我們如何管理一個全球分佈的團隊——來自 Flock 經理的提示
已發表: 2022-10-07
當您的整個業務發生變化時，您如何管理團隊？
2020 年為全球企業帶來了一系列巨大的組織變革。 許多人正在學習第一次適應分佈式團隊。 公平地說，學習曲線相當陡峭，因此在企業弄清楚什麼有效，什麼無效時，主要是反複試驗。
值得慶幸的是，Flock 多年來一直是一家分佈式公司，員工分佈在孟買、班加羅爾和波士頓等地。 隨著全球業務領導者繼續建立最佳實踐和方法來管理他們新成立的遠程團隊，我們與 Flock 的高級領導者進行了交流，以了解管理全球分佈團隊的一些技巧和竅門。
認識我們的經理
Shourya Saha是 Flock 的客戶支持主管。 Saha 是一位經驗豐富的戰略家，在加入 Flock 之前，他與國際公司的領導團隊合作，成功地定義並執行了戰略解決方案。
Ninad Raval是 Flock 的產品和設計主管。 Raval 管理和指導設計和產品團隊近二十年，主要專注於 SaaS 和電子商務領域。
您使用哪些工具來跟踪團隊的任務及其進度？
在公司範圍內，Flock 使用 Jira、Asana、North、Google Docs 和 Sheets 等工具來管理任務、組織文件和協作。 我們使用 Flock 中的集成連接所有這些工具，因此一切都在一個地方。
我們的產品團隊結合使用 North 和 Google Sheets 來跟踪項目截止日期和績效指標、OKR 和計劃。 對於需要開發或設計跨職能支持的任務，他們使用 Jira 和 Google Docs 進行協作。
對於像客戶支持這樣非常數據驅動的團隊，Zendesk 和 Metabase 中的數據可視化等 CRM 工具有助於跟踪績效並簡化溝通。 Shourya 定量跟踪客戶支持進度，衡量指標，包括但不限於生產力、客戶滿意度、首次呼叫解決率等。 對於定性分析，他鼓勵團隊制定隨機案例審查。 支持團隊（以及 Flock 的所有內部團隊）也使用 Flock 和 Zoom 等視頻會議工具進行面對面的連接，即使它們相距甚遠。
您多久與分佈式團隊會面一次？
“作為一個支持團隊，我們每週會面一次，”薩哈說。 “通常，我們談論上週的表現，滲透與團隊相關的任何流程、政策或技術更新，分享最佳實踐，並召集那些可能完成出色工作的人。”
我們的產品團隊讓事情變得比支持更隨意，每週五召開“Team TGIF”會議，討論新知識和有趣的話題，並通過快速聊天或遊戲放鬆身心。
您多久與員工 1:1 見面？
Saha 和 Raval 都表示，他們每個月都會以 1:1 的比例與團隊領導會面。
“領導和工程師之間的對話更具戰術性，”薩哈告訴我們。 “對我來說，更多的是文化、整體職業規劃和進步。 通過這種方式，我們確保團隊專注於長期和短期目標。”
Raval 也專注於 1:1 的個人職業發展和指導，同時針對 OKR 解決障礙和與流程相關的問題。 他使用 Flock 提醒來設置定期會議以及與員工共享的文檔，以便在會議前收集談話要點並在以後跟踪筆記。 他建議將討論限制在 30-55 分鐘，以保持 1:1 會議的高效。
您如何確保團隊會議有效？
Raval 對有效會議的建議是確保每次會議都採用不同的格式。 他的每週項目管理 (PM) 會議由員工輪流主持，因此每個人都參與其中，討論更有成效。 以下是這些每週 PM 會議的議程大綱：
項目管理團隊會議議程
- 了解其他人在做什麼以及他們如何獲得任何人的幫助
- 提出問題並考慮近期和長期目標
- 任何人都想與團隊分享任何新的或令人興奮的事情？
- 來自團隊的攔截器或更新
- PM、設計和開發流程、建議和反饋
每週，當前會議主持人通過提名一位負責下一次 PM 會議的新主持人來傳遞接力棒。 主持人從所有團隊成員那裡收集討論項目以製定議程並確保會議安排和出席。 他們還負責推動會議，確保涵蓋所有議程項目，並保持討論對所有參與者的相關性和價值。 最後，如果主持人未能趕上，他們必須在會議期間給大家買零食！ :)
對第一次領導分佈式團隊的經理有什麼建議嗎？
拉瓦爾保持簡單：
- 有規律的 1:1
- 隨意與團隊會面
- 清楚地列出目標和結果
- 記錄反饋和認可
Saha 提供了另外兩條建議：
- 了解你的團隊。 每個人都有不同的志向和才能。 跟踪這些。
- 了解您的業務。 您可能沒有機會滿足每個人的願望，但這可以幫助您為直接下屬創造新的途徑。
例如，Saha 說：“我聘請了具有軟件開發背景的人，但很難讓他們繼續擔任支持工作。 隨著時間的推移，我創造了機會，讓他們可以創建有助於提高我們團隊績效的應用程序。 這是雙贏的！”
兩位經理都同意，要駕馭一個文化和地域多元化的團隊，需要從“所有業務”中休息一下。 員工受其文化敏感性和社會背景的驅使，這些文化敏感性和社會背景引導了他們的動力並提供了聯繫的機會。
但通常，管理分佈式團隊的真正關鍵是管理自己。
“利用每一個反饋渠道讓自己變得更好，”薩哈建議道。 “你的團隊和企業不可能每次都做對。 你會失敗的。 鼓勵人們給你改進反饋。 不斷重申你歡迎它。 進行匿名調查。 與團隊分享結果。”
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