就的動力和永久記錄，這是一個很好的起點。

修改並重試

最後，但也許是日常計劃中最重要的部分，是修訂。 人們必須養成跟踪他們的時間和印象、修改、分析數據並重新制定他們的日程安排的習慣。

因為沒有足夠的自我反省和從錯誤中吸取教訓，一個人更有可能完全放棄計劃。 那麼，您應該如何復習以充分利用它呢？

跟踪時間以獲得準確的數據

時間跟踪器是您計劃和修訂的關鍵角色。 如果您選擇不這樣做，則不必受最後期限的約束，唯一真正了解您有多少生產力或浪費時間的方法是跟踪每項活動。

現在，考慮使用另一個應用程序可能會很無聊，只是為了跟踪時間。 但是，例如 Clockify 等應用程序可以無縫集成到每個瀏覽器、主要平台和應用程序中。 您可以將其包含在 Google 日曆或 Todoist 的每日計劃中，然後單擊一個按鈕即可啟動計時器。

只需最少的努力，您就可以獲得一份詳細的報告，說明您的一天是如何度過的，以及時間都花在了哪裡。

寫下你的印象

每次發生對您的計劃產生積極或消極影響的事情時——把它寫下來。 突然出現一個會議，破壞了你的注意力？ 寫下來。 一項任務花費的時間比你想像的要少？ 寫下來。 同事的建議給了你一些思考？ 記下來，以後再考慮。

把它變成一種習慣，並利用便利貼來更容易地回憶起事情。 你會驚訝於我們一整天能記住的信息是如此之少。

在一天結束的時候，你可以做一個 10 分鐘的儀式來整合你所有的日常筆記，以便進行更大的每週回顧。

每週或每兩個月進行一次審查

無論您是為計劃安排一個主題日，還是為它留出一個時間段，最好養成檢查您收集的所有數據並進行分析的習慣。 你可以很容易地發現你最大的分心，你的能量水平如何波動，或者任務本身是否制定得不夠好。

只需跟踪您的進度，您就可以發現非常了不起的東西。 每隔一段時間複習一次，你一定會提醒自己最終目標是什麼，以及如何更快地實現它們。 沒有它，您將更有可能重複同樣的錯誤，或者錯過提高生產力和工作流程的機會。

結論

從設定長期目標開始，然後將它們分解為每月、每周和每日的墊腳石，以確保您的任務是有目的的。 通過消除時間和緊迫性的壓力，您可以開始欣賞這些任務，以及它們的目的是什麼。

計劃你的一天不僅僅是在日曆上填寫任務。 它是關於積極參與您的長期目標，以及您希望如何改善生活的某些方面。 更重要的是，如果我們專注於任務的重要性，而不是在 24 小時內盡可能多地完成任務，計劃可以讓我們的生活更加豐富。