管理內部員工和遠程員工之間的差異

現場工作的主要優勢之一是與同事共度時光，相互了解，並更多地了解他們的工作習慣。 對於團隊領導者來說，這種設置可以讓他們輕鬆管理員工。 但是，在領導遠程團隊時情況並非如此。

當面臨工作環境的特殊變化時，領導者將不得不改變他們的工作方式。 例如，當經理需要切換到領導遠程而不是辦公室團隊時。 根據培訓公司 VitalSmarts 最近的一項調查，20% 的領導者沒有準備好或非常沒有準備好領導他們的遠程辦公團隊。

這兩種工作環境通常包括一組不同的規則。 在本文中，我們將通過闡明以下內容來深入探討該主題：

• 內部模型和遠程模型之間的區別，
• 管理內部員工和遠程員工之間的區別，以及
• 有效管理遠程團隊的技巧。

內部模型和遠程模型之間的區別

在我們開始探討管理內部團隊和遠程團隊之間的區別之前，讓我們首先定義這兩類工作環境。

內部團隊模型

內部模型是一種模型，其中員工僅對其工作所在組織的活動和項目負責。 在這種情況下，員工將他們的工作與公司的目標和價值觀保持一致。

僱用內部員工的好處是：

• 知識產權是安全的。

在每個公司中，都有一些關於業務運營、客戶等的敏感數據。如果這些信息被洩露，就會影響公司的聲譽。 但是，當企業主僱用內部工人時，這些風險情況不太可能發生。

• 組織內的一致溝通。

能夠面對面交流可以加強員工和經理之間的關係。 此外，只要有新員工，共享相同的工作環境可以使培訓過程變得更加容易。

• 更好的責任。

在決定是僱用內部員工還是遠程員工時，許多企業主選擇辦公室團隊，因為內部模式通常可以確保員工承擔更大的責任。

另一方面，內部模型也有一些缺點：

• 有間接費用。

如果他們選擇聘請內部團隊，雇主將不得不支付額外的強制性費用。 在進行員工成本估算時，雇主也必須包括間接費用。 間接費用包括諸如建築成本和設備之類的付款。

• 招聘比招聘遠程員工需要更多的時間和精力。

由於內部工人是長期僱用的，雇主將努力尋找最合適的人選。 因此，此過程有時會花費更多時間。 因此，對於任何緊急項目，聘請內部團隊都不是一種選擇。

• 找到合適的候選人是有限的。

在僱用遠程工作者時，企業主可以考慮來自世界各地的候選人，只要他們符合預定標準。 但是，當涉及到內部團隊時，雇主必須從同一個城市或同一個國家找人。

遠程團隊模型

除了僱用內部團隊外，雇主還可以選擇僱用遠程工作人員。 遠程團隊模型是一種外包。 在這種情況下，企業選擇招聘遠程員工來創建遠程或分佈式團隊。

擁有遠程團隊的主要優勢是：

• 招聘全球人才。

由於遠程員工遠程工作，雇主可以從世界各地選擇最合適的候選人。

• 以合適的價格僱傭員工。

為了獲得更低的資源成本收益，企業可以從第 2 層和第 3 層國家租用資源。 雖然最富裕的國家屬於第 1 級類別，但第 2 級是人均收入較低的國家。 至於第 3 層類別，這些是購買力低的發展中國家。

• 每位員工的開支更少。

擁有遠程團隊時，雇主沒有義務支付健康保險、差旅費和其他費用。 因此，每個工人的成本將會減少。 此外，由於員工是遠程辦公，因此不需要辦公室，因此不會產生間接費用。

但是，僱用遠程團隊有一些缺點：

• 缺乏面對面的交流。

遠程工作人員別無選擇，只能通過電子郵件、聊天和視頻會議相互交流。 如果沒有面對面的交流，許多人可能會感到與同事隔絕。 隔離是遠程工作者遇到的最常見的挑戰之一。

此外，雇主和經理必須以相同的方式領導團隊，這需要更多的時間和精力。 雖然經驗豐富的團隊不會有任何溝通問題，但在培訓過程中，面對面的方式是必不可少的。

• 時區管理

如果員工來自世界各地，時差可能是一個主要障礙。 召集團隊成員進行每日或每週電話會議對於經理來說始終是一項艱鉅的任務。

• 潛在的項目失敗

為特定項目僱用遠程員工可能是一項不確定的任務。 即使遠程工作者擁有高水平的經驗和專業知識，他們也有可能無法按時交付工作。 因此，這些延誤會影響項目的成功。

總而言之，每種型號都有其優點和缺點。 決定為您的公司選擇哪種模型主要取決於您公司的需求和目標。

管理內部員工和遠程員工之間的區別

“遠程工作是未來，但你需要每年至少兩次親自到場才能真正創建一個了不起的團隊。” ——里卡多·費爾南德斯

Ricardo Fernandez 是 TEDxIESEBarcelona 的發言人之一，他與多家公司進行了 10 多年的遠程辦公。 Ricardo 在他為 Tedx Talks 發表的演講中指出，您可以通過視頻會議和電子郵件與您的團隊建立某種關係。 但是，他聲稱物理存在對於“為您的團隊增加同理心”是必要的。

如果您想知道領導遠程團隊是什麼樣子的，我們敢打賭，物理距離是您想到的主要障礙之一。 畢竟，當沒有物理上的接近時，甚至很難在工作場所實現團隊合作。

現在，如果我們比較管理內部團隊和遠程團隊，我們會注意到與後者相關的三個關鍵挑戰：

1. 時間，
2. 空間，和
3. 文化。

時間差異

我們已經提到，在一個遠程辦公團隊中，通常會有來自不同時區的人。 作為這樣一個團隊的經理，您需要在對每個團隊成員都有效的期間安排團隊會議和其他電話會議。 這就是所謂的“時間公平”。 正如您可以想像的那樣，這將不是一件容易的事。

除了團隊會議之外，您還需要在設定截止日期時考慮時間差異。 你住在新加坡的同事應該有與西雅圖的隊友相同的天數來完成他的任務。

另一方面，在領導內部團隊時，您可能不會遇到這些問題。 無論您的工作時間是固定的還是靈活的，您和您的團隊每天至少會在辦公室共度幾個小時。 因此，作為他們的領導者，您可以親自與他們溝通並輕鬆管理他們的任務和截止日期。

空間差異

遠程工作的另一個挑戰是團隊成員之間的物理距離。 領導遠程團隊時，空間差異主要影響：

• 團隊內部的溝通。

在內部團隊中工作的好處是，當您需要幫助或建議時，您可以與您的同事聯繫。 如果您是經理，只要項目有任何緊急問題或最新更新，您就可以立即召集團隊。

再說一次，遠程員工不會出現這種情況。 由於他們沒有坐在一起，因此隊友無法親自交流。 因此，他們通過在線交流工具保持聯繫。

此外，沒有像內部團隊那樣的面對面會議。 因此，作為遠程領導者，您必須安排與整個團隊的頻繁視頻通話。 但是，盡量不要安排太多會議。 根據哈佛商學院最近的報告，從今年 4 月開始，與今年第一季度相比，人均會議次數增加了 13%

（在因 COVID-19 大流行而在全球範圍內封鎖之前）。 幸運的是，這些會議的平均時間縮短了 20%。 這項調查收集了來自北美、歐洲和中東的 310 萬工人。

為了促進團隊內部更好的溝通和協作，您應該嘗試使用團隊管理軟件。 例如，Twist 是遠程團隊的通信應用程序，而 Asana 將幫助您管理任務。

• 跟踪僱用績效的過程。

領導內部團隊時，分析員工績效很方便。 由於您與您的團隊處於相同的工作環境中，因此您可以了解他們的工作習慣和道德規範。 然而，在分佈式團隊的情況下，監控他們的工作可能會很棘手。

那麼，如何處理這個問題呢？ 最實用的解決方案之一是辦公室團隊時間表。 填寫時間表非常簡單。 您的團隊需要輸入一周中特定項目的工作時間。 然後，在團隊儀表板中，您可以看到他們一周的可視化細分。 此外，還有每週報告，您可以在其中查看誰每天記錄了多少小時。

文化差異

說到文化差異，遠程管理人員需要將注意力集中在：

• 語言障礙以及如何打破它們，
• 正確理解消息，
• 認同其他同事的文化框架和背景，以及
• 如何在不同的文化背景中找到共同點。

通過為整個團隊組織頻繁的跨文化培訓計劃，您將更加熟悉不同的文化。 因此，您的遠程員工也會感到更舒服。 但是，如果您是內部團隊的領導者，其成員來自多種文化，請務必同時設置這些教育課程。

現在，這裡有一個有趣的事實——不同的文化可以對時間有不同的理解。 例如，在南非，有兩種常用的表達方式：

• “現在-現在”——它很快就會發生，並且
• “just now”——它將在不久的將來（在接下來的幾個小時內）發生。

因此，如果您有一位來自南非的同事，請記住這一點。

由於世界各地有許多特殊的文化規範，您應該為您的員工提供一些有關此主題的有趣出版物。 例如，您可以從 Erin Meyer 的著作The Culture Map開始。 這篇文章強調了文化差異以及它們如何影響國際業務。

有關如何有效管理遠程團隊的專家提示

我們已經聯繫了管理和組織發展領域的幾位專家，以了解更多關於他們最喜歡的分佈式團隊管理策略。 這些是他們對任何領導遠程團隊的人的建議。

讓您的遠程團隊成員感到聯繫和承諾

Cristina Gibson 博士是加利福尼亞州馬里布市 Pepperdine Graziadio 商學院的院長特聘管理學教授。 此外，她還是《有效工作的虛擬團隊：為虛擬團隊效力創造條件》一書的合著者。

她認為內部和遠程團隊都需要幾個基本要素。 這些都是：

• 明確的目標；
• 角色和責任；
• 定期反饋； 和
• 開放包容的氛圍。

但是，吉布森博士補充說，在遠程團隊中，更需要確保成員感到聯繫和承諾。

“考慮到我們通常不在內部工作的環境，遠程工作可能會導致孤立感和分心。 因此，要付出額外的努力，使會議和簽到具有吸引力、支持​​性，並涉及社交和個人互動，以及以任務為中心的活動，這一點很重要。”

遠離“一刀切”的方法

根據 Gibson 博士的說法，管理人員經常犯的一個錯誤是對遠程工作人員採用“一刀切”的方法。

“每個團隊成員很可能在其偏遠地區都有獨特的情況，因此精明的經理將花時間了解每個成員的需求和優先事項，以便更好地了解如何以最有利於他們的方式支持他們他們對球隊的貢獻。”

她解釋說，對於一些員工來說，這可能意味著最大限度地提高工作時間的靈活性。 但是，對於其他人來說，這可能意味著更多的定期和例行會議，而一些工人可能需要特定的技術。

“在內部團隊中，這些獨特的需求可能更明顯或更直觀，但了解每個員工需要什麼才能提高工作效率可能需要經理方面進行更協調的發現過程。”

在個人層面上與您的遠程工作人員聯繫

Joe Hopkins 擁有領導力和組織發展博士學位，研究重點是遠程工作。 在過去的四年裡，他一直在研究和撰寫關於虛擬工作環境中的領導力的文章。

霍普金斯聲稱，領先的傳統內部團隊成員與遠程工作的成員之間有許多相似之處。 然而，最顯著的區別是意向性。

“對於內部員工，許多關係是通過即興的“噴泉”和茶歇對話有機地形成的。 遠程工作者的領導者需要更高水平的相互依賴的溝通技巧，這需要有目的性。 領導者必須有意識地了解每個人的個性特徵和需求，以及是什麼激發或消耗了他們。”

和吉布森博士一樣，霍普金斯指出一種尺寸並不適合所有人。 此外，他補充說，結構化的團隊會議是必不可少的，但同樣需要在個人層面建立聯繫的機會。

“佔總人口 40% 的性格內向的員工不會覺得虛擬的團隊茶歇或團隊建設活動充滿活力。 內向程度較高的員工需要小組或一對一的對話。”

因此，根據 Gibson 和 Joe Hopkins 博士的說法，領導遠程團隊的經理需要經常與團隊溝通。 這樣，領導者將更好地了解他們的員工。 此外，管理人員將了解每個團隊成員的個人需求和優先事項。

包起來

領導一個成員來自世界各地和不同文化背景的團隊可能是一項具有挑戰性的任務。 與傳統的內部環境不同，與分佈式團隊的溝通和協作必須通過在線渠道進行。 此外，跟踪員工進度的方式需要與領導內部團隊時不同。

那麼，您應該如何成功地管理遠程員工呢？ 首先，專家建議您不應該為您的遠程團隊採用“一刀切”的方法。 相反，要熟悉你的員工、他們的需求和優先事項，讓他們感覺與團隊有聯繫。

除了這個提示之外，您還需要在個人層面上與您的團隊成員建立聯繫。 例如，您可以為整個團隊組織在線團隊建設或茶歇。 但是，請確保並非所有員工都願意參加虛擬聚會。 對於其中一些人來說，一對一的電話可能是一個更好的主意。