如何進行準確的工作時間估算

精確的時間估算可以幫助您計劃和分析您的工作——因此，您可以正確地管理您的時間和差事。

但是，在完成項目的估計時間上犯錯相對容易——主要是因為人們似乎不擅長猜測他們完成某事所需的時間。

這種錯誤計算很常見，並且可能發生在以下任何一種情況下：

• 樂觀他們會更快完成，或者
• 給自己比他們真正需要的更多時間的衝動。

因此，最有可能發生以下兩種情況：

• 您可能會估計更少的時間並最終匆忙完成項目——而不是花幾個小時進行修改和必要的調整，或者
• 你可以估計更多的時間，提前完成，並在截止日期前把剩餘的時間花在拖延上——而不是將這些額外的時間分配給不同的項目。

這篇博文將幫助您提高工作時間估算的精度，並為有用的時間估算計算器提供免費模板。

做出錯誤的時間估計的後果（以及如何避免它們）

糟糕的時間估計會打亂你的日程安排，甚至會推遲你實際的截止日期。

因此，延遲的項目交付可能會使您正在與之合作的客戶遠離成為經常性客戶。

如果您違反預計的最後期限，一些客戶甚至可能會將您的項目結果標記為失敗。

所有這些都表明，設置精確的時間估算對於培育成功的企業至關重要。

因此，請始終牢記，所有項目都依賴於時間估算並影響參與其中的每個人的日程安排。

那麼，您如何進行時間估算呢？

好吧，你為你的項目任務做出準確的時間估計，把所說的任務分解成更小的任務是至關重要的。

將任務分解為更小的任務的活動被稱為追求“微生產力”。

微生產力包括以下過程：

• 確定主要任務，
• 將所述任務分割成子任務，
• 列出所有子任務，
• 估計完成每個子任務所需的時間，甚至
• 估計您可能分配給子任務之間的休息時間。

通過成功採用這項技能，您將學會正確的方法來使您的所有任務都易於管理和執行。

例如，“寫一篇博文”不可能是一個單一的任務，因為它實際上需要幾個不同的任務——例如：

• 進行研究，
• 尋找相關參考資料，
• 尋找相關的關鍵字來改善您的內容，
• 撰寫有條理的提綱，
• 寫實際內容，
• 校對、拼寫和語法檢查，
• 撰寫有效的標題，
• 編寫元描述，
• 創建視覺效果，以及
• 將帖子上傳到 WordPress。

在上面的示例中，追求微生產力意味著將一項主要任務分解為 10 個較小的任務，並進一步為每個任務分配一個單獨的時間段。

這種方法的心理影響將：

• 幫助我們更加以目標為導向，
• 提升我們積極的自我形象，
• 減少拖延的時間，最終
• 幫助我們做出更好的時間估算。

進行精確工作估算的 7 個終極技巧

為了幫助您成為時間估算專家，我們編制了最重要的高效估算公式、提示和技巧。

讓我們深入了解實用技巧，並更詳細地解釋進行精確工作估算的過程。

提示＃1：列出您需要完成的任務

如果不知道到達那裡需要做什麼，您就無法走多遠。

因此，在進行時間估算之前，請確保您定義了在一段時間內需要完成的任務列表。

最佳做法是製作一份簡單明了的待辦事項清單，列出當天的差事和任務。

☐ 致電 Henry B.

☐ 與營銷團隊會面

☐ 撰寫項目建議書

☐ 向 Elinor 發送有關貝基派對的電子郵件

☐ 與客戶一起參加商務早午餐

☐ 會見 Luke S.

☐ 填寫時間表

一旦您以這種方式安排了您的差事和任務，就可以更輕鬆地估算完成它們所需的時間。

您將能夠為每項任務分配一定的時間——因此，您不太可能超出這些時間範圍。

這就是為什麼在默認情況下設定明確的目標是最重要的——也是為什麼個人計時將幫助您掌握最新動態的原因。

因此，讓我們提供一個此類估計的示例，以及當天的總數。

• 致電 Henry B. — 10 分鐘
• 與營銷團隊會面——25 分鐘
• 撰寫項目建議書——4.5 小時
• 通過電子郵件向 Elinor 發送關於 Becky 派對的信息——10 分鐘
• 與客戶一起參加商務早午餐——1.5 小時
• 與 Luke S. 會面 — 25 分鐘
• 填寫時間表 - 5 分鐘

最後，您可以通過將這些預計小時數相加（例如 7 小時 15 分鐘）輕鬆計算出您一天的預計總時間。

提示＃2：為您的優先事項投入額外的時間估算

正確估計時間的另一個重要方面是您的優先事項。

根據經驗法則，您應該始終將大部分時間分配給優先的差事和任務。

而且，為了做到這一點並最大限度地減少時間浪費，您必須付出額外的努力來定義優先任務和雜項任務的時間估計。

因此，您的優先事項是您最重要和最緊迫的任務——這些任務是您需要完成的精確截止日期，或者對您當天要完成的目標至關重要的任務。

例如，您必須為明天寫一份約 1,000 字的項目建議書——您估計此任務所需時間的能力可能會影響您是否能夠完成它。

您需要做的第一件事是為您的提案製定大綱，並定義子標題。 它們可以作為單獨的任務，然後您應該為這些任務設置單獨的時間估計- 通過以下方式：

• 估計你將為每個副標題寫的字數：
  • （例如“概述：100-150 字”、“目標：200-300 字”等）
• 根據字數估算編寫和編輯每個副標題所需的時間：
  • （例如“ 100-150 字 - 30 分鐘”、“ 200-300 字 - 1 小時”等）

一旦你完成了副標題的估計時間，把這些數字加起來——這是你為優先任務估計的總時間。

具體來說，為了獲得最佳結果，您應該計算出您的生理黃金時間——即一天中您最有可能高效、專注和有動力完成任務的時間。 這是您最有可能更快完成任務的時間——因此請為您的優先任務保留這些時間段。

另外要注意的是，如果您將最長的時間分配給您的優先任務 - 您實際上是在向自己發出信號，您應該將所有精力集中在這項任務上。

提示 #3：使用時間估計公式

在尋找定義完成項目所需天數的公式方法時，您無需進一步了解基於項目評估和審查技術（也稱為 PERT）的時間估算公式.

那麼，PERT 中的時間估計有哪些類型呢？

PERT 是一種計算項目時間的方法——它涉及一個時間估算公式，該公式考慮了您的：

• 樂觀時間估計 (A)
• 最可能的時間估計 (B)
• 悲觀時間估計 (C)

讓我們看一個例子，以更好地理解 PERT 的工作原理。

樂觀時間估計 (A)

這是您認為完成某類項目所需的最短時間——它也被稱為最佳情況估計，它意味著整個項目一帆風順。

簡而言之，樂觀的時間估計適用於一切順利的情況：

• 您團隊中的每個人都按時完成工作，
• 無需修改，
• 預算沒有問題，並且
• 材料和設備沒有問題。

例如，過去的經驗告訴你，團隊中某類項目的樂觀時間估計是 225 天，這意味著A = 225 。

最可能的時間估計（B）

這是您認為完成某類項目所需的實際時間。

它也被稱為最可能的估計，它意味著整個項目的平均航程。

當您的項目進展方式的一切都是平均水平時，最有可能的時間估計適用：

• 一切都按計劃進行，
• 大多數人按時完成任務，並且
• 需要修改的平均數量。

例如，過去的經驗告訴您，您團隊中某類項目的最可能時間估計是 360 天，這意味著B = 360 。

悲觀時間估計 (C)

這是您認為完成某類項目所需的最長時間。

它也被稱為最壞情況估計，它意味著整個項目中到處都是冰山。

當您在最終完成項目之前遇到幾個問題時，適用悲觀時間估計：

• 您的大多數團隊成員都在截止日期之前完成了問題，
• 在提交項目進行最終審核之前需要進行大量修改，
• 您的材料和設備存在重大問題，以及
• 您的預算存在重大問題。

例如，過去的經驗告訴您，您團隊中某類項目的悲觀時間估計是 375 天，這意味著C = 375 。

實際計算——時間估計公式

時間估計公式考慮到所有這些類型的估計都是同樣可能的，公式本身（E）如下：

E = (A+4B+C)/6

如果我們採用列出的樂觀 (A = 225)、最有可能 (B = 360) 和悲觀時間估計 (C = 375)，那麼這些數字是如何疊加的：

E = (225+4*360+375)/6

E = 340

因此，您最有可能在 340 天內完成上述項目。

但是，隨著複雜情況的發生，您需要擴大計算範圍和時間範圍——這就是標準偏差的作用所在。

公式如下：

標準差 = (CA)/6

標準差公式僅考慮樂觀和悲觀的時間估計，並告訴您總時間估計的準確程度：

標準差 = (375-225)/6

標準差 = (150)/6

標準差 = 25

如果標準差是 25 天，這意味著該項目可能比時間估算公式告訴您的時間多 25 天，少 25 天。 因此，最終，此類項目可能需要315 到 365 天之間的任何時間。

提示 #4：使用項目持續時間計算器

項目持續時間計算器基於前面談到的：

• 時間估計，和
• 標準偏差公式。

您仍將獲得完成項目所需的大致估計天數 - 但是，您會更快地獲得它，因為計算將自動處理。

下面介紹瞭如何在 Excel 中創建一個簡單的項目工期計算器，方法是：

• 時間估計公式 (E = (A+4B+C)/6)，以及
• 標準偏差公式 (SD = (CA)/6)。

對於“時間估計公式”單元格，寫：=ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

對於“標準偏差”單元格，寫：=ROUNDUP((C6-C4)/6)

對於“最短估計項目持續時間”單元格，寫入：=ROUNDUP(C8-C9)

對於“最長的預計項目持續時間”單元格，寫入：=ROUNDUP(C8+C9)

現在，您需要將數據輸入到以下單元格中：

• 樂觀的時間估計，
• 最可能的時間估計，和
• 悲觀時間估計。

完成此操作後，數據將指出您的估計時間和標準偏差。

此外，將自動計算最短和最長的估計持續時間。

免費下載您的項目工期計算器

使用 ROUNDUP 函數是可選的 — 但強烈建議您將估計的天數四捨五入為整數。

要將相同的公式用於其他項目，只需在包含公式的單元格邊緣按住並拖動光標，如下所示。

所以，如果你輸入“145”、“234”、“345”，你會得到你估計完成項目的時間是 238 天，標準差是 34 天——這意味著你可能需要204 到272天完成此類項目。

提示＃5：跟踪你的時間

項目工期計算器告訴您完成一個項目可能需要多少天，這對於向客戶提供粗略估計很有用。

但是，您還需要一個更精確的估計，詳細計劃和分析您的工作，以及創建一個功能計劃以在處理上述項目時遵循——這就是時間跟踪器變得至關重要的地方。

時間跟踪器使估計時間成為一門精確的科學。 它告訴您您在以前的項目上總共花費了多少時間（以小時、分鐘和秒為單位），並且它可以讓您確定花費您大部分時間的任務。

它還告訴您大部分時間都花在什麼類型的工作上——例如，“前端”或“後端”任務。

為什麼時間跟踪對項目管理很重要？

好吧，對於初學者來說，通過保留時間跟踪記錄，您將能夠對特定類型的項目進行時間估算，這實際上是基於您完全可驗證的過去經驗。

要收集您的時間跟踪數據，您可以在每次開始處理任務時輕鬆啟動計時器，並將其與正確的項目相關聯。

完成此任務後，停止計時器。 通過這樣做，您將把這段時間添加到該項目的總時間中。

此過程還有一個替代方法 - 您可以在完成特定任務後在時間表中手動輸入時間。

到項目結束時，您將獲得現在花費在該項目上的確切時間，並且將來可能會花費在相同類型的項目上——因此，您將能夠對你的客戶。

此外，您將能夠區分您的計費和非計費時間，並了解您在項目上賺了多少錢，從而幫助您在未來改進項目成本管理。

如何跟踪時間以定義時間估計：示例 #1

您甚至可以將數小時轉換為數天，並查看您的項目持續時間計算器的準確度。

舉個例子——你在一個項目上花費了 283 小時 39 分鐘。

好吧，這很容易轉化為您每天在這個項目上工作 8 小時的 35.5 天。

但是，這並不是在時間跟踪器中管理和定義時間估計的唯一方法。

如何跟踪時間以定義時間估計：示例 #2

Clockify 還提供了一個估算系統，您可以在其中定義任務和整個項目的估算，然後將您的實時跟踪結果與這些估算進行比較。

因此，一旦您開始跟踪時間，您就可以在工作時將您的實時進度與您的估計進行比較。

您還可以隨時查看已完成工作的百分比與您的估計值相比。

這樣，您不僅可以看到您最初的時間估計值已經關閉，而且您還可以看到多少。

因此，您將提高估算和設置正確項目時間表的技能，同時您將避免不切實際的截止日期帶來的壓力。

提示#6：計算你會浪費的時間

在為項目進行時間估算時，很容易忽略你必然會浪費的時間——所以，不要忘記考慮以下幾點：

• 中斷，
• 分心，和
• 無所事事的拖延症。

首先，列出您每天工作中可能“浪費時間”的活動。

然後，給他們分配一個時間估計：

• 每 2 小時外出抽支煙——25 分鐘
• 去附近的麵包店買烤餅作為下午點心——15分鐘
• 每 3 小時準備一杯咖啡——15 分鐘
• 與同事聊天——45 分鐘

您甚至可以將花在會議和整理電子郵件收件箱的時間添加到浪費的時間中——畢竟，這些活動無助於完成項目，只會讓您遠離真正的優先事項：

• 會議 — 1 小時 20 分鐘
• 收件箱管理 - 1 小時

您可以在頭腦中為這些活動做出時間估計，或者您可以每週進行一次實驗並跟踪您每天完成這些活動所需的確切時間。

跟踪浪費的時間以進行精確的時間估算

例如，如果您跟踪每日會議的以下結果：

• 週一 40 分鐘
• 週二 45 分鐘
• 週三 30 分鐘
• 週四 45 分鐘
• 週五 40 分鐘

然後，您可以將 40 分鐘作為您未來估計的平均會議時間：

(40+45+30+45+40)/5=40

跟踪浪費的時間以估計您在項目上花費了多少

最後，要獲得每天浪費的總時間，只需將數字相加——假設所有列出的浪費時間，從茶歇到會議，加起來是 4 小時。

所以，如果你每天工作 8 小時，浪費了 4 小時，那麼你基本上只花了大約 4 小時專注於項目。

正確計算一天中浪費的時間總量將提高您進行工作估算的準確性。 此步驟將幫助您輕鬆管理時間。

畢竟，如果你意識到你實際上只有一半的時間你認為你必須完成你的任務，你更有可能設定不同的和更現實的截止日期。 或者更好的是，您將嘗試減少浪費時間，從而提高您的生產力水平。

提示#7：安排額外的時間，以防萬一

您從時間跟踪器中獲得的數據顯示了您之前在類似項目上花費的確切時間，以及您下次可能在該項目上花費的時間。

因此，在十分之九的情況下，如果您在一個項目上花費了 71 天（或 283 小時 39 分鍾小時，每天 4 小時），那麼下次您可能會在該項目上花費幾乎相似的時間。

但是，以防萬一，為這個項目分配一些額外的時間，以解決 10% 的此類項目通常帶來的意外問題和缺點。

你可能知道這句話：“比抱歉更安全。”

你永遠不知道這個百分比什麼時候會增加，什麼時候你需要額外的幾天和幾個小時來完成項目以使你的客戶完全滿意。

結論：精確的工作估算很重要（隨著時間的推移，你會得到更好的結果）

最後，做出精確的時間估計並不難。

你只需要：

• 將您的工作解析為日常任務，並對這些單獨的任務進行估算，
• 將額外的精力投入到正確估計優先任務的時間上，
• 努力跟踪您在項目和任務上花費的時間，
• 考慮到你每天浪費的時間，以及
• 考慮完成項目可能需要的額外時間。

如需額外的天賦，您可以使用 PERT 的時間估算公式並依靠一個簡單的項目工期計算器來計算您的每日估算。

遵循這些提示後，您將使您的時間估算準確無誤，並更輕鬆地規劃您的日程安排。 項目管理就是依賴關係，這些技巧將幫助您更深入地了解您的工作流程，這將反映在您即將進行的項目中。 所有這一切都將確保您的客戶將您視為可靠的專業人士，他們信守諾言。

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