什麼是 IP 電話系統？我的企業是否需要 IP 電話系統？

如果您目前的固定電話設定可以節省高達 60% 的費用，會怎麼樣？ 作為節省成本的回報，您將擁有更可靠的商務電話系統，您的遠端團隊可以從任何地方存取該系統。
透過從公共交換電話網路 (PSTN)設定切換到現代 IP 電話系統，可以獲得這些好處。

什麼是IP電話？

當我們想到傳統的電話系統時，我們會想到桌上型電話和用於接聽來電的伺服器機房。 您需要一堆電話線將伺服器連接到每部類比電話，這會導致整個辦公室的電纜錯綜複雜。
IP 電話系統（或IP PBX ）解決了這個問題。 伺服器基於雲端； 您的辦公室內不需要伺服器機房。 這意味著您無需遭受銅線迷宮的困擾，並且可以使用網路連線接聽來電。

整個IP電話系統使用VoIP（網際網路協定語音）技術運作。 這僅僅意味著您可以使用任何類型的網路連線撥打和接聽電話。
那麼，IP電話是什麼樣子的呢？
VoIP 解決方案可讓您在任何連接網際網路的裝置（稱為 IP 或 SIP 電話）上接聽電話。 包括了：

• 手機（例如 Apple 或 Android）
• 一台筆記型電腦
• 你的電腦

底線：任何手機都可以是 VoIP 電話，只要它有網路存取和相容的IP 電話應用程式。

IP電話系統如何運作？

簡而言之：任何傳入呼叫都會定向到您的提供者託管的虛擬伺服器。 然後，您的 VoIP 提供者會將通話轉換為音訊檔案並將資料傳輸到 IP 電話。
然後，您將像往常一樣連接到呼叫者，只是實際傳輸是透過網路而不是手機訊號塔完成的。
以下是 IP 電話系統的基本組件：

1）虛擬PBX

也稱為雲端 PBX ，這是管理傳入呼叫並將其轉換為音訊檔案的伺服器。 您需要一個雲端託管伺服器來透過網路撥打和接聽電話。

2）語音網守

傳統的辦公室電話系統使用 PSTN 透過蜂巢連線撥打電話。 但是，您的新 IP 電話系統使用語音網守來控制對系統的存取。
您將使用此元件來確定誰可以使用您的 VoIP 系統、何時以及連接哪些裝置。

3）網關

此元件管理您的電話連接方式。 有了它，您就可以使用 IP 電話撥打非 VoIP 號碼。
網關可以按照最少呼叫路由規則運行，這意味著它們會自動找到最快的方式將您的撥出呼叫連接到您撥打的號碼（無論是 VoIP 還是固定電話）。

4) IP 桌上型電話

您可以使用類比電話適配器(ATA) 將現有設備轉變為 IP 電話。
這些裝置可插入您的傳統桌上型電話並將其連接到網際網路。 他們將您的聲音轉換為音訊文件，並找到您所呼叫號碼的 IP 位址。 這表示您可以透過非網路連線裝置撥打 VoIP 通話。

電路交換與分組交換

想知道這與傳統的固定電話（電路交換）設定有何不同？ IP電話系統使用分組交換。
VoIP 將您的對話分解為透過網路傳輸的小資料包。
然後，類比電話適配器 (ATA) 將此資料轉換為您最終聽到的類比形式。 這樣，您的 IP 電話就不會在不需要時耗盡線路。

IP電話系統的類型

兩種類型的 IP 電話系統都使用 PBX（專用交換器）運作。這可以有兩種形式：

1) 本地

借助本地 PBX，進行 VoIP 通話所需的所有設備和硬體都位於您的辦公室。
這是我們之前討論過的銅線、伺服器到桌上型電話連線； 傳統上安裝在辦公室的那個。
本機 IP 電話系統使用 LAN 連線連接到辦公室內的 PBX。 您可以輕鬆新增其他進階功能，並可選擇透過其他SIP中繼備份電話。
最重要的是，您可以控制 VoIP 電話系統的運作方式。 您可以更改線路、新增和更改連接—所有這些都在您的辦公室內進行。 但是，您可能需要聘請內部 IT 支援來完成此操作。

2）基於雲端（或虛擬）

託管 PBX 或雲端 PBX 是第三方公司處理與 IP 電話系統相關的所有事務的地方。 設定和維護都是虛擬完成的——您不需要工程師到您的辦公室來安裝它。
您所需要的只是強大的網路連線作為您的「硬體」和安裝 IP 電話軟體的裝置（例如智慧型手機）。
將基於雲端的商務電話系統視為傳統系統的現代版本。
您仍然可以撥打和接聽高品質的電話，而無需維護和昂貴的設定。

我應該使用本地解決方案還是基於雲端的解決方案？

在本地或雲端的 IP 電話系統之間進行選擇取決於您的資源。
雖然本地部署讓您可以選擇完全控制您的系統，但您也面臨依賴內部專業知識來管理 IP 電話系統的風險。 這可能會變得相當昂貴——當您需要呼叫外部支援資源時，您會產生額外的成本。
您需要的任何零件也有可能缺貨或不再投入使用。 最後，您的辦公室需要空間來添加必要的設備。 並非每個企業都有足夠的空閒空間專門用於電話伺服器。
然而，基於雲端的 IP 電話系統只需要您可能已經擁有的東西：高品質的網路服務。

IP電話系統的優點

您是否想知道是否值得放棄當前的電話系統而轉而使用使用互聯網撥打電話的 IP 電話系統？ 這裡有六件事要考慮。

1) 設置和維護成本更低

當您是小企業主時，可以說最重要的是預算。 您不想花一大筆錢來接聽商務電話。 但這正是 IP 電話系統的突出之處。

IP 電話系統在兩個方面都比老式有線設定便宜。 第一：您不需要全新的設備來開始使用新網路。

您只需要已有的兩樣東西：網路連線和連網手機或軟體電話。

這意味著您的 IP 電話系統需要維護的風險較小。 不會出現斷線或伺服器過熱的情況。 您只需承諾使軟體應用程式保持最新狀態，無論如何，您的 VoIP 提供者都會提醒您這一點。

2）他們更可靠

如果您目前使用的是有線電話網絡，您就會明白它是多麼不可靠。 您可能擁有不穩定的桌上型電話或危險的電線，僅在特定位置時才能工作。

令人沮喪，對吧？

使用 IP 電話系統，您只依賴一件事：網路連線。 但即使網路發生故障，您仍然可以透過始終在線的靈活呼叫轉接來撥打電話。

只需更改您的設定即可將通話轉接到使用不同網路連線的另一部手機。 （例如：如果您辦公室的 Wi-Fi 發生故障，請將通話轉接到使用 4G 的手機。）您的通話品質不會受到影響。

天氣幹擾、硬體問題和停電也是如此。 您可以透過將通話轉接到語​​音信箱或手機來使您的 IP 電話系統持續啟動和運作。 不再有停機時間。

3）遠程友好

根據我們的研究，超過 38% 的公司擁有遠距工作的團隊成員。 不僅如此，88% 的商務專業人士每周至少透過行動裝置進行一次工作溝通。

IP 電話系統適合遠端工作人員。

為什麼？ 因為您可以將他們的商務手機號碼添加到您的 IP 電話系統並將呼叫轉移到他們的設備 - 即使他們不在辦公室。

另外，如果他們在家工作，即時通訊或視訊會議可以促進協作。

VoIP 讓您能夠以低成本撥打電話並透過網路發送免費簡訊。 這就是為什麼如果您有大量在家工作的員工（例如虛擬聯絡中心），IP 電話系統就至關重要。

4) 擴展您的 IP 電話系統非常簡單

透過固定電話進行電話會議？ 準備好支付額外的硬體和連接成本。 每次您僱用新員工時，您還需要雇用一名工程師來為他們的辦公桌安裝電話線。

然而，這對 IP 電話來說不是問題。 只需致電您的 VoIP 供應商，將其添加到您的線上帳戶，然後將軟體下載到他們的裝置上即可。 就是這樣——他們開始營業了。 （並打電話。）

這對於呼叫中心來說尤其有用。 隨著業務的發展，您始終需要聘請新的客戶支援代理。 只要 IP 電話系統提供多會議單元 (MCU)，就可以輕鬆做到這一點。

IP 電話系統還允許在網路頻寬允許的情況下加入通話。

這使您可以為您的企業建立統一的通訊平台。

您的所有通訊（無論是視訊通話、客戶支援或團隊培訓）都將在一個地方進行：網路。

相關：2020 年每個企業領導者必須了解的呼叫中心技術和趨勢

5）可以提高客戶滿意度

如果您使用傳統的固定電話系統接聽電話，您可能會讓客戶感到沮喪。 如果他們撥打的電話號碼佔線，他們將直接轉到語音信箱。 這對客戶服務來說不太好。

但是，您可以使用 IP 電話系統撥打任意數量的電話。 您不需要額外的電話號碼來處理多個呼叫者，因為他們可以被保留以等待下一個可用的客服人員。

呼叫隊列可最大程度地減少拒絕的呼叫並提供出色的客戶體驗。

此外，IP 電話系統還可進一步提高客戶滿意度，因為撥打 VoIP 到 VoIP 通話無需付費。

如果您的客戶也使用 IP 電話系統（如 Nextiva 或 Skype）給您打電話，他們將不需要為長途電話支付昂貴的費用。 打電話給您是完全免費的。

需要尋找的 6 個 IP 電話功能

• 語音信箱：當員工無法接通電話時，語音信箱和呼叫轉移會派上用場。 檢查您的服務提供者是否允許來電者留言，並查看他們是否提供語音郵件到電子郵件服務。 這樣，您就可以透過掃描收件匣中的訊息來跟進未接來電。
• 通話錄音：如果您所在的行業受到嚴格監管，那麼您將需要通話錄音。 它還可用於提高客戶成功率並培訓您的銷售代表。 您將擁有一個錄音的真實電話庫作為範例。
• 自動助理：此 IP 電話功能透過自動訊息「歡迎」每個呼叫者，並根據呼叫原因將他們路由給不同的人。 它提供了快速而簡單的客戶體驗。
• 來電顯示：在撥出電話之前，請變更您的來電顯示以顯示您的公司名稱和電話號碼。 這可以幫助您了解您所呼叫的人所在的地區。
• 音訊和視訊會議：您是否需要多個團隊成員進行同一次通話？ 尋找具有強大會議功能的 IP 電話系統，不僅可以進行音訊通話，還可以進行視訊會議。

您還應該考慮的另一件事是安全性。 選擇成本最低的提供者可能很誘人，但更安全的選擇是為多線辦公室電話提供最佳支援和安全性的供應商。

請毫不猶豫地詢問您的供應商有關他們的認證、他們如何識別和減輕潛在威脅以及他們如何在內部處理安全協議的資訊。

IP 電話系統的成本是多少？

透過 Nextiva，您可以從我們的四級定價方案中進行選擇，並根據您的企業所需的席位數量調整滑桿。

1) 基本的 VoIP 系統

基本 VoIP 系統起價為每位使用者每月 20 美元。 它們通常提供免費號碼移植、本地或免費電話號碼以及無限通話。

基本套餐還應配備自動助理、保留音樂和免費線上傳真。

2) 專業VoIP系統

借助 Pro VoIP 系統，您將獲得上述所有功能以及簡訊和無限的電話會議。

您還將獲得 Nextiva 應用程序，它可以讓您的電話服務實現完全的移動性。 您也可以選擇使用該應用程式在任何裝置上錄製專業問候語並接聽商務電話。

3）企業VoIP系統

企業 VoIP 系統可讓您獲得上述所有功能以及更多功能，包括通話錄音、語音郵件到文字以及語音分析。 企業 VoIP 系統的定價和成本節省取決於您的組織規模和整體需求。

如何設定IP電話系統？

準備好開始使用 IP 電話系統進行商務通訊了嗎？ 要找到最適合您辦公室的設置，請回答以下一些基本 VoIP問題：

• 您需要覆蓋的電話號碼電話號碼數量（以及您是否需要為區域辦事處提供不同的號碼）
• 您將撥打的撥入和撥出電話的大約數量

1）您有多少用戶？

一旦您了解了您將擁有的使用者數量，您就可以確定目前的網路覆蓋範圍是否足以支援新的辦公室電話系統。

您可能想要使用速度測試工具來評估現有網路服務可以處理多少資料。

了解使用者數量是一回事，但您仍然需要了解支援業務所需的實際線路數量。 我們建議您考慮三個關鍵因素，包括：

2）您想使用哪一種硬體？

無論您決定使用本地還是基於雲端的 PBX 系統，您的硬體設定都將需要一些標準資源。

高品質的網路連線是給定的，但您還需要有路由器和伺服器、SIP 中繼、無線路由器和 IP 電話以插入伺服器並允許員工撥打電話。

3) 選擇您的 VoIP 供應商

最後，要完成 IP 電話設置，您必須選擇基於雲端的 VoIP 服務提供者來安裝您的電話。

如果您選擇可以幫助您進行設定的 VoIP 供應商，您的生活將會更加輕鬆。 例如，使用 Nextiva，您不必手動安裝所有內容。

所需要的只是網路連線、耳機和麥克風。 然後你就可以開門營業了！

是時候升級了？

擁有IP電話系統的最佳時機是昨天。 第二好的時間是今天。

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