為什麼 Notion 知識庫還不夠 + 5 個替代方案

我最近遇到有人在解釋使用 Notion 進行個人規劃如何改變了他們的生活。

那是我們在工作中使用 Notion 作為團隊的時候。 我從未完全使用過 Notion，並且對這篇個人使用的 Notion 帖子很感興趣。 所以我嘗試了 Notion。

我沒有被完全打動。

它非常適合個人使用，但我意識到它對團隊合作幾乎沒有那麼好。 它根本不具備知識數據庫所需的一些高級功能。

所以我對替代品進行了一些個人研究

但是，嘿，在我開始我的發現之前，讓我們來看看：

• 什麼是概念，
• 為什麼它可能不是知識庫的最佳選擇，然後
• 一些可以取代 Notion 作為知識庫的好工具

讓我們開始吧。

什麼是概念？

Notion是一個一體化的工作空間，它匯集了一些很酷的功能，如筆記、項目跟踪、知識庫等。 Notion 適合個人和企業使用，也是協作工作的好地方，可以離線使用。 自 2016 年發布以來，憑藉其極簡設計和高度易用性，多年來越來越受歡迎。

Notion 是知識管理系統嗎？

是的。

憑藉其緊湊但廣泛的產品設計和簡約的界面，Notion 可以用作個人任務管理系統、項目管理系統以及知識管理系統。

因此，基本上 Notion 是一個個人或公司 wiki，您可以使用它做筆記、存儲公司資源或放入任何知識集合。

但這並不意味著它是完美的。

因為在用例方面，Notion 是如此通用和靈活，所以它在成為一個成熟的知識庫方面受到了阻礙。

如果您正在為您的團隊/公司尋找知識管理工具，讓我們談談為什麼 Notion 可能不是您的最佳選擇。

Notion 可能不是知識庫的最佳選擇的 4 個原因

無論您是小型企業還是企業，您都可以為您的知識庫選擇比 Notion 更好的工具，有 4 個原因。

這些都是：

1- 無法使用成熟的知識庫工具

Notion 是一種萬事通的工具。

它確實擅長這一點。 而問題正是如此。

概念是你在高中時有一個朋友，他​​無法決定他們想做什麼。 他們在任何事情上都盡力而為，最終在所有事情上都變得平庸。

然後他們發現自己從事著朝九晚五的工作，他們甚至不想在其他所有事情上提供太多信息。

更重要的是，隨著 Notion 在他們試圖擅長的一切方面變得更好，他們將不得不收取更多費用。 對於知識庫，您可能不會使用的功能。

三思而後行。

2- 專為個人使用而設計

如果您正在創建個人知識庫，那麼概念還不錯。

沒有那麼多的合作。

Notion 之所以被個人如此推薦用於個人使用，是因為它是為個人使用而設計的。 當兩個或更多人使用時，它會變得草率且非常無組織，更不用說大團隊了。

3- 不兼容多通道使用

使用 Notion 作為知識庫的最大問題之一是它不能在不同的環境中使用。

您必須打開一個新選項卡才能訪問 Notion。 每次。

顯然，當您想要創建一個應該易於使用且所有人都可以訪問的知識庫時，這不是很理想。

4-太複雜了

Notion 以其具有看板、視圖選項和酷模板的高度可定制的 UI 為榮。

我們必須把它給他們，他們非常好。

但它們也是 Notion 有時會變得過於復雜的原因。 麥當勞在標準化菜單並保持比以前更少的選擇時出名。

成功在於產品兩端的簡單性。

因此，總而言之，當您將 Notion 用作個人知識庫或項目管理工具時，它非常棒。 但是，嘿，談論概念就夠了。

讓我們來看看一些可以替代 Notion 的數字工具。

概念知識管理的最佳替代方案

1-大師

整理公司資料。 隨時隨地訪問它。

他們通過簡化內部溝通、幫助新員工入職以及隨時隨地訪問信息來實現這一目標。

其值得使用的集成是一大優勢。

大師主要特點

Guru 提供針對各種重點用例的功能，具有一組真正突出您的工作的功能。

• 內容創建和存儲
• 用戶、角色和訪問管理
• 協作工具
• 分析
• 智能搜索
• 知識共享
• 編目/分類

大師與概念

在功能方面，Notion 和 Guru 非常相似。 尤其是作為一個專用工具。

但是，它們也有很大不同。

Guru 的一個 Notion 沒有的功能是論壇，它使協作更容易。 Guru 還使知識庫在不同的渠道上可用，而 Notion 沒有。

總體而言，Notion 仍然是一個非常受歡迎的工具，但 Guru 似乎幾乎和剛剛獲得較少關注的一樣受歡迎。

大師定價

Guru 有 3 個不同的計劃和一個免費版本，以及一個免費試用選項。 這些計劃是：

Starter – 3 位用戶免費，3 次/月後每位用戶 5 美元

Builder – 10 美元用戶/月

專家 – 20 美元用戶/月

您知道您可以將 Guru 與 UserGuiding 的資源中心功能一起使用嗎？ 試試看！

2-匯合

正如他們在首頁上所說，Atlassian 的 Confluence 是一個“知識與協作相遇的遠程友好型工作空間” 。

從正面的評論來看，這是非常有說服力的。

就像 Notion 一樣，Confluence 是一個幫助公司構建 wiki、創建入職檢查表和共享內部知識的工具。 然而，儘管 Confluence 與 Notion 非常相似，但還是有一些根本的區別使 Confluence 成為一個更加專注和經驗豐富的工具。

Confluence 主要功能

• 內容和空間管理
• 內容反饋
• 現場管理
• 定制
• 版本控制和版本歷史
• 模板

匯合與概念

儘管我們已經說過 Notion 和 Confluence 非常相似，但它們在重要的方面也有很大不同。

例如，Confluence 是一個 Atlassian 產品，它與 Jira 和其他 Atlassian 工具完美集成，總體上比 Notion 有更多的集成選項。

雖然 Notion 只允許評論，但 Confluence 允許個人用戶在工具內相互發送消息。 無論他們的公司級別如何。

Confluence 不如 Notion 靈活和可定制，但是，考慮到第一次設置和使用該工具變得多麼容易，這可能是一個專業人士。

公平地說， Confluence 是 Notion 的一個很好的替代品，可以提供更多的協作選項和集成。

Confluence 定價

Confluence 提供免費版本和其他三個計劃。 免費版最多可與 10 個個人用戶一起使用，而其他計劃則根據用戶數計費。

標準– 每用戶每月 5.50 美元

高級版– 每位用戶每月 10.50 美元

企業– 自定義，按年計費

您知道您可以將 Confluence 與 UserGuiding 的資源中心功能一起使用嗎？

3- Document360

Document360 也是最流行的工具之一，尤其是在成長型公司中。 它有助於為內容創建者提供力量，同時為內容消費者提供簡單性。

Document360 的強大之處在於其時尚的知識庫設計及其內部和外部知識庫。

因此，如果您正在尋找一種工具來減輕客戶支持團隊的負擔，同時將您的內部知識保存在單一來源中，那麼 Document360 就是其中之一。

Document360 主要功能

• 自助服務門戶
• 編目/分類
• 討論/論壇
• 內容管理
• 全文搜索
• 自助服務門戶

Document360 與概念

可能更喜歡 Document360 而不是 Notion 的最大優點是能夠創建內部和外部知識庫。

雖然這兩種工具都可以邀請個人用戶訪問某些文檔、wiki 和表格，但 Document360 還允許用戶將角色分配給他們邀請的個人用戶。

Document360 與 Google Analytics、Olark、Hotjar 和 Intercom 等流行工具有很多集成，而 Notion 沒有那麼多。

Document360 定價

Document360 提供完全免費試用，並有 4 種不同的計劃。

啟動- 每個項目/每月 79 美元

商業– 每個項目/每月 239 美元

企業– 每個項目/每月 399 美元

Enterprise Plus – 自定義

您知道您可以將 Document360 與 UserGuiding 的資源中心功能一起使用嗎？

4- ProProfs 知識庫

ProProfs Kowledge Base 被評為目前最好的知識庫軟件之一，是一款真正專用的知識庫工具。 這就是我所說的 Notion 無法與成熟的知識庫軟件相提並論的意思。

有什麼區別？

ProProfs 的方式確切地知道他們想要做什麼以及他們正在做什麼。 專注會產生巨大的影響。

ProProfs 主要特點

• 編目/分類
• 協作工具
• 內容管理
• 討論/論壇

• 知識庫管理
• 自助服務門戶

ProProfs 與 Notion

Notion 和 ProProfs 之間最重要的區別之一是 ProProfs 還允許用戶創建外部知識庫，無論是針對常見支持問題還是針對獨立的幫助中心。

由於 ProProfs 還處理您的知識庫的外部事務，因此它也有助於 Google 排名和 SEO。 這樣，用戶就可以輕鬆找到您的知識庫並與之交互。

ProProfs 知識庫具有一組非凡的集成，從 Google Apps、Jira 和 Salesforce 到 Zendesk 和 Freshdesk。

ProProfs 定價

ProProfs 有 15 天的免費試用期，並為知識庫創建者和幫助中心創建者提供三種不同的計劃。

公共幫助中心計劃

Essentials – 30 美元作者/月

高級版– 40 美元作者/月

企業– 定制

私人知識庫

Essentials – 2 美元用戶/月

高級版 – 3 美元用戶/月

企業 – 定制

您知道您可以將 ProProfs 知識庫與 UserGuiding 的資源中心功能一起使用嗎？

5-點擊向上

就受歡迎程度而言，ClickUp 是與 Notion 處於同一聯盟的工具之一。

甚至可以輕鬆應對。

關於 ClickUp 的問題在於，它本質上是一個項目管理工具，同時也在嘗試成為一個知識庫工具。 Notion 本質上就是這種情況，這是一個試圖成為知識庫工具的筆記工具。

那麼，當您創建知識庫時，這些工具的哪些主要重點對您更有幫助？

現在，如果不查看某些功能，您就無法決定。

ClickUp主要特點

• 訪問控制/權限
• 警報/通知
• 作業管理

• 工作流程管理
• 實時聊天
• 內容管理

ClickUp 與 Notion

ClickUp 相對於 Notion 的最大優勢在於其任務管理功能。 您可以創建任務、為其設置截止日期、將其分配給具有特定角色的用戶，甚至可以在這些任務中創建子任務。 同時在 Notion 中，你可以在沒有太多進度跟踪的情況下進行基本分配。

ClickUp 的不同視圖類型（如日曆和工作負載視圖）讓用戶知道每個用戶何時有任務到期或每個用戶有什麼任務。 這樣，用戶更容易協作並請求在知識庫中收集某些知識。

因為 ClickUp 本質上是一個項目管理工具，所以將文檔、wiki 和任何類型的註釋鏈接到任務並通過給定任務訪問它們自然更容易。 因此，可以公平地說，與 Notion 相比，ClickUp 自身內部和工具外部的集成更多。

ClickUp定價

ClickUp 有一個免費版本和 4 個其他計劃：

無限制– 每位會員/每月 5 美元

商業– 每位會員/每月 9 美元

Business Plus – 每位會員/每月 19 美元

企業– 定制

您知道您可以將 ClickUp 與 UserGuiding 的資源中心功能一起使用嗎？

結論

有一件事是肯定的：概念是一種稱職的工具。

毫無疑問，它是市場上最好的。 使我們尋求替代方案的原因是，它可能不是每個人的正確選擇，尤其是那些不需要這位萬事通大師的所有行業的人。

因此，希望這份替代方案列表對於那些認為 Notion 可能對你來說太過分的人來說會很方便。

祝你的知識庫好運！

經常問的問題

概念是知識管理系統嗎？

是的。 但 Notion 也是一個筆記工​​具，也是一個項目管理軟件。

您如何使用知識管理概念？

要將 Notion 用作知識管理系統，用戶可以創建自己的 wiki、知識庫和文檔。

什麼是好的知識庫？

一個好的內部或外部知識庫是一個易於訪問、易於使用、分類和定義清晰的知識庫。

知識庫有什麼用？

知識庫可以是內部的也可以是外部的，前者用於員工和公司文檔，而後者用於為用戶提供自助服務支持。

如何創建個人知識庫？

Notion 是創建個人知識庫的絕佳工具，以及 Guru、ClickUp、ProProfs Knowledge Base、Document360 和 Confluence 等其他工具。

如何建立知識管理系統？

要建立內部或外部知識庫，用戶可以使用 Notion、Guru 或 Confluence 等無代碼工具。

黑曜石比概念更好嗎？

Obsidian 和 Notion 等工具都有其強項，因此取決於用戶尋找的功能來決定哪個更好。

您如何組織知識管理系統？

借助 Notion、Guru 和 Confluence 等工具，用戶可以輕鬆地對知識庫進行分類和分類。