訂單管理系統：定義、優勢和如何選擇？

在一般的商業活動中，特別是在電子商務中，商家和客戶已經達成了一個共同目標，即盡可能快速準確地將產品從客戶訂單輸入到客戶手中。 為實現這一目標，企業必須擁有高效靈活的訂單管理系統，以跟上您的業務需求，以滿足現代買家的期望和競爭。

此外，為了讓您的業務能夠有效運作，不僅營銷、尋找客戶等很重要，您對客戶訂單的管理也是一個核心因素。 在配送活動中，訂單管理是至關重要的； 有效的訂單管理，必須保證配送系統成員之間的信息全程、及時、快速、準確。 但是，手動管理訂單會給企業帶來很多問題。 訂單管理系統（OMS）的誕生就是為了幫助企業減輕訂單管理的負擔。

那麼什麼是訂單管理系統，如何選擇適合自己業務模式的好系統呢？ 在今天的文章中，我將向您介紹有關訂單管理系統的所有信息。

什麼是訂單管理系統？

訂單管理是基於訂單的銷售流程，是任何 B2C 和 B2B 商品公司的核心。 簡單地說; 這是接收和處理客戶訂單的完整、端到端的循環。 訂單管理不能單獨完成，而是需要公司幾乎所有部分的組合：從客戶服務到倉庫，從會計到合作夥伴交付。 做好訂單管理可確保業務流程順利進行、保持客戶滿意度並保護公司聲譽。

訂單管理由一系列聯繫點和利益相關者組成，以允許客戶以合適的價格訂購合適的產品，並在合適的時間獲得它們。 訂單履行系統確保訂購過程順利進行，並允許企業建立客戶記錄並跟踪庫存和銷售記錄。

但是，訂單管理過程中涉及的聯繫人和利益相關者越多，企業面臨的障礙就越多。 公司面臨的一些主要挑戰包括人為錯誤和積壓、庫存可見性、運輸錯誤等。所有這些都會使企業失去客戶滿意度並最終損害客戶忠誠度。 這個問題的最佳解決方案就是訂單管理系統。 為了建立一個快速、高效且具有成本效益的訂單管理週期，B2C 和 B2B 公司都選擇使用集成且響應迅速的訂單管理系統 (OMS)。

訂單管理系統是幫助企業跟踪銷售、訂單、庫存和填充的工具或平台。 它還計算產品找到客戶所需的人員、流程和合作夥伴關係。 訂單管理需要一個多維繫統，幾乎涵蓋業務運營的各個方面，包括：

• 顧客
• 銷售渠道
• 產品信息
• 庫存水平和位置
• 供應商購買和接收
• 客戶服務; 即退貨和退款
• 訂單打印、揀貨、包裝、加工和運輸

現代訂單管理系統將完整的供應鏈視為一個相互關聯的生態系統。 它們允許商家自動化其從訂單到執行的內部流程。

訂單管理系統有哪些功能？

當一個訂單管理系統具有完全滿足以下要求的功能時，它被認為是完美的：

1.跟踪訂單

訂單管理系統的本質是它必須管理訂單的所有元素，無論渠道如何。 如果您在亞馬遜或 eBay 等平台上從事電子商務領域的業務，這一點尤其重要。 必須輕鬆跟踪和記錄電話、商店以及最重要的是您網站上的訂單。 這些訂單應該隨處可用，訂單管理系統的好處集中在這個過程上。

2. 定位庫存

研究表明，43% 的零售商認為庫存管理是他們面臨的第一大挑戰。 這個問題來自於缺乏合適的結構、時間和毛利。 跨多個倉庫跟踪庫存期可能具有挑戰性。 訂單管理系統可以通過使用項目級標籤、RFID 技術和自動庫存控制等實踐來簡化此過程。

3. 履行訂單

在過去五年中，倉庫的多樣性增加了約 7%。 它可以幫助商店利用 3PL，甚至更簡單地使用該區域的倉庫空間。 此外，速度是必不可少的。 讓庫存靠近您的客戶是確保快速和一致交付的最佳方式。 您的訂單管理實用程序允許您發送訂單以使用正確的運輸標籤進行包裝和運輸。

4. 管理退貨

在一般商業領域，尤其是電子商務領域，利潤是重中之重。 如果跟踪錯誤的退貨項目，很難大幅抵消實際訂單數量，從而在業務的許多其他方面造成麻煩。 一個可以幫助電子商務商店的訂單管理系統，極大地協助您處理退款和退款給客戶。

5.其他功能

除了上面提到的主要因素，一個好的訂單管理系統可以在許多其他方面幫助業務人員，包括支持、接受訂單和付款，無論渠道或貨幣、控制訂單發貨過程、更新銷售系統和渠道的庫存水平，提供庫存物品或 3PL 來完成。 它還有助於跟踪客戶和客戶服務團隊的訂單。 您可以充分觀察和預測貨物的水平以避免庫存。 一些系統現在還與支持辦公室功能集成，例如應收賬款、應付賬款和分類帳，以創建發票和接受付款。

訂單管理系統的主要好處

許多訂單管理系統提供實時交易解決方案。 這允許用戶在實時價格流的幫助下立即披露市場成本並在多個交易所執行訂單。 公司可以從訂單管理設備中獲得的一些優勢包括訂單管理和投資組合資產分配。

可以支持法規遵從性的出色訂單管理系統包括在進入之前和之後對交易的實時評估。 訂單管理系統幫助員工遵守交易的生命週期，以確定是否存在使用公司會員的違規娛樂或財務欺詐行為。 訂單管理系統可以增強工作流程並在投資組合經理、交易員和合規員工之間進行口頭交流。

訂單管理結構是貨幣供應行業的必要改進，因為它實時監控位置，防止違規行為，並監控執行的速度和準確性。 財務變化和儲蓄非常有價值。

如何選擇合適的OMS系統？

1. 確定您的系統目標和優先級

通過確定目標和優先事項並與內部利益相關者討論，您將真正確定哪些功能符合您公司的要求。 您還應該考慮未來業務發展的各個方面來選擇合適的系統，而不必在每次業務規模變化上花費太多。

2. 起草徵求建議書 (RFP)

這將幫助您更輕鬆地開展業務。 您和您的提供商都了解您希望實施的實用程序的技術需求和障礙。 不要忘記包括訂單數量、SKU 數量、當前供應商環境、現有軟件、硬件和網絡、系統採購過程的時間表以及說明的詳細信息和支持。

3. 研究結構選擇

在選擇使用訂單管理系統之前研究系統結構。 使用總是引入的系統或您知道的系統將導致您錯過更適合您的業務的卓越功能或系統結構。 因此，收集供應商列表以評估和獲得演示或跟踪。

4. 等待並考慮所有回复

您應該有一個文件來記錄所有提供者的信息和響應的所有優點和缺點。 這些評估主要根據您在步驟 1 中設定的目標從 2 到 3 個最合適的系統中進行選擇並做出最終選擇。

5. 權衡取捨

這不會幫助您找到百分百符合您要求的代理。 但是，您的最終選擇將主要基於權衡標準。 每個系統的特殊功能不應該是您選擇訂單管理系統時的唯一標準。 您應該決定考慮您參與的整個商業業務關係。您應該考慮的因素是：他們的公司有用嗎？ 他們是各自領域的專家嗎？ 他們是否不斷開發平台，為客戶提供擴展和開發選項？

因此，在為您的公司選擇最佳訂單管理系統時，您應該為自己設置一個清單。 在該清單中，您應該列出系統可以滿足的您需要的問題，並開始評估它是否符合您設置的標準。 在我看來，以下是一些應該包含在您的清單中的問題：

• 該系統是否允許您通過自動化擺脫手動程序？
• 該系統是否允許您控制多個渠道、貨幣和地區的收入？
• 系統是否引導多個倉庫位置？
• 系統是否為您提供報告和預測以檢測問題、圖表和變化？
• 系統是否提供對 API 的訪問並允許您按照自己的節奏進行更新？
• 該系統是否有助於將第三方和第三方整合到更廣泛的供應鏈生態系統（即會計、倉庫管理、實施、3PL 等）中？
• 該系統是否是一個延遲或持續整合新功能的平台？

概括

如今，電子商務平台不斷擴展並打破國際壁壘，因此訂單管理系統比以往任何時候都更加重要。 如果您仍在為您的業務尋找合適的產品，請確保您清楚地定義您的業務流程、目標和目的。 不要忘記評估適合您計劃的收益、成本和功能； 研究 OMS 以找到最適合您需求的 OMS。

訂單管理本質上是一個複雜的過程。 選擇正確的訂單管理系統對於長壽和業務質量至關重要，但它也是一個經常被忽視的領域，因此您可以輕鬆獲勝。

希望通過上面提供的訂單管理系統信息，您可以輕鬆地為自己選擇合適的訂單管理系統，並支持您實現業務中最關鍵的目標：增長。