3 件必須做的事情來讓您的軟件實施成為王牌
已發表: 2022-05-07檢查點、定制和持續的溝通導致實施成功。
啟動和運行新軟件是關鍵步驟，但如果沒有具體目標、重要里程碑和清晰的溝通，它可能會分崩離析。
每個軟件和每個公司都需要一個獨特的計劃來獲得最好的結果，但我們發現了任何成功實施中常見的三件事。 這些不僅僅是清單上要檢查的項目，而是貫穿整個實施過程的主題。
我們將介紹三件事：
- 不斷溝通
- 自定義或個性化軟件
- 創建檢查點
1.不斷溝通
可以說，每個成功實施的最重要特徵是整個過程中的清晰溝通。 確保您創建的每個計劃都使用持續的溝通來執行。
以下是在開始實施之前要完成的一些通信任務：
| 任務 | 為什麼它很重要 |
|---|---|
| 溝通渠道 | 建立默認的通信方法，可以包含在項目管理系統或通信工具（如 Slack）中。 如果您將一個空間用於所有實施討論，那麼您錯過重要信息的可能性就會大大降低。 |
| 會議節奏 | 與供應商和內部代表舉行一些正式的簽到會議，以解決問題並確保在進入下一階段之前完成所有步驟。 根據實施的時間長短，您可以每週或每月舉行一次。 |
| 分享重要文件的方法 | 如果可能，也使用相同的通信軟件來共享文檔。 這樣，供應商或公司方面的任何人都可以輕鬆獲得適當的信息。 |
Wiss and Company 的軟件項目經理 David Singletary 擁有超過 25 年的豐富實施經驗，並表示定期溝通是關鍵。 這還應該包括為員工提供一個渠道，以提出他們在使用新軟件時遇到的任何問題。
“你可以每天或每週都有接觸點來討論系統的性能，討論最佳實踐，並在需要時進行系統或操作調整，”他說。 “人們在掙扎時可能不會舉手； 這將為這樣做提供論壇。”
您還可以建立一個 RACI 圖表，以便參與實施過程的每個人都知道該聯繫誰以保持項目的進展。 人們被歸類為以下一種或多種：
- R：責任人——為實現目標而對工作負責的人。
- A: Accountable—— “所有者”或最終為項目完成負責的人。
- C：諮詢——提供意見或意見的人。
- I: Informed——那些隨時了解進展的人。
您的 RACI 圖表將類似於此示例：
| 活動或可交付成果 | 專案經理 | 首席信息官 | 組長 |
|---|---|---|---|
| 確認功能需求 | 應收帳款 | C | 我 |
| 建立新的工作流程 | 應收帳款 | 我 | C |
| 完整的會計整合 | 一個 | R | 我 |
在業務領導者、供應商和您的員工之間實施之前、期間和之後，清晰的信息溝通和共享至關重要。
2. 定製或個性化軟件
今天的典型軟件是基於雲的，可以在任何設備上交付，並且能夠進行深度定制，因此您的員工可以以最有效的方式工作，從而提高生產力。
與供應商合作創建您想要修改的列表，並為供應商建立實施檢查點，以審查您請求的自定義調整。 例如，項目管理軟件用戶經常希望將特定的工作流程添加到系統中，而銷售團隊喜歡自定義字段以使數據輸入更加順暢。
您的行業和您需要的工作流程類型將影響應該定制的內容，但列表可能包括：
-
添加或刪除字段
建立自定義工作流程
按角色設置對功能的訪問
將用戶界面與品牌顏色和徽標相匹配
具有特定要求的集成
個性化是指個人用戶如何在他們自己的軟件視圖中調整導航、儀表板佈局或功能。 讓供應商代表演示個人用戶如何在上線日期之前個性化系統。
提前管理定制和個性化可確保用戶從一開始就從軟件中獲得最大價值。
3. 創建檢查點
大多數供應商都有實施過程的模板，您可以與他們合作以確保它滿足您的需求。 但對於如此關鍵的任務，正式跟踪檢查點和里程碑以了解一切按計劃進行是很重要的。
“在項目計劃中設置檢查點將確保您的目標和期望得到滿足，並以及時和響應的方式回答任何問題，”筆記本電腦和平板電腦新聞和評論資源 NetBookNews 的創始人 Kenny Trinh 說。
您創建的檢查點將取決於您的獨特計劃，但應包括連接現有軟件、傳輸重要數據、開始定期培訓研討會和最終上線日期的任何主要里程碑。
Trinh 在離開創立 NetBookNews 之前曾擔任一家教育技術公司的首席執行官，他說一個常見的問題是新軟件在沒有歷史數據的情況下上線——但是有了檢查點，所有利益相關者都可以知道在實施過程中如何以及為什麼做出每個決定。
“這裡的目標是消除溝通不暢，並確保協議的所有各方都對其交付成果負責，”Trinh 說。
準備好確定您的軟件實施了嗎？
通過規劃定制和建立定期簽到以實現一致的溝通，您更有可能實施專門為您的需求量身定制的高效新系統。
聰明的商業領袖會提前計劃，所以也許你會在這個話題上領先一步。 如果是這樣，請務必查看我們關於其他軟件購買里程碑的報告：
- 也許你還在做演示——這裡是如何充分利用它們的方法。
- 在簽訂合同之前，請務必考慮這四個方面，以免造成令人遺憾的軟件投資。
2019 年小型企業軟件購買趨勢調查方法
提供的結果基於 Gartner 的一項研究，旨在了解過去 12 個月中中小型企業所有者的軟件購買行為。
主要研究是在 2019 年 9 月至 2019 年 10 月期間在美國、加拿大、德國、法國和西班牙的 488 名受訪者中在線進行的。
對公司在 2018 財年的員工人數和收入進行了篩選，以進入中小型企業。 他們還被要求在過去 12 個月內以 5,000 美元或更多的價格購買了至少一個軟件系統。
要求受訪者至少是辦公室經理，影響其組織中的軟件購買決策。
該研究由 Gartner 分析師和關注數字市場的主要研究團隊合作開發。
免責聲明：結果不代表“全球”調查結果或整個市場，但反映了受訪者和接受調查的公司的情緒。
注意：本文中選擇的應用程序是在上下文中顯示功能的示例，不作為認可或推薦。 它們是從在出版時被認為可靠的來源獲得的。