使用項目管理軟件提高生產力的 4 個步驟
已發表: 2022-05-07通過更聰明地而不是更努力地工作來提高生產力。
事情的真相是這樣的：你每天只有大約三個小時的工作效率，或者說你每週工作的 40%。
大多數工人整天都很忙，那麼是什麼佔用了我們所有的時間，同時也降低了我們的生產力？
罪魁禍首是電子郵件和會議（僅閱讀和回復電子郵件就佔了你每週工作時間的 30% 左右），但也有趕上同事處理與工作無關的事情、查看社交媒體以及在休息時間吃零食和咖啡房間。
當然，我們不建議您放棄週一早上的工作 BFF 或拒絕參加團隊的咖啡郊遊——這些都是建立社會資本的重要方面，這對於高績效團隊至關重要。
但是，您可以採取一些具體措施來提高工作效率，並收回您通常因“忙碌”而失去的 60% 的工作時間。
在本文中，我們將重點介紹使用項目管理 (PM) 工具提高工作效率的四種方法。
提高工作績效的4種方法
1. Timebox 你的工作（在 90 分鐘的會議中）
時間盒一直在生產力技巧列表中名列前茅（有充分的理由），但我們中很少有人被教導以這種方式工作。 該技術涉及為任務分配固定的時間段，對其進行調度，然後在此期間不專注於其他任何事情（更多關於技巧三的內容）。 這意味著沒有多任務處理！
這種方法可以幫助您有效地計劃您在 8 小時工作日內的工作，這是待辦事項列表無法完成的工作。 Timeboxing 提供了您在一周內可以合理完成的工作的可視化細分，這有助於確定任務的優先級以滿足最後期限，同時還可以作為您一直在做的事情的記錄。
您可以使用您的數字工作日曆來安排您的一天，方法是阻止時間來處理特定任務。
SPICA 的時間拳擊示例（來源）
PM 軟件如何提供幫助
根據哈佛商業評論的說法，在您的 PM 工具中將您的工作按時間安排在共享日曆上會在幾個方面使您和您的團隊/同事受益，包括：
- 提供您正在處理的內容的透明度，以及（更重要的是）何時. 這意味著您可以更有效地與您的團隊協作，並圍繞會議更好地規劃您的工作。
- 在規劃未來項目時提供更準確的時間估算，因為您將記錄過去完成類似任務所花費的時間。
或者，如果您通過寫下您的任務來更好地工作，您可以下載我們的時間拳擊模板。
無論您選擇在數字日曆或我們的模板上進行時間限制，都可以在 90 分鐘的會議中計劃工作，然後安排短暫的休息時間。 強迫自己完成一項超過 90 分鐘（生產力達到頂峰的持續時間）的任務會對您的超電節奏產生負面影響，實際上會阻礙表現。 當談到生產力水平時，緩慢而穩定確實贏得了比賽！
2. 限制進行中的工作
根據美國壓力研究所的研究，超過 80% 的員工在工作中感到壓力，並將過度工作作為首要因素。 工作超負荷是指完成日常任務所需的時間超過一天中的可用時間。 這可能導致不健康的工作生活平衡、倦怠和員工士氣低落。
是什麼導致過載？ 通常，它是諸如打開的工作項的數量、工作項的可變性和高資源利用率等因素的組合。 隊列中任務的等待時間相對於這三件事增加了。
但什麼是高資源利用率？ 它是指員工被賦予完成的工作量。 訣竅是找到適當的平衡來維持生產力：期望過高的利用率並冒著讓員工筋疲力盡的風險。 期望利用率太低，並且未充分利用您的員工團隊（而且他們可能會感到無聊）。
根據 Gartner 分析師 Robert Handler 的說法，提高生產力的最佳點是 70% 到 80% 的利用率。 這意味著，為了優化生產力，雇主應該鼓勵員工達到現實的目標，並以最大產出的 70% 到 80% 工作。 一旦超過 80%，等待時間就會開始呈指數增長。
以最大輸出的 70% 工作，預計需要兩個小時才能完成的任務將在隊列中等待 0.9 小時，總共需要 2.9 小時才能完成（等待時間 + 預計完成時間）。 在 80% 時，它將在隊列中等待 1.5 小時，總共需要 3.5 小時才能完成。 但是在 99% 的利用率下呢？ 同樣的兩小時任務將在隊列中等待 37.1 小時，總共需要 39.1 小時才能完成。
當談到隨著時間的推移可持續的工作場所生產力時，有時少即是多。 通過注意員工的工作量，您不僅會看到更高的生產力水平，還會提高員工的士氣和敬業度。
PM 軟件如何提供幫助
解決方案很簡單。 如果您想完成更多工作，請限制正在進行的工作。 PM 軟件可以通過多種方式幫助實現這一目標，包括：
- 跟踪各種任務所需的時間，從而提高您估算工作量水平的準確性。
- 使用看板進行任務管理可以讓您設置實際的在製品 (WIP) 限制，以調節看板上打開的工作項目的數量。
- 資源容量規劃允許您規劃有效利用可用員工。
3.關閉通知
您是否知道在中斷後平均需要 23 分鐘才能重新開始任務？
有些工作中斷是您無法控制的，例如當有人在您的辦公桌前停下來快速聊天時（有時是關於與工作相關的任務，但更常見的是昨晚的“無論我們現在都在看什麼”一集）。 但我們在工作日面臨的大多數干擾都是自我強加的：來自電子郵件、社交媒體、我們的手機和我們使用的自動化工具的通知。
每次您停止正在執行的操作以閱讀其中一個通知時，您的工作效率都會受到很大影響（響應通知所花費的時間 + 23 分鐘重新開始任務）。
通過關閉通知（或至少打盹），您可以消除分心，並可以將部分時間重新投入到您的任務中。
PM 軟件如何提供幫助
如果您對工作進行時間限制，請關閉 90 分鐘會話的通知，併計劃在一天中檢查這些工具以實現最佳工作效率的具體時間。
- 大多數 PM 工具允許用戶設置狀態。 用它來表明你正在做什麼以及工作了多長時間，這樣任何試圖聯繫你的人都會知道什麼時候可以得到回复。 然後，將工具設置為“請勿打擾”。
- 擔心電子郵件變黑？ 不要這樣。 電子郵件會極大地消耗生產力（普通員工每小時檢查電子郵件 36 次）。 實際上，很少有問題需要立即響應，不能等到您的下一個預定休息時間。 （如果您真的擔心被視為 MIA，請考慮使用自動回复，讓人們知道何時可以收到回复。）
4. 直觀地展示作品
Planview 的一項研究發現，當員工需要的信息以可視方式顯示時，他們的工作效率會提高 20%。
數據可視化可幫助您一目了然地吸收信息，並且可以傳達比單獨文字更多的含義（例如，使用黃色來報告項目狀態報告中的關注區域，以提醒利益相關者需要注意的項目）。 數據可視化通常用於報告，但不足以用於日常工作流程管理。
PM 軟件如何提供幫助
幾乎所有的 PM 軟件選項都提供了可以幫助直觀地顯示信息的功能（例如使用顏色來表示不同的狀態或標記不同的項目）。
但是，有一個簡單的任務管理工具可以幫助提高整個團隊的生產力：任務板（也稱為看板）。 任務板具有代表不同工作流階段（例如，待辦、進行中和已完成）的列。 任務顯示為卡片，當任務在工作流程中移動時，您可以將這些卡片移動到不同的列。
團隊可以一目了然地了解板上每個工作項的狀態。 更高級的看板允許您設置 WIP 限制以調節打開的工作項目的數量，幫助團隊保持最佳節奏。
SwiftKanban 上的看板示例（來源）
團隊可以一目了然地了解板上每個工作項的狀態。 更高級的看板允許您設置 WIP 限制以調節打開的工作項目的數量，幫助團隊保持最佳節奏。
想要更多？
在撰寫本文時，我們發現了大量關於生產力技巧的有趣研究，但並非所有研究都集中在使用軟件提高效率上。 以下是一些生活方式提示，可在您努力提高工作效率的同時融入您的日常生活：
- 散步。 鍛煉不僅可以提高 15% 的整體生產力，而且有大量證據表明步行可以幫助你減輕壓力和對抗抑鬱症。 這樣做可以促進學習、記憶和認知。
- 足夠的睡眠。 員工睡眠不足每年使雇主損失高達 650 億美元。 你在不睡覺的情況下創造新記憶的能力下降了 40%，免疫細胞活性下降了 70%。 踢球者？ 睡眠不足與早期認知能力下降和阿爾茨海默病直接相關。
