什麼是發票？ 發票定義及功能

在學習商業時，您可能會看到“發票”一詞出現的頻率很高。 收到送貨箱時，您還會看到一張名為“發票”的紙，上面有您從供應商處訂購的產品清單。 開票的過程可能很耗時，但無論如何都不能跳過或忽略它。

在本文中，我們將通過發票的概念來深入了解發票在一般交易中的重要性、功能和適用性。

什麼是發票？

發票是記錄企業向其客戶提供的產品和服務並確定客戶必須為這些產品和服務支付的義務的文件。 換句話說，發票證明了供應商與客戶之間就購買商品和服務達成的協議，並將為供應商創建應收賬款。

發票類型

根據您的業務規模或您提供的產品和服務，有幾種類型的發票。

• 標準發票- 這是幾乎適用於每個行業的最常見的發票形式，它通常由小企業創建，以減少發票準備成本。 標準發票包括發票的基本要素，例如姓名和聯繫地址、發票編號和應付款項。
• 借記發票- 當客戶欠企業的金額增加時使用借記發票。 換句話說，這種類型的發票可以更容易地調整現有的賬單。 例如，您是一名自由職業者。 您向您的客戶發送了一張發票，其中估算了您在某個項目上的工作時間，但最終您實際上加班了。 在這種情況下，您可以向您的客戶發送一張額外工作時間的借記發票。 借記發票將始終包含一個正數。
• 信用發票- 信用發票，也稱為貸項通知單，由企業在客戶要求折扣、退款或要求修復以前發票中的錯誤時開具。 信用發票將始終包含一個負數。 例如，當您的客戶要求對某個產品進行 100 美元的退款時，信用發票上顯示的數字將為 -100 美元。
• 商業發票- 與通常在線下零售店或餐廳收到的任何發票或賬單不同，商業發票是由企業專門為外貿開具的。 基本商業發票包含驗證典型國際銷售所需的詳細信息，包括發貨數量、體積、包裝格式、產品描述、付款方式和機器零件。 至於自定義的，可能還有一些額外的元素，例如國家/地區、運營商 ID 號和真實性驗證說明/簽名。
• 時間表發票- 這種類型的發票經常用於就業行業。 當員工在一段時間內（通常是每小時）由雇主進行評估時，使用時間表發票。 發票類型在技術專業以外的知識專業中更受歡迎，並且主要提供給心理學家、商業顧問、創意機構或律師。 時間表發票也常用於租賃服務，例如汽車、服裝或炊具租金。
• 逾期發票- 當付款日期（在初始發票中註明）到期且客戶仍未提供付款時，企業將開具逾期發票作為續訂付款的方式。 逾期發票應在客戶錯過付款到期日後立即發送。 除了購買的服務和總成本外，還包括利息費用或延遲/滯納金。
• 經常性發票- 經常性發票由企業開具，以定期向客戶收取相同的應付金額。 乍一看，它可能聽起來類似於臨時發票，但有一些關鍵的區別要區分。 雖然臨時允許您將總付款分成幾個小段，用於一個有明確結束的大型項目，但經常性發票的開具是無限期的。 這種類型的發票是提供包月服務的企業的首選，例如 IT 軟件或社交媒體營銷解決方案。
• 形式發票- 形式發票將在提供服務之前發送給您的客戶。 這不是付款請求，而更像是付款提醒或對已完成工作的最終成本的估計。 然而，估計是相當準確的，通常在最終交易中幾乎沒有任何變化。
• 臨時發票- 臨時發票通常用於具有多個里程碑的大型且耗時的項目。 完成關鍵里程碑後，自由職業者或企業將向客戶發送發票。 這些發票會將付款金額分成較小的部分，這將有利於管理您的業務現金流入。
• 最終發票- 顧名思義，最終發票是在某個項目完成後發送給您的客戶要求付款的最後一張發票。 此發票將比形式發票或臨時發票更詳細，因為您必須包括您提供給客戶的所有內容以及應付的總餘額。

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發票與賬單

發票和票據的區別在於供應商和客戶的立場。 如上一節所述，發票是記錄產品和服務的生產和發送給客戶的文件。 它可以在收到產品之前或之後交付。 通常，運輸公司會將發票包含在交貨箱中，以便客戶可以仔細檢查他們訂購的物品。

然而，賬單更像是付款請求。 通常，在客戶付款之前打印賬單並交付給客戶以要求立即付款。 在餐館或線下零售店中，這種形式的文件大多沒有發票。

發票與收據

發票用於要求買家付款、跟踪銷售情況、幫助控制庫存並促進商品和服務的交付。 在某些特殊情況下，企業會開具發票以估算其收入，並為客戶建議付款方式，例如現金付款、“早鳥”折扣、分期付款或延期付款。

收據是已付款以完成銷售的文件。 有時，保留收據可能會證明您是某種產品的所有者。 它列出了商品或服務、價格、信用、折扣、稅收、支付的總金額和支付方式。 買家或客戶使用收據來證明他們為某件商品付款，尤其是在他們要求為有缺陷或有缺陷的產品退款的情況下。

發票和收據的接收人通常是客戶，但會計師、簿記員或第三方會特別收到收據作為客戶付款的證明，以用於未來的財務和會計目的。

發票與採購訂單

人們在區分發票和採購訂單 (PO) 時通常會感到困惑，但實際上差異很大。 最有辨識度的是，採購訂單是在交易之前發出的，而發票是在交易之後發出的。 製作採購訂單以驗證來自客戶的訂單，然後發送給供應商。 企業還使用採購訂單來批准供應所需的特定數量的產品和服務。

另一方面，發票將記錄產品和服務的收據，以及它們的價格和付款條件。 換句話說，發票是對採購訂單的最終“回應”； 雖然採購訂單詳細說明了銷售合同，但發票確認了它。

什麼是發票號碼？

發票編號，也稱為發票 ID，是分配給每張發票的唯一代碼。 發票號碼是開具發票的最關鍵因素之一，因為它被記錄在案以澄清企業與其客戶之間的個人交易，並使其更容易跟踪付款和執行會計任務。

沒有發票號碼，發票將沒有法律效力。 發票編號可以包括數字和字符。 請記住，即使發票編號不一定按順序生成，也要確保編號不會一個接一個地重複。

發票包括什麼？ - 發票樣本

不同類型的發票包含不同的元素。 但是，有一些強制性組件可以合法地激活發票：

日期

在發票中填寫三種日期：供應日期、發票日期和付款到期日。 雖然供應日期和發票日期僅具有通知產品和服務何時發布以及何時創建發票的功能，但付款到期日具有更大的意義。 如果沒有到期日，就無法保證您會按時收到付款並收到應收賬款。

姓名和地址

您必須同時添加您的業務和客戶的姓名和地址。 如果您使用會計軟件生成發票，則只需要客戶電子郵件地址，但如果您的客戶要求向他們發送離線文檔，仍然需要收集實際地址。

聯繫人姓名

確保包括您的企業和個人的聯繫人姓名並正確拼寫。 不正確的拼寫會導致不必要的挫敗感並惡化客戶體驗。

發票號碼

發票編號對於採購記錄跟踪和數據庫歸檔非常重要，因此請確保包含一個唯一編號的編號，以優化您的發票管理流程。 為了獲得更高的確定性，請考慮使用後續編號系統。

購買商品詳情

購買的物品包括產品和服務。 對產品名稱和數量的具體詳細描述將有助於避免供應商和客戶之間產生不必要的混淆。 如果沒有這些信息，客戶可能不知道他們收到的發票的用途，也可能不會付款。

應付金額

這似乎很明顯，但該元素在避免付款延遲方面具有決定性作用。 指定購買物品的價格、單位和總成本，不要忘記將它們放在總和中。

付款條件

這些條款通常標記在發票的底部，以通知客戶付款的時間長度。 例如，您可以指定“淨 30 天”，表示必須在 30 天內付款。

您可以查看這個標準化發票樣本，以獲得更具體的外觀。

發票是做什麼用的？

企業需要提供發票才能要求付款。 發票是具有法律約束力的文件，表明雙方同意設定價格和付款條款和條件。 此外，使用發票可以幫助更多。

維護記錄

發票在保存銷售記錄方面具有決定性作用。 這樣就可以了解所售商品以及參與交易的人員。

支付控制

發票對於會計目的也起著不可或缺的作用。 它可以幫助買賣雙方跟踪他們的付款和欠款。

法律保護

適當的發票是買賣雙方就價格參與達成協議的證明。 因此，保護商家免受欺詐訴訟具有法律效力。

報稅

記錄和維護所有銷售發票有助於公司報告其收入並確保其支付了適當的稅款。

商業分析

發票分析可以幫助企業從客戶的購買行為中收集數據，並識別消費趨勢、流行產品、購買時機等。 這將幫助您的企業日後製定最終的營銷策略。

如何為您的客戶開具發票？

企業可以使用在線發票生成器或預打印發票供以後使用。 只有在將產品或服務交付給客戶或完成項目後，您才會創建發票。 那時您將工作的細節牢記在心，您可以獲得更高的及時獲得報酬的機會。 為了順利地為您的客戶開具發票，您可以遵循以下指南：

第一步：在合同中明確客戶的期望

為確保您及時獲得付款，請在您的客戶簽訂合同之前明確您的付款條款。 “澄清”過程應作為徹底的對話進行，而不僅僅是印前討論。 通過了解他們的期望，您還可以發現他們是否有任何特殊要求，這將有助於降低未付發票率並證明您願意滿足客戶的付款偏好。

第 2 步：確定要交付的項目

您必須包括產品和服務的名稱及其數量或費率。 如果您使用的是在線軟件，則會計算每個項目的總數。 每個項目都有自己的行，並添加所有行的總數。

第 3 步：要求押金

對於大宗採購，有必要支付押金以確保您的客戶按時支付發票。 通常，新客戶往往對價格猶豫不決，這很可能會延遲付款到期日。 此時要求定金是最適合避免日後受挫的。

一旦您的客戶支付了押金，請在發票中包含相關信息。 也可以隨意添加任何折扣信息。

第 4 步：明確付款條件並提供不同的付款方式

如果您想確保按時獲得付款，您應該在發票底部嚴格闡明付款條款。 客戶在索取賬單之前往往會忽略或忽略付款條款合同的部分，因此您應該包括延遲付款條款，以確保您的客戶按時付款並避免客戶聲稱他們不知道付款到期日或額外的滯納金。

客戶付款時，發票號碼要記在銷售收據上，並與您的會計軟件中的銷售收據相匹配，這樣就可以清楚地看到發票已經支付了。 付款會從您的應收賬款賬戶中扣除未結金額。

第 5 步：及時發送發票

發票可以郵寄、電子郵件或傳真給客戶。 要快速獲得付款，請盡快交付發票。 這使您的業務始終處於客戶心目中。 它還表明您對細節的關注，這再次保證您的業務是所選服務的最佳選擇。

在線發票優於紙質發票

在技​​術的幫助下，用紙和筆開票的方法逐漸被在線開票所取代。 據估計，紙質發票從準備、打印和處理到交付和售後客戶服務的成本高達 30 美元。

然而，企業及其客戶所經歷的並不等同於高昂的成本——發票交付延遲、發票管理困難以及不必要的錯誤。 由於這種不便，許多企業最終使用基於雲的發票方法來降低成本並加快發票流程。 如今，大多數發票都是在數字平台上創建和發送的。

如何創建發票？

第 1 步：選擇發票創建方法

如上一節所述，傳統和技術發票創建方法如今仍在並行使用。 但顯然，與基於紙質的系統跟踪發票相比，基於數字的發票方法具有更大的優勢。 如果您打算使用計算機開具發票，請使用數據庫程序或發票生成軟件。

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第 2 步：為您的發票創建模板。

您應該在發票的第一部分留下一些空白，以包括您客戶的聯繫地址和他們的公司名稱。 標準化發票應包含一些基本信息，例如客戶的購買日期、購買物品清單及其數量和總價，以及可選的物品描述。

第 3 步：添加您的公司名稱和地址

使用自動發票生成軟件時，請在發票表的頂部留一個空間來放置您公司的徽標。 該規則同樣適用於紙質發票——將名片粘貼在發票副本的頂部。 發票的信頭可幫助您的客戶識別您的公司並使您的歸檔流程受益。

第 4 步：在發票底部創建簽名空間

簽名是驗證的證明，可幫助您的企業避免將來出現法律問題。 例如，如果您的客戶在服務交付後對價格有任何投訴，您可以在發票上向他們出示他們在參考初始協議時的簽名。

第 5 步：在頂部插入發票編號

每張發票都需要一個唯一的發票編號，以便更好地跟踪和歸檔。 如果您對客戶有疑問，您可以通過掃描發票副本頂部的發票編號從數據庫文件中查找他們的發票副本。

最後的話

一旦您熟悉了發票的定義和功能，您會發現該過程非常簡單，可以幫助您代表您的企業顯得更專業、更快地獲得報酬、更明智地處理錯誤或問題並更有效地管理您的產品和服務。

除了了解發票的核心概念外，將流程付諸實踐同樣重要。 最好的方法是利用現代技術，通過使用在線發票生成器或電子發票，最大限度地減少不必要的工作並獲得優化的最終結果。

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