多線電話系統和熱門電話選擇的初學者指南
已發表: 2022-10-06
如果您的公司發展迅速，那麼您的公司電話系統很可能已經超出了您的要求。
無法同時處理多個電話會降低您的銷售額並損害客戶體驗。 多線電話系統提供保持通話等基本功能。
最好的部分是您不再需要電話插孔或更改電話號碼。 有幾種方法可以設置商務電話系統以支持多條線路。
本指南將幫助您找到適合您需求的正確多線電話系統。
- 什麼是多線電話系統？
- 多線電話系統如何工作？
- 多線電話的類型
- 如何設置多線電話系統
- 先進的電話系統功能
- 多線電話系統的好處
什麼是多線電話系統？
多線電話系統可讓您同時處理兩個或多個呼叫。 它使員工能夠保持呼叫、撥打內部或外部號碼並返迴線路。
多線電話與單線電話不同，單線電話一次只能保持一個電話通話。 同樣，他們有一個電話號碼分配給他們。 當線路在使用時，呼叫者將被定向到語音信箱或忙音。
當您僱用新員工並擴大客戶群時，單線方法會阻礙您的發展。
企業可以通過以下兩種主要方式之一建立多線電話系統：
- 本地多線電話系統——這種老化的本地電話系統需要電信設備。 示例包括專用交換機 (PBX) 或密鑰系統單元 (KSU)。 兩者都需要許多技術技能來管理。
- 基於雲的多線電話系統——這種現代電話系統存在於雲端，提供無限的電話線供電話使用。 雲電話系統不需要用戶在現場就能聽到撥號音。 這方面的示例包括較新的 VoIP 電話服務和一些 IP PBX。
企業主在安裝傳統電話系統後很少接觸它們。 在大多數情況下，具有多個線路和電話號碼的單個設備可以滿足他們的業務需求。
曾幾何時， PBX 系統的設置和維護成本低廉。 隨著技術的發展，合格的技術人員變得稀缺。 硬件和人才使這些保持起來相當昂貴。 此外，它們缺乏遠程工作的重要功能。
基於雲的多線電話系統利用互聯網協議語音 ( VoIP ) 技術。 這個較新的電話系統使用互聯網連接而不是單獨的線路工作。 對於各種規模的公司而言，這些電話系統功能更強大且更具成本效益。
多線電話系統如何工作？
多線電話系統創建具有單獨分機的內部電話網絡。 此功能使操作員可以保留來電並查看其他分機的實時狀態。
傳統和基於雲的電話系統是支持多條電話線的兩種電話系統。 您應該知道每種電話系統之間的區別。
傳統的多線電話系統
模擬多線電話系統有兩種形式。
第一種是單一固定電話使用現有線路提供兩線功能。 您可以使用黃色和黑色電線將它們連接到電話插孔。 您需要支付電話公司的額外線路費用才能使用它。 模擬手機可以使用閃光燈按鈕切換線路和保持呼叫。
第二種類型是 Private Branch Exchange — 或簡稱PBX 。 它通過基本的固定電話或中繼線接受多條電話線。 這些提供電話功能，例如語音郵件、呼叫轉移和免提電話。 如果您必須撥 9 才能接通外線，則您有一個 PBX。
當您的來電線路正在使用時，來電者將收到忙音信號。 對於需要發展的企業來說，這種限制是一個值得注意的問題。
傳統電話系統需要可以接受多條線路的桌面電話。 這些電話提供耳機或無繩電話(DECT) 功能等功能。 然而，它的受歡迎程度繼續下降，取而代之的是它的替代品：VoIP。
在雲中運行的多線電話系統提供 VoIP 和 PBX 系統的最佳性能。 讓我們深入了解它們是如何工作的。
基於雲的多線電話系統
傳統電話系統的繼任者是雲電話系統。 它們提供具有無限可擴展性的多線功能。 此外，它們還提供許多按需業務功能。
這怎麼可能？
這種類型的多線電話系統使用互聯網協議語音。 使用 VoIP 完全繞過本地電話公司。 作為一家可靠的商務 VoIP 提供商，Nextiva 在雲中提供了一個完整的電話系統，並具有令人印象深刻的正常運行時間。
雲電話系統將呼叫轉換為數據包。 它將它們傳輸到附近的數據中心。 在幾毫秒內，IP 電話將音頻轉換為您可以聽到的聲音。 VoIP 提供商為其企業級用戶提供專用的虛擬 PBX。
“虛擬”是多線電話系統的一個重要區別。
電話分機不是物理電話線。 也沒有任何電話插孔。 它們是雲 PBX 排隊呼叫或提供呼叫暫留的邏輯表示。 每條線路最多可以排隊 525 個呼叫。 這是很多電話！
只要您有可靠的互聯網連接，您就可以擁有任意數量的線路。
多線電話的類型（和用例）
為您的公司挑選手機不一定是機會遊戲。 您的多線電話系統可以使用幾種類型的電話。 擁有更多行並不總是意味著更好。
我們根據行數和示例對電話進行了細分。
2線電話
兩線電話系統非常適合具有可預測通話量的小型企業。
可以使用兩行代碼的公司用例示例包括：
- Solopreneurs有一條銷售線和一條服務線。
- 有兩名員工的小型辦公室，所以他們每個人都有一條線。
- 小型零售商接受來電和一條線進行管理。
你可以找到大約 80 美元的兩線VoIP 桌面電話。 Poly VVX 150 是預算有限的人的絕佳選擇。
4線電話
如果您發現員工需要保留電話、熱轉接，那麼四線電話非常適合。
查看這些正在使用的四線電話示例：
- 具有銷售代表和客戶經理的小型代理機構可以接聽客戶來電。
- 具有支持代表的客戶服務團隊回電客戶、供應商和員工。
- 需要接聽和轉接多個來電的接待員。
四線電話的起價約為每部手機 160 美元。 Poly VVX 250 或 Cisco IP Phone 6851 是重型VoIP 電話的絕佳選擇。
6-12線電話
下一層的多線電話提供了比較小的 VoIP 電話更好的性能。 與標準手機相比，它們擁有更快的芯片組、更多的內存，甚至更多的定制。 在此級別，它們提供高級功能，例如線路存在和軟鍵。
這些將是滿足這些業務需求的最佳選擇：
- 篩選並需要了解其執行人員線路狀態的執行助理。
- 需要同時監控多個呼叫的團隊主管。
- 需要與管理層一起檢查庫存和定價的高級客戶經理。
五線以上的桌面電話通常在 250 美元以上。 具有成本效益的 Nextiva X-885 VoIP 電話只需 190 美元即可支持 12 條線路。
要獲得最大的靈活性，請嘗試 Nextiva X-835 VoIP 電話。 以下是商務電話系統愛好者Prince Rich的評論：
視頻：Rich Technology Group 的 Nextiva X-835 設備評測
靈活的電話線數量
選擇具有預定義可用電話線數量的電話的挑戰？ 您必須了解您的業務通信需求並預測您未來的需求。
無論您的公司使用多少線路，擁有可以處理更多線路的電話總是更好。 重要的是要指出這些電話只需要一根電線，這使得安裝變得輕而易舉。
如果您一年中大部分時間都需要四條電話線，但在繁忙的季節最多需要十條電話線怎麼辦？
使用傳統電話系統，您無法快速擴展通話量。 如果你正在積極招聘，你將不得不增加更多的線路併購買新手機。
這就是託管 VoIP的用武之地。當您的需求發生變化時，您可以在需要時直接從管理儀表板添加更多電話線路。
他們可以在智能手機上使用商務電話應用程序，而不是購買新手機。 轟隆隆，搞定！
如何設置多線電話系統
如果您採用傳統的電話系統路線，則需要電話公司安裝每條線路。 您還需要為內部部署的 PBX 和技術人員留出巨額預算來設置一切。 您需要將桌面電話配置為與您的 PBX 接口。
基於雲的多線電話系統是一種更簡單的替代方案。 您只需要一個互聯網連接，只需大約 20 分鐘。
以下是設置具有多條線路的虛擬電話系統的四個步驟：
- 選擇商務電話服務。 根據您的業務需求選擇計劃。 Nextiva 擁有一系列包含強大功能的電話套餐。 您也可以免費試用。
- 分配電話分機。 在您的管理門戶中，您可以開始添加每個團隊成員的內部擴展。 這使得內部撥號和呼叫轉移變得容易。
- 記錄您的電話問候。 上傳您的自定義問候語或從您的手機（或計算機）錄製一個。 當人們打電話給你的公司時，留下持久的第一印象。
- 開始撥打和接聽電話：如果您還沒有 VoIP 電話，您不必等待電話到達。 借助軟件電話應用程序，從您的 iOS 或 Android 智能手機開始。
您將在不到一個小時內擁有一個多線電話系統。 Nextiva 的 VoIP 電話配備了您的所有設置，因此您需要插入它們。
多線電話系統中的高級功能
多線電話系統可以做什麼？ 他們提供的不僅僅是多個電話分機。 本地 PBX 和雲電話系統之間的某些功能有所不同。
讓我們深入了解您希望在多線電話系統中擁有的頂級VoIP 功能。
1) 自動話務員
自動助理會根據呼叫者的鍵盤輸入將來電定向到正確的人員或團隊。
使用自動助理通過減少等待時間來改善客戶體驗。 無論您的公司規模如何，您還將傳達專業企業的形象。
借助這些現成的自動助理腳本，您可以節省時間。
2) 呼叫保持和呼叫駐留
通話保持可讓您暫停通話，以便與同事通話或接聽另一個電話。 呼叫停放是類似的，但還有一個額外的好處是允許其他人取回您擱置的呼叫。
保持和駐留呼叫使您能夠解決每個客戶的呼叫。 此外，等待音樂會吸引來電者並宣布自定義消息，例如付款選項。
3) 通話分析
衡量呼叫量並將其與業務活動相關聯可幫助您擴展您的組織。 Nextiva 的商業級互聯網電話服務顯示實時通話數據和商業分析。
一目了然，主管可以查看報告並創建自定義儀表板，讓領導和員工發揮最佳表現。
4) 呼叫轉移
呼叫轉移功能允許您將呼叫轉移到任何電話號碼或設備。 根據您的提供商，您還可以將呼叫路由到您的語音信箱、桌面電話或手機。
呼叫轉移可幫助您保持運營，包括您不在辦公室時。 您可以消除未接來電和錯過的商機。
5) 呼叫路由
呼叫路由是一種 VoIP 功能，可根據您定義的任何標準將入站呼叫定向到任何人。 此邏輯包括時間、呼叫者 ID 和自動助理選擇。
您可以使用以下任何策略將呼叫路由到您的團隊：
- 循環：呼叫在整個團隊中以平等的方式分配
- 常規：按時間順序接聽電話
- 統一：呼叫轉至空閒時間最長的座席
- 同時：所有電話響鈴，首先接聽的座席接聽電話
- 加權：您設置要路由到每個代理的呼叫的比率
6) 商務語音信箱
如果您沒有按時接聽電話，請允許您的來電者留下語音信箱。 這意味著您不會失去潛在的潛在客戶或取悅客戶的機會。 否則，他們可能會轉向你的競爭對手。
商務語音信箱還可以將語音信箱轉錄內容髮送到您的電子郵件或短信中。 隨時掌握您的語音郵件，以便及時跟進。
7) 屏幕彈出
屏幕彈出會在您的電話響起時顯示有關呼叫者的實時信息。 Nextiva 的 Call Pop 可顯示客戶情緒和過去互動等數據。 這與您的 CRM 集成將您的客戶體驗提升到一個新的水平。
8) 免費電話號碼
免費商業電話號碼可幫助您在全國范圍內開展業務。 免費電話號碼具有 800/888/866 區號，不向固定電話呼叫者收費。
與您的受眾建立信任並跟踪營銷活動中的來電。 您還可以獲得像 1-800-CONTACTS 這樣的免費電話號碼並建立更強大的品牌。
9) 音頻會議
使用電話或互聯網連接召開電話會議。 電話會議是任何現代電話系統的主要內容，但它通常是固定電話設置的附加組件。
電話會議將參與者聚集在一起，無需昂貴的 PBX 或第三方服務。 您可以與同事、合作夥伴或客戶進行富有成效的會議。 基於雲的 VoIP 解決方案意味著參與者也可以體驗高清通話質量。
10) 通話錄音
記錄電話可以增加團隊的責任感和培訓機會。 它揭示了有關您的潛在客戶和客戶體驗的強大見解。
改編自大容量呼叫中心， VoIP 通話錄音不需要任何磁帶或設備。 自定義此功能以記錄所有呼叫、選擇用戶或按需記錄。
多線電話系統的好處
您還需要說服多線電話系統的優勢嗎？ 這裡有一些需要考慮的好處。
降低成本
走雲電話系統路線是為您的團隊提供多條電話線路的最佳方式。
基於普通老式電話系統 (POTS) 的固定電話系統平均每條線路成本為 50 美元。 該通話計劃通常僅適用於本地通話。 它還缺少公司今天使用的任何商務電話功能。
從 AT&T、Verizon、CenturyLink 和 Frontier 等公司轉向雲計算，這已經不是什麼秘密了。 他們節省了高達 65% 的通信成本。
VoIP 供電的電話系統每月每條線路的成本不到 20 美元。 由於無限制通話，您也無需支付安裝、PBX 服務器或通行費。
可靠性
您的電話系統需要可靠且安全。 本地電話系統使您容易受到電源或網絡中斷的影響。
VoIP 電話系統依賴於多個數據中心來實現冗餘。 無論電話基礎設施發生什麼變化，您的業務都不會中斷。
最重要的是，頂級服務提供商遵守標準，包括 PCI、SOC 2 和HIPAA 。 專注於您的客戶，而不是擔心安全審計。 萬歲！
靈活性
假設您正在遠程招聘、開設新辦公室或切換到混合勞動力。 在這種情況下，您需要一個允許員工在任何地方工作的電話系統。
傳統的多線電話系統將它們限制在辦公室內。 當他們遠程工作時，這會使溝通變得困難。
基於雲的電話系統使您可以靈活地為您的團隊配備他們需要的工具。 他們可以通過手機和互聯網連接來完成工作。
可擴展性
如果您的公司正在成長並且您不希望技術成為阻礙，那麼雲 VoIP 系統是您的最佳選擇。 它使您可以輕鬆添加電話線。 甚至可以在沒有任何技術技能的情況下向同一個電話系統添加更多位置。
當您的需求激增或員工人數增加時，您的電話服務不會阻礙您。 尋求呼叫排隊以另一種方式來擴展您的客戶服務團隊。
像 Nextiva 這樣的雲電話提供商擁有令人印象深刻的 99.999% 的正常運行時間和可用性。
方便
多線電話系統簡化了您和您的員工的生活。 他們變得更有效率，可以推動公司前進。
借助自動助理和免費電話等功能，您將贏得客戶的信任。 如果您需要設置呼入呼叫中心，您可以在不到一天的時間內完成。
電話公司讓您陷入困境的日子已經一去不復返了。 如果您需要幫助，請 24/7 聯繫我們。
體驗最好的商務電話系統
選擇商務電話系統時，請考慮您今天和幾年後的需求。 您希望與客戶互動的理想方式是什麼？ 您的通信平台可以成就或破壞您的成功。
本地多線電話系統可能會限制您的潛力。 它通過增加成本和拒絕您的團隊所需的高級功能來阻礙您。
基於雲的電話系統是初創公司、中型企業和企業的黃金標準。 US News將 Nextiva 評為 2020 年和 2021 年全國最佳商務電話服務。
Nextiva 提供完整的多線電話系統，成本不到固定電話的一半。 每月 18.95 美元起，您將不會回頭。