如何以及為什麼要衡量和分析員工的生產力

衡量員工的生產力可以為公司的運營方式帶來重大變化。 它對工作的微觀（員工）和宏觀（公司）水平產生積極影響。 我們希望為您提供深入的指南，解決：

• 衡量員工生產力的重要性
• 使用哪些方法和指標，以及
• 方法如何因個別公司而異

什麼是企業生產力

生產力很容易被誤解為生產效率。

生產是基於投入的產出量。 因此，根據投入的時間、資源和金錢來計算你得到了多少產出，實際上並不是生產力。

生產力是指資源、金錢和時間用於生產產出的效率。 作為基礎，以下是衡量員工生產力的公式：

輸出/輸入 = 生產力

輸入

投入是投資於生產物品或提供服務的單位數量（勞動力、工作時間、能源、金錢）。

根據行業的不同，輸入可以是任何東西：

• 千瓦功率（帶操作機械）
• 工作時間（按小時計算工資的工作）
• 體積（磅或千克）

輸出

產出是基於投入量而生產的物品/商品或提供的服務的數量。

例如，設計師花費三個小時為公司徽標製作五份草稿。

通過公式，它歸結為：

5 份草稿/3 小時工作 = 1.6 份草稿/小時

或者，您可以根據企業在給定時間範圍內每小時的收入來計算生產力：

價值 120,500 美元的商品/1,730 小時 = 每小時 69.65 美元（70 美元）

或者每個員工對產出的貢獻有多少。 您將使用相同的收入，只需將它們除以員工人數：

價值 120,500 美元的商品/45 名員工 = 每位員工 2,677 美元

雖然公式本身很簡單，但當我們將其應用於現代工作場所時，它需要一些擴展。 這就是為什麼。

水變得渾濁的地方

衡量生產力從來沒有像使用輸出/輸入模型那麼簡單。

19 世紀的機械工程師弗雷德里克·溫斯洛·泰勒 (Frederick Winslow Taylor) 自從他自己是一名體力勞動者時就開始分析生產力。

他將生產力視為一個人技能的進步。 例如，船上的漁夫用網捕魚。 首先，泰勒會觀察和分析過程的每一步，並找出那些可以被淘汰的。 所謂的“浪費時間”。 去掉那些不必要的步驟，只留下必要的步驟，有助於漁民更輕鬆、更高效。

其次，他會爭辯說我們可以找到一種方法來重新設計他的工具——修好船，或者找到更好的，買一張更堅固的網，等等。當然，漁夫會更有效率。 正如 Peter F. Drucker 在他的論文中解釋的那樣，從歷史上看，我們已經看到這種方法工作了數百年。 消除不必要的步驟並改進工人的工具確實可以提高生產力。 甚至現在還在繼續：只需比較 1995 年和 2020 年的個人電腦——以及今天的個人電腦可以為普通工人做什麼。

但是，如果我們嘗試將相同的方法應用於人力資源工作者，會發生什麼？

重新設計、改進的工具是否能帶來更好的輸出？

他們是否能夠接觸到辦公室中的更多人？

這就引出了一個問題——人力資源的生產力是根據他們一天與多少員工交談來計算的，還是他們在解決問題方面的幫助程度？ 我們測量什麼？

要準確衡量和提高生產力，您首先需要辨別您的公司是從事手工工作還是知識工作。

體力勞動VS知識勞動

手工工作主要側重於數量，同時旨在達到最低質量要求。 它主要出現在工廠、工廠、裝配線……任何類型的大規模生產中。 為工人提供工具和專有技術，使用他們已經知道的技能。 一旦他們離開公司，他們獲得的相同資源就會被拋在後面。

知識工作同樣注重數量和質量。 一些例子包括教育（學生的數量不如他們傳遞的知識重要）、健康（醫生、護士、實驗室技術人員）等等。 在為他們提供工作工具的同時，知識工作者負責他們自己的學習、技能分享、創新，並被賦予更多的自主權。 當他們離開公司時，他們獲得的知識也隨之而來。

而且由於純手工工作可以用上述簡單的公式來衡量，因此知識工作包含更多需要解決的因素。 為了使這篇文章保持合理的簡短，我們將只研究知識工作。

那麼，衡量員工生產力的好指標是什麼？

如何衡量生產力

正如我們所提到的，知識工作的核心體現在一個問題上：

“什麼任務？”

對於項目經理來說，每天的任務可能都不一樣。 有一天，他們大部分時間都在回復電子郵件、聯繫客戶和參加辦公室會議。 第二天，他們可能會分析項目進度、更改截止日期、與部門領導討論進一步的步驟等等。

對於店員來說，任務似乎是已知的——銷售產品。 但是，他們還必須上架，在輪班結束時收集錢，做有關補貨的文書工作，接收貨物，清理......

因此，為了準確衡量生產力，德魯克聲稱首先要問以下問題：

• 你的任務是什麼？
• 你的任務應該是什麼？
• 哪些挫折使您的任務更加困難？
• 應該取消哪些步驟？

只有當員工反思這些問題時，他們才能開始擺脫阻礙生產力的不必要步驟。 這些答案將幫助他們找到解決某些問題的方法，幫助提高生產力。

一、勞動生產率法

部分勞動生產率

這種方法使用我們上面提到的最簡單的生產力公式——投入與投入的比率。

它計算並顯示單個輸入的比率，例如，設計一個標誌需要多少小時。 工時是最常見的投入，因為它是經濟和員工生產力的關鍵方面。 其他輸入是：

• 人力/勞動力
• 能源成本
• 使用的材料
• 資本/金融

企業有時更喜歡部分勞動生產率方法，因為它獨立於集體計算一個輸入，數據易於解釋、改進和與其他行業進行比較。 因此，我們的設計團隊負責人可以將他們設計師的三小時輸出與其他同等水平的設計師進行比較。

但是，與此同時，它並沒有在整個性能的背景下顯示生產力，這可能會產生誤導性的結果。

多因素勞動生產率

這種生產力方法計算與勞動力和資本相關的產出，因為這兩者通常被視為最重要的投入。

產出/（勞動力投入（工作小時數）+ 資本投入（投入的美元））= 多因素生產力

多因素生產力可幫助您在考慮更重要輸入的情況下識別輸出。 這也是在國家層面上計算生產率的方式。 但是，它仍然遺漏了其他輸入，因此您永遠無法準確了解公司的整體生產力。

總勞動生產率

最後，總勞動生產率將上述所有投入納入公式：

總產出/所有投入（材料 + 工時 + 能源 + 資本 + 其他費用）= 全要素生產率

此方法中的總產出涉及產出的所有有形價值，而不僅僅是貨幣價值或物品/產品/服務的數量。 這包括：

1. 成品數量
2. 股息
3. 利息，和
4. 其他的收入

當公司需要查看其整體生產力時，這種方法非常有用，但事實證明它很難計算，而且也無法確定每個單獨的輸入對生產力的影響程度。 因此，需要收集更多數據以獲得更精確的讀數。

2. 工作時間法

在計算員工生產力時，工時似乎是最常見的輸入單位。 現代工作場所要求工人承擔不一定是其工作描述重點的任務。 還記得設計師的例子嗎？

在他們的情況下，其他職責包括參加頭腦風暴會議、站立會議、回復電子郵件、監控新招聘人員的進度等。他們不僅僅是研究和設計公司網站和插圖。 他們爬得越高，責任就轉移了。

因此，衡量工作時間似乎是最可靠的方法，因為員工也是按小時計酬的。

工作小時數方法具有三個子類別：生產小時數、每小時單位數和每單位小時數。

生產時間

僅通過生產時間來衡量生產力意味著您將只關注員工花在完成任務上的時間。 準確收集此信息的唯一方法是使用時間跟踪系統。

你介紹了一個全公司範圍的時間跟踪軟件，並讓人們開始為每項重要任務計時。 某些產品，如 Clockify，讓他們將每個任務標記為適當的類別（錯誤修復、Jira、會議、報告撰寫等）。 您可以過濾這些標籤以查看在特定任務上花費了多少時間，以及在那些對項目進度沒有貢獻的任務上花費了多少時間。

Clockify 中的標記系統顯示哪些任務獲得的時間最多或最少。

標記任務可以提供非常詳細的生產力報告，只要它們被準確使用。 您可以在此處找到有關該主題的指南：

分類時間條目

每小時單位

同樣，為了能夠使用生產力公式，我們應該決定使用什麼作為輸入和輸出。

例如，一家公司在四個月內產生了 130,00 美元的產品。 15名員工，每月22個工作日，每天8個工作小時。

產出為 130,000 美元。 輸入是員工產生該收入所花費的累計小時數。 所以，我們需要先計算輸入。 計算將如下所示：

我們定義的產出是 130,000，但要找出生產資本需要多少小時，我們需要將所有因素的值相乘。 結果是生產一個產品需要 10、560 個小時。

而要獲得生產力值，我們需要將這兩個值相除。 然後我們可以看到 22 名員工在 4 個月內每小時生產 12,3 個單位

這種計算通常被複雜的製造公司使用，如索尼、大眾、西門子、博世等。

每小時單位

而要計算員工每小時生產多少單位，我們只需顛倒上述生產力公式即可。

如果他們每小時生產 12,3 個單位，那麼我們必須將 60 分鐘除以 12,3。

在知識經濟中，如果您要計算例如每個銷售員每小時撥打的銷售電話的數量，或者在電話營銷和客戶服務中，這個公式是適用的。

它也適用於小型製造企業，以及對接、裝載、食品加工等工作。

如何調整生產力公式

我們已經說過，知識經濟需要考慮多種因素。 員工沒有“只有那一項任務”。 大多數人的任務並不完全在他們的工作描述中，這將影響他們的工作效率。

那麼如何在註意不同因素的同時準確計算它呢？

創建基線

為了能夠分析結果，您首先需要創建一個基線——您將根據該基準點來衡量您的生產力結果。

這意味著將您可接受的預期成本（投入生產的資金、能源、人力、小時數）與實際結果進行比較。

在我們設計師的示例中，每小時 1.6 份草稿可能是他們經理的預期生產力水平——基線。 但是，如果基準是每小時 2 份草稿，那麼經理可能會說設計師表現不佳。

以下是根據您自己的需要調整輸出/輸入公式的具體步驟：

第 1 步：確定您的輸入

決定要評估生產力的哪個方面。 這決定了你的輸入。

它可以是勞動時間、生產單位、生產時間、每小時成本等。

第 2 步：確定您的輸出

輸出是最終結果：最終產品。 它可以是營銷項目、客戶獲取、一個月內的成功銷售、收入等。

第 3 步：應用公式

在確定輸入和輸出的值後，只需在基本公式中使用它們，然後計算結果。

輸出/輸入 = 生產力

第 4 步：將其與基線進行比較

當您獲得結果時，將它們與您確定的生產水平進行比較。 它可以是工作小時數，也可以是生產產品的一部分所花費的資源/金錢數量，等等。

根據您所包含的因素，計算可能會變得更加複雜，就像我們上面的示例一樣。

3. 衡量除數字之外的生產力

雖然它本身不是生產力衡量標準，但通過目標分析生產力可能比單純的數字有用得多。 尤其是在知識經濟中。

由於影響一個人的生產力的因素很多，我們不能僅僅依靠數字。 因此，除了公式化方法之外，您還需要採用以下一種（或多種）方法：

通過時間管理衡量

衡量員工生產力的最廣泛使用的方法是他們如何管理自己的時間。 他們是否在特定任務上花費更多或更少的時間，有多少時間花在瑣碎的事情上，或者浪費了。 所進行的研究令人震驚，並揭示了很多關於我們習慣的信息。

像時間表這樣簡單的東西可以讓您對整個團隊以及每個員工對整體生產的貢獻有一個很好的了解。

這是 Clockify 中個人和團隊時間表的示例，以及基於時間跟踪指標生成的報告。

使用數字時間跟踪器，您可以將員工分配到一個項目，並讓他們跟踪每個任務的時間。 他們甚至可以給它們貼上標籤，這樣您就可以輕鬆地了解他們在項目的哪個方面更有成效。 同樣，您可以看到他們在哪裡遇到障礙，並及時解決。

通過設定的目標進行衡量

同一行業中的兩家公司可以同樣富有成效和成功，但仍然採用截然不同的方法。

人們可以專注於開拓新領域，打造更好的產品，通過創新承擔風險。 這讓他們的客戶保持參與，並等待看看接下來會發生什麼。

另一個致力於改善現有的用戶體驗，完善他們的服務，讓更廣泛的受眾更容易獲得它。 Gleeds Construction Consultancy的 Moemen Ahmed 以寶馬和豐田為例：

“兩家公司都擁有悠久的成功傳統，但它們都實施了完全不同的戰略。

豐田以其“全面質量”戰略而聞名，該戰略傾向於專注於為最廣泛的可見市場提供一種產品，該產品具有所有必需的功能，質量上乘，價格對大多數消費者來說是可行的。 豐田領導並開創了這種戰略，尤其是在 1980 年代和 1990 年代，事實證明，它非常成功地向全世界的消費者兌現了承諾。

另一方面，寶馬是一家致力於為消費者提供高科技和額外功能的公司。 寶馬的戰略重點是提供一流的產品，以相對較高的價格為消費者提供尊貴和奢華的體驗。 寶馬並沒有瞄準整個汽車市場的很大一部分，相反，它只專注於一流的行業。 ”

研究表明，了解公司總體目標的員工效率更高。 他們感覺更有聯繫，並在公司結構中獲得目標感和地位。 要通過設定目標來衡量生產力，您可以嘗試：

• 設定里程碑，推動組織更接近目標
• 為每個部門設置更小的截止日期，可實現的時間塊
• 觀察員工的工作量管理
• 會見

最後，您可以使用生產時間計算來查看達到里程碑所需的時間。

但是，您可以在沒有公式的情況下實現相同的目標——如果已經達到里程碑，那麼您就走在了正確的軌道上。 但如果不是，您可以開始識別每個部門的問題，並想辦法讓它們重回正軌。

通過目標衡量

通過這種方法，您可以看到每個員工的產出如何為公司的更大規模運營做出貢獻。

一種可靠的方法是使用性能評估。 它們是跟踪和觀察員工整體工作表現的方法，範圍從考勤跟踪到辦公室間的關係和宜人性。 最終，它可以讓您在更經驗的層面上了解員工的生產力。

測量主要是描述性的，使用特定的目標，並依賴於定期的 1:1 評估（每 1、3 或 6 個月）。 我們已經編寫了一個關於性能跟踪的檔案，我們覺得在使用這種方法時會很有用。

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使用 360 度反饋進行測量

這種測量依賴於從特定員工的同事那裡收集信息。 早在 1950 年代，埃索研究和工程公司就首次使用這種方法，此後經歷了多次調整和變化。

然而，核心理念保持不變：一個人的生產力是由他們每天與之共事的人來評估的。 而不僅僅是來自他們自己的部門。

有些人擔心這種方法可能不可靠。 一個人永遠無法知道一個同事的客觀程度，更重要的是，僅根據他們的工作表現來評估他們。 幸運的是，我們通過為 360 度反饋提供適當的培訓，在解決這個問題方面取得了長足的進步。

最後，僅建議小型企業使用，因為他們的員工將有更多的協作和聯繫機會。

決定一個截止期至關重要，您可以在此評估該方法是否適合您。 此外，您將跟踪市場和客戶需求的變化，因為無論行業如何，經濟環境都會經常變化。

重新評估您的方法並每六個月到一年調整一次（如果需要，甚至更早），是跟踪生產力測量的好方法。 因為如果勞動力成本降低、目標客戶發生變化或資源呈指數增長，它們都會在很大程度上影響工作的完成方式。

什麼會影響公司內員工的生產力？

現在我們將看看公司內的一些部門（特別是 IT），以及影響其生產力水平的所有因素。

為了獲得第一手經驗，我們採訪了 Clockify 的一些團隊負責人，了解他們對衡量生產力的看法以及他們如何處理它。

客戶支持

首先是我們自己的客戶支持主管 Jovana Kandic，關於他們如何觀察生產力以及衡量和分析的因素：

“通常，客戶支持的生產力是通過解決的工單數量、首次解決時間、首次回复時間……而這僅與工單有關。 我們還會查看接受的聊天消息數量、未接或掉線百分比、平均響應時間等。

這是高度可衡量的，因為我們有很多指標，但也存在丟失所有數據核心點的風險。 ”

這是另一個有利於在可能的情況下採用更經驗的方法來衡量生產力的觀點。 過度依賴數字會傷害員工，尤其是在沒有考慮外部因素的情況下。

人力資源

我們還詢問了 Clockify 人力資源主管 Biljana Rakic 對這個話題的看法：

“我們確實關注量化值，例如我們在一個月內接觸過多少員工進行諮詢和評估。 但我們也會考慮整體滿意度，以及一年內可以提供多少培訓和課程。

此外，我們監控和衡量招聘過程——聯繫的候選人數量、回复率等。 我們還開始進行滿意度調查，潛在候選人可以在其中評估與人力資源代表的體驗。”

程序員

最後，我們的首席程序員 Ljubomir Simin 分享了他如何處理生產力指標的兩分錢：

“嗯，一方面，你有可量化的指標——比如代碼提交的數量，或 GitLab 上的操作，源代碼控制活動（更改數量、評論等）。 這些數據是一種合成的，但提供了一個基線。

另一方面，有以結果為導向的指標——這個人是否在截止日期前完成，有多少錯誤等等。我個人更喜歡根據更大的截止日期來衡量生產力，當它們涉及我們想要實現的更多主要功能時。 較小的任務，例如您每天執行幾項的任務，實際上影響很小。 但是，我們會在績效評估期間以某種形式評估所有這些。”

為什麼你應該衡量員工的生產力

現在，所有這些信息都引出了一個問題：計算員工生產力和分析所有數據真的值得嗎？

衡量生產力的大規模好處

1. 更好地利用資源

如前所述，生產力是資源和技能被如何利用來產生產出的結果。 了解您的員工的工作方式、他們使用的軟件以及他們與同事的溝通方式都可以讓您了解您的資源在哪些方面未得到充分利用，或者您是否需要引入新的東西。

您將知道是否要獲得新軟件，是否提供額外的培訓和課程，是否加班過多等。

2. 識別不必要的步驟

還記得漁夫的例子嗎？ 生產力就是節省員工的精力，幫助他們專注於重要的任務。 他們不應該將其花費在可以消除或由他人執行的任務上。

沒有負擔的員工更有效率、更快樂，並且渴望更加努力地工作（但不是更多——所以不要利用這個機會增加他們的工作量！）。

3. 降低各個層面的成本

當您根據產出與投資資本的比率來計算生產力時，隨著時間的推移，您可以看到在哪裡進行預算更改。 也許某些流程花費了您超出必要的成本，如果沒有您在一段時間內收集的生產力數據，您將不會意識到這一點。

時間、精力和人力的成本也是如此。

4. 讓您適應市場

這就像掌握公司的脈搏。 當市場發生變化時，貴公司緊跟需求、競爭對手和趨勢的戰略也會發生變化。 員工可能會承受壓力以及政策的增加或改變。

通過既定的方法跟踪他們的生產力可以在任何永久性損壞之前更早地發出問題的信號。

5、反映系統性能

當您了解員工的生產力水平時，它會及時顯示您的系統運行狀況如何。 實施更改將更容易，您將確切地知道何時、何地、如何進行，並且不會對公司造成損害。 沒有時間損失，沒有經濟損失，也沒有壓力的過渡。

衡量生產力的個人好處

1. 減少浪費的時間

浪費時間的原因可能有很多。 然而，最大的因素之一似乎總是社交媒體、休息期間更長的停機時間、延遲完成任務等等。 衡量生產力可以揭示這些不活躍的地方，以及它們發生的頻率。

雖然你可以對不經常發生的浪費時間視而不見，但過多的時間會導致嚴重的拖延，從而導致工作匆忙和由於即將到來的最後期限而產生壓力。 大多數員工甚至不知道他們花了多少時間無意識地瀏覽！

當您跟踪他們的時間並分析報告時，您可以使用這些數據來解釋這種看似短暫的分心是如何增加的。 無論他們是否意識到這一點，員工都會開始更加註意，您甚至可以一起設定目標以減少他們的瀏覽時間。

• 如何識別浪費的時間
• 跟踪員工工作時間的最佳方法

2. 生產力提高

用於分析生產力的既定係統簡化了人們的職業道德。 知道他們的工作得到了相應的評估和獎勵，他們更有可能感到滿足並有動力更加努力地工作。

工作中的更多滿意度會導致公司的壓力和人員流失更少。

3. 更熟練的員工

如前所述，生產力測量的結果可以及時指出工作流程中的差距並準確找出原因。 雖然其中許多可能是您無法控制的因素（家庭事務、金錢問題、心理或身體健康等），但您可以看到和控制的因素缺乏技能或方向。

您可以通過組織適當的培訓、完善特定技能、提供閱讀材料或導師來幫助彌合知識差距來解決這個問題。

4. 更有動力的員工

衡量生產力意味著您可以更頻繁地評估您的員工。 這是一個提醒他們公司發展方向的機會，讓他們知道自己在其中的角色。 因此，您正在幫助他們形成與公司目標一致的職業理想和目標。

它讓他們感覺不像是機器上的一個齒輪，而更像是圖片中不可或缺的一部分。

最後，生產力教練和The Productivity Zone Penny Zenker 的作者提出了一個案例，以確定您認為生產力的內容，以及了解這些因素如何制定或破壞生產力改進計劃。 在這次採訪中，她談到了能源管理、為什麼更短的期限會更好，以及生產力方法需要如何適應每個人。

綜上所述

生產力測量是一個涵蓋許多不同途徑的主題。 通過這篇文章，我們想展示它有多少方面。 雖然公式和指標看起來很複雜，但核心理念仍然非常簡單：生產力 = 輸出/輸入。

但是，我們可以從這裡發表的研究、論文和專家推薦中得出結論，僅依賴數據會損害您的分析。 您需要某種形式的個人對個人的輸入，以及來自其他員工的反饋，以形成一個人生產力的全面圖景。

因為最終，生產力受到許多因素的影響。 您決定考慮哪些因素取決於您公司自己的理想和目標。 我們希望這篇文章對衡量生產力的一般（和一些更具體的）原則提供了一些有用的見解。 祝你好運！