績效管理：為您的組織創建有效框架的技巧

在過去十年中，績效管理髮生了顯著變化。 即使在今天，現代工作場所的面貌也在不斷變化，我們看待員工績效的方式也隨之發生變化。 許多公司已經放棄了年度績效評估並選擇了持續績效管理。 他們更關注個人在公司的幸福和成長，並有利於希望盡最大努力保持低流動率的經理。

如果您希望重振績效管理系統，那就別無所求。 下面我們編制了一系列步驟，這些步驟為有效的、以員工為中心的績效管理系統奠定了基礎。

為什麼你應該改變你的績效管理流程

通用電氣自 70 年代以來一直採用相同的績效管理和審查方法，一直到 00 年代。 他們的人力資源主管蘇珊·彼得斯在一次採訪中提到，這些做法更像是一種儀式，而不是讓公司繼續前進的工具。 她很高興看到他們對系統進行了重組，因為她自己說工作空間變得越來越“千禧一代”。

幾十年前的績效管理根本不再適用。

也許是商業界最能引起共鳴的例子，微軟 180 年轉向完全不同的績效管理系統，導致不少公司效仿。 Adobe、思科和 IBM 等公司放棄了臭名昭著的“鐘形曲線”方法，轉而採用一種更靈活、更能反映現代勞動力的方法。

雖然他們沒有看到突破性的變化，但他們注意到員工變得更有動力，人員流動更少，結果更好。

相比之下，年度審查以及結構不完善的績效管理方法往往會使員工相互競爭，造成摩擦、壓力和高離職率。

有效管理系統的組成部分

通過我們的研究，我們發現在 CEO 訪談、人力資源網絡研討會和報告以及商業期刊中不斷重複出現四個值得注意的元素。

1. 了解是什麼讓您當前的流程出錯
2. 制定績效管理框架
3. 掌握時間管理，並且
4. 通過評論提供有意義的反饋

1.分析你目前的做法

在實施新的績效管理實踐時，您首先需要好好看看到目前為止您已經擁有的那個。 Terra Information Group的 Carrie Herzog 舉辦了一場關於績效管理的網絡研討會，她將其作為任何公司的第一步進行了討論。

正如赫爾佐格根據自己的經驗所建議的那樣，人力資源部門需要客觀地看待當前的績效管理流程以及為什麼它不起作用。 你應該分析：

• 員工如何看待他們的績效評估；
• 你多久做一次這些評論；
• 如果它們被存檔和遺忘或用於進一步的記錄和改進；
• 如果審查引起員工之間的摩擦，形成競爭而不是協作的溫床；
• 報告的詳細程度；
• 您對流程的關注程度，而不僅僅是員工工作的最終結果；
• 您的績效評級是否依賴於復選框或 1-5 評分系統？

2. 創建績效管理框架

該過程的下一步包括制定一個您將全年遵循的堅定計劃。 以下是有效績效管理需要注意的關鍵事項列表。

設定年度目標

首先，您需要採取前瞻性的態度。

問問自己公司明年的目標。 每個部門、團隊和個人如何按順序為更大的圖景做出貢獻？ 然後，每個團隊（以及隨後的個人）的目標和目標將需要與整個公司的目標和目標保持一致。

因為個人的表現應該產生漣漪效應，有助於推動公司向前發展。

使用單一的年度績效評估的企業可能為時已晚，無法發現員工的工作如何偏離總體目標。 在大多數情況下，這是由於忽略了跟踪他們的進度並及時重新調整他們的個人目標。 很多時候，員工不知道公司的目標和目標是什麼！

制定更小的目標

年度計劃側重於更大的改進領域，但為了能夠使您的績效管理保持穩定，您將需要更多“易於消化”的時間。

根據公司的目標和方向，您的跟踪期不應超過六個月。 理想情況下，您會將您的一年分為三個或四個關鍵時期，並且在每個時期結束時，都會對員工進行績效評估。

這是以較小的增量跟踪進度的好方法。 你以循序漸進的方式解決更大的目標，給員工或團隊足夠的時間來學習和適應。

制定績效（改進）計劃

每個績效管理過程的關鍵是它的計劃。

您可以與您的人力資源部門一起制定更詳細的季度或月度計劃：

• 跟踪領域（生產力、效率、溝通、準時、獨創性等）；
• 您可以為他們提供哪些額外的學習；
• 績效管理審查的日期；
• 應急計劃，以防該時間段的目標尚未實現。

我們已經在兩篇關於個人和團隊績效規劃指南的詳細文章中討論了這些要點和更多內容。 您可以在這裡查看它們：

• 關於績效計劃的一切
• 分四步製定團隊績效計劃

制定績效計劃後，監督員工的進步變得容易得多。

跟踪進度

雖然您可以通過他們的時間跟踪報告來跟踪員工的表現，或者根據他們遇到的最後期限來判斷他們的效率，但還有其他途徑可以構成員工的績效。

德爾福集團的 Thomas Kolopoulos 寫了一篇關於他的公司一直在使用的做法：實時 360 度評估。 它依賴於根據員工的可靠性、與同事的溝通、互動、一致性等來評估員工的績效進步。

通過這種方式，人們可以全面了解員工的工作情況，而不僅僅是統計數據。 通過匿名表格，員工不時被要求描述他們與特定同事的工作關係（他們的溝通、動態、解決問題等）。 然後收集的數據由 HR 或經理審查和評估，並用於績效管理報告。

遵守指定的入住時間

雖然您會認為每三個月與一名員工開會很費力，但請考慮另一種選擇。

年度審查將要求您花費數小時收集過去 11 個月的數據，並對一個人的職業道德做出概括性評論。 除此之外，您可能需要在一天內進行多次績效評估——您將在會議上花費更多時間一遍又一遍地做同樣的事情。

通過持續的績效管理，您可以減少準備時間，並且會議本身的持續時間也更短。 您可以更快地完成所有績效評估，並且準備時間更短（因為您定期跟踪他們的數據）。

進行年度回顧

在持續績效管理的情況下，年度審查更有意義。 在我們在這裡提供的示例中，到今年年底，您將與員工（或團隊）進行三次更大的簽到。 這將使您更詳細地了解他們所取得的總體進展。

此外，當您跟踪他們的進度時，員工對您作為經理一直關注的事情有更清晰的認識。 因此，他們有足夠的機會及時解決沿途的任何問題或差距。

3. 保持緊湊的時間表

時間管理是每個良好績效管理系統的重要組成部分。 這是您需要處理的因素的示例，以在部門級別建立質量時間管理。

個人：

• 跟踪自己任務的時間；
• 記下哪些任務比預期花費的時間越來越少；

（這些用於以後的績效評估和分析，因為它是有價值的見解）

• 與同事溝通清晰，沒有任何障礙；

（如害羞、內向、連續討論等）

• 解決分心問題，單獨或在經理的幫助下解決；
• 密切注意接近最後期限。

員工被視為一個單位，在一天、一周或一個月內有自己的工作量要完成。 在經理的幫助和指導下，個人時間管理技術和改進取決於他們的喜好。

團隊：

• 除了個人截止日期和任務之外，團隊還有總體截止日期（里程碑）和要完成的標準。 這些應該是所有單個任務的總和。

（例如：營銷團隊需要在一個月內發布 10 篇新博文，這在寫作人員之間分配給他們的個人配額）

• 就通信代碼達成一致；

（當他們通過聊天交流時，當通過電子郵件時，當他們應該發短信或打電話時，或者到某人的辦公桌前親自討論事情時）

• 會議有自己的一套規則，確保最高效率；

（關於會議可以持續多長時間、每周有多少人、在一天中的什麼時間，以及誰需要參加會議和保持日程安排的時間上限）。

• 回顧他們的集體結果，找出有關他們時間管理的問題和成功，並找到改進或重複良好實踐的方法。

團隊由多名員工組成，但有了他們，時間管理需要在更大範圍內得到解決。 某些時間管理實踐將被整個團隊推廣和使用，無論個人偏好如何。 同樣，團隊共同選擇有關溝通、加班禮儀和工作量透明度的共同點。 您不會關注每個人的表現，而是集體結果，這將取決於團隊成員的協作程度。

4.讓你的評論有意義

即使是評論也有自己的禮儀。 現代績效管理流程建議與員工進行頻繁的一對一會議，以重新評估目標、討論進度和進一步的步驟。 自然，您在這些會議上的反饋必須盡可能提供信息和有用。

作為一項小小的幫助，我們編制了一份清單，列出了您在這些會議期間可以記住的事項，以及書面反饋。

1. 分析失敗和成功

雖然只關注負面因素以及如何從中學習可能很誘人，但它可能會非常令人沮喪。 分析成功也很重要。

找出使某些結果如此成功的原因，並確定最佳實踐。 也許有些員工被證明是出色的溝通者，因此他們的方法對其他人有用，或者有人輕鬆處理了巨大的截止日期壓力，您會希望他們對壓力管理有洞察力。

這些都是從成功中學習的好機會，就像我們審視自己的不幸並了解如何做得更好一樣。 努力剖析良好實踐，以便您可以重複出色的結果。

2. 避免籠統的反饋

認可員工的努力總是一件好事。 請記住避免使用以下短語：

• “我們注意到你最近一直在努力工作”，
• “你的職業道德很好/很棒/令人欽佩”，

或者任何其他的一攬子聲明，實際上會表明你沒有註意到他們。 如果您密切關注某人的表現，那麼找到他們可能表現出色的一兩個實例應該不難。 解決特定情況是更有價值、更準確的反饋。

3. 提出你的批評

批評需要用恰當的措辭才能深入人心。如果你表達得不好，它只有兩種方式：

• 員工變得防禦，找藉口，並開始更深入地挖掘自己，開始感到不安全，或者
• 將批評視為一種攻擊，並且很可能會對其置之不理，不會採用任何新的建議或建議。

與人力資源代表合作，尋找與每位員工或整個團隊接觸的最佳方式。 雖然您想直截了當，但將問題背景化，徵求他們的意見，以及事後他們會採取哪些不同的做法。 向他們展示你是來幫助而不是評判的。

4. 提供解決方案和建議

這些一對一會議的目的是討論員工的表現，您是否需要改變他們的目標和目標，以及他們將來如何改進。

關鍵詞是討論。 需要雙向溝通。

避免傾倒其他經理和同事的所有統計數據、數據和評論，然後詢問該人是否有任何問題。 花點時間瀏覽信息，不時停下來讓他們說話。 另外，讓他們也可以問你任何他們想要的東西。

5. 盡量不要成為“執行官”

盡可能平等地對待彼此。 這可能是一個學習過程，但你嘗試的越多，它就會變得越容易。 分享您多年的經驗並從您的管理職位提供多種建議可能很誘人。

這只會在你和員工之間造成分歧，讓他們感到被壓低了。 關注他們和他們的表現，把你的位置和影響放在一邊。

6. 提問並參與

正如我們之前提到的，讓會議保持雙向。

不要說太多和太久。 盡可能征求意見，看看員工隨著時間的推移如何開放。 您想建立基於信任和開放式溝通的專業關係。

只有這樣，他們才會充分接受反饋，更傾向於改進，甚至期待績效考核。 讓這些會議成為對話，而不是信息轉儲。

綜上所述

績效管理是一個多步驟的過程。 許多公司已將年度評估與提供的持續績效管理交換。 雖然這聽起來像是很多工作，但如果你建立了一個可靠的績效管理系統，它就會變得很容易處理和掌握。 您所需要的只是概述當前管理中需要解決的問題、新的績效管理框架或計劃、要堅持的可靠時間表以及良好的績效評估禮儀。