個人生產力指南：使用這些方法和應用程序最大限度地提高生產力

個人生產力在我們的日常活動中發揮著重要作用，尤其是與我們的工作相關的活動。 在那些幸運的日子裡，我們足夠有效地輕鬆完成我們的任務。 不幸的是，有時我們甚至會為最簡單的任務而苦苦掙扎。

但是，你猜怎麼著，有很多方法可以打敗這個昏昏欲睡的時刻。

在本文中，我們將向您展示許多易於遵循的步驟，無論您遇到什麼問題，這些步驟都將提高您的工作效率； 無論是分心、難以集中註意力、工作質量下降，你都能想到。 以下是您可以期待的：

個人生產力的分步指南

第一步：“我真的沒有生產力嗎？”

在深入了解細節之前，讓我們先談談生產力的真正含義。 不管你信不信，這個概念本身已經隨著時間的推移而扭曲，我們最終得到的形象與現實脫節了。

不切實際的期望

就像外貌和心理健康一樣，社交媒體構建了一個完美的生產者形象。 提高您的工作效率並不意味著您會突然過上那種極簡主義、明亮的公寓和學究式的夢幻家俱生活方式。 每天早上 6 點起床，早上 7 點前吃完早餐、淋浴和鍛煉，並按時完美地完成一切。

當然，有些人可以擁有這些慣例，並保持這種極簡主義的生活。

但為了我們自己的理智，最好將這些完美的圖片和帖子視為通過多年的工作和奉獻實現的目標。 從零開始時，與 Pinterest 日常生活中的願景板相比，小步走更能讓你保持動力。

真正的生產力是什麼

我們所知道的生產力概念——投入產出比——源於經濟。 在這種情況下，這是有道理的，因為生產力直接影響著各個行業的成功。

但是，當我們將相同的概念應用於個人生活中的生產力時，問題就開始了。 我們不是機器，我們也不能以同樣的方式定量計算勞動力，這就是為什麼有必要重新定義它。

根據個人的目標，個人生活中的生產力可能意味著不同的事情：

• 對某些人來說，生產力意味著更快地工作，並從冗長的流程中節省時間；
• 對其他人來說，高效意味著更好地專注，確保更高質量的結果；
• 然後對一些人來說，生產力就是學習如何更好地組織，充分利用他們的一天。

當我們這樣看時，生產力就變成了一種具有不同路徑的技能，所有這些都導致​​了一個相同的目標：做得更好。

因此，本指南將基於決定您想要改進的生產力領域以及如何做到這一點。

第二步：選擇需要改進的生產力領域

當有人提到生產力時，我們通常首先想到的就是速度。 我們通常將其與在規定時間內更快地工作和做更多事情聯繫起來。

您想更快更高效嗎？

對於那些因為工作緩慢而難以按時完成工作的人來說，有幾種方法可以提高速度。

• 養成穩定的睡眠時間表

如果你想表現得更快，你需要做到最好。 當然，如果你在 60% 時醒來，你不能指望達到 100%。 現在對於那些有孩子和嬰兒，或者工作不止一份工作的人來說，維持正常的睡眠時間表可能很困難。

但是，如果可能的話，最好在你想早點睡覺的日子裡畫筆。 在那些日子裡，你可以計劃你的工作和家務，這樣你就有時間來照顧你的睡眠時間表。 盡量瞄準至少 7 小時，不超過 8 小時。

• 在其他日常任務中練習速度

更快地工作並不是突然來的。 隨著時間的推移，你會變得更好，就像其他技能一樣：閱讀、寫作、記憶等。所以，完全可以在生活的其他方面練習速度，看看它如何轉移到你的工作中。

例如，您在爐子上煮午餐時洗碗。 同樣，例如，您可以在 Windows 更新時查看手機上的電子郵件。

同樣，如果您想更快地打字，只需輸入您正在聽的歌曲、烹飪節目或電影的歌詞即可。 在音頻還在播放的同時，看看你能從中得到多少連貫的文本。

• 遵守時間表

一方面，速度顯示在您執行單個任務的速度上。 另一方面，它是關於您可以在幾個小時、一天或一周內完成多少任務。 在這些情況下，速度反映在你能堅持你的日程安排的程度。

為了避免拖延，並通過快速保持生產力，堅持你的日程安排“T”。 這意味著在您的日程安排中創建時間塊（您將在每項任務上花費多長時間的時間範圍），並立即開始和結束任務。

這有什麼幫助？ 您根本不允許一項任務滲入另一項任務所需的時間。 假設您開始A並比預期晚了半小時完成它。 這意味著您將有 30 分鐘的時間來完成任務B ，或者將整個計劃提前 30 分鐘。 在每種情況下，您都在減慢進度。

此外，為每項任務設定一個截止日期將確保您更好地專注並更明智地處理上述任務，以跟上進度。

• 分解你的任務

這是一個眾所周知的建議。 較小的步驟可幫助您完成項目或較大的任務。

完整地處理一項複雜的任務可能需要大量的時間和精力。 此外，如果您不確定從哪裡開始，或者大量的工作讓您不知所措。 但是，如果你先把它分解成微小的步驟，你不僅會開始得更快，而且會讓你自己更容易以穩定的速度通過它們。

較小的、容易處理的任務為繼續工作提供了必要的動力。

• 讓一切觸手可及

現在，這條建議更實用一些。 看看你的辦公桌，你真的能說工作所需的一切都觸手可及嗎？ 鋼筆、鉛筆、多餘的紙、便利貼、打印機之類的東西，甚至！

如果您的目標是更快，那麼當您需要某些東西時，您就不能真正從椅子上跳下來。 當然，除非是為了休息或舒展。

最好將所有方便的小東西放在桌子上或伸手可及的小抽屜裡。 像：

• 辦公用品：剪刀、便利貼、記號筆、回形針、計算器、透明膠帶等；
• 那些關鍵的血糖下降時刻的零食（堅果，水果）；
• 液體（水、果汁、咖啡、冰沙）。

您起床的次數越少，無關緊要的事情吸引您注意力的可能性就越小，從而導致分心。

• 了解 PC 的快捷方式

另一個提高速度的巧妙小技巧是了解您的 PC 並儘可能地組織它。 無需翻閱文件夾、過濾電子郵件、單獨回复郵件，甚至使用鼠標，都可以節省時間。
以下是您可以執行的操作：

• 清理你的桌面。 只留下重要的文件夾；
• 如果您是 Windows 用戶，請將所有程序移至底部功能區，因為只需單擊一次即可啟動它們，而不是兩次，並且它們不會佔用必要的桌面空間；
• 每個操作系統都有許多快捷方式——在線查找列表並找到可以幫助您在不需要鼠標的情況下導航系統的快捷方式。 就像 ctrl+C 然後 ctrl+V 比右鍵複製和粘貼要快得多，打開電子郵件、新文件夾、移動文件等有數百個快捷方式。

更好地管理時間

• 搶占先機

此技巧改編自 Simon Reynolds 在福布斯上的文章。 他認為我們應該“假裝我們的一天在上午 11 點結束”，這意味著你要創建一個時間限制，在此之前你需要完成所有重要任務。

雷諾茲還提出了一個很好的觀點：通常，當我們坐下來工作時，我們不會立即開始工作。 首先是咖啡，可能是閱讀一些在線新聞或視頻，在 Twitter 上更新，或者與同事進行早上聊天。

他的建議是避免這種儀式，而是直面工作。 雖然從一個輕鬆的早晨開始工作可能是您日程安排的一部分，但它更有可能是一個開始的分心。 它可以讓你開始你的任務更慢，更遲鈍。

• 提高優先級

在 Clockify 的博客上，我們堅信優先級是出色時間管理的核心。 我們已經完成了大量關於優先級作為時間管理技術的文章和示例。 我們堅信，這也可以在個人生活中帶來更好的時間管理。

有幾種方法可以確定優先級，但最著名的一種是艾森豪威爾矩陣，您可以在其中決定哪些任務是（非）緊急的，哪些是（不）重要的。

根據重要性和緊迫性了解哪些任務具有最高優先級可以減輕一個人的負擔。 您可以就如何管理時間做出更明智的決定。 而且，你工作的哪些方面需要更多關注，而哪些方面令人驚訝——不要。

• 設定明確的目標

每個星期天晚上花半小時與自己討論下一周的目標。 你想要或需要達到什麼目標？

也許您想完成一個項目，因為截止日期越來越近？
還是在它之後有一個更重要的會議？

根據優先級提示，最好知道哪項任務（或更多）對你那一周的職業生涯至關重要，因此它是最優先的。 然後，您可以提前安排時間，以確保您盡可能多地花時間。 這種方法需要一些時間來適應，但可以將其視為準備飯菜，因此許多家庭都信誓旦旦。

他們通常希望通過不去想每天午餐要做什麼來節省時間。 所以，他們找到一周的食譜，購買所有的原料，並在周末盡可能多地計劃和準備。 這為他們的下周用餐時間提供了一個結構，這從烹飪過程中消除了很多壓力。 因此，他們可以專注於其他更重要的事情。

您可以將相同的方法應用於生活中任何會影響您的時間管理的方面。

更加專注/消除乾擾

有些人希望通過擺脫干擾來提高生產力。 他們在“區域”時工作快速高效，但問題是到達那個區域。 不斷的嗡嗡聲、通知、喋喋不休、聊天室中誘人的電影對話等。

• 避免多任務處理

眾所周知，多任務處理會導致焦點下降。 當您從一項任務轉移到另一項任務時，通常是為了：

• 接聽電話；
• 回复緊急聊天消息；
• 外界干擾（如寵物、家庭、兒童）；
• 會議，
• 您想到的更容易（更快）的任務等。

每當你被打斷或轉移到另一個任務時，你就會做所謂的“上下文切換”。 眾所周知，不間斷地將焦點從一個地方轉移到另一個地方會導致焦點明顯下降。 隨著您開始的每一項新任務，它會進一步下降。 所以，如果可能的話，堅持一項任務直到你完成它，並提醒你腦海中出現的任何新任務。

• 不要依賴動機

等待一個想法出現，或者在“正確的心情”中完成一項特定的任務，你一定會看到生產力下降。 雖然你可能認為動機可以幫助你集中註意力，但這實際上是一個紀律問題。 你可以風水你的整個辦公桌，制定有史以來最好的日程安排——但最終，沒有任何外部刺激比你自己的大腦更能讓你集中註意力。

因此，為了訓練自己專注並避免拖延，您可以：

• 給自己倒計時二十秒，之後你絕對必須開始工作；
• 把筆和紙放在一邊，這樣你就可以把所有不好的想法都寫出來，直到找到正確的想法；
• 練習與草稿、最初的錯誤、糟糕的電子郵件或演示文稿和平相處，因為對不完美的恐懼常常使我們拖延；
• 列一個分散注意力的清單

有什麼更好的方法可以通過列出這些干擾來消除破壞你注意力的干擾？ 完成正常的一天工作，並註意每一個讓你分心的事情。 它並不總是社交媒體或意外的電子郵件和會議。

它可能正在考慮午餐吃什麼，或者需要買什麼雜貨，或者可能是同事在聊天室中提到了一部電影，而現在你正在谷歌上搜索評論（或計劃何時觀看）。

記下分心的事情會產生令人驚訝的結果。 但主要是，它可以讓您更準確地了解您必須戰鬥的內容。

• 與某人一起工作，即使你是遠程的

有些人在與他人合作時更加專注。 他們從附近的其他人的工作中找到動力和精力，這有助於營造忙碌的氛圍。 現在，在我們這麼多人都在遠程和單獨工作的時候，很難找到這一點。 沒有多少 ASMR 咖啡店的聲音視頻或工作音樂可以取代它。

幸運的是，對於那些喜歡工作“夥伴”的人來說，有兩個相對較新的解決方案：

• 洞穴日

Caveday.org 是一個網站，人們可以在該網站上註冊成為在線工作者社區的成員。 他們通過變焦進行深度聚焦工作會議，並使用靜音麥克風。 在每次會議之前，您將您打算處理的內容髮送給房間管理員，然後開始。 在每節課結束時，你們一起檢查任務是否完成。 與此同時，其他遠程工作人員也在網絡攝像頭上，至少給人一種辦公空間的感覺。

• “跟我學”

如果您不喜歡與陌生人進行網絡攝像頭的想法，則始終可以選擇詢問同事或朋友是否願意嘗試相同的方法。 但是，如果這也是“不”，您可以選擇 YouTube。 即，人們學習或工作的預先錄製的視頻。

他們可以很安靜，有音樂，有不同的氛圍，甚至可以讓你知道他們是否使用番茄鐘技術以及他們的視頻結構。

有更好的結果

生產力也可以反映你的工作質量。 更值得注意的是——你在給定的時間內完成了多少高質量的工作。 以下是一些關於如何改善最終結果的建議：

• 擁有自己的“質量保證”人

就像公司有一個 QA 部門一樣，你也可以自己擁有一個。 如果他們願意並且有能力，你可以在你做的時候或在早期階段讓類似領域的朋友或同事來評估你的工作。

除此之外，您獲得的反饋越多樣化和頻繁，最終結果就會越好。

• 不要等著問

上一點的延續將是一旦你有東西要展示就要求反饋。 等到最後才徵求意見可能會在截止日期前造成重大挫折（從個人經驗來看）。

雖然您可能認為您的工作不夠好，無法被他人查看或評估，需要更多時間，但事實是——永遠不會。 關鍵是拋開完美主義，因為早期的反饋會讓你按時、更快、壓力更小地解決問題。

• 正確實施反饋

最後，關於反饋，雖然你不應該接受每一個來自你的批評，但你也不應該很快將它們拒之門外。 這與接受對您工作的反饋不是對您作為一個人的批評是相輔相成的。

選擇你認識的人是客觀的，你重視他們的意見，即使你不喜歡他們。 請務必分析批評，並深思熟慮地應用更改，而不僅僅是逐字逐句。 例如：

如果他們說：“我不喜歡 A，你應該使用 C”，正確的做法是問他們為什麼不喜歡 A，而不是立即將其更改為 C。你想知道為什麼某事有效（或沒有），因此您將來可以應用該建議。 也許，在他們解釋了推理之後，你意識到它並不能很好地工作，你決定不接受它。

因此，請注意您收到的所有反饋。

• “更快地失敗”

這一定是每個人都害怕的最佳技巧之一。 “更快地失敗”是一個支持你犯錯誤的概念。 因為如果我們害怕犯錯，我們就會推遲工作，這會極大地影響我們的工作效率和積極性。 更不用說它阻礙了我們的智力成長。

因此，如果您想獲得更好的結果，您將需要直面失敗的任務、項目和錯過的最後期限。 通過仔細檢查它們，您可以學習和改進。 等待完美的想法、延長期限、迴避幫助——這一切都會導致生產力低下和浪費時間。

我的一位前雇主曾經說過：寫下 30 個想法。 不多也不少。 因為在這 30 個中，25 個將非常糟糕，但你會把它們從你的大腦中抽出來。 然後會有其他 5 個可能會起作用。 所以你建立在它們之上。

• 設定切合實際的標準

雖然我們都喜歡為明星拍攝（就像電影教給我們的那樣），但事實是……知道我們的界限並不可恥。 我們並非生來就對一切都感到驚奇。 有些事情自然需要一段時間才能完善。 因此，當您選擇任務、方法或截止日期時，請務必了解您的技能水平與您或其他人設定的標準的匹配程度。

想想職位發布——當你只有 A2 時，你不會申請需要 C3 水平的西班牙語的職位。

你自己的工作和技能也是如此。 拋開你的自尊心，去做你知道自己可以做得好的任務，並且具有足夠的挑戰性來擴展你的技能。 咬得比你能咀嚼的更多會導致質量差的最終結果，或者匆忙的工作。

更不用說壓力很大了。

提高你解決問題的能力

有時，生產力會受到影響，因為我們不能足夠快地解決問題。 或者我們面臨許多需要團隊合作或每天“撲滅小火”的工作挑戰。 客戶支持、項目經理和 QA 只是一些每天都有此類工作的部門。

• 不要迴避幫助

大多數人都想獨自解決一個問題。 在工作中尋求幫助是一種恥辱：它表現出弱點或缺乏技能，也許雇主會將其作為缺陷記錄在記錄中，它會影響他們的信心等。

但事實並非如此。 越來越多的 CEO 支持開放式協作，同事之間相互尋求幫助。 畢竟，它推動項目向前發展，確保不會錯過最後期限，並讓人們學習新的交易技巧。

• 經常進行頭腦風暴（甚至下班）

頭腦風暴是與一群人討論或“相互交流想法”的行為。 當您遇到似乎無法解決的特定問題時，加快流程的一種方法是召集您的同事並組織一次快速會議。

在頭腦風暴會議期間，每個人都提出想法或就問題提出問題，目的是共同達成最佳解決方案。 同樣，這會讓你更有效率，因為其他人的想法會為你自己的“大腦銀行”供將來參考，而且它還能加快整個過程。

• 研究思維導圖和其他技術

與頭腦風暴密切相關的一種方法是形成思維導圖。 作為一種視覺輔助工具，思維導圖是一個關鍵短語網絡，與您要解決的問題或您想要實現的想法相關。

思維導圖讓你（字面意思）遠離問題，把你的想法從你的腦海中轉移到一塊板子或一張紙上。 它有助於形成新的聯繫以更快地找到解決方案。

變得更善於組織

組織就是要成為一個更好的優先考慮者。 正如帕金森定律所說：“工作會擴大以填補完成工作的可用時間”。 這意味著，如果您有一個 30 分鐘的任務，而截止日期是明天，您可能會將其拖到截止日期前的最後 5 分鐘。 然而，直到第二天的整個時間裡，你的腦海裡都會全神貫注於它的想法和焦慮，你是否會趕上最後期限。 但是，你會一直拖延。

因此，為了更好地組織您的日程安排，這裡有一些提示。

• 整理你的物理空間

流行的生產力 YouTuber Thomas Frank 為任何想要提高這項技能的人提供了一條絕妙的建議——盡可能地組織你周圍的空間。 您經常聽說乾淨的空間會激勵您提高工作效率。 然而，養成將實物放回原處的習慣更多的是為了創造一種對秩序的親和力。

一旦你掌握了讓你的工作空間工具、裝飾品和其他東西井井有條、貼上標籤並觸手可及的方法，它就會開始轉移到你的心理空間。 您將更好地了解如何組織您的桌面、工作文件、任務和檔案。

• 尋找適合您的系統

在他的視頻中，弗蘭克繼續建議每個人都有自己的系統來組織他們的思想、記憶庫以及他們的物理空間。 因此，要正確養成這種新習慣，最好對您可能是哪種組織者進行一些研究。

• 提高您的優先級

你優先考慮事情（任務、生活目標、職業目標）的方式直接影響你的日程安排，以及你組織它的方式。 當您在工作日結束時感到自己沒有做足夠有意義的工作時感到沮喪，您開始認為自己沒有生產力。

在現實中，你只是沒有很好地優先考慮你的任務，以至於感覺不到生產力。 以下是您可以如何確定優先級：

• 開始使用艾森豪威爾矩陣（我們在上面提到過）；
• 分配從 1 到 10 的優先級編號（從低到高）；
• 試試“吃青蛙”的方法；
• 列出你的長期職業目標，然後將它們分解為更詳細的目標。 然後根據那些有助於實現長期目標進展的任務來製定你的日程安排。

第三步：找出效率低下的罪魁禍首

通過客觀地研究它來解決您的生產力問題。 我們常常很難承認自己是多麼容易分心和拖延。 但如果我們想改進，我們必須先看到“醜陋的一面”。

影響生產力的因素

• 拖延
• 很高的期望
• 不切實際的最後期限
• 更大的工作量
• 疲勞和倦怠
• 溝通不暢，信息匱乏
• 沒有足夠的反饋/感覺不受重視

這些都是生產力大幅下降的原因。 特別是如果它們發生在更長的時間段內。

因此，了解對您的生產力產生負面（和正面）影響的因素已經成功了一半。 找到一個永久的解決方案變得容易得多。 為避免在本文中深入探討生產力不足，我們在其他地方提供了更多資源：

如何識別浪費的時間和效率低下

處理拖延——為什麼會發生以及如何解決它

第四步：設定明確的目標

一旦你知道你需要改進的生產力領域，下一步就是設定非常明確的目標。 要取得實際進展，您需要克服里程碑。 這是唯一的方法：

• 知道你是否朝著正確的方向前進；
• 找出哪些方法比其他方法更快；
• 識別新的障礙；
• 推動自己前進。

當您需要在給定的時間內滿足精確的標準時，您將更有動力，並且您的工作流程比沒有標準時更精簡。

你如何設定目標？

我們已經寫了很多關於這個主題的文章，您可以在下面找到這些文章。 但本質上，有幾種方法。

• 從整體職業發展的角度設定目標；

考慮短期和長期，計劃額外的教育（課程，導師，研討會），......

• 使用 SMART 目標方法；

特定的、可衡量的、可實現的、相關的、有時限的

• 獲取一些應用程序來幫助您跟踪進度並推動您前進；
• 嘗試 OKR（目標和關鍵結果）

一種幫助像谷歌這樣的公司達到今天的位置的方法。

目標需要有什麼

除了方法之外，每個目標都需要選中幾個框才能算作有用和進步。

它必須是客觀的——這意味著你不應該高估或低估自己。

根據您可以完成任務或項目的實際時間設定目標，並相應地設定難度。

目標應該是可以實現的——所以從小步開始，當你感覺到節奏（究竟是什麼讓你更有效率）時，試著讓這些目標更廣泛。

例如：首先，嘗試全神貫注、不間斷地工作 25 分鐘。 然後，一周後，將這個數字提高到 40 分鐘。 再過一周，如果習慣堅持下去，就設定一個新的目標，持續 50 分鐘。

目標需要具體——上面的例子顯示了這個標準是如何工作的。

你設定的每一個目標都必須有一個明確的技能水平，你需要達到這個水平，以及達到它的時間框架。 否則，不可能跟踪進度。

確保您的目標在您計劃的每個目標中都包含這三個步驟，這樣接下來的旅程就會容易得多。

第五步：改善你的自我對話

提高工作效率之旅的另一部分包括將您的心態轉變為更具支持性的心態。

努力提高技能和養成新習慣並非易事。 特別是如果你有對自己期望過高或對自己的進步過於嚴格的習慣。 對自己嚴格要求是我們放棄養成新習慣或半途而廢的最大原因之一。 那麼，如何在保持現實的同時成為自己最好的啦啦隊長呢？

• 寫下你的負面言論

坐下來深入挖掘。 將此步驟視為對自己的一種治療。 找出你對自己進行負面談話的所有方式，責備自己的失敗，找藉口等。寫下負面談話的情況、感受和結果。

然而，這是一個過程，你無法確定所有讓自己失望的方式。 但重要的是要學習如何發現負面行為、阻止自己並找到處理問題或障礙的新方法。 例如，您錯過了最後期限，而技能較低的同事甚至更早完成了工作。

消極的自言自語： “發生了什麼事？ 我是怎麼了？ 我拖延太多/沒有努力工作。 他們加班時間比我多嗎？ 也許我應該工作更長的時間……”

螺旋一直在繼續，直到你開始認為你是一個多麼糟糕的人，或者你是多麼無能（在你自己的腦海中）。 這種想法絕不會幫助你前進。 相反，它把你鎖在一個永遠不會認為自己足夠好，也永遠不會進步的循環中。

積極的自我對話： “好吧，這裡發生了一些事情。 我錯過了什麼？ 我能做的更好嗎？ 這是一個錯誤並且發生在任何人身上——那麼我能從中學到什麼？ X 和 Y 似乎讓我分心了，所以下次我會嘗試一些不同的東西。”

雖然我們可能認為在我們的消極談話背後有一種善意的推動自己的意圖，但真正的結果卻是積極的談話。 它以目標和解決方案為導向，不會過多地關注原因和後果，並且永遠不會將您的職業失敗和成功等同於您作為一個人。

• 學會接受失敗

失敗是一個完全正常、普遍和預期的過程。 最好的例子隨處可見。 我們已經知道流行的說法，沒有人應該將自己的生活與某人的“亮點捲軸”進行比較。 特斯拉、蘋果、索尼等公司都展示了他們的精彩片段，而在後台，他們的產品建立在數以千計的錯誤和失敗之上。

據稱，托馬斯·愛迪生曾被問到在設計燈泡時多次失敗是什麼感覺，他回答說：“我沒有失敗 1000 次。 燈泡是一項有 1000 步的發明。”

所以，習慣失敗，熟悉它。 因為當你面對自己的失誤時，更容易從中吸取教訓，以後不再重蹈覆轍。 把它們分開，分析它們的原因和你的反應，看看你下次如何做得更好。 如果你再次失敗 - 這也是有效的。 只要你不斷推動，一點一點進步。

第六步：跟踪和記錄您的進度

一旦你對失敗和冒名頂替綜合症的恐懼降低到可以控制的水平，你就可以開始實際工作了。 不過，使用預先制定的時間表並遵循您設定的目標只是故事的一半。 跟踪您的進度是另一半。

為什麼我是否跟踪進度很重要？

為了提高工作效率，你必須知道你在哪裡犯了錯誤，它們發生的頻率，找到你的高峰時間（當你最集中的時候），甚至食物休息對你的工作流程的影響。

• 特定的食物可以使您或多或少地提高生產力。 洞察這些數據可以讓你知道哪些食物會減慢你的新陳代謝，讓你感到困倦和注意力不集中。 雙層芝士漢堡配薯條和炸洋蔥會讓你想小睡一會，而自製的烤雞配蔬菜會讓你感覺飽而不困。 了解提高生產力的食物並製定健康、個性化的膳食計劃。
• 使用時間跟踪器，您可以判斷哪些任務需要更長或更短的時間來完成，從而在未來做出更好的時間估計。 你可以更好地安排你的一天，這反過來又會帶來更多的空閒時間。
• 跟踪時間還可以幫助您注意到自己分心的頻率。 哪怕一次只有5分鐘，每天的分鐘數可以累積到一個小時甚至更多！

如果沒有這樣的重要信息，您就不太可能取得進展。 在沒有真正理解原因的情況下，存在因違反最後期限、任務跳躍和失去焦點而不斷失敗的風險。

如何追踪

當您以數字方式進行時，跟踪時間是最好和最準確的。 通過為您完成所有繁瑣的工作， Clockify等成熟的應用程序可以讓您更輕鬆地跟踪進度。

For example, when you download 如何寫日記

Consolidate all the time tracking information into a journal of sorts. That way you can identify and recognize mistakes. Besides, retention is much better when information is written down, rather than just remembered.

The idea of taking notes about your productivity every day will not sound appealing. However, the best part is that you can be as bare-bones or as detailed as you want. Journals can be customized to your heart's content because, after all, you are writing it for yourself.

• Digital journaling
• Bullet journals (handwritten)
• Scrapbook journaling (for the visual types and those needing a more aesthetic approach)

How to analyze results

This step isn't as complicated as you may think. It comes down to simply observing your goals, and your daily progress.

You can compare times in which it takes you to complete tasks, how many times per day you were distracted, how well you handle interruptions, etc. You can set a cut-off period, after which you look at the progress and revise any approaches.

For example, every week you draw out the results from your daily schedules (how quickly or how many tasks you performed per day), and every month you compare those weekly results. Or, you can compare the kinds of distractions and interruptions you've had, how often they appeared and how long they lasted.

Step Seven: “Rinse and repeat”

Last, but not least – be prepared to repeat the process daily. For weeks and months. Many people approach productivity improvement as if it is a one-time investment. However, like any other habit you want to build, it takes time and above all – patience.

Look for motivation in successful people you follow, research their routines and advice. Read books that speak to the kind of productivity improvement you strive for: whether it's to work less and still produce quality work, or to use all of your time in the best way possible. Treat productivity as an investment into a lifetime skill that will benefit every other aspect of your life.

總之

No one is born more or less talented in productivity. It is a learned skill. Something that requires plenty of time, patience, trial and error, and kindness to oneself. We've set out to give you a perspective on productivity that might help dispel its vague concept. After all, it's not just the ratio of input to output – in our personal lives and careers, it is a collection of skills to be used to work better, faster, and more mindfully.