混合工作計劃：如何使其發揮作用

您的團隊如何看待現場工作？ 完全遠程的工作環境怎麼樣？

如果您注意到您的員工有兩種想法或無法確定任何一種選擇，那麼他們很可能屬於越來越多的員工，他們會立即採用混合工作時間表。

但是，混合工作計劃實際上是如何工作的？ 您是否應該立即改變團隊的工作環境？

請坐下來繼續閱讀，因為我們將介紹您需要了解的有關此類工作計劃的所有內容 - 從其優點和缺點到精心策劃的提示，以幫助您成功實施混合工作計劃。

什麼是混合工作時間表？

混合工作計劃是一種工作模式，允許員工遠程和現場完成工作任務，通常在這兩個選項之間交替。

通過結合兩全其美，混合工作時間表為您的團隊成員提供了在傳統辦公室環境中進行合作的選擇，同時又不會放棄遠程工作模式的靈活性。

四種類型的混合工作時間表

遠程工作進入現場的那一刻，我們對工作地點和時間的看法都發生了變化。 我們將小隔間換成了家庭辦公桌和咖啡館，同時打破朝九晚五的工作模式，以實現更靈活的日程安排。

這種轉變產生了不同的工作模式，這些模式既包括重新設計的工作場所的複雜性，也包括重新設計的工作時間表。

自然地，幾種不同類型的混合工作時間表已經浮出水面，因此公司現在可以挑選出最適合其團隊工作流程的模型。

類型#1：隊列混合工作計劃

如果您想避免將辦公室變成過度擁擠的干擾源，那麼群組混合工作計劃可能是您和您的團隊的解決方案。

隊列工作時間表是一種精心構建的混合工作模式，專為希望根據預先安排的時間表安排辦公時間的公司而設計。

這樣，您可以：

• 安排不同部門在一周中的不同日子在辦公室工作，或
• 每週制定一個新的辦公室工作計劃。

重要的是提前安排好計劃，以便您的團隊成員準確地知道他們預計何時進入辦公室。

最適合：擁有一百多名員工的大公司

潛在缺點：缺乏員工靈活性

類型#2：靈活的混合工作時間表

靈活的混合工作計劃與隊列混合工作計劃完全相反。 鼓勵員工每隔一段時間在現場完成任務，但允許他們安排辦公室工作時間表並選擇何時在辦公室工作。

最適合：員工人數少於 100 人的小型企業

潛在缺點：缺乏結構； 辦公空間用完的風險

類型#3：遠程優先混合工作計劃

儘管這種混合工作計劃模型有利於遠程工作，但它也不能完全消除現場工作。

通常允許員工選擇自己的工作環境。 對於希望不時改變工作環境或在沒有預先安排的日程安排壓力的情況下與團隊會面的團隊成員來說，這可能是一個很好的選擇。

最適合：在全球運營的企業或希望保留本地選項的公司

潛在的缺點：缺乏面對面的參與

類型#4：辦公室優先的混合工作時間表

如果您的團隊通常需要親自到場或親自協作，但您仍想讓他們不時在家工作，那麼辦公室優先的混合工作時間表可能是您的最佳選擇。

儘管他們的工作時間可能很靈活，但員工通常每月只有有限的天數可以遠程工作。

最適合：主要在現場經營的企業

潛在缺點：員工靈活性有限

混合工作計劃的優勢

通過將遠程工作的靈活性與親自協作的選項相結合，混合工作結合了兩種工作模式的公平份額。

無論您選擇實施何種混合工作計劃模型，我們都選出了您應該立即發現的 3 個優勢。

優勢一：改善工作與生活的平衡

隨著對工作的全新看法也改變了對工作之外的生活的看法。 因此，高達 61% 的美國員工似乎準備換工作以更好地平衡工作與生活，這不足為奇。

然而，混合工作時間表通過促進靈活性和選擇來適應這種轉變的工作視角的需求。

通過允許員工偶爾在任何地方工作，混合工作時間表可以幫助他們減輕壓力，並在辦公時間輕鬆安排下班活動。 對於在切換到遠程環境後告別日常通勤的員工來說，這種情況尤其常見。

優勢 2：訪問全球人才庫

與遠程日程表類似，混合工作日程表允許企業擴大招聘範圍並從世界各地招聘人才。

有了一個經過深思熟慮的混合工作計劃，允許足夠的靈活性，公司可以很容易地接觸和僱用最合格的人。

對於希望在人才短缺嚴重的領域（如 IT 行業）招聘的公司來說，在全球範圍內尋找員工的選項也被證明是有益的。

優勢#3：高效協作的空間

從傳統辦公環境過渡到混合工作模式為公司留下了充分利用這兩種工作環境的空間。

在特定日期在辦公室工作的員工可以利用這些時間進行富有成效的協作，而不是花費他們的辦公時間來避免分心。

這樣，每月會議、頭腦風暴和團隊簽到等會議都可以在現場時間舉行——將遠程時間專門留給需要無干擾環境的個人工作和任務。

混合工作計劃的缺點

與其優勢類似，混合工作時間表的缺點源於它與傳統的朝九晚五的時間表和遠程工作模式的聯繫。

但是，如果您即將開始領導混合團隊，通過調查您可能面臨的 3 個最常見的不利因素，您會增加避開這些不利因素的機會。

缺點#1：倦怠風險較高

儘管混合工作時間表可以幫助實現完美的工作與生活平衡，但只要桌面上有靈活性，也總是存在過度工作的風險。

如果沒有明確的界限和脫離工作的規則，員工通常會工作更長的時間，最終會不知所措和筋疲力盡。

同樣，如果您決定切換到混合工作模式而不相應地調整您的業務工作流程，您的團隊最終可能會日復一日地燃燒午夜蠟燭。

為避免混合團隊的壓力水平過高，請引入明確的混合工作政策並設定明確的期望和關鍵績效指標，而不是增加過度工作的壓力。

缺點#2：工作場所的不平等加劇

管理混合團隊存在根據員工偏好的工作地點偏愛某些員工的風險。

這種現象稱為鄰近偏差。 儘管幾個世紀以來它已經幫助人類挑選出最安全、最熟悉的選擇，但它可能會導致無意識的偏袒和工作場所晉昇機會的不平等。

因此，經理們並沒有為員工提供平等的晉昇機會，而是傾向於為在辦公室工作的員工提供晉昇機會，因為他們經常見到他們。

為了避免特權在場所工作的員工而排斥在家工作的員工，您需要找到一種方法來彌合距離差距並讓每個人都有平等的機會取得成功。

如果您管理一個混合團隊，請首先選擇正確的工具，使您能夠與每個人保持聯繫。 此外，請確保每個團隊成員都可以訪問所有相關信息，無論他們的工作地點在哪裡。

劣勢#3：網絡安全風險增加

一旦組織轉向混合，他們就會面臨潛在的數據安全漏洞，因為他們的團隊需要在辦公室外工作時處理公司數據。

儘管如此，還是有一些方法可以防止您的公司發生數據事件。 它們涉及：

• 制定處理和訪問公司場所以外信息的詳細程序，以及
• 實施確保數據安全的軟件解決方案。

如果您和您的團隊最近才決定改用混合工作時間表，請確保您已：

• 確保每個人都有安全的互聯網連接，
• 引入防火牆和/或 VPN，以及
• 對機密信息的訪問受限。

實施混合工作計劃的 6 個技巧

儘管切換到混合工作計劃是一個需要詳細和長期計劃和準備的過程，但有一些方法可以跳過幾個步驟。

我們列出了 6 個提示，為您成功實施混合工作計劃鋪平道路。

提示 #1：設置混合工作基本規則

如果您想確保您的工作流程保持與辦公日相同的透明度和效率，您需要事先建立明確的流程和程序。

儘管混合工作程序可能會因公司的規模和日常運營而有所不同，但您應該立即嘗試制定一些通用的基本規則：

• 首先確定在辦公室外工作需要滿足的確切條件。 由於工作性質，您的一些員工可能需要留在現場，因此請明確切換到遠程環境的標準。
• 制定詳細的混合工作時間表，說明預計員工何時到達現場。 無論是入職、一對一會議還是團隊建設活動，員工都需要明確管理層對其工作環境的期望。
• 傳達有關員工工作時間的規則。 如果您決定引入靈活的工作時間表，請確保您已經指定了所有員工在遠程工作時都應該在線的核心時間。

提示＃2：仔細選擇你的工具

無論您的員工更喜歡在辦公室工作，還是您引入了遠程優先的混合工作時間表，儘管有物理距離，每個人都應該能夠有效地協作。

首先選擇一個可靠的團隊聊天應用程序，它可以讓您和您的同事保持高效的工作流程，讓您：

• 分享文件，
• 進行快速視頻通話，然後
• 甚至存儲數據。

為了提高工作流程的透明度，您可以引入一個時間跟踪應用程序，讓您和您的團隊可以可視化任務進度並隨時掌握同事的工作效率。

不要忘記留出足夠的時間來測試您打算引入團隊混合工作流程的每個應用程序。 這樣，在正式切換到混合工作計劃之前，您將確保一切正常運行。

提示＃3：考慮生產力評估

當團隊改變他們的工作環境時，管理人員往往難以評估每個員工在變化的條件下的生產力水平。 如果沒有能力瞥一眼員工的辦公桌，他們甚至可能成為微觀管理的犧牲品。

為避免加劇團隊成員的壓力，請嘗試從一開始就設定明確的期望和透明的生產力評估系統。

與其關注發送的電子郵件數量或花費在會議上的時間，不如嘗試以下方法：

• 分析最終結果，
• 鼓勵將較大的項目分解為較小的可衡量目標，並
• 定義明確的 KPI。

您還可以使用可以幫助您分配任務並跟踪其進度的項目調度軟件。

不過，請記住，無論您如何謹慎地處理構建生產力評估系統的過程，您永遠無法為每個部門使用相同的指標。

有時，您會查看一些已完成的交易，而其他時候，員工效率的指標將是他們的創新水平。

提示＃4：讓辦公室符合您的意圖

無論員工在切換到混合工作時間表後在辦公室工作了多少小時，都必須將這段時間計算在內。

在設置辦公室日程之前，請考慮一下您希望團隊何時以及為何進入辦公室。 您想將這段時間用於社交和團隊凝聚力，還是將辦公時間保留用於完成任務？

無論您選擇哪個選項，都要考慮一下工作環境如何與您充分利用辦公時間的意圖相匹配。

如果您想鼓勵團隊互動和協作，請考慮重新組織辦公室以盡可能多地留出開放空間。 這樣，您將為員工提供自然社交和相互合作的條件。

如果您想確保員工高效地度過他們的工作時間，請盡量減少分心，並為他們提供一個擁有充足自然光線的安靜空間——以提高他們的情緒和生產力。

提示 #5：與您的團隊保持聯繫

決定實施混合工作計劃後，您需要優化組織的運營、工具和工作時間。 但是，您還需要調整自己的日程安排，並為與團隊的實時溝通騰出空間。

由於涉及的物理距離，團隊溝通需要更加深思熟慮 - 因此請務必說出您的工作時間和可用性。

為您的團隊提供訪問日曆的選項，並鼓勵他們不時與您安排會議。

通過這種方式，您不僅可以讓每個團隊成員全神貫注，而且您還將有機會：

• 接收有關您的新工作時間表的第一手反饋，
• 傾聽員工的擔憂，以及
• 在安排他們的任務時進行適當的調整。

提示＃6：一次服用一天

在正式製定混合工作計劃之前，從小處著手，為適應期騰出空間，以確保一切按計劃進行。

如果您的同事現在已經完全遠程工作了一段時間，並且您想切換到辦公室優先的混合時間表，請首先邀請他們每週進入辦公室一次。

對於即將切換到遠程優先混合時間表的現場工作人員來說也是如此——因為人類是有習慣的生物。

事實上，科學已經證明，人類的行為與他們的物理環境密切相關。 因此，如果您推動員工突然改變他們的工作環境，您可能會注意到生產力顯著下降。

為避免這種情況對您組織的工作流程造成嚴重破壞，請逐步引入新的工作時間表 - 並嘗試了解它是否一開始就不像發條一樣運作。

總結：設置混合工作時間表是一項團隊工作

您可能已經註意到，實施混合工作計劃遠非一個人的工作。

要使混合模型發揮作用，您需要考慮團隊的習慣，並鼓勵他們在此過程中表達自己的意見和顧慮。

您還需要：

• 選擇一組適合您新制定的時間表的工具，
• 考慮您組織的混合工作指南，以及
• 準備好隨時進行更改，無論您對過渡的計劃有多好。

請記住，您在此過程中遇到的錯誤可以幫助您調整新的工作計劃——您將快速建立您的混合團隊以取得成功。

️ 您的團隊是否已經切換到混合工作時間表？ 您在此過程中遇到了哪些挑戰？ 請通過 [email protected] 告訴我們，我們可能會將您的經驗包含在我們未來的一篇或一篇文章中。 而且，如果您喜歡這篇博文，請與您認為有興趣閱讀的人分享。