通過可重複的流程讓您的營銷更有效率

已發表: 2017-06-06

我是那些完成很多工作的人之一。我喜歡列清單，而且我喜歡這樣做。人們總是認為這是因為我喝了很多咖啡，這是真的。但這只是讓我多產的部分原因。

我找到了一種提高效率的方法——完成很多工作——通過簡化我一次又一次做的工作。花時間提前設置模板和可重複的流程實際上讓我更快。這是我的秘訣。讓我們深入幕後看看我是如何使用這些流程來節省時間的。

什麼是可重複過程？

可重複的過程本質上是您一遍又一遍地做並需要類似結果的任何事情。當您定期撰寫時事通訊、每天發佈到您的 CMS 或每月提取數據時，您就是在重複工作要素。為什麼不將流程正式化？當然，並非所有內容都可以一字不差地重複——但是當您的一般操作步驟每次都相同時，您就在朝著我所說的方向前進。

為什麼你需要一個可重複的過程

您應該考慮可重複過程的自然原因是為了節省時間和金錢。這就是每個人——你自己、你的老闆、你的客戶——總是想听到的。是的，這需要一些設置時間，我會解釋。但從長遠來看，結果實際上可以節省您的時間。

我如何使用可重複流程

我曾經為我的客戶團隊創建一份時事通訊。它是一種內部通信工具，用於捕獲當月的數據和可交付成果。

但是——說真的——我不想在這件事上花太多時間。我還有很多其他工作要做。幸運的是，我的客戶同意了。 “每個月花在這上面的時間不要超過一個小時，”她建議道。她也希望我更明智地工作——畢竟，她是在為我的時間付出代價，並且更喜歡將時間用於高投資回報率的項目。

然而，通訊任務仍然必須完成。我們想與我們的團隊分享我們的工作。

所以，我創建了一個模板。首先，我與客戶就我們希望每個月包含什麼類型的內容進行了頭腦風暴。然後我確定了時事通訊的結構，包括內容桶。最後，我和設計師一起打磨了它。

最初的努力需要時間嗎？絕對地。我可能在第一版上花了 10 個小時或更多時間。但從那時起，這確實是一項更容易的即插即用任務。

展望未來，我每個月都會在日曆上設定時間來完成這項工作。我阻止了幾個小時（噓，不要告訴我的客戶我花了兩個小時，而不是一個）。然後我只是用那段專門的時間來提取數據、逐項列出勝利、編寫、編輯和發布。完畢。

我學到了什麼以及為什麼這是一場胜利

事實證明，該模板和流程可以節省大量時間。我知道我必須完成什麼，而且我確切地知道我必須在多長時間內完成那份時事通訊。我讓自己的大腦免於無休止地思考和煩惱每個版本中包含的內容。我已經知道我在挖掘什麼數據，我應該關注哪些勝利，時事通訊應該是什麼樣子，以及我必須用多少篇幅來報導我的故事。最重要的是，我知道我有時間來處理它。一旦我的日曆上的提醒響起，提醒我該任務，我就可以開始工作，而不是為設計和內容桶而煩躁和大驚小怪。

我的隊友和客戶也注意到了工作前努力的回報。他們注意到時事通訊的一致外觀和感覺。他們認為這項工作不是單一的發送——一封可以忽略的一次性電子郵件——而是一份真正的“時事通訊”。他們實際上很期待收到它——最終這個通訊成為了一種寶貴的內部營銷工具。人們甚至詢問如何向其提交內容。獎金！

那麼，當這是一個關於可重複過程的博客時，為什麼我要花這麼多時間談論時事通訊呢？因為，簡而言之，簡報模板是一個可重複的過程。這是我每個月都必須做的事情——它重複了一遍。

可重複過程的類型

指標是另一個可以節省時間的可重複過程。坦率地說，我在數據挖掘方面遇到了困難。我沒有接受過 Excel 和數據庫方面的培訓——儘管我知道它們是我作為營銷人員工作的重要組成部分。事實上，我是一個內容和文字第一的人。我以前的營銷團隊的許多成員也是如此，他們被聘為文字匠。到了證明這些話對我們有何影響的時候，好吧……有點災難。我們肯定產生了結果的大雜燴。我們每個人都有不同的方式來顯示數據並與我們的團隊領導和客戶分享。

幸運的是，我們團隊中有一位數據庫專家挺身而出提供幫助。（順便說一句，這是成為團隊一員最棒的事情之一。當你不在自己的核心能力範圍內工作時，你可以承認，並在需要時尋求幫助。你可以委派。）首先，作為一個團隊，我們準確地確定了我們每天、每周和每月都需要檢查的數據。然後我們的數據庫專家去鎮上設置 Excel 查詢——一種可重複的過程——幫助提取數據。我們所要做的就是點擊 Excel 工作表中的“刷新數據”功能，然後——瞧——新數據出現了。這節省了大量時間和許多麻煩。

開具發票可能是一個可重複的過程，跟踪向公關公司提交的內容、核查您的內容的事實，甚至為團隊會議制定議程也是如此。

跨各種營銷渠道重用內容也可以成為可重複過程的競爭者。這與其說是一個過程，不如說是重複使用和回收你已經做過的事情——將其重新用於其他用途——是一種重複工作。它絕對可以為您節省時間和金錢。

使用可重複的流程進行內部培訓

您是否經常培訓新員工了解您辦公室的運作方式，例如向他們展示如何構建網頁或發佈到您的 CMS？如果經常使用這些流程，為什麼不記錄它們並創建內部操作指南？這是一種可重複的過程，可以幫助您節省內部培訓時間。

內部文檔有助於在停機期間制定應急計劃（或者如果您的團隊突然縮減，留守人員不得不承擔其他人過去所做的工作）。當然，當有人離開時，這些記錄也會有所幫助——你會換上一張新面孔。

當您的流程被記錄下來後，您就不必花費大量時間參加一次性培訓課程和操作方法。相反，您可以共享流程文檔，然後與員工坐在一起回答任何問題。

不要忘記測試您的流程

結束前的最後一件事。如果您決定創建模板或記錄操作方法，請不要忘記進行測試。您最不想做的就是創建一個充滿錯誤的流程文檔，這些錯誤最終會給您和您的團隊帶來更多壓力和工作。通過試用，一步一步地運行它，以確保您的指示清晰且過程合理。

你能做什麼？

那麼，您個人可以將什麼變成可重複的過程？您可能至少有一項任務可以自動執行。也許這是您查詢指標的方式。或者你激勵你的團隊為你的時事通訊貢獻內容的方式。或者你設計甲板的方式。日曆也可以是一個可重複的過程，就像我每年一月計劃的傳統一樣。

我的要求是你花一些時間思考你一遍又一遍地做的任務——每天、每週、每月、每年。第一步是逐項列出這些。然後仔細看看。其中哪些可以成為流程的候選者？你能寫一個快速的分步大綱來記錄需要做什麼，以便下次你回來時，你可以直接跳進去嗎？也問問你的隊友。有沒有什麼他們經常做但似乎很難做到的事情——或者甚至只是花很多時間的事情？這些瑣事也是可重複過程文檔的候選對象。

然後，一旦您設置了流程，執行起來就相對簡單了——一遍又一遍地沖洗和重複，以獲得最大效率。

Act-On 高度重視“實現價值的時間”。快速——快速啟動和運行——是讓我們與眾不同的關鍵因素之一。同樣，後口袋中的可重複流程可以讓您更快地啟動和運行您的待辦事項列表。即使不喝加侖咖啡。

回到你身邊

您如何在自己的工作中通過可重複的流程優化效率？ 在這里分享您的技巧。