什麼是發票號碼？

每張發票都是唯一的，因此需要一個唯一的標識符號（發票號）。

擁有組織良好且高效的發票編號系統最終將幫助您的企業更快地獲得付款。

實現這一目標的第一步是設計一個清晰有效的發票編號系統。

讓我們仔細看看發票編號和生成它們的最佳實踐。

什麼是發票號碼？

發票編號是分配給特定發票的唯一代碼，以便記錄和識別它。 它可以包括字母、數字和特殊字符，例如斜線和連字符。

發票編號是連續的或連續的（即，遵循邏輯順序）。 它們也是所有發票的法律要求。

它們通常出現在發票頂部附近，並且（如果採用數字格式）作為其文件名。

發票號碼的好處

發票編號可幫助人類和軟件快速記錄、組織和識別發票。

這適用於發票的發送方和接收方。 例如，在催款過程中，發票編號使客戶能夠更快地檢索特定發票。

發票編號對於發票管理的兩個方面特別有用。

1. 追踪

跟上已開具的發票可能很困難。

無論您是管理自己賬戶的小企業主，還是繁忙、專門的賬戶部門的一部分，這都很重要。

當涉及逾期發票時，未能準確跟踪發票尤為重要。

它會迅速導致現金流問題，進而對業務運營的其他方面產生連鎖反應。

發票號碼有助於跟踪付款和項目信息。 這是開票過程的重要組成部分，無論是開票還是發票處理。

2. 審查

發票編號通常使查看發票和帳戶變得更加簡單。

可以根據特定客戶或客戶類型以及時間框架甚至項目規模來設計順序編號系統。 例如，您可以使用特定代碼部分識別所有最低收費發票。

以正確的方式完成發票編號可以使審查不同的業務部門、時間段或業務關係變得更加簡單和高效。

如何生成發票編號

如何生成發票編號部分取決於您開具的發票數量。 如果您有少量客戶，一個簡單的發票編號系統就足夠了。

但應始終牢記未來的擴展潛力。 當您的客戶群擴大時，為少數客戶設計的編號系統將無法正常工作。

在我們介紹一些可能的方法來創建發票編號之前，我們必須首先強調，一般來說，除了不應該包含空白之外，您應該使用哪種編號系統並沒有固定的規則。

在特定的司法管轄區可能會出現例外情況。 例如，在英國，包含增值稅的發票必須是連續的。

否則，有最佳實踐和一般業務規範，但最終取決於您的業務您選擇哪種編號系統。

1. 只使用數字

生成發票編號的最簡單方法之一是按日期，然後按其順序的發票編號。 例如：

• 202301 2022

如果每個月有大量發票，添加更詳細的日期很有用：

• 20230701 2022

此方法可用於跟踪發票的發送時間。 它們也可以每年（和每月）更新，這使得檢索特定發票比簡單地使用年份更容易。

上面的日期格式 (YYYY/MM) 有助於按時間順序組織文件，但您可以使用您喜歡的任何日期格式，包括帶有日期的日期格式。

上述序列的一個問題是發票的序列號 (01) 可能與月份或日期混淆。 它也無法確定與每家公司相關的公司。

您可以為每個發票編號分配一個客戶編號，甚至一個項目編號。 例如：

• 202307010101 2022

2. 使用數字和字母

擁有唯一的發票編號很有用。 但是添加字母來代表收件人公司的名稱，更便於將來參考。

例如，如果發送到“公司 A”和“公司 B”的發票可能如下所示：

• CA202301 [公司描述符（公司A），年份，發票的順序位置]
• CB20230701 [公司描述符（公司B），年月，發票順序位置]

在這裡，每個都被簡化為簡寫“CA”和“CB”。

字母不需要如此有限。 事實上，這些示例數字並不是特別明顯。

其他客戶公司的名稱也可能以 C 開頭。因此，建議使用更具描述性的簡寫，例如 CMYA 和 CMYB。

信函也可用於區分發票和其他文件，例如信用票據或報價單。

• INVCB20230701 [單據描述符（發票），公司描述符（B公司），年月，發票順序位置]

3. 使用數字、字母和分隔符

連字符 (-)、正斜杠 (/) 或下劃線 (_) 等分隔符對於使發票編號更易於人類閱讀非常有用。

考慮以下之間的視覺差異：

• INVCMYA202301
• INV-CMYA-2023-01

分隔符還有助於避免由序列號和字母可能導致的錯誤類型引起的錯誤。

例如，如果客戶編號與日期編號的一部分相同或相似，如果在沒有分隔符的情況下並排列出，則兩者可能會混淆。

發票編號如何處理不正確或更改的發票？

當您定期開具發票時，可能會發生錯誤。

您可能會不小心要求重複付款、指定錯誤的付款條件等。在這些情況下，有一個簡單的解決方案：發出貸項通知單。

貸方票據是您可以針對錯誤或更改的發票開具的文件。 他們列出了欠客戶的金額，客戶可以在以後贖回。

通過使用貸項通知單，您可以保持清晰一致的發票編號記錄。

還有哪些其他信息對發票至關重要？

除了為每張發票分配發票編號外，以下信息對於添加到每張發票都是必不可少的。

• 您的公司名稱、地址和聯繫信息
• 您客戶的公司名稱、地址和聯繫信息
• 提供的產品和/或服務的詳細信息，包括每個項目的描述、供應日期和成本
• 開具發票的日期
• 欠款總額（包括任何與稅務相關的信息，如適用）

結論

發票編號是開票過程中不可或缺的一部分。

每張發票都必須有自己唯一的發票編號，即一種單獨的發票 ID。 這不僅對會計有用，而且是法律要求。

如何分配發票編號很重要。 創建一個清晰且合乎邏輯的發票編號系統將幫助您更廣泛地跟踪付款並查看您的發票和帳戶。

有很多方法可以解決它。 數字、字母和分隔符的組合將幫助您實現可以有效擴展的編號系統。

發票編號中包含的信息可以包括發票的日期、客戶名稱、項目編號和時間序列號。

一旦您擁有一個良好的發票編號系統，您的企業和您的客戶將受益於它帶來的清晰和便利。