我嘗試了帕累托分析以了解有關效率的更多信息

說實話，我有點擔心將帕累托分析納入日常工作。 並不是它沒有引起我的興趣——它確實引起了我的興趣，這就是我決定嘗試它的原因——但是，通過經濟術語和行話的想法讓我有些不安。

為了弄清這個神秘的原理，我認為我必須克服一些經濟悖論和長期被遺忘的貿易秘密。

好吧，在對該主題進行了深入研究並在工作中進行了幾次友好的交談之後，我意識到帕累托原理是一種時間管理技術，可以很容易地掌握、利用和應用於不同的領域。

像所有作家一樣，我經常與精神障礙和缺乏靈感作鬥爭——這就是為什麼我認為這可能只是幫助我的方法：

• 找出工作中的問題，
• 跟踪我的問題的根源，以及
• 更好地組織我的工作量。

所以，我測試了帕累托原理，這裡是關於一切如何展開的說明。

在這篇博文中，我將介紹：

• 什麼是帕累托分析？
• 為什麼我決定嘗試一下？
• 我對分析如何展開的描述。
• 優點和缺點，以及
• 帕累托分析的總體評級。

什麼是帕累托分析？

可以說，當我第一次聽說帕累托分析時，我感到很困惑。 乍一看，這個定義聽起來很簡單——“一種統計決策分析，通常用於識別和關注關鍵問題的原因。”

現在，有什麼問題？

好吧，帕累托分析進一步指出，項目中的大多數問題通常可以追溯到20% 的原因。

換句話說，通過關注關鍵的20%的問題原因，您隨後將能夠處理由此產生的80%的問題。

帕累托分析的起源

意大利經濟學家和哲學家 Vilfredo Pareto 在 19 世紀末首次觀察到這一原則，並將其命名為80/20 規則。

也就是說，帕累托注意到整個意大利80%的土地歸20%的人口所有。

經過深入研究，帕累托意識到，在經濟學領域可以觀察到80/20 分佈，前提是——“如果不使至少一個個體或偏好標準變得更糟，任何個體都不會變得更好。”

在他的研究和工作被管理顧問約瑟夫·朱蘭（Joseph M. Juran）改編後，帕累托原理和分析誕生了。

帕累托分析用於什麼？

那麼，帕累托分析的用途是什麼？

嗯，這個問題的一般答案是——決策。 不過，還有更多。

更簡潔的答案將包括確定重要問題並學習如何解決這些問題的逐步過程。 你要解決的問題是 20%，這將帶來項目 80% 的收益。

80/20規則的主要步驟如下：

• 形成一個常見問題列表，並將它們按出現的降序排列在 x 軸上。
• 計算它們出現的頻率並在 y 軸上以相應的百分比顯示它們。
• 在圖表上添加一條累積百分比曲線——這條曲線等於（出現頻率）/（總出現次數）* 100。
• 從右側畫一條線，從 80% 標記開始，直到與曲線相交。
• 左邊的一切都將是你的重要問題，而右邊則代表 80% 的更瑣碎的原因。

如果您在理解此過程時遇到困難，請不要擔心 - 我也是如此，直到我將所有內容都寫在紙上並進行了嘗試。 一旦你通過我的例子，一切都會變得更加清晰。

為什麼我決定嘗試帕累托分析？

在寫作的時候，你不可能想到這個過程的所有復雜性。

實際上，當靈感來臨時，作家能夠毫無問題地寫出大量文本。

然而，一旦到了複習和校對文本的時候，所有的細節都會暴露出來，例如：

• 拼寫錯誤，
• 魯莽，
• 結構錯誤，
• 標點符號使用不當，以及
• 在最初的靈感湧現過程中，您不一定會考慮許多其他細節。

因此，為了提高效率，我在互聯網上搜索了一種方法來隔離我的嚴重錯誤並消除它們以改進我的寫作。 那時我遇到了帕累托分析並決定嘗試一下。

當我開始分析我的寫作模式時，整個過程是這樣的。

嘗試帕累托分析：個人賬戶

在閱讀了一堆文章並破譯了一堆經濟上的廢話之後，我決定記下我需要從帕累托分析開始的所有內容。

然而，沒過多久，第一個問題就出現了——我將如何測試這種技術？

作為一名作家，沒有辦法記錄我犯的每一個錯誤，特別是如果我在寫作過程中犯了錯誤。 如果我花太多時間強調記錄每一個錯誤和問題，那將阻礙我的寫作。

另外，整個過程至少需要一周的寫作時間。

所以，我決定像往常一樣寫一篇博文，讓編輯和校對員檢查文本並為我找出錯誤。 這樣一來，我實際上就擁有了進行逐步帕累托分析所需的所有信息。

所以，我做到了，拿回了結果，並開始記下關鍵信息，從問題開始——即我寫作效率低下的原因。

第 1 步：收集問題併計算其頻率

正如我之前提到的，執行分析的第一步是列出您面臨的最常見問題。

就我而言，我會等待編輯仔細地翻閱我之前編寫的文本，然後使用校對結果進行分析。

一旦我擺脫了查看錯誤的恥辱，我將錯誤分類並將它們分為 7 個不同的組，用於我的分析。

我創建的組如下：

• 長句，
• 鏈接問題，
• 不清楚的短語，
• 不清楚的標題，
• 來源不足，
• 標點符號，
• 結構性錯誤，以及
• 視覺問題。

一旦我在我面前的項目符號列表中發現了我的錯誤，就該繼續計算它們的頻率（並且感覺更糟）。

為了省去篩選一堆數字的細節，我將直接進入問題的核心。

一旦我計算了錯誤並按降序排列，項目符號列表如下所示：

• 標點符號，
• 長句，
• 不清楚的短語，
• 鏈接問題，
• 來源不足，
• 不清楚的標題，
• 結構性錯誤，以及
• 視覺錯誤。

為了使事情更簡單，我將錯誤的數量轉換為百分比，然後決定使用圖表將它們可視化。

步驟#2：創建帕累托曲線

現在是困難的部分——即分析的要點。

帕累托曲線用於直觀地表示問題總數與其頻率之間的聯繫。

確切的公式如下：

{出現頻率} / {總出現次數} * 100

以下是電子表格中轉換的樣子：

幸運的是，我的錯誤總數達到了 99 個，而且由於我正在計算百分比，因此它們與頻率的差異並沒有很大。

正如你所看到的，我在糾正錯誤時遇到的大部分問題都是標點符號——許多作家的噩夢。

第 3 步：完成帕累托圖

現在，是時候通過在右側創建一個 y 軸並向左側畫一條水平直線來完成圖表了。 這條線從80%標記處開始，一直延伸到它到達曲線的位置。

然後，我畫了一條平行於 y 軸的直線，這在左側和右側之間創建了一個分界線——即結果。

根據帕累托分析，左邊的一切都代表了所有關鍵問題總和的 20%。

另一方面，右側代表被認為不重要的 80%。

最終的表示如下所示：

第 4 步：分析結果

我腦海中浮現的第一個想法是——這既是意料之中的，也是出乎意料的。

我知道標點符號在寫作時經常給我帶來問題。 但是，我不知道長句子和令人困惑的短語在我的工作中如此強大。

這使我瀏覽了我以前的一些文本以及校對人員留下的評論。 不出所料，有一種模式與我的帕累托分析相吻合。

另一個有趣的點是，大多數較小和無關緊要的問題都可以追溯到最重要的問題——前 20%。

例如，如果我在寫作時匆忙，我會犯結構性錯誤，從而導致犯一兩個 SEO 錯誤，從而進一步影響我的工作質量。

總而言之，肯定有改進的空間，帕累托圖就是起點。

帕累托分析的優點

立即想到的優點是在建立 20% 之後您將能夠進行工作的效率。 帕累托分析基於處理數字並找出每天讓你慢下來的問題。

例如，真正能從這種分析中受益的人是那些每周處理許多任務並且經常遇到錯誤而無法以最佳水平執行的人。

在談論帕累托分析時，首先想到的是編碼員、開發人員和項目經理。 但是，顯然，作家也可以從以這種方式分析他們的作品和錯誤中找到很多好處。

此外，一旦你掌握了竅門，帕累托分析是一個很好的工具，可以幫助你認識到你應該把更多的精力放在哪裡，尤其是在你的生理黃金時段。

帕累托分析的缺點

如果我們排除我弄清楚這個原理所花費的時間，我仍然需要幾個小時才能形成創建圖表所需的所有錯誤和計算的完整列表。

可以說，帕累托分析是一種有點耗時的技術，如果你不是每天都執行類似的任務和項目，那麼依賴它就沒有任何意義。

儘管如此，結果還是基於統計數據，這將進一步引導您做出改進的決策，並更好地利用您的時間。

就個人而言，我每週沒有那麼多不同的任務，但我肯定會在不同的項目上嘗試 Pareto。

我對帕累托分析的總體評價

儘管我花了很長時間才弄清楚，但我必須承認這種技術確實有效。

作家有時在談到他們的作品時往往會爭論不休，但數字不會說謊。 當我回頭看時，我意識到帕累托指出的關鍵 20% 的問題是我通常最難解決的問題。

另一方面，帕累托分析可能需要更多的時間和精力，這就是為什麼我對這種技術的評價是：

最終評級：

結論：關於帕累托分析的最終想法

帕累托是偉大的、有效的，而且真的讓你想知道——我怎麼沒有早點意識到這一點？

我當然會將它推薦給我的同事和所有努力確定使他們的工作日更加困難的原因的人。

帕累托分析結構良好、有條理，無疑是一種提高效率的獨特方法。

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