將 PBX 遷移到 VoIP 的終極指南

“我們希望慢慢地做事情，解決一堆技術問題，花幾個小時來接聽客戶電話或解決他們的基本問題。”

……從來沒有說過沒生意。

當客戶對您的業務給予信任和金錢時，他們的期望恰恰相反。 這就是偉大的公司——小型企業和大型企業——努力為他們提供的東西。

但這些企業如今的工作方式——通常將辦公室工作與遠端和混合方法結合起來——確實對業務溝通方面提出了挑戰。

如何確保內部以及與客戶的溝通仍能順利進行並有效解決問題？

使用傳統的 PBX 電話系統就無法做到這一點。 但對於基於雲端的 PBX ，一切皆有可能，因為您可以根據您的業務和工作方式的需求來調整它。

如果您正在考慮用 VoIP 電話系統取代 PBX，本指南適合您。

為什麼企業要更換 PBX 系統

專用交換器 ( PBX ) 在公司的內部電話網路上運作。 它很強大。 它處理來自外界的呼叫，並提供客製化問候語和呼叫路由等功能。

但是，PBX 設定有很大的限制。 您的業務越快速、靈活、現代化，傳統 PBX 的障礙就越大。

以下是讓您的本地電話系統變得麻煩的原因：

• 設定成本高：設備、安裝和空間（例如伺服器機房）是一筆相當大的開銷。 每個用戶的 PBX 設定成本約為 1,000 美元，再加上硬體成本。
• 維修挑戰：您需要隨時待命或內部 IT 專家來解決任何故障。 每個用戶每月 PBX 系統的持續成本可能高達 100 美元。
• 可擴展性、靈活性和升級選項有限：每個新用戶都需要添加新的實體電話線，而開設新地點或辦公室是一項艱鉅且昂貴的工作。
• 對實體基礎設施的依賴：您想要對 PBX 電話系統進行的許多更改都需要專家在場，並且可能需要停機。
• 缺乏與現代業務工具的整合：想要與 CRM、網路研討會工具或團隊聊天應用程式整合嗎？ 倒楣。

更好的方法是什麼？ 一種可以實現這一切的統一通訊方法 - 在一個地方和任何設備上進行商務電話、電子郵件、視訊和協作。

選擇 VoIP 電話服務的優勢

採用雲端為基礎的路線可以使您的商務電話系統的一切變得更好，包括：

可擴充性和靈活性

您的業務對電話線的需求是否會隨著時間而改變？ 想想看：為新員工增加新的電話線路，在假期期間擴大呼叫中心的容量並在假期後減少容量，或開設新的臨時或永久地點和辦公室。

借助雲端 PBX，您不需要額外的實體基礎架構、新的銅線或您所在位置的顧問。 只需在您的電話系統管理儀表板中進行調整，這樣您就可以在數小時而不是幾週內擴展您的電話系統。

節約成本

託管 PBX 的前期成本很低甚至為零，因為您需要的唯一硬體是互聯網路由器和連接互聯網的設備（例如筆記型電腦和智慧型手機），而不是龐大的伺服器機房或類比電話。 在您的系統中使用 IP 電話可能很棒，但它是可選的。

此外，您還需要支付穩定、可預測的每月訂閱費用，每位使用者每月的費用低至 25 美元，而您的 VoIP 提供者會處理所需的任何維護。 它無需幹預且具有成本效益。

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高級功能和集成

到目前為止，您可能對基本的電話通話感到滿意，但 VoIP 透過語音郵件到電子郵件、自動助理、通話錄音、進階通話管理、路由等通話功能增強了通話功能。 還有額外的管道，例如視訊會議和簡訊。

它還允許您將電話與您已使用的強大工具集成，例如幫助台平台、CRM 工具或協作平台。 一切都會自動發生，而不是從一種工具跳到另一種工具來記錄客戶對話。

行動性和遠端工作

您是否有在家工作或經常出差的員工？ VoIP 可讓您企業中的任何人在任何有網路連線的地方存取您的電話系統。

這要歸功於軟體電話：一種行動應用程序，可讓您透過企業電話號碼撥打和接聽電話。

這樣，您就可以繼續與客戶交談或進行內部協作，而不會出現任何摩擦。

可靠性和正常運作時間

基於雲端的電話安全可靠。 例如，Nextiva 的網路依賴多個運營商級資料中心 - 如果其中一個資料中心出現問題，其他資料中心也會在那裡，因此您的電話系統無論如何都可以保持平穩運行。

通話加密、最高安全標準和全天候監控可確保 99.999% 的正常運作時間。 借助 VoIP，您將永遠不會錯過與客戶的任何交流。

終極 PBX 遷移清單

成功的 PBX 更換計畫分為四個階段：

• 第一階段：遷移前規劃
• 第二階段：技術準備
• 第三階段：遷移
• 第四階段：遷移後

我們涵蓋了從 PBX 電話系統順利過渡到基於雲端的 IP 語音系統所需的每個階段的每一個步驟。

第一階段：遷移前電話系統規劃

在規劃階段，您需要完成三個基本任務。 您可能已經在升級公司的電信系統方面佔據了先機。

列出您的電話系統所需的要求

若要為您選擇合適的商務電話服務，請先列出您需要的服務，以便稍後將其與提供這些功能的供應商進行配對。

• 線路和分機數量：您有多少員工需要自己的電話線？ 每個部門和特定的電話分機怎麼樣？
• 必備通訊功能：考慮國內和國際分鐘、高清電話、自動助理、呼叫路由、語音郵件功能、呼叫篩選和錄音、呼叫轉接和自訂等待音樂。
• 業務工具整合：列出您想要與新電話系統整合的工具類型和特定提供者。 例如，如果您需要 CRM 集成，請注意是 Salesforce、HubSpot 還是其他集成。 對幫助台、生產力和協作工具採取相同的方法。

確定您的預算和您將產生的費用

遷移到雲端電話系統（即設定本身）不會是一筆很大的開銷。 您不需要技術人員花費數小時的時間。 對於大多數提供者，您所需要的只是供應商向您提供帳戶詳細信息，然後移植現有號碼或建立新號碼。

如果您還沒有這些，以下可能會增加您的VoIP 成本：優質寬頻連線、乙太網路連接埠、轉接器和 IP 電話（如果您需要）。

此時，請花一些時間來衡量您已經為 PBX 電話系統持續支付的費用，可能每個用戶每月約 100 美元，加上隨著時間的推移需要更換的任何定期維護和硬體。

與大多數 VoIP 服務提供者按每位使用者每月收取的費用相比，豐富的功能集通常在 30 到 50 美元之間。

使用此資訊來估計您的前期成本和您需要的每月預算。

研究並選擇您理想的服務提供者

進行研究以找到符合您的需求和預算的提供者。

您會發現市場上最好的選擇是 GetVoIP、G2 和 Trustpilot 等評論網站。 分析每個提供者的網站並注意：

• 提供的功能：包括基本功能和可選附加元件
• 定價：它如何根據您需要的功能、您選擇的付款頻率以及您將擁有的用戶數量而變化
• 現有電話號碼：他們是否會移植您目前的號碼，以便您可以繼續不間斷地使用它
• SLA：提供者的服務等級協定和平均正常運作時間

最後，分析與您類似的客戶（來自同一行業、規模相似、需求與您相似）的評論，以縮小 VoIP 提供者的選擇範圍。

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第二階段：網路與環境準備

以下是技術準備階段重要的事情：

進行網路評估

如果沒有網路連接，您的VoIP 電話系統將無法運作。 而且不僅僅是任何類型 - 您需要每條電話線路、上傳和下載的速度至少為 100 kbps 的高速寬頻連線。

對於大多數優質網路服務供應商來說，這應該是一件輕而易舉的事，但請花一些時間與您的電信供應商核實您現在需要的電話線數量以及將來可能增加的數量。

另外，請確保實施服務品質(QoS)，這是優先考慮通過路由器的網路流量的方法。 VoIP 可能會受到網路擁塞和抖動的影響，從而產生迴聲、延遲和掉話。

您需要您的設定優先考慮語音流量。 以下是您需要了解的內容：

採取相關安全措施

每通電話，無論是與客戶或同事通話，都必須加密。 否則，您的企業可能會面臨資料外洩、網路釣魚、垃圾郵件和惡意軟體的威脅，並導致客戶信任度下降。

主要VoIP 安全措施包括 SOC 2 合規性（針對隱私、安全性、可用性和資料完整性）、PCI 合規性（針對卡片支付）和 ISO/IEC 20071（針對安全威脅）。

您還需要使用傳輸層安全性和安全性即時傳輸協定等標準進行呼叫加密，以保護您的所有呼叫免遭攔截。

如果您處理特別敏感的資料（例如患者資訊），請確保您選擇的提供者符合 HIPAA 要求。

測試您想要使用的每個集成

在規劃階段，您確定了想要整合 VoIP 服務的工具。 現在，是時候測試這些整合了。

例如，如果您將電話服務與 HubSpot 等 CRM 集成，請測試來自 VoIP 供應商的資訊是否無縫進入 HubSpot，反之亦然。 如果沒有，請與您的提供者聯繫以探索修復方法並調查從長遠來看這是否會成為問題。

您希望確保一切順利運行，以便您可以在未來的許多年裡依賴您的提供者。

第 3 階段. 電話系統設置

從技術上講，遷移階段不在您的待辦事項清單之內——這些是您的服務提供者將為您處理的步驟。

儘管如此，了解未來的發展還是值得的。 這些關鍵流程將在 PBX 更換流程的此階段進行。

備份所有 PBX 配置、語音郵件和所有相關數據

您不想從頭開始使用新的通訊系統。

沒有什麼比知道有一個電話號碼、一條便條、一條語音郵件、一個已經存在的設置，卻發現你不再擁有它們更糟糕的了。

這種情況會減慢您的工作速度，使您的客戶等待您的支援的時間更長，並且會讓所有相關人員感到沮喪。

盡可能記錄您現有的 PBX 配置，這樣您就不會在以後猜測。 這就是為什麼可靠的提供者將確保您可以在先前的 PBX 設定中準確地啟動並運行。

將您現有的電話號碼移植到新的電話服務

號碼移植是將您先前的電信業者和服務提供者之間的現有電話號碼轉移到新的過程。

對您來說，這意味著您必須證明您擁有要移植的號碼。 然後，您的提供者的移植專家將與營運商合作，確保一切正確轉移。

與您的提供者聯繫，在您現有的號碼轉移後對其進行測試，以驗證它們是否正常運行 - 您希望確保您的客戶在與您聯繫時不會陷入死胡同。

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設定係統配置以滿足您的需求和工作流程

仔細檢查您的電話系統的設定方式以及它是否符合您的需求。

這可以包括：

• 每個地點或部門的分機編號方案。
• 為主要地理位置的非本地客戶提供的免費電話號碼。
• 基於工作時間、選單、分機或部門的進階呼叫路由和呼叫流程。
• 語音郵件收件箱，包括問候語、轉發、語音郵件到電子郵件以及語音郵件到文字。
• 為等待、排隊或轉接的來電者訂製音樂。

這樣您就可以確保從安裝新電話系統的第一天起就可以正常運行，不會出現任何問題或客戶感到沮喪。

培訓並賦予員工權力

最好的商業工具是您實際經常使用的工具。

這就是為什麼您需要確保所有員工都已加入並舒適地使用您的新電話系統。

有兩種關鍵方法可以確保這一點：

• 舉辦重點培訓課程，重點介紹新手機和應用程式的關鍵功能和功能。 當員工了解您的系統的功能時，他們將能夠充分利用系統並有效運作。
• 允許存取資源、指南和教程的知識庫以供將來參考。 為此，請依靠您的提供者 - 例如， Nextiva 的支援中心包含針對不同功能、裝置和目標的影片和指南。

第 4 階段：遷移後 VoIP 電話系統啟動

PBX 遷移完成後，這些是您的最終待辦事項：

徹底測試呼叫管理功能

透過您的新電話服務對您重要的一切進行徹底的測試。

這可以包括：

• 即使在繁忙時段也可同時撥打電話以確保清晰、優質的音頻
• 在不同時間呼叫不同的分機和電話號碼，以檢查呼叫流程是否如預期運作
• 檢查業務工具整合是否雙向工作
• 留下測試語音郵件以確保您的語音郵件收件匣和轉送功能正常
• 測試路由呼叫以確認其正常運作

監控系統效能並在需要時進行最佳化

定期執行效能測試（例如速度測試），為高品質語音通話創造最佳條件。 任何網路問題、低於預期的頻寬或不太理想的網路設定都可能影響您的客戶體驗。

使用Nextiva 速度測試，您可以檢查：

• 潛伏
• 下載和上傳速度
• 資料包遺失
• 抖動

如果您發現每條電話線的速度至少低於 100 kbps、丟包率超過 0%、ping 時間超過 70 毫秒或抖動超過 70 毫秒，則值得聯絡您的網路服務供應商。 檢查您的 QoS 配置也是有好處的

收集員工對新系統的回饋

主動尋求員工對新系統及其體驗的回饋。

發送一份問卷，其中包含以下問題：

• 到目前為止您使用過哪些功能？
• 您日常使用哪些功能？
• 您在使用新電話系統時遇到任何問題或挑戰嗎？
  • 如果是這樣，您是否能夠自行解決和/或在提供者支援團隊的幫助下解決該問題？
• 您是否缺少遷移前的任何電話系統功能？
• 您是否能夠定期有效率、順利地進行溝通？

使用這些答案來開發潛在的改進並在一段時間後產生未來的調查。

確保您的提供者向所有員工提供持續支持

您的企業 VoIP 提供者應該提供良好的支持，以便您永遠不必擔心個別員工遇到服務問題。

在培訓期間和持續的基礎上，明確告知您的團隊獲得支援的最佳方式以及期望的標準。

最好的提供者會確保您始終對他們的服務感到滿意，而不僅僅是在設定和入職期間 - 他們的客戶支援應該反映這一點。

Nextiva 的客戶支援方法稱為「卓越服務」 ——我們確保我們的技術簡單有效。 但如果您需要聯繫我們，我們會處理一切。

持續的白手套服務是我們的客戶能夠一次又一次獲勝的方式。

PBX 到 VoIP 遷移清單

第 1 階段. PBX 遷移規劃

• 列出您電話系統所需的一切
• 確定您的預算和您將產生的費用
• 研究並選擇您理想的服務提供者

第二階段.網路與環境準備

• 進行網路評估
• 採取相關安全措施
• 測試您想要使用的每個集成

第 3 階段. 電話系統設置

• 備份所有 PBX 配置、語音郵件和所有相關數據
• 將您現有的電話號碼移植到新的電話服務
• 以符合您的需求和工作流程的方式設定係統配置
• 培訓並授權您的團隊成員

第四階段：VoIP電話系統推出

• 徹底測試每個呼叫管理功能
• 監控系統效能並在需要時進行最佳化
• 收集員工對新系統的回饋
• 確保您的提供者持續提供支持

Nextiva 讓電信遷移變得簡單

聰明、雄心勃勃的企業知道他們的舊 PBX 系統已經沒有時間了。 他們渴望一種現代化、靈活的電話服務，能夠不斷發展並適應他們的需求。

借鑒 Shelby American 的經驗，他們將 PBX 電話系統遷移到雲端。 他們希望改善客戶體驗、增強團隊溝通並簡化常見管理功能。

該公司的 PBX 遷移快速、無縫，即使在客戶需求不斷增長的情況下，他們維持業務運作所依賴的呼叫也能保持順利。

這就是關鍵：選擇一家能夠引導您完成每個步驟的供應商來幫助您更換 PBX 系統。

當您選擇 Nextiva 的商務電話服務時，您就會得到這一點。 您將擺脫過去的 PBX 困境，在現在和未來實現更聰明的溝通。