如何以及為什麼要跟踪日常活動和習慣

我沒有時間。 我們幾乎每天都會從同事、家人和朋友那裡聽到這句話。 但是，在大多數情況下，人們並不清楚他們實際上是如何度過工作時間和休閒時間的。

現在，成為時代大師的關鍵非常簡單。 您需要跟踪您的日常活動，以便更好地掌握日常任務和習慣。 因此，您將知道需要調整哪些操作才能獲得額外的時間。

在這篇博文中，我們將討論：

• 跟踪活動的好處，
• 跟踪您的日常任務的兩種方法，以及
• 如何跟踪習慣。

跟踪活動的好處

如果您經常覺得自己沒有足夠的時間來完成所有日常任務，請考慮跟踪您在工作時間所做的事情。 我們編制了一份跟踪活動的主要好處清單：

• 你會控制你的時間，
• 你會更加現實和有條理，
• 你會做出更好的時間估計，
• 你會更有責任感和生產力，並且
• 您將學習如何處理單任務而不是多任務。

讓我們更詳細地探索每個好處。

你會控制你的時間

Laura Vanderkam 是多本時間管理和生產力書籍的作者。 在 TEDWomen 2016 的演講中，她談到了我們對時間的看法。 Vanderkam 想證明您可以控制自己的時間並按照自己的意願度過。

因此，她做了一項涉及忙碌女性的調查。 參與者必須跟踪他們一周的活動，包括他們的工作時間和休閒時間。

在查看數據時，范德卡姆注意到其中一名參與者有家庭緊急情況。 該參與者記錄了她在解決此問題上花費的每一個小時，總共是七個小時（在一周內）。

現在，儘管這是緊急情況，但這種情況向我們表明，一天或一周總有足夠的時間。 此外，這項研究證明你可以為你想做的每一件事騰出時間，但你可能沒有意識到這一點。

你如何控制你的時間？

• 首先寫下您全天進行的所有活動。 您可能會意識到，您可能會花費太多時間進行特定活動，例如每天看兩個小時的電視。 或滾動瀏覽您的社交媒體帳戶。 同時，您認為自己沒有足夠的時間與朋友喝咖啡或看電影。
• 下一步是重新考慮你的日程安排。 盡量限制你花在一些不那麼重要的活動上的時間，這樣你就可以有額外的時間和朋友一起喝咖啡。

通過記錄您的日常活動日記，您將更好地管理您的時間。 因此，你會做你喜歡做的事。

Vanderkam 在演講中提到的另一個有趣的點是時間是高度彈性的。

“我們不能騰出更多時間，但時間會延長，以適應我們選擇投入的時間，”她補充道。

我們將選擇放入其中的內容取決於我們，這些是優先事項。

此外，Vanderkam 建議在周五下午列出優先事項清單。 此列表應包含您為下週計劃的活動，分為三類：

1. 職業，
2. 關係，和
3. 自己。

確保為每個類別添加 2-3 個優先級。

你會更加現實和有條理

克里斯·貝利在他的《生產力項目》一書中說，對你能完成多少工作保持現實是至關重要的。

“如果不了解你目前如何度過你的時間，就很難反思你的行為方式是否與你的價值觀和最具影響力的任務相匹配。 保留時間日誌是找到起點和基本水平的好方法。”

如您所見，跟踪您的時間和任務將幫助您了解您的基線是什麼。 因此，您將能夠為未來製定合理的目標和計劃。 例如，如果您注意到週三和周四有一些時間間隔，請利用這些時間為下一個項目集思廣益。

除此之外，擁有關於每項任務需要多少時間的準確數據意味著能夠更好地組織工作日。 您可以採取的另一個實際步驟是在前一天晚上為明天創建任務列表。 請記住為每個人寫下時間範圍。

此外，一旦你開始記錄一天中的每一項小活動，你也會看到你是如何度過空閒時間的。 所以，前面提到的兩小時電視可以換成其他動作，比如騎一個小時的自行車，然後在接下來的一個小時裡洗澡。

你會做出更好的時間估計

讓我們面對現實吧，你不能總是預測買雜貨、送孩子上學或完成一項重要的工作需要多長時間。 事實上，許多研究表明，我們通常會低估完成一項差事所需的時間。

根據探索“計劃謬誤”的研究，不到一半的參與者能夠在他們預測的時間完成他們的活動。 結果還表明，當人們對他們的活動進行預測時，他們會關注過去的具體案例及其細節。 但是，人們應該看到更大的圖景——詳細回顧所有早期案例。 這樣，他們就會記住他們在早期案件中遇到的問題； 因此，他們會做出更現實的預測。

例如，上週五，您有幸在不到一個小時的時間內完成了雜貨店購物並開車回家。 但是，通常，由於交通擁堵，您需要將近兩個小時的時間來完成這項工作。 因此，您應該在此活動上投入更多時間，大約在一個半小時​​到兩個小時之間。

通常，要進行精確的時間估計，您必須跟踪您的活動。 這意味著寫下每一天的差事。 然後，幾週後，您將能夠對您的日常瑣事做出更準確的預測。

你會更有責任感和生產力

有些日子你會比其他人更有效率。 如您所知，當您無法將注意力集中在工作上時，您可能會轉向社交媒體或開始閱讀最新消息。 或者，當您必須為重要的考試而學習時，您反而會瘋狂觀看自己喜歡的系列節目。 這就是我們所說的浪費時間。

但是，當你的整個星期都沒有效率時會發生什麼？ 您可能無法實現每週目標。

以下是我們的建議：跟踪您浪費的時間，就像您記錄您完成的活動一樣。 這樣，當您看到諸如“瀏覽網頁”或“觀看系列”之類的條目時，這將是您的警鐘。 然後，明天，你將盡最大努力不要重複這些行為，這將帶來更好的表現和增強的動力。

此外，跟踪您的活動也可以幫助您提高工作效率。 Pamela Ayuso 是一位房地產企業家和開發商，她撰寫了一篇關於業務增長的博客。 她認為，既然我們每天都有相同的 24 小時，我們最好的選擇是以最有成效的方式使用它。

“通過跟踪日常活動，我們能夠確定哪些任務佔用了我們大部分時間。 有了手頭的數據，我們就可以進行必要的更改，以便我們以最好的方式度過我們的時間。”

因此，如果您想專注於您的任務並提高工作效率，請記住記錄您全天的活動。

您將學習如何處理單任務而不是多任務

“多任務處理源於分心本身。 ”——馬里林·沃斯·薩凡特

雖然這並不是真正的分心，但多任務處理是一種錯覺。 麻省理工學院神經科學教授厄爾·米勒認為，我們的大腦可以極快地將注意力從一件事轉移到另一件事。 但是，大腦不能同時關注這兩件事。

所以，你可能認為你可以同時做飯和洗碗。 但是，您可能會忘記添加重要的香料或不小心打碎玻璃杯。

當涉及到時間跟踪和記錄您的活動時，您將希望獲得有關您所做工作的清晰準確的信息。 這意味著分別執行每項差事，以便您可以正確記錄它們。 因此，您將提高單任務處理技能並避免多任務處理。 而且，當你只關註一項活動時，你的效果會更好，更不用說更美味了。

你如何跟踪你的日常任務？

現在您已經了解了跟踪日常活動的主要優勢，讓我們探索兩種記錄任務的方法：

1. 筆和紙的方法，以及
2. 使用 Clockify 跟踪您的活動。

紙筆法

由 Neville Medhora 創建，如果您更喜歡使用傳統的書寫工具，例如筆和紙，這種方法是一個理想的解決方案。

因此，在工作日開始時，拿一張紙開始寫以下內容：

• 日期：將日期放在列表的頂部。 這個小細節對以後的參考很重要。
• 當天的所有任務：一定要包括當天最重要的任務，並且要切合實際。 如果您認為自己有能力完成六項複雜的作業，請只寫下這些。 如果需要，您可以添加計劃在下班後進行的與工作無關的活動。 將這些放在列表的底部。
• 會議時間：如果您通常全天有幾次會議，這是非常有用的信息。 只需將它們添加到論文的右側，作為提醒。
• 跟踪時間：密切關注您開始處理任務的時間以及完成後的時間。 然後，在紙張右側的會議提醒下方寫下該活動的時間範圍。 對所有其他任務執行相同操作。 寫下這些時間塊會讓你更好地了解你是如何度過你的工作時間的，哪些任務需要更多的時間，你會看到你那天的工作效率如何。
• 每日總結：在你的工作日結束時，寫下你一天的總結——你的每日成就。

以下是 Medhora 建議的其他幾個實用技巧：

️前一天晚上寫下你的待辦事項清單。 因此，當您早上開始工作日時，您只需要按照列表進行操作即可。

️將您的任務分解成更小、更易於管理的塊。 因此，您將有幾項任務要完成，而不是一項更大的任務。 此外，每當您劃掉剛剛完成的任務時，您都會感到滿足。

️當您想拖延時可以使用一個簡單的技巧 -使用另一張紙，頂部有一塊膠帶。 然後，把那張紙貼在你的清單上並調整它，這樣你就只能看到你的第一個任務。 即使您此時不想工作，但同時只看到一項任務意味著您不會被列表中的其他人打擾。

要了解有關此簡單技術的更多詳細信息，請查看解釋此方法的視頻。

使用 Clockify 跟踪活動

或者，如果您更喜歡使用軟件來跟踪您的日常活動，請嘗試將 Clockify 作為您自己的活動日誌應用程序。

以下是使用此工具記錄作業的方法：

• 創建一個 Clockify 帳戶。
• 下載時間跟踪器。 確保您可以在手機、計算機或瀏覽器擴展程序上使用 Clockify。
• 跟踪您的活動。 您可以通過以下方式做到這一點：
• 使用計時器：在您開始進行一項活動時啟動您的計時器，並在您完成時停止它。 請記住寫下您的活動的描述。

• 通過編寫您的活動描述並添加時間來手動輸入您的活動。

假設這些是您上班前的早晨活動：

• 你今天早上 8 點到 9 點去跑步。
• 然後，你洗了個澡，吃了早餐，一共30分鐘。
• 由於您的工作時間是從上午 10 點到下午 6 點，因此接下來的 30 分鐘都在通勤上班。

正如您在下面看到的，這就是您的條目的樣子。

一旦你跟踪了你在一天中所做的一切，你就會得到一個這樣的列表。

因此，如果需要，您將能夠更改特定活動的持續時間。

除此之外，Clockify 還有其他實用功能。

️對您的條目進行分類。 您可以為每個條目添加項目名稱或標籤。 在我們的示例中，項目名稱是 Leisure time 和 Project A。

️分析活動。 在儀表板部分，您可以查看所有活動並按項目或計費狀態過濾它們。 此外，在右上角，您可以看到您在每項活動上花費了多少時間。

你如何跟踪你的習慣？

除了一般的任務和活動外，您還可以跟踪自己的習慣。 養成習慣涉及遵循特定的例行程序或行為，但有時，您需要分析自己的進步。 通過這樣做，您將知道該例程是否給出了預期的結果以及您是否必須修改某些操作。

例如，假設您一直在學習芬蘭語。 已經六個月了，你沒有缺課。 但是，出於某種原因，您對目前的芬蘭語知識並不滿意。 此反饋告訴您必須更改某些內容。 也許你需要更加勤奮地做功課或者提高你的談話技巧。

這裡有一個問題，當你為一個習慣建立一些基本規則時，你必須遵守它們。 此外，您需要記錄這些每日/每週的行動。 當談到我們的芬蘭語示例時，您必須記下學習該語言的時間。

習慣追踪器及其工作原理

分析習慣最實用的方法之一是使用習慣跟踪器。 在他的《原子習慣》一書中，James Clear 解釋了這種方法的主要目的。

“習慣追踪器是衡量你是否養成習慣的簡單方法。”

以下是使用習慣追踪器的方法：

• 拿一個帶日曆的筆記本或使用 Google 表格/Excel 。
• 然後，寫下你所有的每月習慣。 例如，在 11 月，您的習慣可以是閱讀、鍛煉、學習芬蘭語和做瑜伽。
• 每當您完成某個習慣時，請在該習慣旁邊添加一個複選標記、一個 X 符號或任何其他符號。

您可以為每個習慣選擇日期，例如：

• 週一、週三和周五——鍛煉，
• 週二和周四——學習芬蘭語，
• 週六和周日——瑜伽
• 每天——閱讀。

這是在 11 月的第一周完成所有習慣的示例。

如您所見，您的每月習慣可以劃分為每月每週的相同時間表。 事實上，這種方法符合高生產力人士的作息和習慣。 例如，Twitter 和 Square 的首席執行官傑克·多爾西（Jack Dorsey）在一周中的每一天都有不同的作息。 所以，週一是管理他的公司，週二是專注於產品，等等。

如果你堅持這個標準，你將有一整個月的時間都被標記的盒子填滿。 這肯定會成為你的動力助推器。 此外，在第一個月之後，您可以根據需要修改某些習慣的頻率。 例如，如果你喜歡做瑜伽並且它可以幫助你保持放鬆，你可以每週做 3 次而不是 2 次。

你可以衡量什麼習慣？

在上述書中，Clear 推薦了兩分鐘規則。 這意味著首先從小習慣開始。 小習慣是你可以在兩分鐘或更短的時間內完成的所有動作。

例如，這些是您可以每天做的一些小習慣：

• 讀一頁你最喜歡的書。
• 早上冥想一分鐘。
• 做一個俯臥撑或伸展一分鐘。
• 在確定的時間起床並上床睡覺。
• 下午給植物澆水。

除此之外，您還可以衡量影響您健康的習慣，例如：

• 你每天喝多少咖啡。
• 你每天喝多少水。
• 你是否吃足夠的蔬菜和水果。
• 有關您的營養的更多詳細信息，您甚至可以跟踪您的蛋白質、碳水化合物和脂肪攝入量。

現在，那些你想避免或不經常做的活動呢？ 克利爾稱他們為迴避習慣。 一般來說，這些行為要么對您的健康、財務或生產力產生負面影響。 這裡有些例子：

• 消除酒精、咖啡因或糖的攝入量。
• 戒菸。
• 花更少的時間在屏幕前（工作時間之外）。
• 在網上購物上花更少的錢。

因此，正如您跟踪您想要建立的習慣一樣，您也可以監控您想要避免的那些習慣。

如何習慣跟踪習慣？

即使記錄你的習慣也是你需要養成的習慣。 如果您從未跟踪過自己的日常生活，我們有一些簡單的提示可以幫助您入門：

️完成習慣後立即填寫習慣跟踪器。 通過這樣做，您不會忘記記下您的日常成就。

️保持簡單。 完成所需的習慣後，只需在框上標記該習慣的名稱即可。 您無需添加任何進一步的詳細信息。 另外，請將您的習慣追踪器放在手邊，以便您可以輕鬆找到並填寫它。

最後，如果你改掉了一個習慣，盡量不要在第二天重蹈覆轍。 您可能有合理的理由跳過一次例程，但請確保第二天回到正軌。

結論

通過記錄您的日常活動，您將獲得對時間的控制，您將提高您的組織能力和生產力。 此外，您將能夠做出更準確的時間估算，並學習如何處理單任務而不是多任務。 如果您不確定如何開始跟踪您的操作，請選擇我們在本文中介紹的兩種方法之一。

此外，我們建議您也記錄您的習慣。 養成習慣並不總是那麼容易。 但是，每當您完成日常習慣並將其寫下來時，您就會對自己的成就感到滿意。 此外，習慣追踪器將幫助您保持日常生活的正常進行，這有時可能是一場真正的鬥爭。