如何管理風險：項目經理指南
已發表: 2022-05-07項目經理降低風險並獲得更高成功率的五個有效技巧。
作為項目經理，當您閱讀“項目管理風險”時，您首先想到的是什麼？
如果您的目標是使您的項目沒有錯誤，那麼“項目管理風險”這個短語可能看起來令人擔憂。 風險有各種形式和大小，但這並不意味著您對它們無能為力。 風險可以是追求的機會，也可以是避免的威脅——這完全取決於你如何應對。
管理風險對於項目的成功至關重要。 但是，您如何正確管理風險？ 你從哪裡開始？ 你如何確保你的項目不會失控？
為了幫助您，我們在此博客中回答了所有這些問題。 我們還分享了正確有效地管理風險的實用技巧，這樣您的項目就不會脫軌。
風險如何影響項目的成功？
“風險”一詞通常用於生活的許多方面。 在項目管理方面，風險被定義為影響項目目標的任何障礙或不良事件。 它可以是任何事情，從延遲完成任務到增加成本。
風險以多種方式影響整個項目的成功：
- 它們增加了出現問題並對項目結果產生不利影響的機會。
- 它們導致項目完成延遲，或者更糟糕的是，完全取消。
- 它們會導致成本增加，從而損害項目的底線。
簡而言之，風險有可能對項目成功產生負面影響； 因此，必須這樣對待它們。 因此，在招聘項目經理時，管理項目風險的能力被認為是一項基本技能。
風險主要影響項目的以下幾個方面：
- 範圍：風險導致項目範圍發生變化，影響完成項目所需的時間。
- 進度：風險延遲項目進度，影響項目的完成日期和總成本。
- 成本：風險會增加與項目相關的成本，從而阻礙整個項目預算。
- 質量：風險會影響項目可交付成果的質量，從而影響項目的聲譽。
1. 將風險識別作為團隊活動
在項目風險管理方面，您可以做的最重要的事情之一就是讓風險識別成為團隊活動。 通過讓整個團隊參與進來，您將更有可能識別與您的項目相關的潛在風險。
此外，通過讓您的團隊參與風險識別過程，您將獲得他們的支持，以實施風險管理策略。 以下是如何讓項目風險識別成為團隊活動：
- 讓每個人在會議期間貢獻自己的想法：這將使您的團隊能夠集思廣益不同的風險情景並提出可能的解決方案。 在這些頭腦風暴會議期間，要求團隊成員也報告他們在日常業務運營期間在團隊會議之外遇到的風險。
- 確保每個人都了解風險管理流程：這將有助於確保您的所有團隊成員就如何管理風險達成共識。
使風險識別成為更有效的團隊活動的技巧
這些提示可以幫助您的團隊識別和解決所有潛在風險，幫助避免問題和延誤：- 與所有團隊成員討論風險，並就哪些風險最需要解決達成共識。
- 現實點。 不要試圖識別不太可能發生或您無能為力的風險。
- 花點時間進行風險評估。 不要急於完成這個過程，因為這會導致不准確的結果。
- 使用各種風險識別方法，因為它們有助於確保識別所有潛在風險。
- 定期跟進以確保風險得到有效管理。
確定風險後，與您的團隊合作制定策略以減輕或避免風險。 這可能涉及製定應急計劃、修改項目進度，甚至更改項目預算。
2. 確定你的風險承受能力
風險容忍度是項目經理為實現項目目標願意接受的風險量。 它指的是可接受的不確定性水平和可容忍的潛在損失量。
確定風險承受能力的一種方法是使用項目管理軟件的風險管理功能。 這將允許您輸入與您的項目相關的所有風險，然後確定每個風險的概率。 您可以使用結果來創建風險應對計劃。
例如，如果風險不太可能發生但會對項目產生嚴重影響，您可能需要採取措施來避免它。 另一方面，如果風險更可能發生但只會產生輕微影響，您可能會決定接受它。
Capterra 的 2021 年項目管理用戶調查發現，43% 的項目經理在其項目管理軟件中具有風險管理功能，並且他們主動使用它。 （請參閱此處的調查方法。）
在確定您的項目風險承受能力時，請考慮以下因素：
- 項目目標的重要性
- 潛在風險對項目目標的影響
- 發生風險的可能性
- 您的團隊處理潛在風險的能力
3. 決定要管理的風險
並非所有項目風險都可以或應該得到管理。 您需要權衡管理風險的潛在收益和成本與不管理風險的潛在收益和成本。 一旦您確定並評估了風險，請根據您的風險承受能力和可用的資源來決定對哪些風險採取行動。
您可以決定管理所有已識別的風險或僅管理其中的幾個。 例如，如果您的容忍度較低，您可以選擇只解決最嚴重的風險——即對您的項目目標構成重大威脅的風險。 無論您選擇管理哪些風險，請確保您有適當的風險緩解計劃來解決這些風險。
在決定管理哪些風險時考慮以下因素：
- 影響的嚴重性：如果風險可能對您的項目產生嚴重影響，您必須優先考慮它。
- 發生的可能性：如果風險極有可能發生，您必須採取措施減輕或避免它。
- 可用資源：如果您的資源有限，明智的做法是首先將時間和金錢花在最嚴重的風險上。
- 風險承受能力：一些風險比其他風險更容易接受。 您決定優先考慮哪些風險取決於您的風險承受能力。
4. 制定降低風險的計劃
在您決定要管理哪些風險之後，您需要製定一個行動計劃來避免或解決這些風險，並確定誰負責計劃中的每項任務。 該計劃應針對您面臨的特定風險和您可用的資源進行定制。
此外，您的計劃可能會涉及多種策略——制定應急計劃、修改項目進度和更改項目預算。 隨著項目的進展，您還需要建立一個監控和更新計劃的流程。
在製定規避或應對風險的計劃時考慮以下因素：
- 誰負責每項任務？ 確定誰負責每項任務至關重要，這樣每個人都知道他們需要做什麼。
- 應該做什麼？ 確保明確定義每項任務，這樣就不會混淆需要做什麼。
- 什麼時候需要做？ 確保每項任務都有截止日期，以便按時完成。
- 它將如何完成？ 確保將每項任務指定給具有完成任務所需技能和資源的團隊成員。
創建可靠的風險管理計劃的關鍵是利用具有項目規劃功能的正確項目管理軟件。 該軟件有助於及早識別潛在風險、制定所需策略並減輕威脅以防止項目失敗。
5. 跟踪整個項目生命週期的風險
制定風險緩解計劃後，您需要在整個項目生命週期中對其進行跟踪。 這將幫助您識別出現的新風險，並確定現有風險是變壞還是變好。
跟踪風險包括監控它們的嚴重性或可能性變化，以及跟踪緩解和避免工作的進展。 您可以使用各種工具和技術來做到這一點，例如創建風險登記冊或召開定期風險會議。
我們採訪了 TRG Datacenters 的高級網絡工程師 Eric McGee，他負責管理所有涉及網絡和系統工程的項目，討論了風險登記的重要性以及他如何使用它來改進風險監控和評估。
Eric 告訴我們，他管理項目風險的首選方法是創建一個風險登記冊，他和他的團隊在其中寫下項目的所有潛在危險。 由於風險登記冊通常以圖表形式呈現，每個風險逐項列出，優先級、潛在影響和建議的緩解措施清晰顯示，因此管理風險變得簡單。
“在風險登記冊中包含定性和定量信息使風險評估和可視化更加全面。”
埃里克·麥基
TRG Datacenters 高級網絡工程師在跟踪整個項目生命週期的風險時，請考慮以下因素：
- 需要跟踪什麼？ 確保您跟踪正確的信息以識別任何新的或潛在的風險。
- 誰來追踪它？ 指派專人跟踪風險，以便及時監控和解決風險。
- 你什麼時候應該跟踪它？ 跟踪整個項目生命週期中的風險，以便在出現新風險或潛在風險時識別它們。
- 你應該如何追踪它？ 定義跟踪流程，讓每個人都知道需要做什麼。
創建一個系統以在新風險出現時進行報告，並定期與所有項目利益相關者進行溝通。 進行定期風險審查，相應地更新風險登記冊，並在必要時採取緩解措施。 此外，進行項目後審查，以了解項目期間出現的任何風險。
額外提示：利用風險
如果管理得當，一些風險實際上可以使您的項目受益。 這些被稱為“機會”。 機會是一種積極的風險，如果管理得當，可以為項目帶來更好的結果。
例如，新產品發布可能會帶來多重風險，但它也提供了獲得市場份額的機會。 如果您管理得當，您的公司可以利用這個機會並提高其在市場中的地位。
使用風險管理確保項目成功所有項目都有一些固有風險，但使用上述技巧將幫助您制定管理這些風險的合理策略。 您可以通過及早識別風險、確定風險承受能力、決定需要管理哪些風險、制定預防和解決風險的計劃以及在整個項目生命週期中對其進行監控來提高項目成功的機會。 項目完成後，不要忘記評估風險管理工作的有效性。 這將幫助您從經驗中學習並為未來的項目做出改進。 |
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調查方法
Capterra 於 2021 年 3 月對 422 名美國項目經理進行了項目管理用戶調查，其中 367 名是項目管理軟件用戶。 合格的受訪者是決策者或在其組織中參與了日常項目管理。 我們對問題的措辭是為了確保每個受訪者都完全理解手頭的含義和主題。
Capterra 於 2021 年 12 月對 528 名在中小型企業管理項目的美國專業人士進行了職場情商調查。 對受訪者的就業狀況（全職）、企業規模（2 至 500 名員工）和參與項目管理（極度參與）進行了篩選。