有效管理工作場所的溝通方式
已發表: 2022-05-06
管理團隊可能很困難。 您不僅需要跟踪所有團隊成員的工作，還需要定期與他們溝通，以衡量他們的工作量、幸福感和其他需求。
但是，如果您的員工根本不像您的經理那樣進行溝通怎麼辦？ 溝通不暢和溝通不暢都導致了工作場所的大多數問題。 鼓勵你的經理關注他們團隊的溝通方式，這樣他們就可以成為更有效的主管。 了解每個團隊成員的溝通方式開闢了新的溝通途徑，以防止失誤、緊張和錯誤。
這似乎是一項艱鉅的任務，但有很多資源可以幫助您了解團隊的溝通方式並適應它。
工作場所的不同溝通方式
對溝通的研究表明，有四種主要的溝通方式：
- 分析型
- 直覺的
- 功能性
- 個人的
這四種風格可能會發生衝突，但如果仔細處理它們，由這些不同風格組成的團隊可以團結一致地工作。 最重要的是，不同的溝通渠道服務於不同的目的，這些也應該與溝通方式保持一致。 教你的領導團隊這些風格如何相互作用，這樣他們就可以讓他們的團隊表現得更好。
分析溝通
管理具有分析性溝通風格的人完全符合您的期望：這個人首先關心手頭的事實。 分析型溝通者更喜歡討論盡可能直接，用硬數字來支持任何理論或總結。
每個團隊都需要一個能夠採取分析方法解決問題的成員。 這有助於最大限度地減少情緒化決策，並專注於最終結果。 但這意味著團隊成員可能不得不妥協他們的一些社交需求才能與分析人員合作——他們不適合閒聊。
與分析型溝通時，鼓勵您的團隊準備好數據，直至細節。 敦促他們保持主題，明確期望，並尋求數據驅動的觀點。 確保他們遵循詳細的議程，然後跟進會議記錄、行動項目和期望。
直觀的溝通
直觀的溝通者關心數據，但他們知道數據並不是萬能的。 如果你的團隊中有一個直觀的類型，你可能會依靠他們來獲得大的登月想法。 他們看到了更大的圖景，並準備深入研究工作。
每次與直覺敏銳的人交流都是一種獨特的體驗。 由於他們喜歡簡短、直截了當的溝通，因此他們可能傾向於不注意較小的細節。 準備好將細微差別牢記在心，這樣他們就不會被直觀的類型所遺漏。
在管理一個直觀的溝通者時，要為直率而快速的對話和多次跟進做好準備。 提供視覺輔助工具，將他們的注意力引向細節。 切入正題，傾聽他們的偉大想法——允許開箱即用的推理——因為它們將被證明是無價的。
功能溝通
想想你最注重流程的員工。 他們可能是一個功能性的溝通者，他們採用整體方法來解決問題，然後一步一步地挖掘以確保沒有遺漏任何細節。 由於對細節的關注，函數類型最擅長處理和實現。
功能通信類型從多個角度看待問題。 這意味著他們傾向於考慮想法以確保考慮到每個細節。 他們的疑問天性會導致他們“推後”或在一個大想法上扮演魔鬼的擁護者——也許是由直覺型提出的。 在這兩種類型之間建立通信通道，以填補功能類型可能通過直觀的通信器預期的細節空白。
管理功能類型需要強大的積極傾聽技能。 這些類型想要確保你和他們一樣關心細節——重申他們的談話並與他們確認他們的計劃是明確的。 鼓勵他們提供反饋，並期望得到很多回報。 建立最後期限、期望和流程，以保持功能性思維的自在。
個人交流
個人溝通者可能是您團隊中最善於交際的人。 個人類型進入會議準備討論他們的周末，並在他們開始工作之前詢問您的孩子對最新迪士尼電影的看法。 對他們來說，與團隊的情感聯繫是他們成功的動力。
個人溝通者專注於建立關係——無論是在團隊內部還是與客戶之間。 它們通常是將您的團隊凝聚在一起的粘合劑。 也許他們促進了直覺和功能溝通者之間的友好討論，充當團隊外交官。 但有時這可能會讓團隊成員覺得這太不正式了。 這些類型的溝通者在其他團隊成員做出的決定背後也需要更多的解釋，所以鼓勵你的團隊成員在提出新想法時也解釋他們的思維過程。
在管理個人溝通的人時，請保持隨意。 他們欣賞個人的、面對面的談話，而不是覺得這一直都是生意。 您的談話可以更加非正式，因為這些人喜歡步行會議或在咖啡店進行 1 對 1 交流。 因此，您應該在與任何重要細節或聯繫人會面後進行跟進。 很有可能，這名員工沒有做詳細的筆記。
確定團隊的個性
那麼，您如何解決這一切呢？ 通常，了解團隊溝通方式的最佳方式就是詢問！
一些直截了當的類型——比如個人或分析型溝通者——從一開始就讓他們的個性和溝通方式為人所知。 其他人不太清楚他們的溝通傾向，作為經理，他們可能不會立即表現出來。
有多種方法可以確定團隊的溝通身份，但三種主要方法可以改變您管理團隊的方式。
職場性格測試
性格測試並非一蹴而就——這就是為什麼許多頂級商業領袖在他們的簡歷和 LinkedIn 個人資料中突出他們的 Myers-Briggs 類型的原因。 像 Myers-Briggs 或 DiSC 配置文件這樣的測試可以釋放出他們甚至沒有意識到的隊友工作方式的微妙之處。
CliftonStrengths 評估越來越受歡迎，因為它包含 177 個問題，這些問題確定了評估個人個性、優勢和劣勢以及溝通方法的模式。
團隊建設活動
我們都厭倦了信任跌倒和“嗨，我的名字是安娜，我要帶蘋果去野餐！” 遊戲。 但除了破冰遊戲之外，您的團隊還需要有機會非正式地合作，以便他們了解彼此的溝通方式。 將休閒的團隊建設活動與您的團隊結合起來，這樣他們就可以學習如何更好地合作。 這可以是簡單的虛擬團隊會議、瑣事或創意項目，如海報競賽。 一旦你的團隊知道如何很好地合作——尤其是在家工作時——全面的溝通就會變得更容易。
聽你的團隊
最好的反饋通常是直接的、面對面的。 因此，無論您的團隊參加了多少次測試或培訓研討會，他們通常只是希望您對他們坦誠相待，反之亦然。 授權您的團隊啟動定期反饋循環，例如在每週 1:1 中提問。 鼓勵他們談論他們覺得自己有效溝通的時刻，或者說他們難以與他人溝通的時刻。 定期進行“脈衝”和反饋民意調查，您的團隊可以在溝通中匿名表達他們的擔憂。 當團隊溝通方式不同時，這種反饋對於管理好團隊至關重要。
遠程管理個人通信方式
作為遠程團隊的經理，您如何獲取所有這些信息並使其在數字領域發揮作用？ 幸運的是，有大量工具可以讓團隊和管理人員更輕鬆地進行遠程工作。 將此作為您的經理實施或包含在您的入職流程中的政策。
消息傳遞
您的分析型員工喜歡簡短而中肯的信息。 您的私人員工喜歡用早上好來問候您。 您的職能員工喜歡通過與您一起完成他們的待辦事項列表來開始新的一天。 在 Flock 等消息傳遞工具中，他們可以在不中斷彼此工作流程的情況下完成這一切。
Flock 可用於管理項目和人員，使其成為管理人員的便捷工具。 為您的團隊管理的每個項目設置一個頻道，以便他們可以跟踪個人計劃並在那裡進行頭腦風暴。 為興趣建立社交渠道，例如音樂和視頻遊戲。 也許您的分析團隊成員不像您的個人團隊成員那樣喜歡閒聊，但他們可以談論 PUBG 幾個小時——我們在 Flock 團隊的分析成員中看到了很多。 保持團隊溝通是保持溝通和良好合作的第一要務。
項目管理
如果聊天對於分析型或直覺型的人來說太分散注意力，通過將您的任務集成到項目管理工具（如 Asana 或 Trello）中，讓他們有機會單方面不間斷地工作。 這些工具在溝通過程中具有指導意義，這意味著分析型 Allie 可以讓個人 Polly 知道輪到她接手一個項目，而不會因談話而陷入困境。 這一切都是為了讓流程自然流動。
人力資源工具
作為經理，收集有關您的績效的反饋以確保您的團隊感到舒適和管理良好，這一點很重要。 在學習團隊的溝通方式時，請積極努力使用內部人力資源工具來跟踪您的進度。 像 15Five 這樣的 Pulse 工具可以讓您的團隊成員提供關於他們日常體驗的即興見解，並可以為您的下一次 1:1 或團隊會議提供討論主題。