HubSpot：符合 HIPAA 的 CRM 軟體

HubSpot 本週發布了一項開創性的公告！

HubSpot 的企業客戶現在可以在 HubSpot 中安全地儲存受保護的個人健康資訊 (PHI)，並根據 HIPAA 法規管理其入口網站。

在此之前，我們先介紹一些有關什麼是 HIPAA 及其重要性的資訊。

了解 HIPAA 合規性

什麼是 HIPAA 合規性？

健康保險流通與責任法案 (HIPAA) 於 1996 年頒布，旨在提高醫療保健系統的效率和有效性。 HIPAA 的主要目的是保護敏感的患者資訊在未經患者同意或不知情的情況下不被洩露。 本聯邦法律適用於處理受保護健康資訊 (PHI) 的任何組織。

HIPAA 法規的關鍵組成部分

HIPAA 由幾個規則組成，這些規則設定了保護 PHI 的標準。 以下是關鍵組件：

1. 隱私規則：
   隱私規則制定了保護人們的醫療記錄和個人健康資訊的規則。 它會影響健康計劃、醫療保健票據交換所和進行某些電子交易的醫療保健提供者。 組織需要採取措施來確保這些資訊的安全和健全，同時患者可以對其健康資訊有發言權，例如取得其記錄的副本並要求進行任何更正。
   
   
2. 安全規則：
   安全規則制定了確保電子受保護健康資訊 (ePHI) 安全的規則。 這涵蓋了由所涵蓋的實體製作、接收、使用或保存的 ePHI，與隱私規則的做法類似，但重點是保護電子資訊。 組織需要採取適當的管理、實體和技術保護措施來保護 ePHI。 這包括設定存取控制、加密資料和定期進行安全檢查。
   
   
3. 違規通知規則：
   違規通知規則規定，如果發生不安全的受保護健康資訊 (PHI) 洩露，相關團體必須通知受影響的人、衛生部長，有時甚至通知媒體。 主要組織及其合作夥伴都必須遵循這些警報的特定步驟和時間安排，確保在資料外洩時每個人都能快速了解情況。

HIPAA 合規性的重要性

HIPAA 合規性至關重要，原因如下：

1. 保護病患隱私：確保遵守 HIPAA 有助於保護病患的敏感健康資訊免遭未經授權的存取和洩漏。 這在患者和醫療保健提供者之間建立了信任，創造了一個更安全和保密的環境。
   
   
2. 法律義務：不遵守 HIPAA 可能會導致重大法律後果，包括巨額罰款和處罰。 每次違規罰款金額從 100 美元到 50,000 美元不等，重複違規的每年最高罰款額為 150 萬美元。
   
   
3. 聲譽管理：資料外洩可能會嚴重損害醫療機構的聲譽。 透過遵守 HIPAA 法規，組織可以展示其對保護患者資訊的承諾，這可以提高其可信度和聲譽。
   
   
4. 營運效率：實施 HIPAA 所需的保護措施通常會改善資料管理實務。 這可以提高營運效率並降低資料外洩的風險，最終改善患者護理和服務交付。
   
   
5. 病人信任和參與：當病人知道他們的資訊受到嚴格法規的保護時，他們更有可能與醫療保健提供者充分互動。 這可以帶來更好的患者治療效果和滿意度。

為什麼您需要符合 HIPAA 的 CRM 軟體？

雖然 HIPAA 合規性通常與醫療保健相關，但它對於其他行業（例如金融、保險和任何處理敏感資訊的部門）也至關重要。 符合 HIPAA 的 CRM 解決了這些產業的組織面臨的幾個關鍵問題：

1. 複雜的合規流程

組織面臨的最大挑戰之一是經歷複雜的合規流程，無論是 HIPAA、GDPR 或其他資料保護法。 符合 HIPAA 的 CRM 透過將必要的安全功能和協定直接整合到系統中來簡化此流程。 這減輕了組織手動實施和監控合規性措施的負擔，使他們能夠更加專注於核心營運。

2. 彌合分散的團隊

組織通常與多個部門和團隊合作，導致溝通差距和資料孤島。 CRM 合規性透過提供一個集中平台來確保更好的協作，所有團隊成員都可以安全地存取和共享敏感資訊。 這可以確保每個人都在同一頁上，並且可以更有效地合作。

3. 提升客戶體驗

脫節的客戶體驗會削弱信任和滿意度。 符合 HIPAA 的 CRM 可確保互動一致、個人化且安全。 透過全面了解客戶歷史記錄和偏好，組織可以提供無縫且量身定制的體驗。

4. 抓住成長機會

未能利用 CRM 系統的組織可能會錯失重要的成長機會。 CRM 合規性不僅有助於維持法規合規性，還提供洞察和分析來推動策略決策。 這可以改善服務產品、保留客戶並促進整體成長。

成長動力包括：

• 數據驅動的見解有助於做出更好的決策
• 識別趨勢和客戶需求
• 加強行銷和外展工作

5. 降低資料外洩風險

資料外洩可能造成嚴重後果，包括經濟處罰和失去信任。 符合 HIPAA 要求的 CRM 透過整合旨在保護敏感資訊的強大安全措施來最大限度地降低這種風險。

6. 簡化營運

符合 HIPAA 的 CRM 簡化了各種管理任務，減少了員工的工作量並提高了營運效率。 透過自動化日常流程並確保安全的資料處理，組織可以將更多時間投入增值活動。

效率提升包括：

• 工作流程自動化
• 集中資料管理
• 與其他系統集成

HubSpot 是否符合 HIPAA 要求？

隨著各行業的企業越來越依賴客戶關係管理 (CRM) 系統來管理敏感訊息，這些系統長期以來一直需要遵守 HIPAA 等監管標準。 HubSpot 在確保其平台滿足 HIPAA 的嚴格要求方面取得了重大進展，使其成為處理受保護健康資訊 (PHI) 的組織的可行選擇。

開啟受 HIPAA 保護的敏感數據

HubSpot 現在提供專用設定來支援受 HIPAA 保護的資料的儲存和管理。 若要啟用這些功能，使用者必須在其 HubSpot 帳戶中開啟敏感資料設定：

1. 導覽設定：在 HubSpot 帳戶中，按一下頂部導覽列中的設定圖示。
2. 隱私和同意：在左側邊欄選單中，導覽至隱私和同意，然後按一下配置敏感資料設定。
3. 選擇 HIPAA 類別：在右側面板中，勾選方塊以指定敏感資料的類別，包括健康/醫療資料。 此外，請確認您是受 HIPAA 保護的實體或業務夥伴。
4. 接受條款：閱讀並接受敏感資料測試條款和業務夥伴協議 (BAA)。
5. 建立屬性：啟用敏感資料設定後，建立專門標記用於儲存 PHI 的屬性。 這些屬性提供了額外的安全層，並且只能由超級管理員修改。

儲存受 HIPAA 保護的數據

啟用 HIPAA 敏感資料設定後，您可以建立自訂屬性來安全地儲存和管理 PHI：

1. 建立屬性：導覽至設定選單中的“屬性”，然後按一下“建立屬性”。
2. 指定為敏感：在屬性建立期間，將屬性標記為敏感並指定它將儲存 PHI。 仔細選擇存取權限，要么允許所有人，要么僅限超級管理員。
3. 安全附件：上傳具有附加加密層的附件，確保包含 PHI 的文件在 HubSpot 的資料庫中受到保護。

HubSpot 符合 HIPAA 的優勢

HubSpot 對 HIPAA 合規性的承諾為處理敏感資料的組織提供了多種好處：

1. 增強的安全性：HubSpot 強大的安全措施，包括資料加密和基於角色的存取控制，可確保 PHI 免受未經授權的存取和破壞。
   
   
2. 全面合規性：透過啟用 HIPAA 敏感資料設定並接受 BAA，組織可以放心地使用 HubSpot，同時履行其監管義務。
   
   
3. 簡化營運：透過將所有敏感資料集中在一個安全平台中，團隊可以更有效地協作並簡化運營，而不會影響安全性。
   
   
4. 更好的資料管理：專為 PHI 設計的自訂屬性有助於有效地組織和管理敏感數據，確保授權人員始終可以使用關鍵資訊。

HubSpot 推出 HIPAA 敏感資料工具標誌著需要嚴格資料保護措施的行業的重大進步。 透過啟用 HIPAA 合規性的特定設定、建立安全性屬性並利用 HubSpot 的全面安全功能，組織可以放心地管理其敏感資訊。 這一發展不僅確保了監管合規性，還提高了業務運營的整體安全性和效率。