如何安排自己和自由職業者的時間
已發表: 2022-05-07自由職業不僅僅是整齊地安排你的日程安排，檢查你的聯繫人和資源，超級高效，並在早上 8 點開始你的一天。 作為一名自由職業者，知道如何組織自己，也就是學習把時間和資源作為工具，讓自己變得多產和滿足於這種生活方式。
在本文中，我們將討論如何解決每個自由職業者生活中的三大因素：時間、資源和思想。 一旦你熟悉了這三個，你就會更容易制定自己的時間表。 您甚至可能會發現您不知道需要在您自己的日常工作流程中解決的新問題。
安排您的時間以掌握一切
自然，我們首先想知道如何安排我們的時間。
因為時間總是至關重要的，我們需要更多的時間，對吧？ 以下是一些關於如何更好地組織你的一天的提示。
跟踪您的時間以找到時間槽
時間組織的核心是紀律。
堅持時間表是最難養成的習慣之一，因為我們往往會走神。 無論是由於我們的猴子大腦或外部因素（如孩子、照顧親人、跑腿等）造成的拖延。
這就是為什麼，儘管看起來很乏味，但我們需要開始跟踪我們的時間。 甚至在製定你的日程表之前，花一周時間記錄你花時間做的每一項活動。 甚至可以跟踪您最常見的干擾因素，例如 Facebook 或 Instagram、與朋友和同事聊天，或者只是您的注意力分散了。
一旦你能夠在一天結束時把那個時間加起來，你就會更清楚地知道如何避免犯這些錯誤。 因此，您的日程安排將更有條理，更有目的性。
重要的是堅持一個時間表
我們都以不同的方式工作。 有些人在早上工作得更好，而另一些人可能只在晚上達到高峰時間。
所以，重要的是要知道什麼時候你的工作效率最高，以便為自己制定最好的時間表。
否則，你就是在盲目地安排時間。 當您的精力較低時，重要的任務可能會落在時間段內，而瑣碎的任務可能會在高峰時段完成。 很快，你就會落後，盯著長時間的工作和加班。
重要的是要知道這並不意味著您需要在早上 8 點開始您的工作日。 從上午 11 點開始同樣有效。 它對每個人都不一樣。
重要的是結構。
組織你的長期目標，然後朝著更小的目標努力
如果您嘗試計劃未來幾個月，幾週，然後切換到日常任務，您的組織技能將大大提高。
這就是為什麼。
設定你的長期目標
一位自由職業者朋友曾經給了我很大的思考：留出時間來計劃你的長期目標。 特別是如果自由職業是你的全職工作。
而且，他的意思並不是“在兩週內完成項目 A”。 更多的是問問題：
兩個月後我想去哪裡？
我想在未來六個月內獲得多少新客戶？
我怎樣才能進入自由職業社區？
您的路線圖可能如下所示：
| 目標 | 大體時間 | 方法 |
| 我想去哪裡？ | 2個月 | 弄清楚我想做什麼樣的工作； 考慮在線課程以提高技能。 |
| 我想獲得多少新客戶？ | 6個月內 | 通過鏈接進行研究 向其他自由職業者尋求聯繫 |
| 我怎樣才能進入自由職業社區？ | 今年 | 第 1 個月– 尋找共享辦公空間 第 2 個月- 訂閱時事通訊 第 3 個月——尋求合作 |
想像你幾個月甚至幾年的自由職業生涯將為你提供一個堅實的框架。 您為自己規劃了一條道路，並且知道您正在採取的方向使您的所有日程安排和資源選擇更有目的性。
設定你的短期目標
通過上面的表格，你可以更清楚地安排你的幾周和幾天。 你不會只是每天都在為短期目標工作，而是有一些具體的工作要做。
最後期限變得更緊，更有意義。 此外，您可以減少對小事的壓力，因為您將始終牢記大局。
計劃好你的工作時間
有幾種方法可以處理您的工作時間。 正如我們已經提到的，它們會因人而異。
以下是自由職業者通常如何安排他們的工作時間：
- 全天分兩到三塊工作，中間有更長的跑腿或休閒時間。
- 在一天中擴展的多個較短的塊中工作（無論是因為個人生活衝突還是客戶和合作者的時區）
- 像朝九晚五的辦公室工作一樣，單獨工作 8 小時。
這三種方法都是有效的，最好給每個方法一周的時間，看看哪一種最適合你。
想看看其他自由職業者是如何工作的？ 我們的一篇文章探討了自由職業者如何度過他們的時間。
整理您的空間和資源以實現最大生產力
在下一節中，我們將討論為什麼您不僅需要組織工作空間，還需要組織個人生活的其他方面。
掌握工作以外的日程安排可以讓你有必要的練習來處理更多的義務，或者成功地處理你已經擁有的那些。
了解如何自動化您的一些任務
尋求自由職業者自己的建議，我深入研究了 Reddit 的自由職業者社區。 在關於動機、客戶和項目管理的許多有用技巧中，我發現了一個真正脫穎而出的技巧。
有問題的自由職業者提到他們的慢性病如何迫使他們組織資源，以便工作流程永遠不會中斷。 他們每週的工作時間非常有限，因此日程安排必須嚴密。 老實說，這是一個我們都可以學習的時間表：我已經為新客戶自動化了一個信息豐富且有用的歡迎電子郵件系列，並自動化了我的主要銷售渠道
這是自動化的一件特別有用的事情，因為它使您不必每次都想出新的問候電子郵件。 您還可以將收件箱設置為在到達時將電子郵件分類到適當的類別。我製作了可重複的工作流程、工作簿、工作表和研討會，以使我的客戶更容易從他們那裡提供我需要的內容和信息。 我只需要從這個武器庫中獲取我需要的任何東西。
無需與客戶進行冗長的電子郵件通信，只需讓他們填寫表格即可為雙方節省大量時間。當我感到被困並且不知道為什麼時，我有一個教練
生產力教練只會越來越受歡迎。 我們慢慢開始接受，並非所有人都有很好的紀律，能夠學習和應用它，或者靠自己擺脫專業的陳規。 因此，一旦您耗盡所有資源，請一位教練指導您解決組織問題是一個不錯的選擇。我有一個由其他小企業主組成的小型網絡在我附近工作。 我建議客戶也與這些出色的共同創作者合作。 我與其他人建立了合作夥伴關係，我們提供全方位服務，基本上是“分攤賬單”。
建立有意義的聯繫和卸載可能對您的生產力弊大於利的工作的真正好方法。 此外，您能夠負擔得起原本超出您的價格範圍的服務。
如果您想了解更多有關資源管理如何讓您賺取更多收入的信息，請參閱以下有用鏈接：
- 自由職業者和顧問用來賺更多錢的 11 種策略
- 16 種最佳自由職業者付款方式
通過你生活的其他領域練習組織
如果你生活的其他方面從指縫中溜走，就很難維持一個井井有條的職業生涯。
現在，這並不意味著您應該成為組織強國。 更多的是有意識地組織你生活中的其他事情，以獲得足夠的“練習”。
- 例如，開始分類和存儲重要文件（如果您還沒有），如醫療和財務報告、重要郵件、合同等。這將幫助您習慣劃分。
- 每週留出一天來計劃您的膳食——您將在哪幾天做飯、何時點餐以及何時去雜貨店購物。 想想所有節省的時間和壓力，因為你會計劃好你的飯菜。 最糟糕的事情之一是意識到你有一項任務要完成，但你餓了，現在是午餐時間，你要么不得不騰出時間做飯，浪費時間瀏覽餐館，要么吃任何你必須吃的零食來避免飢餓.
- 安排定期的房屋清潔時間。 即使水槽裡有三個盤子——也要清洗它們。 整理你架子上的東西，清理桌子，扔掉你不再使用的任何東西。
您對整理和組織的物理動作進行的越多，就越容易為與工作相關的文件和流程（項目文檔、費用報告、發票、管理任務和截止日期等）做同樣的事情。
通過組織你的思想來實現心理平衡
雖然我們已經討論了組織是如何通過練習來創造“肌肉記憶”的，但除非我們注意它，否則這一切都是毫無意義的。 如果我們不讓我們的想法更有條理，那麼一天或一周內的調度任務是不夠的。
在這裡，我們將討論如何實現高度專注以及它如何反映在我們的日程安排中，如何對正在完成的任務而不是完美的任務感到滿意，以及訓練我們的大腦變得有條理的正念練習。
有了這些提示，您將能夠克服因掌握最新情況而帶來的任何精神壓力。 另外，當您遇到障礙時，它將有助於準備和重組。
了解心流狀態並練習
著名的匈牙利心理學家 Mihaly Csikszentmihalyi 是第一個創造“流動狀態”一詞並在人類頭腦中識別它的人。 他指出，這是一個人如此全神貫注於工作的時刻，以至於所有外界的干擾和事情都變得不重要了。
流動狀態是什麼樣的？
- 完全專注於手頭的任務；
- 目標和獎勵明確，有即時反饋；
- 對時間的看法發生了變化（你不再去想它——一小時可能看起來像十分鐘，或者十分鐘感覺像一小時）；
- 這項工作毫不費力；
- 你獲得了對工作完全掌控的感覺；
- 這些任務具有挑戰性，足以讓工作變得有趣；
- 這個過程感覺很有意義；
- 所有的自我意識都消失了（沒有壓力、擔憂、分心等）。
如何進入心流狀態？
情商 2.0的作者 Travis Bradberry 博士引用了許多研究，這些研究表明我們的大腦需要時間才能完全沉浸在一項任務中。 因此，強調不要立即進入凹槽是沒有意義的。
特別是如果我們發現這項任務很乏味或只是不喜歡它。
為了進入潛在的心流狀態，布拉德伯里建議堅持二十分鐘。 堅持那段時間會增加你達到它的機會。 這讓我們回到了不要幽默我們的猴子大腦，因為我們不喜歡這項工作，所以它想讓我們逃離。
有時，我們需要養育我們的思想並嚴格遵守。
努力把事情做好，而不是讓它們完美無缺
完成一項任務比一直幹到完美為止要有用得多。
如果你因為害怕犯錯誤或第一次嘗試質量很差而難以開始某件事，那麼無論如何都要試著專注於開始工作。
Erik Fisher 與 Jon Acuff 有一個關於這個主題的精彩播客集。 他們只討論開始工作，無論我們認為開始會多麼糟糕。 把糟糕的想法寫在紙上，集思廣益，盡可能多地發表半途而廢的草稿。 這是更快完成任務並達到完美結果的唯一方法。
使您的日常任務多樣化
這是我不時面臨的個人鬥爭。
在我以前的工作中，我了解到我一天中完成的任務越多，我就越茁壯成長。
尤其是它們越多樣化。 我曾經從事遊戲設計工作，所以我的一天將包括：
- 與其他團隊成員一起檢查，因為我們的任務是相互依賴的；
- 對遊戲構建進行質量檢查；
- 編寫遊戲設計文件；
- 與製片人討論變更、截止日期和可能的阻礙；
- 在會議期間做筆記並在會議之後寫出團隊任務；
還有更多，這取決於我們離生產有多遠。
然而，現在作為一名作家，我的一天歸結為與寫一兩篇文章有關的任務。
如果我要做的只是寫一篇文章，我很快就會開始拖延，因為我的大腦會一遍又一遍地做同樣的任務。 因此，我學會了給自己分配不同類型的任務來保持一天的活力。
- 我研究潛在的新主題並寫下資源；
- 我與其他作家交流想法並獲得反饋；
- 我與我的 SEO 同事就內容的新方法進行頭腦風暴；
- 我向我們的團隊領導提出新的想法，並要求不同的任務；
- 我向同事詢問他們的工作，並嘗試在這里和那裡學習；
它滿足了對各種任務的渴望，並使我的日程安排足夠動態，以保持我的生產力。
如果您像我一樣無法集中註意力，那麼請尋找其他活動來打發您的時間——免費在線課程、收聽播客和做筆記、報名參加研討會等。
盡可能避免多任務處理
我們已經在幾篇文章中討論了多任務處理，所以我也不會在這裡喋喋不休。
核心思想是讓您一次只專注於一項任務。 研究表明，當我們從一項任務切換到另一項任務時，我們的注意力就會下降。 這種現象稱為上下文切換。
有趣的是，如果我們牢記心流，以及完全集中註意力需要 20 分鐘，就更容易理解為什麼多任務處理對你不利。 你的整個日程安排可能會被打亂，導致延誤、壓力和內疚。
練習整理你的想法
Nathanial Drew 製作了一個有趣的視頻，介紹如何更好地組織你的想法。
雖然他主要關注它對創作過程的影響，但無論您在哪個領域，這些想法都同樣有效。
- 不斷釋放你的大腦空間
正如 Drew 所說：“那裡有很多廢話”。 我們一直都被過度刺激了。 有時，我們甚至無法專注於 10 分鐘的視頻。 因此，為了能夠組織我們的思想，我們需要盡可能多地清除短期記憶。
最好把事情寫下來，而不是記住“以後”。 比如電子郵件、地名、聯繫人、預約等等。 這樣做可以讓你的大腦重新專注於長期記憶和適當的信息處理。
- 像釀酒師一樣對待你的想法
德魯用這個比喻來說明，為了貫徹一個想法，你必須測試並犧牲你腦海中的每一個想法。 就像你在葡萄園裡測試葡萄一樣。 有些想法看起來很棒，但不會給出最好的最終結果。
當您想要變得更有條理時，有很多資源。 只是為了處理日常任務，您可以在艾森豪威爾矩陣、“吃青蛙”、時間阻塞和帕累托原理之間進行選擇，僅舉幾例。 但要知道哪一種效果最好，你必須嘗試一下。 也許對您來說最好的方法是您甚至沒有考慮過的方法！
- 與他人討論你的方法
交流想法、尋求反饋和其他人的經驗。 雖然反複試驗是不可避免的，但有時您可以通過向他人學習來避免錯誤。 與朋友、家人、您認識的其他專業人士交談，或在線發帖。 把你的想法和經驗拿出來。
樂於犯錯
在撰寫此類文章時，我強烈主張的一件事是擁抱失敗。 這也是我在努力解決的問題，在某種程度上，我可能會重複這個建議來控制自己。
就像我們之前說的，你從一開始就不是完美的。 會有日程安排錯誤，你會分心，你的資源和文件會一團糟，你會放錯東西/聯繫人，你會讓你的辦公桌變得雜亂無章或一次工作幾天時間更長。 時間管理每隔一段時間就會一團糟。
主流媒體強化了這樣一個想法，即組織起來並在你的職業生涯中佔據上風就像遵循一些 YouTube 教程一樣容易。 所以壓力馬上就來了。 但是你越早意識到會犯錯，學會原諒自己，你就會越快達到最好的自己。
請記住，您必須從錯誤中吸取教訓，否則就沒有進步。 你會陷入職業生涯的陳規之中，陷入失敗和自我厭惡的循環。
包起來
作為一名自由職業者，有很多方法可以組織自己。 正如我們所看到的，也許最重要的組織是我們對未來工作的看法、我們的職業生涯和我們的思想。 為了真正掌握我們的時間和日程安排，在此過程中進行了大量的準備和調整。
只需將您的組織技能視為不斷學習的機會。 隨心所欲地改變它，並從過去的自我中學習。