超越 Excel 或 Notes：簡化中小型企業營運的基本技巧

當你開始創業時，你只有少數客戶。 在Excel電子表格中儲存和管理他們的詳細資訊是有意義的。

但隨著您的公司不斷發展，您的客戶群也不斷擴大。 如今，您或您的銷售代表必須滾動電子表格中的數百（如果不是數千）行才能找到必要的客戶詳細資訊。

如果您的中小型企業一直在應對這些挑戰，那麼您並不孤單。 最近的一項法案！ CRM 調查報告顯示，39% 的中小企業所有者使用電子表格來管理客戶資訊。

但是，隨著數位轉型成為所有行業企業的常態，筆記和電子表格不再適合管理客戶關係和滿足您的業務需求。 以下是您需要用可擴展的 CRM 解決方案取代它們的原因，以及停止使用Excel作為 CRM 時應考慮的事項。

停止使用筆記和Excel管理客戶資料的原因

首先， Excel電子表格非常適合儲存來自各種來源（例如 Quickbooks 和LinkedIn）的資料集、運行快速計算以及建立圖表和圖形。 同樣，筆記應用程式可以幫助您快速記下與客戶互動的關鍵要點。

但當涉及到有效的客戶關係管理 (CRM) 時，這些功能還不夠。 以下是使用Excel作為 CRM 系統的一些常見缺點：

版本控制問題

想像一下：您與銷售團隊分享包含客戶資料的電子表格。 每個團隊成員都將文件下載到自己的電腦上，並在與客戶交談後更新相關詳細資訊。 用不了多久，您就必須處理重複或不準確的數據，從而導致溝通不一致。

缺乏可及性

電子表格並不是特別適合行動裝置。 這使得銷售代表在移動時很難存取和更新客戶數據，並可能影響面對面客戶會議的結果。

安全問題

除了使用密碼保護您的客戶資料電子表格之外， Microsoft Excel不提供強大的安全功能。 您無法採取太多措施來防止對敏感資料的未經授權的存取。 更糟的是，如果員工在電腦上下載該文件並離開您的公司，他們可以繼續使用您的客戶資料。

分析能力有限

註釋和電子表格可以包含大量有關客戶行為、購買歷史記錄、服務請求等的有用資料。 然而，它們缺乏複雜的分析功能來將可用數據轉化為可行的見解。

可擴展性挑戰

隨著客戶群的成長，在電子表格中管理客戶資料將成為一場噩夢。 想像一下，滾動瀏覽無數行來找出最後一次聯繫潛在客戶的時間。 或因為銷售代表忘記更新詳細資訊而向錯誤的電話號碼發送後續簡訊。 這種低效率可能會導致銷售線索從漏斗中溜走。

為什麼 CRM 軟體比電子表格好

您是否知道超過四分之一開始使用 CRM 軟體的中小企業看到了收入和公司成長的顯著提升？ 但收入的提高並不是您應該使用 CRM 軟體而不是Excel 的唯一原因。 您應該使用 CRM 而不是Excel 的原因有很多。

改進的客戶資料管理

像Act!這樣的 CRM 平台！ CRM提供集中式儀表板來收集、儲存和管理客戶資訊。 它創建了單一事實來源，不同部門的員工可以利用文件共享並在與客戶互動之前參考它。 如果他們編輯任何訊息，更改會即時反映。 這為每個人提供了每個客戶端的統一且更新的視圖，從而提升了用戶體驗。 它還可以加快決策速度並簡化業務流程。

行為！ 甚至提供高級搜尋過濾器來幫助員工快速找到必要的資訊。 這促進了無縫的客戶互動，並最終改善了購買體驗。

此外，具有雲端服務的 CRM 解決方案使多個團隊成員可以同時存取和處理客戶數據，無論他們身在何處。 與本地團隊相比，這使得它們特別適合混合或遠端團隊。

更深入洞察客戶生命週期

透過 CRM 解決方案，您對客戶的了解不僅限於姓名、電話號碼和上次購買日期等少數欄位。 相反，像 Act 這樣的平台！ 讓您繪製出潛在客戶的整個旅程，並幫助您了解他們在銷售漏斗中的位置。

有了這些見解，您可以針對每個潛在客戶客製化您的行銷和銷售工作，而不是遵循千篇一律的方法。 您還可以監控不同的潛在客戶如何通過銷售漏斗，並識別導致潛在客戶流失的摩擦點。

透過自動化工作流程提高效率

現代 CRM 系統具有廣泛的自動化功能。 例如，行動！ 讓您設定自動提醒和警報。 您甚至可以向銷售代表指派特定任務，並讓軟體自動通知他們。 這些功能對於確保及時跟進和最大化轉換非常有用。

另外，行動！ 允許您配置根據特定客戶端操作觸發的自動化工作流程。 例如，您可以設定一封歡迎電子郵件，當新的潛在客戶進入您的管道時，該電子郵件會自動發送。 同樣，當客戶完成首次購買時，您可以發送電子郵件調查。

這種自動化的工作流程消除了手動跟進的需要，並有助於簡化操作。 客戶支援和銷售團隊可以專注於更重要的任務，例如提高保留率和轉換率。

高級分析和報告

先進的CRM 解決方案不僅僅儲存客戶資訊。 它可以幫助您分析可用數據並追蹤關鍵指標，例如客戶獲取成本 (CAC)、客戶終身價值 (CLV) 和客戶滿意度評分 (CSAT)。

有了這些指標，行銷和銷售團隊就可以做出更明智的決策。 此外，您還可以將這些見解轉化為有意義的報告，這些報告對於產生收入預測非常有用。

隨時隨地訪問

許多 CRM 平台（包括 Act!）都提供行動應用程序，使員工無論身在何處都可以輕鬆存取客戶資料和見解。

Act! 的行動應用程式（Android 和iOS ）為銷售代表提供駕駛和目的地見解。 他們還可以在應用程式中更新客戶的訊息，確保其他團隊成員在同一頁上。 還可以自訂通知以提高銷售代表的工作效率並建立高績效團隊。

額外的好處

CRM 平台還提供其他一些好處，通常包括整合行銷自動化和個人化以及電子郵件範本庫以及與第三方工具的眾多整合。 行為！ 甚至使用加密和多因素身份驗證等強大的安全措施來保護客戶資料。

從電子表格切換到 CRM：關鍵考慮因素

雖然 CRM 軟體具有多種優勢，但找到適合您的小型企業的軟體至關重要。 並非所有 CRM 平台都是一樣的，錯誤的解決方案可能會增加比其解決的更多的瓶頸。

以下是一些技巧，可協助您確定合適的 CRM 平台，以實現流程最佳化和業務不受阻礙的成長。

概述您的需求和預算

CRM 平台提供廣泛的功能，從自動化工作流程和資料快捷方式到管道管理和報告。 但是，您的企業可能不需要所提供的所有功能。 評估您的獨特需求並建立必備清單。 然後，根據您的需求制定切合實際的預算，並尋找定價在該範圍內的 CRM。

檢查相容性

無論您選擇哪種 CRM 平台，請確保它與您現有的技術堆疊相容。 尋求與常用工具的集成，例如 Google Workspace 、 Microsoft 365、Shopify、日曆應用程式等。 另外，檢查它是否可以在您的作業系統（例如Windows或macOS）上運行。

考慮學習曲線

找到功能齊全的 CRM 解決方案只是工作的一半。 您還必須確保您的員工充分利用它。 因此，評估他們目前的技術技能並確定他們是否可以使用新的 CRM 軟體至關重要。 您可能還需要實施培訓計劃，以確保從電子表格無縫切換到 CRM。

透過 Act! 升級您的 CRM 遊戲！

將客戶資料儲存在電子表格中只能讓您的小型企業到目前為止。 如果您想建立持久的客戶關係並推動公司發展，請使用 Act! 等強大的解決方案！ 是沒有商量餘地的。 借助自動化工作流程和報告等高級功能，您可以更有效地培養潛在客戶並增加銷售額。

開始 14 天免費試用，體驗 Act！ 並了解它如何推動您的行銷和銷售工作。