如何最大限度地減少時間表中的錯誤

您工作時忘記打卡或打卡的頻率是多少？ 即使你是一個組織良好的員工，我們敢打賭，在特別忙碌的日子裡，填寫時間表通常會讓你忘記。 而這個微小的錯誤可能會影響您的時間表的整體準確性。

為了幫助您更好地理解時間表錯誤的主題，我們將闡明工作場所可能發生的最常見情況。 更重要的是，我們將向您展示如何最大限度地減少時間表中的錯誤。

紙質與數字化時間表

在深入探討時間表錯誤的基礎知識之前，讓我們首先澄清紙質時間表和數字時間表之間的區別。

使用紙質時間表時，員工必須手動輸入工作時間。 然後，他們每天、每週、每兩週或每月將時間表交給主管或經理。 紙質時間表通常包括以下詳細信息：

• 開始時間，
• 時間結束，
• 午休時間，
• 加班時間。

工人完成時間表填寫後，由他們的經理來計算總工作時間。 此外，一些時間表包含休假時間、病假等類別。

另一方面，數字時間表使跟踪工作時間的過程變得更加容易。 員工可以在一天結束時手動輸入他們的工作時間，也可以在工作時使用計時器跟踪時間。 然後，數字時間表將自動計算每天、每週、每月或每年的總工作時間。 接下來，經理或主管可以分析員工登錄的時間。 另一個方便的功能是工作人員可以記錄項目的計費和非計費時間。

那麼，使用任何類型的時間表的主要好處是什麼？ 除了記錄時間，時間表還可以幫助您：

• 跟踪出勤率和加班時間，還可以更好地了解應該支付多少員工。
• 密切關注您的項目，以確定您在特定項目上工作了多少小時。 因此，您將知道需要向客戶收取多少費用。 此外，時間表將使您能夠制定更好的項目預算。
• 遵循行業標準和合規性，例如公平勞動標準法 (FLSA) 和國防合同審計署 (DCAA)。

最常見的時間表錯誤是什麼？

即使您熟悉時間表以及如何填寫它們，仍然可能會犯錯誤。 這很好。 但是，有一件事，一旦你能夠識別出最常見的時間表錯誤，你就不太可能弄亂你的時間表。

打字錯誤

對於紙質時間表，員工必須手動完成。 隨後，管理人員審查這些時間表並分析數據。 因此，您可以猜到，如果員工的筆跡難以辨認，經理或主管可能會誤解某些數字。 例如，數字 1 可能看起來像數字 4，等等。這就引出了我們的下一個錯誤。

計算錯誤

如果經理誤讀了時間表的特定部分，他們將無法計算正常工作的總小時數。 除了由於不可讀的筆跡而犯錯誤外，其他類型的計算錯誤是反轉數字和添加錯誤的數字。

在實踐中意味著什麼？ 如果管理人員計算錯誤，員工將無法為總工作時間獲得適當的金額。 因此，工人將被少付或多付。

此外，計算錯誤也會影響客戶。 原因如下：擁有精確的時間表意味著您的公司也可以為客戶創建精確的發票。 相反，不准確的時間表只會導致不准確的發票。

時間盜竊

當員工因未工作的時間獲得報酬時，就會發生時間盜竊。 此時間表錯誤可以通過多種方式表現出來：

• 工人們延長休息時間
• 工人代表他們的同事打卡或打卡（夥伴打卡）
• 員工將時間花在個人活動上（瀏覽社交媒體、網站等）
• 工人在工作時忘記打卡或打卡。

根據 Statistic Brain 調查，說到夥伴打卡，這種類型的時間盜竊每年使公司損失 500 億美元。

對於健忘的員工，值得一提的是，有些員工無意中沒有記錄工作時間。 例如，當員工一整天都有很多事情要做時，填寫時間表只會讓他們忘記。 另一方面，一些工人故意讓他們的時間跟踪器運行，即使他們完成了他們的工作。 因此，當員工故意忘記註銷時，他們這樣做是為了獲得更多的工作時間（即使他們實際上並沒有投入那麼多時間）。 這種陰暗的行為，對吧？

工資盜竊

雖然時間盜竊是員工的失敗，但工資盜竊始終是雇主的錯誤。 當雇主少付員工工資時，就會發生這種時間表錯誤。 因此，雇主違反了公平勞工標準法 (FLSA) 的規定。

有幾種類型的工資盜竊，例如雇主：

• 不給工人工資
• 支付低於最低工資的僱員
• 未能支付員工加班費或非工作時間的工作。

損壞的時間表

僅當您使用紙質時間表時，才會發生此類錯誤。 你可以想像，如果你把時間表放在桌子上，你很可能會不小心把水或咖啡灑出來。 因此，此類時間表將被損壞，因此您需要再次重寫您的工作時間。 此外，您的經理將需要重新計算所有數據。

除了這些損害之外，物理時間表很容易在其他工作文件中放錯位置。

如何最大限度地減少時間表錯誤？

無論您使用紙質時間表還是數字時間表，您都可能會遇到我們之前提到的一些錯誤。 為了幫助您最大限度地減少這些錯誤，我們為您提供了一些實用技巧。

設置透明的時間跟踪系統

雇主和經理應設置明確的時間跟踪系統，並確保所有員工都了解這些規則。 因此，工人將確切地知道如何記錄他們的工作時間，這將減少時間表錯誤。

時間跟踪指南應包括以下類別：

• 時間記錄方法。 您希望您的員工如何記錄他們的工作時間？ 例如，通過每天或每週一次在紙質時間表中手動添加他們的時間。 或者，通過使用數字時間表。 如果工人對時間跟踪系統有任何問題或疑慮，請務必解決這些問題。 如果您選擇紙質時間表，請向員工提供有關如何正確使用時間表以及安全存儲時間表的所有詳細信息。
• 跟踪中斷。 在一些公司中，跟踪白天的休息時間是強制性的，而其他公司則跳過這一部分。 如果您的公司要求員工按計劃的休息時間進行計時，請讓他們知道如何進入該細分市場。 此外，如果您作為雇主允許提前或延遲打卡，也請通知您的員工這條規則。
• 跟踪加班。 如果您的公司允許員工加班，請務必通知員工。 此外，定義允許加班的情況，並告訴您的員工如何記錄這些加班時間。 因此，您將避免任何工資被盜的風險。

另一個有價值的提示是創建一個包含有關時間跟踪系統的所有基本信息的文檔。 然後，與所有員工共享此文檔或將其保存在公司的 wiki 頁面上。

有明確的時間盜竊政策

在貴公司防止時間被盜的最方便的方法是製定公司的官方時間盜竊政策。 請務必包括：

• 算作時間盜竊的行為示例，
• 如果員工違反這些規定，他們將面臨的後果。

經理還應該解釋什麼不算作時間盜竊。 例如，提醒員工他們有權全天休息。 當然，工人應該遵守公司關於休息時間和時間的規定。

當談到時間盜竊時，一切都是為了鼓勵員工和員工之間的誠實。 如果員工感到信任和讚賞，他們更有可能盡其所能地完成工作。 因此，他們不會試圖愚弄時鐘。

使用時間表模板

您可以嘗試使用時間表模板，而不用擔心每天安排和填寫時間表的重要類別。 有多種類型的模板，例如：

• 每月和半月
• 每周和雙週
• 每日每小時和每日主管時間表
• 項目時間表。

因此，例如，如果您是雇主，並且您每周向員工支付一次工資，則可以使用每週時間表。 在這種情況下，員工需要記下他們的開始和結束時間以及午餐時間。 還有用於添加休假時間和病假的列。 此外，主管可以計算員工的正常工作時間和加班時間，以獲得總工作時間。

資料來源：Clockify 提供的免費可打印時間表模板

如果您更喜歡紙質時間表，只需以 PDF 格式打印這些模板並記下數據。 或者，如果您是經理，並且想要查看員工的工作，建議您的員工將他們的工作時間記錄在這些模板的 Google 表格或 Google 文檔表單中，然後與您共享。

如果您經常犯計算錯誤，時間表模板特別有用。 要解決此問題，請務必使用 Google 表格版本的模板。 因此，您將能夠升級您的計算技能。

在提交之前查看時間表

雇主和經理應讓員工有機會在將時間表發送給上級之前對其進行審查。 這是工人及早發現錯誤並在錯誤導致進一步問題之前修復錯誤的最佳方式。 正如我們已經解釋的那樣，提交正確的時間表可確保正確付款並降低時間和工資被盜的風險。

每天填寫時間表

也許你有在周五登錄整個一周工作時間的習慣。 但是，你確定你會記得你在一周內完成的每一項任務嗎？ 如果沒有，您的每週時間表中會有一些空白。

為避免此類錯誤，請考慮每天填寫時間表。 為什麼如此重要？ 好吧，根據 AffinityLive 的研究，與每週填寫一次時間表的員工相比，每天處理一次時間表的員工在記錄保存方面更準確。

現在，如果您擔心自己會忘記每天記錄工作時間，我們為您提供了兩個很好的解決方案：

• 日曆邀請。 每天在同一時間添加日曆邀請，例如，您工作日的最後 30 分鐘。 然後花幾分鐘在時間表中輸入數據。 此外，經理可以每週邀請所有團隊成員。 更好的是，領導者可以將這些邀請命名為“時間表審查”，這將完美地提醒您每週仔細檢查一次您的時間表。
• 時鐘提醒。 如果您選擇諸如 Clockify 之類的數字時間表，請務必嘗試使用時間表提醒。 首先，您必須設置團隊應跟踪的目標小時數（每天、每週或每月）。 然後，選擇是否在有人記錄的時間多於或少於目標時間時發送提醒。 沒有跟踪目標小時數的人會收到來自 Clockify 的電子郵件，看起來像這樣。

來源：Clockify 中的目標和提醒

你會意識到每天完成你的時間表很快就會成為你的新習慣。

結論

在完成時間表時犯錯誤可能經常發生。 為防止時間和工資盜竊等時間表錯誤，雇主或經理應設置公司的官方時間跟踪系統和時間盜竊政策。 至於員工，他們需要在提交給上級之前仔細檢查他們的時間表。 這是儘早發現錯誤的最佳方法。 最後，使用時間表模闆對任何人都有幫助，因為這些模板降低了計算錯誤的風險。